Urlop to czas na oficjalne opuszczenie pracy lub uczelni. Możesz ubiegać się o urlop z różnych powodów, takich jak choroba, chory członek rodziny lub przedłużony urlop. W niektórych przypadkach pracownicy mają określone uprawnienia do urlopu, takie jak coroczny urlop, macierzyństwo, małżeństwo lub śmierć członka najbliższej rodziny. Definicja „urlopu” różni się w zależności od pory dnia. W niektórych przypadkach krótki urlop, taki jak mniej niż jeden miesiąc czasu pracy lub studiów, nie jest uważany za urlop, podczas gdy w innych przypadkach tylko jeden tydzień urlopu może być uważany za urlop. Zrozumienie definicji urlopu w biurze lub na uczelni jest bardzo ważne przed napisaniem wniosku urlopowego, ponieważ długość urlopu, o który się ubiegasz, może nie spełniać wymogów formalnego ubiegania się o urlop.
Krok
Część 1 z 3: Ubieganie się o urlop z pracy
Krok 1. Powiedz swojemu szefowi z dużym wyprzedzeniem
Przed złożeniem wniosku o urlop z pracy należy odpowiednio wcześniej powiadomić szefa. Takie powiadomienia oczywiście nie zawsze mogą być wykonane w określonych warunkach, takich jak nagła śmierć członka rodziny. Jeśli jednak możesz im o tym powiedzieć z wyprzedzeniem (np. jeśli ubiegasz się o kilka tygodni lub miesięcy urlopu), spróbuj napisać list z wnioskiem o urlop z wyprzedzeniem, aby szef i współpracownicy mogli dostosować swoje plany pracy do sobie z tym poradzić. Najlepszym sposobem, aby powiadomić szefa z wyprzedzeniem, jest omówienie planów urlopowych przed formalnym przesłaniem pisma. W ten sposób pierwsze zdanie listu jest z góry znane Twojemu szefowi i go nie dziwi.
Krok 2. Określ daty urlopu
Określ dokładną datę planowanego wyjazdu. Postaraj się nie wahać przy ustalaniu czasu wolnego. Chociaż ustalanie dokładnych dat urlopu jest ważne, aby Twój szef i współpracownicy zarządzali Twoją pracą podczas urlopu, w niektórych przypadkach możesz nie mieć pewności. Więc jeśli to możliwe, postaraj się w przesyłanym liście jak najdokładniej wpisać daty planowanego urlopu.
Krok 3. Uczciwie wyjaśnij szefowi powód urlopu
Powiedz szefowi o powodach wzięcia wolnego. Nie oznacza to, że musisz wchodzić we wszystkie szczegóły. Nawet w wielu przypadkach szef nie ma prawa znać niektórych aspektów twojego życia osobistego. Jednak uczciwe i otwarte podanie powodu odejścia zmniejszy szanse, że będziesz mieć problemy z zarządzaniem biurem.
Krok 4. Omów, jak wykonać pracę podczas urlopu
W liście urlopowym musisz oświadczyć, że rozumiesz swoje obowiązki służbowe, a przed wyjazdem w dobrej wierze omówić sposób wykonania pracy podczas urlopu. Możesz również uwzględnić swoje uwagi przy wykonywaniu pracy (na przykład wymieniając szczegółowe notatki, które pomogą podwładnym w realizacji projektów podczas urlopu, oraz podając dane kontaktowe, z którymi podwładni mogą się skontaktować, jeśli potrzebują Twojej pomocy).
Krok 5. Dowiedz się, do jakiego rodzaju urlopu masz prawo
Zgodnie z prawem masz prawo do określonego urlopu. Ważne jest, aby zrozumieć różnicę między takim urlopem a urlopem udzielonym za zgodą pracodawcy.
- Na przykład w Stanach Zjednoczonych urlop macierzyński lub poadopcyjny jest przyznawany na 12 tygodni na mocy Ustawy o urlopie rodzinnym i medycznym. Sprawdź, czy spełniasz wymagania przepisów urlopowych. Wymogiem jest przepracowanie co najmniej 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu oraz przepracowanie 1250 godzin w tym 12-miesięcznym okresie. Właściciel firmy, w której pracujesz, musi również zatrudniać co najmniej 50 osób w jednym miejscu lub w lokalizacji oddalonej o 120 km. Właściciel firmy, w której pracujesz, musi być również zaliczony do kategorii, która jest wymagana do zapewnienia urlopu zgodnie z tymi zasadami.
- Jeśli ubiegasz się o urlop, do którego masz prawo skorzystać, możesz napisać wniosek odpowiadający temu urlopowi. Na przykład możesz napisać „Jak wszyscy wiemy, mam prawo do urlopu macierzyńskiego. Chciałbym wziąć urlop pośredni (wstaw planowaną datę urlopu). Jak mogę wziąć wolne bez obniżania wydajności firmy?” Pytanie o to, jak utrzymać wydajność pracy, pokaże Twoją troskę o ciągłość firmy i sprawi, że będziesz postrzegany jako dobry pracownik w biurze.
- Jeśli ubiegasz się o urlop, do którego nie masz prawa, zmień treść swojego listu motywacyjnego tak, aby brzmiała winna zakłóceń w pracy i obiecaj, że nadrobisz jak najwięcej czasu wolnego.
- Powiadom swojego szefa, jeśli masz urlop bezpłatny.
- Dołącz tę informację do listu, aby HR mógł rozważyć ponowne złożenie wniosku o urlop, jeśli Twój pracodawca odrzuci Twój wniosek o urlop.
Krok 6. Dołącz sugestie dotyczące podziału pracy podczas urlopu
Chociaż ostatecznie to Twój szef będzie decydował, spróbuj udzielić porady, kto jest najlepiej przystosowany do wykonywania niektórych części Twojej pracy, gdy jesteś na urlopie. Staraj się nie oddawać całej swojej pracy tylko jednej osobie, ponieważ zwiększy to obciążenie pracą.
Krok 7. Grzecznie napisz list
Niezależnie od okoliczności, napisz uprzejmy list motywacyjny. Innymi słowy, powinieneś prosić o udzielenie urlopu i nie zmuszać go do jego udzielenia, nawet jeśli masz do niego prawo. Uprzejme ubieganie się o urlop zmniejszy Twój konflikt z kierownictwem firmy.
Część 2 z 3: Ubieganie się o urlop na studia
Krok 1. Znajdź formularz wniosku urlopowego
Studenci, którzy chcą ubiegać się o urlop, zazwyczaj muszą wypełnić określone formularze. Możesz pobrać ten formularz ze strony internetowej uniwersytetu. Formularz ten powinien być również dostępny w sekcji akademickiej i studenckiej kampusu.
Krok 2. Wypełnij wniosek urlopowy
Formularz ten zazwyczaj musi być wypełniony Twoim imieniem i nazwiskiem, numerem studenta, nazwą i adresem kampusu, a także kierunkiem kursu.
- Ten formularz może również wymagać wypełnienia statusu obywatelstwa lub wizy, ponieważ urlop na naukę wpływa na status międzynarodowej wizy studenckiej. Ponieważ jeśli jesteś studentem zagranicznym, twoja wiza jest przyznawana ze względu na twój status studenta. W rezultacie, jeśli przestaniesz studiować na dłuższy czas, możesz zostać poproszony o powrót do kraju ojczystego i może być konieczne ubieganie się o kolejną wizę powrotną. Dowiedz się, jak czas wolny wpływa na twoją wizę, jeśli jesteś studentem zagranicznym i masz wizę studencką. Ta polityka może różnić się w zależności od kraju i jest regulowana przez odpowiednie ministerstwo.
- Na uniwersytetach w USA ten formularz zapyta Cię również o Twój status jako stypendysta rządu federalnego. Jeśli studiujesz w USA i otrzymujesz stypendium od rządu federalnego, zazwyczaj będziesz musiał kontynuować naukę, aby na nie zarobić. Urlop może wpłynąć na Twój status jako stypendysty, dlatego powinieneś skontaktować się z biurem stypendialnym i porozmawiać tam z doradcą, aby dowiedzieć się, jak najlepiej ubiegać się o urlop.
Krok 3. Utwórz list urlopowy wraz z innymi dokumentami uzupełniającymi
Do wniosku o urlop zazwyczaj dołączane są dokumenty uzupełniające, których Twoja uczelnia będzie musiała go przyznać. Jeśli ubiegasz się o urlop na wypełnienie poboru, dołącz otrzymany pobór do wojska. Jeśli ubiegasz się o urlop ze względów zdrowotnych, dołącz zaświadczenie lekarskie potwierdzające to. Jeśli jednak ubiegasz się o urlop z powodów osobistych, prosimy o opisanie w piśmie warunków i powodów złożenia wniosku o urlop.
Krok 4. Szczerze wyjaśnij swoje powody
Jeżeli wniosek o urlop składasz z powodów osobistych, musisz wyjaśnić to publicznie swojej specjalizacji. Mogą więc ustalić, czy twój stan rzeczywiście kwalifikuje się do urlopu.
Krok 5. Wypisz wszystkie rzeczy, nad którymi nadal chcesz popracować podczas urlopu
Załóżmy na przykład, że chcesz zarejestrować się jako asystent naukowy poza kampusem. Studenci ostatniego roku studiów doktoranckich mają zazwyczaj prawo ubiegać się o urlop z tego tytułu. Jednak przed przyznaniem urlopu studenci muszą omówić ten plan z opiekunem naukowym. W ten sposób opiekun akademicki może zagwarantować, że osiągniesz cele badawcze dla wydziału. Wspomnij, co chcesz zrobić na wakacjach.
Część 3 z 3: Formatowanie listów urlopowych
Krok 1. Wpisz adres zwrotny
Podanie adresu może wydawać się trywialne, jeśli Twoje biuro i właściciel firmy, w której pracujesz, znajdują się w tym samym budynku. Jednak zapewni to, że Twoja poczta zostanie zwrócona na prawidłowy adres, jeśli nie zostanie dostarczona. Działowi HR będzie również łatwiej złożyć pismo, jeśli jest tam zapisany adres.
Krok 2. Dołącz datę napisania listu
Często autorzy listów zawierają datę rozpoczęcia listu, ale jeśli napisanie go zajęło Ci kilka dni, pamiętaj, aby zmienić datę listu na datę jego ukończenia i podpisania.
Krok 3. Dołącz adres docelowy
Podaj imię i nazwisko oraz adres do korespondencji, a także stopień naukowy (np. dr Ridwan lub prof. Susan).
Krok 4. Użyj imienia i nazwiska podanego w adresie pocztowym w powitaniu
Nawet jeśli dobrze znasz swojego szefa, napisz w liście formalne powitanie, wpisując jego tytuł zawodowy lub naukowy, a następnie jego nazwisko.
Krok 5. Zdecyduj, jakiego formatu listu użyjesz dla akapitów listowych
Powszechnie używanym formatem jest format prosty, który jest zgodny z zasadami pisania:
- Każdy wiersz litery w akapicie jest oddzielony jedną spacją.
- Wszystkie wiersze w liście muszą być wyrównane do lewej.
- Wszystkie zdania zaczynają się od lewego marginesu, a początek akapitu nie jest wcięty.
- Zostaw pustą linię, aby zaznaczyć koniec akapitu.
- Tutaj możesz zobaczyć przykład listu o prostym formacie.
Krok 6. Zakończ swój list grzecznym zakończeniem, takim jak „Z poważaniem”
- Umieść pustą linię między ostatnim akapitem z powitaniem na zakończenie.
- Umieść cztery puste wiersze między „Z poważaniem” a Twoim imieniem i nazwiskiem.
Krok 7. Podpisz list
Po wydrukowaniu listu umieść swój podpis w czterech pustych wierszach między powitaniem końcowym a swoim imieniem i nazwiskiem.
