Raporty tygodniowe są powszechnie używane w wielu firmach i środowiskach sprzedaży detalicznej lub w projektach badawczych i stażach. Pisz krótkie, zwięzłe raporty tygodniowe, aby Twój szef miał jasny obraz dokonanych postępów.
Krok
Część 1 z 3: Organizowanie informacji
Krok 1. Określ cel raportu
Chociaż musisz składać cotygodniowe raporty w ramach zadania, celem samego raportu nie jest utrzymanie pracy. Znajomość powodów, dla których Twój szef prosi o raport tygodniowy, pomoże Ci dokładnie określić, jakie informacje powinny znaleźć się w raporcie i co jest najważniejsze.
- Zwykle raporty są tworzone, aby na bieżąco informować menedżerów o statusie projektu, nad którym pracujesz lub aby pomóc im w podejmowaniu decyzji.
- Na przykład, jeśli jesteś kierownikiem sklepu detalicznego, możesz zostać poproszony o przesłanie tygodniowego raportu podsumowującego sprzedaż w danym tygodniu. Pracodawcy używają tych raportów do oceny wydajności sklepu, poziomów cen i otrzymanych zamówień.
- Jeśli przesyłasz cotygodniowy raport dotyczący stażu lub projektu badawczego, celem raportu jest pokazanie szefowi lub instruktorowi postępów i podzielenie się wszelkimi ważnymi przełomami i odkryciami.
Krok 2. Zdecyduj, kto przeczyta raport
Wiedza o tym, kim są Twoi odbiorcy, jest niezbędna do zaplanowania raportu. Jeśli nie wiesz, kto będzie czytał raport (i dlaczego), nie masz możliwości dowiedzenia się, jakie informacje są najważniejsze.
- Identyfikacja odbiorców pomoże Ci również zrozumieć, jak powinien wyglądać Twój raport i jakiego języka użyć. Na przykład możesz napisać prawdziwy raport, jeśli publiczność jest grupą pięciolatków, niż gdybyś pisał go dla kadry kierowniczej dużej korporacji.
- Otrzymasz również wyraźniejszy obraz tego, co Twoi odbiorcy już wiedzą i co musisz wyjaśnić bardziej szczegółowo lub podać dodatkowe źródła odniesienia. Na przykład, jeśli piszesz cotygodniowy raport dotyczący kwestii prawnej, który zostanie przeczytany przez grupę prawników, nie ma potrzeby przedstawiania szczegółowego podsumowania przepisów. Jednak takie podsumowanie może być konieczne, jeśli piszesz raport w tej sprawie dla kadry kierowniczej lub administratorów, którzy nie mają wiedzy prawniczej.
- Jeśli raport jest wymagany na staż, projekt badawczy lub inną działalność naukową, pamiętaj, że słuchacze nie są Twoim wykładowcą ani instruktorem, chociaż raport zostanie im przekazany. Aby znaleźć odbiorców w tym kontekście, skup się na charakterze swojego projektu i dyscyplinie jako całości.
Krok 3. Nadaj priorytet głównym punktom raportu
Chociaż powinieneś starać się, aby raport był jak najbardziej zwięzły, możliwe, że Twoi odbiorcy nie przeczytają go w całości. Aby na to odpowiedzieć, najważniejsze informacje, czyli wynik końcowy, należy umieścić na początku raportu.
- Na przykład, jeśli raport ma na celu porównanie i zestawienie trzech różnych marek sprzętu i zarekomendowanie tego, który Twoim zdaniem jest najbardziej odpowiedni dla potrzeb firmy, wniosek należy napisać na początku. Następnie możesz wyjaśnić, dlaczego.
- Ogólnie rzecz biorąc, pierwsza strona raportu powinna zawierać podsumowanie wyników, rekomendacje lub wnioski. Wykorzystaj resztę raportu, aby zagłębić się w temat, a czytelnicy będą czytać dalej, jeśli poczują potrzebę lub chcą poszerzyć swoje zrozumienie twoich ustaleń.
Krok 4. Bądź świadomy „przeznaczenia”, którego zwykle doświadcza raport
W większości przypadków cotygodniowe raporty są generowane na potrzeby przechowywania danych i będą umieszczane w odpowiednich archiwach. Raporty tygodniowe rzadko czyta się w całości w większości kontekstów i nie należy się spodziewać, że będzie inaczej.
- Nie używaj jednak tego faktu jako wymówki do fałszowania raportów lub pracy nad nimi tak, aby były niskiej jakości. Raporty muszą odzwierciedlać Ciebie i Twoją etykę pracy. Niedbale spreparowany raport prawdopodobnie zostanie zauważony, a stwierdzenie „Wiedziałem, że go nie przeczytasz” nie jest wymówką, by stworzyć produkt pracy niespełniający norm.
- Chociaż raport jako całość powinien być wysokiej jakości i dobrze napisany, skup się na jego częściach, które odbiorcy najprawdopodobniej przeczytają. Ta sekcja jest zwykle streszczeniem lub zaleceniem wykonawczym. Powinieneś to napisać bez najmniejszego błędu.
- Należy pamiętać, że przełożeni nie czytają całej treści raportu nie dlatego, że nie są zainteresowani lub nie są ważni. Ludzie na wyższych stanowiskach kierowniczych lub kierowniczych są bardzo zajęci i potrafią zbierać informacje potrzebne do skutecznego podejmowania decyzji. Nie przeczytają całego raportu, chyba że jest to absolutnie konieczne, ale zachowają go na wypadek, gdyby chcieli przeczytać go ponownie później.
Część 2 z 3: Formatowanie raportów
Krok 1. Poproś o próbkę
Wiele firm ma standardowy format raportów tygodniowych, a menedżerowie lub dyrektorzy mogą być przyzwyczajeni do otrzymywania informacji w ten sposób. Używanie różnych formatów może prowadzić do frustracji i zamieszania.
- Jest to bardzo ważne przy przygotowywaniu raportów sprzedażowych. Menedżerowie są przyzwyczajeni do szybkiego przeglądania raportów i wiedzy, gdzie na stronie znajdą określone liczby lub informacje. Stosowanie różnych formatów staje się nieefektywnym środkiem, ponieważ zmuszeni są przeczytać cały raport, aby znaleźć potrzebne informacje.
- Skontaktuj się z asystentem administracyjnym, aby sprawdzić, czy istnieje szablon, którego możesz użyć do napisania raportu. W ten sposób nie musisz tworzyć go od zera za pomocą aplikacji do edycji tekstu. Wiele firm ma szablony dokumentów z odpowiednimi ustawieniami, w tym marginesami, tabelami, stylami akapitów i czcionkami.
Krok 2. Rozważ metody wysyłki
Jeśli prześlesz raport w formie drukowanego dokumentu lub jako załącznik do wiadomości e-mail, format będzie inny niż w przypadku wpisania go jako części tekstu wiadomości e-mail.
- Na przykład, jeśli wysyłasz raport jako załącznik do wiadomości e-mail, musisz dołączyć streszczenie w treści wiadomości e-mail. W ten sposób czytelnicy nie muszą otwierać załącznika, aby zrozumieć główne aspekty raportu.
- Jeśli prześlesz swój raport jako fizyczny dokument, najprawdopodobniej będziesz musiał dołączyć list motywacyjny lub stronę tytułową, aby raport mógł być prawidłowo zidentyfikowany i złożony.
- Niezależnie od tego, w jaki sposób prześlesz zgłoszenie, upewnij się, że Twoje imię i nazwisko znajduje się na wszystkich stronach, a wszystkie strony są ponumerowane w formacie „X z Y” (czytaj: strona X z Y ogółem). Arkusze raportów można łatwo rozrzucić i jednym rzutem oka powinno być możliwe stwierdzenie, czy raport jest kompletny i kto go sporządził.
- Możesz łatwo umieścić wymagane informacje jako nagłówek (nagłówek) na każdej stronie. Na przykład nagłówek może brzmieć następująco: „Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23, s. 3 z 7".
Krok 3. Dołącz streszczenie
Streszczenie to krótkie podsumowanie całego raportu, zwykle tylko jeden lub dwa akapity, z kilkoma zdaniami na każdą sekcję raportu. Ogólna idea jest taka, że dyrektor może przeczytać to podsumowanie i dopóki jest ono zgodne z jego początkowymi oczekiwaniami dotyczącymi danego problemu, może podjąć działania bez dalszego czytania.
- Podczas tworzenia streszczenia bardzo ważne jest, aby używać jasnego i zwięzłego języka, aby było łatwe do zrozumienia. Unikaj żargonu lub konkretnych terminów, które wymagają wyjaśnienia, nawet jeśli wiesz, że Twoi odbiorcy dobrze je znają.
- Napisz streszczenie na końcu, po wypełnieniu wszystkich pozostałych sekcji raportu. W końcu nie można podsumować czegoś, co nie zostało jeszcze napisane. Nawet jeśli masz już szczegółowy zarys tego, co napisać w swoim raporcie, podczas procesu pisania rzeczy mogą się zmienić.
Krok 4. Utwórz strukturę dla akapitów i sekcji raportu
Kiedy już zrozumiesz format, który zostanie użyty do napisania raportu, stwórz zarys sekcji raportu, który będzie odpowiadał celowi raportu.
- Sprawdź konspekt, aby upewnić się, że wszystko logicznie przechodzi z jednej sekcji do drugiej i upewnij się, że konspekt jest zaprojektowany tak, aby pasował do odbiorców, którzy zostali zidentyfikowani dla raportu.
- Ogólnie rzecz biorąc, raport będzie zawierał streszczenie, wstęp, wnioski i rekomendacje, ustalenia i dyskusję oraz listę referencji. Możesz dołączyć załączniki zawierające odpowiednie dane, a także spis treści dla dłuższych raportów. Jednak raporty tygodniowe zwykle nie są tak długie.
- Każda sekcja raportu dotyczy określonego tematu. W tej sekcji każdy akapit odnosi się do jednego pomysłu. Na przykład, jeśli jedna sekcja raportu ma tytuł „Popularne marki dla dzieci”, możesz napisać osobny akapit dla każdej marki. Jeśli rozróżniasz ubrania dla chłopców i dziewcząt, stwórz podsekcję (z odpowiednimi napisami) dla każdej marki, a następnie jeden akapit omawiający ubrania dla chłopców, które oferuje marka, a drugi akapit dotyczący ubrań dla dziewczynek.
Krok 5. W razie potrzeby utwórz stronę tytułową lub list motywacyjny
Krótsze raporty mogą nie wymagać oddzielnej strony tytułowej, ale dłuższe raporty powinny zawierać dedykowaną stronę, która identyfikuje Ciebie jako autora raportu i krótko wyjaśnia cel raportu.
- Strona tytułowa różni się od streszczenia i zasadniczo zawiera informacje potrzebne do realizacji celów administracyjnych, aby raport mógł zostać prawidłowo złożony.
- Pracodawcy mogą mieć specjalną stronę wprowadzającą potrzebną do sporządzania raportów tygodniowych. Jeśli tak, upewnij się, że używasz właściwego formatu.
- Strona tytułowa powinna zawierać przynajmniej tytuł lub opis raportu (np. „Tygodniowy raport sprzedaży”), imię i nazwisko oraz imiona i nazwiska innych wnoszących wkład, nazwę firmy oraz datę wypełnienia lub przesłania raportu.
Część 3 z 3: Używanie wulgarnego języka
Krok 1. Twórz skuteczne tytuły i napisy
Nagłówki i podtytuły pozwalają czytelnikom szybko znaleźć określone sekcje raportu, które ich interesują lub co chcą przeczytać, aby uzyskać więcej informacji pomocniczych na temat wniosków lub zaleceń.
- Upewnij się, że tytuł i podtytuł bezpośrednio i dokładnie opisują treść sekcji lub podsekcji.
- Na przykład, przygotowując cotygodniowy raport sprzedaży, możesz uwzględnić sekcje omawiające „Trendy w odzieży damskiej”, „Trendy w modzie męskiej” i „Popularne marki dla dzieci”. W tych sekcjach możesz umieścić napisy, aby wyróżnić określone trendy lub popularne marki.
- Użyj tej samej konstrukcji gramatycznej dla wszystkich nagłówków, aby raporty brzmiały logicznie i spójnie. Na przykład, jeśli pierwszy tytuł brzmi „Budowanie przyczółka w odzieży męskiej”, drugi tytuł powinien brzmieć „Wiodący trend w odzieży damskiej”, a nie coś w rodzaju „Dane dotyczące sprzedaży odzieży damskiej”.
Krok 2. Napisz raport używając jasnych i prostych zdań
Zwięzłe pisanie ze zdaniami ułożonymi w standardowym porządku „podmiot-czasownik-przedmiot” zapewnia jasność myśli i nadaje wiarygodność Twoim rekomendacjom i wnioskom.
- Po napisaniu pierwszej wersji raportu przeczytaj go uważnie i wyeliminuj wszelki niepotrzebny język. Znajdź akcję dla każdego zdania i umieść, kto wykonał akcję, obok czasownika. Pomyśl o każdym zdaniu tak, jakby mówiło „kto co zrobił”.
- Usuń niepotrzebne zdania i używaj zwrotów pauz, takich jak „poza”, „celowo” lub „w kolejności”.
- Możesz myśleć, że ten styl pisania jest nudny, ale celem pisania tygodniowych raportów nie jest rozrywka. Ten styl jest najskuteczniejszy w przekazywaniu punktu widzenia i przekazywaniu informacji czytelnikowi.
Krok 3. Upewnij się, że Twoje pisanie jest obiektywne i bezstronne
Twoje zalecenia powinny opierać się na konkretnych dowodach, a nie opiniach czy odczuciach. Przekonaj czytelnika mocnymi, jasno napisanymi faktami.
- Unikaj zbędnych przymiotników i innych słów oraz fraz, które mają negatywne lub pozytywne konotacje. Zamiast tego skup się na pisaniu argumentów opartych na faktach.
- Załóżmy na przykład, że w raporcie tygodniowym polecasz promocję jednemu ze sprzedawców. Poprzyj rekomendację faktami, które pokazują, że pracownik jest godny, zamiast zapisywać subiektywne lub emocjonalne szczegóły. Wyrażenie „Sari ma niezmiennie wysoką sprzedaż w naszym sklepie, mimo że pracuje tylko 15 godzin tygodniowo” byłoby lepsze niż „Sari jest moim najbardziej przyjaznym pracownikiem i zawsze stara się jak najlepiej, mimo że musi ograniczać swoje godziny, aby się nią opiekować chora matka”.
Krok 4. Używaj mocnych słów
Pisząc głosem aktywnym, używasz jednego słowa, które mówi czytelnikowi, jakie działanie ma miejsce w zdaniu, a mianowicie czasownika. Używaj krótkich, mocnych czasowników, które jasno opisują akcję, która ma miejsce.
- Wybierz proste czasowniki. Na przykład „użyj” jest lepsze niż „użyj”.
- Czasowniki opisujące procesy, takie jak myślenie, wiedza, rozumienie i wiara, są czasami konieczne, ale generalnie mają mniejszą moc niż czasowniki opisujące działanie. Być może będziesz musiał zagłębić się w oświadczenie i przekuć je w działanie. Na przykład możesz napisać „Wierzę, że nasza sprzedaż wzrośnie w ciągu najbliższych kilku miesięcy”. Zmodyfikuj oświadczenie i dowiedz się, dlaczego w to wierzysz. Następnie możesz napisać zdanie, które prowadzi do działania, np. „Historycznie wzrost sprzedaży w okresie świątecznym. Przewiduję wzrost sprzedaży w listopadzie i grudniu.”
- Aby zachować pisanie zorientowane na działanie, sprawdź raport i spróbuj usunąć przyimki i zastąpić je silniejszymi czasownikami. Na przykład „ogólny konsensus” można uprościć do „konsensusu”, a jeśli ktoś „zapewnia ochronę”, wrażenie jest jeszcze silniejsze, mówiąc, że „chroni”.
Krok 5. Unikaj biernego głosu
Pisząc głosem biernym, kładziesz mniejszy nacisk na osobę, która to robi, a większy nacisk na przedmiot działania. Chociaż w niektórych przypadkach jest to konieczne ze względów politycznych lub dyplomatycznych, użycie strony biernej często skutkuje niejasnym i mylącym pisaniem.
- Aktywny głos nagradza osobę, która podjęła akcję i pokazuje czytelnikowi raportu, kto jest odpowiedzialny za akcję. Aby zrozumieć, dlaczego jest to ważne, wyobraź sobie, że czytasz artykuł o pożarze, który mówi: „Na szczęście wszystkie dzieci zostały uratowane”. Ważna jest tożsamość osoby (lub osób), która uratowała dzieci. Jeśli zdanie brzmi: „Miejscowy ksiądz, ksiądz Johan, chodził tam iz powrotem przez ogień, który otaczał sierociniec i uratował wszystkie dzieci”, teraz wiesz, komu należy się uznanie za bycie bohaterem w tej sytuacji.
- Wyroki czynne są również ważne dla wzięcia odpowiedzialności za działania, które mogą mieć negatywne konsekwencje. Jeśli napiszesz w swoim raporcie „Wystąpił błąd”, Twój szef będzie chciał wiedzieć, kto popełnił błąd, aby mógł wymierzyć odpowiednią karę. Jeśli popełnisz błąd, przyznanie się i wzięcie odpowiedzialności za czyn naprawdę ci pomoże.
- Aby znaleźć i wyeliminować zdania bierne na piśmie, szukaj czasowników zaczynających się na „di-”. Kiedy go znajdziesz, zidentyfikuj czynność w zdaniu, dowiedz się, kto to zrobił, i przenieś ją na początek i środek zdania.
Krok 6. Przekazuj informacje za pomocą elementów wizualnych
Tabele i wykresy są znacznie łatwiejsze do odczytania i śledzenia niż akapity, które zawierają te same informacje, zwłaszcza jeśli przekazywana informacja składa się z wielu liczb.
- Wybierz odpowiednie elementy wizualne, aby przekazać czytelnikom informacje w sposób, który jest dla nich przydatny i odzwierciedla cel raportu.
- Na przykład możesz wybrać wykres liniowy, aby pokazać trend wzrostu sprzedaży kurtek wełnianych. Ten sposób prezentacji informacji będzie bardziej skuteczny w pokazywaniu wzrostu niż tabela z liczbą sprzedanych kurtek wełnianych każdego miesiąca, ponieważ tabela wymaga od czytelnika spojrzenia na wszystkie liczby, porównania ich i rozpoznania, że nastąpił wzrost. Wszystko to można zrobić, wyświetlając prosty wykres liniowy.
- Pamiętaj, że wzrok przyciągają elementy wizualne. Upewnij się, że te elementy wyglądają schludnie i są uporządkowane oraz są umieszczone we właściwej pozycji na górze strony. Po prostu przedstawiasz elementy wizualne, które są ważne dla twojej rekomendacji lub wniosku.
Krok 7. Wyeliminuj żargon
Każda branża czy dyscyplina naukowa ma pewne nieuniknione terminy, a także modne hasła, które zdobywają popularność dzięki znanym książkom lub artykułom. Chociaż czasami są pomocne, te słowa zwykle nie dodają wartości lub nie przekazują skutecznego przekazu.
- Przydatne może być sporządzenie listy popularnych branżowych słów kluczowych, tak aby nie nadużywać ich w raportach. Po ukończeniu raportu możesz wyszukać te słowa w dokumencie i w razie potrzeby je zastąpić.
- Pamiętaj, że dla czytelnika nadużywanie modnych słów kluczowych nie oznacza, że jesteś „dobrze poinformowany” w tej dziedzinie, ale raczej stwarza odwrotne wrażenie. Generalnie dyrektorzy i menedżerowie są starsi i widzieli setki takich słów, które pojawiały się i odchodziły. Jeśli użyjesz go zbyt często, pomyślą, że jesteś leniwy i nie wiesz, o czym mówisz, lub po prostu próbujesz im zaimponować.
- Powinieneś także unikać używania zbyt skomplikowanych terminów. Na przykład, jeśli piszesz raport podsumowujący problem prawny, nie oznacza to, że musisz go doprawić mnóstwem prawniczego żargonu.
Krok 8. Dokonaj dokładnego sprawdzenia postaci
Raporty pełne błędów typograficznych i gramatycznych mogą być nieprzyjemne dla czytelników i odzwierciedlać negatywny obraz Ciebie. Przygotuj raport z dużym wyprzedzeniem przed ostatecznym terminem, aby mieć wystarczająco dużo czasu na właściwe sprawdzenie charakteru.
- Uruchom program do sprawdzania gramatyki i pisowni w używanym edytorze tekstu. Ten program pominie wiele błędów, zwłaszcza literówek, które skutkują błędami homofonicznymi (np. wpisanie „obciążony”, gdy chcesz napisać „warunek”).
- Uważne sprawdzanie postaci w odwrotnej kolejności (od tyłu do przodu) to dobry sposób, aby upewnić się, że nie przegapisz błędów. Co więcej, jeśli jesteś zaznajomiony z tym, co chcesz napisać, pominiesz błędy, takie jak brakujące słowa, ponieważ mózg automatycznie je uzupełnia. Tak się nie stanie, jeśli sprawdzisz to od tyłu do przodu.
- Głośne czytanie raportów to kolejny skuteczny sposób wykrywania błędów i edytowania stylu pisania. Jeśli masz trudności z przeczytaniem określonego zdania lub akapitu, istnieje prawdopodobieństwo, że ta część jest trudna do zrozumienia, ponieważ czytelnicy również będą mieli tę samą trudność. Popraw trudne części, aby lepiej płynęły.
