Szereg wskazówek powinien pomóc czytelnikowi w szybkim, skutecznym i skutecznym wykonaniu zadań. Aby napisać instrukcję, musisz zapisać wszystkie niezbędne szczegóły. Jeśli coś zapomnisz lub popełnisz błąd, Twoi czytelnicy będą zdezorientowani. Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby napisać zestaw instrukcji.
Krok
Część 1 z 4: Przygotowanie do pisania instrukcji
Krok 1. Poznaj swoich czytelników
Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić przed napisaniem leada, jest poznanie swojego czytelnika. Dla kogo piszesz ten przewodnik? Czy Twoi czytelnicy są ekspertami czy laikami? Znajomość czytelników pomoże ci wybrać słowa, uporządkować wskazówki i określić, ile szczegółów musisz podać.
- Na przykład, jeśli wyjaśniasz profesjonalnemu kucharzowi, jak upiec chleb, nie musisz wyjaśniać, jak składać ciasto, dlaczego ważne jest, aby jajka miały temperaturę pokojową, ani jaka jest różnica między mąką uniwersalną a mąka samorosnąca. Jeśli wyjaśniasz to komuś, kto nie umie gotować, definicje i wyjaśnienia mogą naprawdę pomóc mu zrobić świetne ciasto.
- Jeśli chcesz być bezpieczny, załóż, że Twoi czytelnicy to zwykli ludzie. W ten sposób Twoje instrukcje będą jasne i łatwe do wykonania.
Krok 2. Określ potrzebny sprzęt
Zanim zaczniesz, musisz jasno określić, co jest wymagane do prawidłowego wykonania instrukcji. Może to mieć formę wykazu wymaganych materiałów lub wykazu wyposażenia.
Krok 3. Przeprowadź proces
Jednym ze sposobów na napisanie jasnych instrukcji jest samodzielne śledzenie procesu. W ten sposób możesz zapisać konkretne kroki. Jeśli próbujesz to zapisać na podstawie tego, co pamiętasz, możesz przypadkowo o czymś zapomnieć. Następnie możesz poprosić kogoś innego o wykonanie procesu na podstawie tego, co napisałeś. Poproś ich o opinie. Zapytaj, czy jakieś kroki są mylące lub niejasne.
- Uważaj, aby niczego nie zapomnieć. Jeśli przegapisz ważny krok, czytelnicy nie będą mogli pomyślnie ukończyć procedury. Musisz także upewnić się, że kroki są we właściwej kolejności.
- Na przykład, jeśli napisałeś: „Wymieszaj składniki mikserem. Włóż je do piekarnika w temperaturze 121 stopni”, czytelnicy prawdopodobnie założą, że powinni również wstawić do piekarnika miskę.
Część 2 z 4: Instrukcja pisania
Krok 1. Napisz krótko i zwięźle
Skuteczne instrukcje są zawsze napisane zwięźle i zwięźle. Nie używaj długich, zawiłych akapitów. Po prostu używaj krótkich i jasnych zdań, wypunktowań oraz obrazków lub rekwizytów.
Krok 2. Użyj aktywnego czasownika
Instrukcje powinny zawsze zawierać aktywne czasowniki i słowa opisowe. Rozpocznij swoją wskazówkę od czasownika. Daje to czytelnikowi jedno jasne działanie, które musi podjąć. Każdy krok musi być napisany w formie zdania rozkazowego.
- Podając definicje lub wyjaśnienia, używaj języka opisowego tak wyraźnie, jak to możliwe.
- Na przykład powiedz „Dodaj dwa jajka” zamiast „Do ciasta należy dodać dwa jajka”.
Krok 3. Zapisz tylko wymagane informacje
Kiedy zapisujesz dodatkowe informacje, upewnij się, że dodajesz tylko to, co jest potrzebne. Zadaj sobie pytanie: „Czy czytelnicy muszą znać te definicje, aby zrozumieć wskazówki?” lub „Czy czytelnicy potrzebują tej porady, aby prawidłowo wykonać procedurę?”
Nie dodawaj niepotrzebnych informacji. To tylko zdezorientuje twoich czytelników i utrudni im podążanie za wskazówkami
Krok 4. Porozmawiaj ze swoimi czytelnikami
Pisząc wskazówki, powinieneś rozmawiać bezpośrednio z czytelnikami. Zrób to, używając słowa „ty”. Pomoże to poprowadzić czytelnika osobiście przez kolejne kroki.
Krok 5. Pisz jasno i konkretnie
Pisząc instrukcje, musisz być jak najbardziej konkretny. Opisz dokładnie, co powinni zrobić. Obejmuje to sposób, w jaki powinni obrócić klucz, ile metrów powinni przejść lub jaka powinna być tekstura ciasta po jego zakończeniu.
- Zapisz poprawnie pomiary. Jeśli czytelnik musi wyciąć tablicę o długości 1,6 centymetra, zapisz to.
- Na przykład, jeśli pokazujesz, jak upiec ciasto, nie czekaj do kroku czwartego, aby powiedzieć: „Przed zmieszaniem składników przesiej mąkę i umieść jajka w temperaturze pokojowej”.
Krok 6. Użyj znaczników sekwencji i połączeń czasowych
Łączenie słów pomoże połączyć jeden krok z następnym, a także połączy pomysły w twoim pisaniu. W pisaniu wskazówek będziesz używać znaczników sekwencji i linków czasowych. Pomoże to czytelnikowi zrozumieć instrukcje krok po kroku.
Niektóre z powszechnie używanych spójników to: pierwszy, po, potem, potem, ostatni i przed tym
Część 3 z 4: Wskazówki dotyczące komponowania
Krok 1. Napisz wstęp
Zanim zaczniesz szczegółowo wyjaśniać instrukcje, musisz dać czytelnikowi krótkie wprowadzenie. To wprowadzenie wyjaśnia, czego czytelnik nauczy się w instrukcjach, a także nakreśla procedurę. To wprowadzenie powinno być napisane jasnym i prostym językiem.
- Zapisz cel instrukcji, kto powinien przeczytać te instrukcje i jakie warunki będą wymagały procedur wymienionych tutaj.
- Możesz również dodać to, czego nie obejmuje ta procedura.
- Tutaj możesz wprowadzić podstawowe informacje.
- We wstępie możesz również wspomnieć o wszelkich ważnych ostrzeżeniach lub informacjach, których czytelnik potrzebuje przed rozpoczęciem procesu. Pamiętaj jednak, że większość ludzi pominie to wprowadzenie, więc nie zamieszczaj niczego ważnego, czego nie omówiłeś w innym miejscu.
- Na przykład „Te instrukcje wyjaśniają, jak upiec ciasto czekoladowe. Pierwsza część wyjaśnia, jak mieszać suche i mokre składniki, a druga część wyjaśnia, jak prawidłowo gotować”.
- Ułóż kroki w porządku chronologicznym. Instrukcje muszą być napisane w określonej kolejności. Kroki powinny logicznie następować po sobie. Krok 1 musi zostać ukończony, zanim czytelnik będzie mógł przejść do kroku 2. Ten układ jest ważny przy pisaniu instrukcji.
- Jeśli kolejność nie ma większego znaczenia, najpierw wymień najważniejsze.
Krok 2. Ułóż kroki zgodnie z tym, co zrobić najpierw
Instrukcje składają się z szeregu połączonych ze sobą kroków. Zanim zaczniesz pisać instrukcje, musisz określić, jakie kroki podjąć w pierwszej kolejności. Oznacza to, że musisz zdecydować, który z nich zrobić najpierw, aby wykonać całą pracę.
Na przykład, jeśli pieczesz ciasto, musisz wstępnie podgrzać piekarnik, wymieszać składniki i zrobić cukier puder, zanim skończysz ciasto
Krok 3. Udostępnij instrukcje w określonych krokach
Większość instrukcji musi składać się z kilku kroków, które należy wykonać przed zakończeniem procedury. Podzielenie przewodnika na sekcje dla każdego działania, które należy podjąć, sprawi, że instrukcje będą jasne dla czytelnika.
- Na przykład, jeśli naprawiasz samochód, musisz wiele zrobić, zanim zaczniesz pracować przy silniku. Będziesz musiał podnieść samochód, usunąć inne części samochodu lub zdjąć osłony. Każda z tych czynności wymaga własnych instrukcji. Musisz podzielić każdą akcję na określone części z własnym zestawem instrukcji.
- Te sekcje, podobnie jak kroki, muszą być ułożone w określonej kolejności. Nie można zdjąć osłony silnika przed podniesieniem samochodu lub zdjęciem innych części osłony. Sekcje te powinny być ułożone według tego, które należy wypełnić jako pierwsze.
- Staraj się, aby każda akcja składała się tylko z 10 kroków. Jeśli jest więcej niż 10 kroków, podziel je na sekcje lub inne kroki.
- Pomaga to czytelnikom w powtarzaniu i monitorowaniu ich postępów. Mogą powiedzieć, kiedy pomyślnie ukończyli sekcję. Co więcej, jeśli popełnili błąd, mogli się cofnąć i poprawić go bez konieczności powtarzania całej wskazówki.
Krok 4. Wyraźnie oznacz każdy krok
Aby ułatwić czytelnikom zrozumienie instrukcji, wyraźnie oznacz każdą sekcję. Tytuł każdej sekcji powinien dawać wyobrażenie o tym, co zostanie zrobione w tej sekcji. Czytelnicy muszą zrozumieć działanie, które zamierzają studiować, zanim zaczną je studiować.
Krok 5. Napisz jeden krok w jednym zdaniu
Zdania powinny być krótkie i zawierać tylko jeden krok. W ten sposób podzielisz zadanie do wykonania na konkretne czynności, zamiast tworzyć pojedynczy krok składający się z wielu czynności.
Jeśli jeden krok jest powiązany z drugim i musi być wykonany razem, opisz go we właściwej kolejności w tym samym zdaniu. Na przykład „Zanim wlejesz ciasto na patelnię, pokryj patelnię sprayem do gotowania” lub „Pokryj patelnię sprayem do smażenia, a następnie wlej ciasto na patelnię”
Krok 6. Upewnij się, że kroki, które zapisujesz, mogą być łatwo przestrzegane i monitorowane
Ważnym kluczem do pisania poradników jest pomoc czytelnikom w monitorowaniu ich postępów. Zapisz kroki, które pomogą im sprawdzić, czy robią wszystko dobrze. Format może wyglądać mniej więcej tak: „Kiedy masz _, wynik będzie wyglądał jak _”.
Na przykład: „Po upieczeniu ciasta wbij w środek wykałaczkę. Jeśli po wyciągnięciu wykałaczka jest nadal czysta, ciasto jest gotowe.”
Krok 7. Zapisz alternatywne kroki
W przypadku niektórych kroków może istnieć kilka sposobów na zrobienie tego samego. Upewnij się, że wyjaśniłeś różne sposoby.
- Jeśli istnieją pewne warunki, które sprawiają, że niektóre metody są bardziej odpowiednie, należy je przedyskutować.
- Jeśli dana metoda jest łatwiejsza, tańsza lub skuteczniejsza, koniecznie ją wyjaśnij.
Krok 8. W razie potrzeby użyj krok dzieci
W przypadku niektórych procedur może być konieczne podzielenie kroku na wiele kroków podrzędnych. Dzieci krokowe powinny być używane tylko wtedy, gdy czynność jest zbyt mała, aby być pojedynczym krokiem. Dzieci krokowe pomagają podzielić krok na kilka części.
Napisz dodatkowe informacje na temat dzieci kroku. Dodatkowe informacje, takie jak ta, wyjaśniają więcej szczegółów na temat kroku, na przykład jak będzie wyglądał element w toku przed i po nim lub dlaczego dany krok jest ważny
Krok 9. Zapisz ostrzeżenia i warunki na początku
Jeśli są rzeczy, które czytelnik powinien wiedzieć, zrobić lub zrozumieć przed rozpoczęciem, upewnij się, że powiedziałeś je na początku.
Krok 10. Przewiduj problemy
Pomyśl o obszarach, w których czytelnicy mogą napotkać problemy, a następnie zasugeruj, jak sobie z nimi poradzić. Możesz również podać przykłady problemów, które mogą się pojawić, jeśli nie wykonają poprawnie kroku.
Ten krok jest bardzo ważny. Jeśli sam wykonałeś instrukcje, będziesz wiedział, które części mogą powodować problemy. Dlatego tak ważne jest, aby przejść przez ten proces podczas zapisywania instrukcji
Krok 11. Wykonaj instrukcje
To jest bardzo ważne. Niektóre wskazówki nie są skończone, gdy ostatni gwóźdź jest na swoim miejscu lub gdy ciasto jest wyjmowane z piekarnika. Zastanów się, co jeszcze czytelnicy muszą zrobić. Jeśli nadal możesz pomyśleć „I co teraz?”, oznacza to, że masz jeszcze więcej kroków do dodania.
Część 4 z 4: Wskazówki uzupełniające
Krok 1. Ustaw format podpowiedzi
Podczas pisania instrukcji upewnij się, że wyraźnie ustawiłeś format. Pomoże to czytelnikowi zrozumieć, jak poprawnie czytać instrukcje, bez pomyłki.
- Użyj nagłówków, aby oznaczyć każdą sekcję wskazówki.
- Użyj liczb podczas zapisywania kroków w kolejności, w jakiej są.
- Użyj punktorów, aby zapisać alternatywne kroki, dodatkowe informacje lub cokolwiek innego, co wchodzi w zakres kroku.
- Wizualnie oddziel kroki. Dodaj spacje między krokami, aby wyglądały inaczej.
Krok 2. Wybierz skuteczny tytuł
Tytuł powinien zawierać przegląd tego, co jest opisane w twoim przewodniku.
Na przykład „Instrukcja pieczenia ciasta czekoladowego bez jajek” jest znacznie jaśniejsza niż „Ciasto czekoladowe”
Krok 3. W razie potrzeby użyj zdjęć i diagramów
Niektóre wskazówki wymagają diagramów, zdjęć, tabel lub innych wizualizacji, aby pomóc czytelnikowi zrozumieć, co jest wyjaśniane. W razie potrzeby dodaj takie wizualizacje. Wizualizacje powinny jedynie powtarzać idee zawarte w tekście, nie dostarczać żadnych nowych informacji, ponieważ jest to tylko materiał uzupełniający.
