Obecnie e-mail jest jednym z najczęściej używanych środków komunikacji, obok aplikacji SMS, telefonu i komunikatorów. Wysyłanie e-maili stało się bardzo powszechną czynnością, więc wiele osób zapomina, jak napisać dobry e-mail. Dobry e-mail pokazuje profesjonalizm i uczciwość w przekazie, dlatego powinieneś wiedzieć, jak sformatować wiadomość e-mail.
Krok
Krok 1. Wpisz temat wiadomości e-mail
Temat wiadomości e-mail służy jako krótkie podsumowanie treści wiadomości. Temat e-maila powinien być trafny, aby odbiorca mógł w kilku słowach zorientować się w treści e-maila.
- Na przykład, jeśli wysyłasz e-mail związany z biznesem, nie rób z tego długiego tematu ze zbyt dużą ilością szczegółów, np. „Uwielbiam twój samochód. To ładny niebieski, ładne opony też”.
- Wyjaśnij, co masz na myśli, wysyłając wiadomość e-mail w temacie, na przykład „Chcesz kupić niebieski sedan”.
Krok 2. Używaj właściwych powitań
Nie zaczynaj e-maila od razu z tym, co chcesz powiedzieć. Używaj ogólnych powitań, takich jak „Dzień dobry/popołudnie” lub „Pozdrowienia”. Na pewno nie chcesz być bombardowany pytaniami przez osoby, których nie znasz, prawda? Cóż, ta sama etykieta dotyczy również e-maili.
Aby powitanie było bardziej osobiste, dołącz do niego nazwisko odbiorcy
Krok 3. Napisz treść wiadomości
W zależności od typu i odbiorcy wiadomości możesz napisać wiadomość według własnego uznania.
- Jeśli piszesz e-mail do kogoś, kogo znasz, możesz napisać go w osobistym tonie. Jeśli jednak piszesz firmowy e-mail, staraj się używać jak najbardziej profesjonalnego języka.
- Należy również zwrócić uwagę na format wiadomości. Nie używaj typu, rozmiaru i formatowania, które są trudne do odczytania i unikaj wielkich liter. W cyberprzestrzeni wielkie litery oznaczają gniew.
Krok 4. Dołącz powitanie końcowe - nie kończ tylko wiadomości e-mail
Można użyć powitania końcowego, takiego jak „Pozdrowienia” lub innego odpowiedniego powitania.
Powinieneś wybrać powitanie końcowe, które pasuje do Twojego e-maila. Na pewno nie chcesz pisać „Pozdrowienia” na końcu biznesowego e-maila, ponieważ byłoby to niegrzeczne, prawda?
Krok 5. Dodaj podpis
Nawet jeśli Twój adres e-mail zawiera Twoje imię i nazwisko w każdej wysyłanej wiadomości e-mail, zalecamy używanie podpisu w każdej wysyłanej wiadomości e-mail. W podpisie możesz użyć zwykłego tekstu lub obrazów (takich jak logo, marki itp.).
Użyj opcji „Podpis” w internetowym kliencie poczty e-mail lub dostawcy usług, którego użyłeś do utworzenia podpisu
Porady
- Oprócz formatowania wiadomości e-mail powinieneś również użyć odpowiedniego adresu e-mail. Wysyłanie e-maila do przyjaciela z dzieciństwa na adres „[email protected]” nadal może być w porządku, ale nie powinieneś używać tego e-maila do wysyłania biznesowych e-maili do swojego szefa.
- Pisząc e-maile, używaj dobrej etykiety internetowej. Nie wysyłaj spamu ani wiadomości do nieznanych kontaktów.
- Dokładnie sprawdź pocztę przed wysłaniem, aby zapobiec wysyłaniu wielu wiadomości do tego samego odbiorcy. Jeśli wyślesz wiele e-maili, Twoje wiadomości mogą zostać oznaczone jako spam.
