Ponieważ jest często używany do celów osobistych i nieformalnych, napisanie formalnego e-maila może być trudne. Jeśli jednak musisz napisać formalną wiadomość e-mail do nauczyciela, szefa, partnera biznesowego, agencji rządowej lub innej osoby, która potrzebuje formalności, postępuj zgodnie z tymi prostymi wskazówkami. Przedstaw swój punkt widzenia krótko i wyraźnie oraz przestrzegaj zasad pisania, stylu i formalnego formatu listu. Na koniec sprawdź i popraw swój e-mail przed jego wysłaniem.
Krok
Metoda 1 z 3: Formatowanie wiadomości e-mail
Krok 1. Użyj profesjonalnego adresu e-mail
W idealnym przypadku adres e-mail jest odmianą Twojego prawdziwego imienia, a nie nazwą użytkownika lub pseudonimem. Jeśli to możliwe, używaj kropek, myślników lub podkreśleń, bez cyfr lub innych liter.
Na przykład [email protected] wydaje się nieprofesjonalna. Tymczasem bardziej odpowiedni byłby adres [email protected]
Krok 2. Użyj profesjonalnej czcionki
Większość dzisiejszych usług pocztowych umożliwia pisanie różnymi czcionkami i tekstami. Jednak w przypadku oficjalnych wiadomości e-mail najlepiej trzymać się oficjalnych czcionek, takich jak Times New Roman i Arial. Unikaj ozdobnych czcionek, takich jak Comic Sans lub Old English. Oprócz:
- Napisz wiadomość e-mail czytelną czcionką, taką jak rozmiar 12.
- Unikaj specjalnego pisania, takiego jak kursywa, pogrubienie lub wielokolorowe czcionki, chyba że pasuje to do treści i celu wiadomości e-mail.
- Nie pisz e-maili całkowicie wielkimi literami. Pisząc w ten sposób, będziesz wyglądać, jakbyś krzyczał na odbiorcę.
Krok 3. Nadaj e-mailowi krótki i precyzyjny tytuł (temat)
Użyj kilku słów kluczowych, które odnoszą się do treści e-maila w tytule. Pomoże to odbiorcy zignorować Twój e-mail. E-maile wysłane bez tytułu lub z niejasnym tytułem będą wydawać się nieistotne dla odbiorcy.
- Tytuły e-maili, takie jak „Szybkie pytania”, „Kontakt z Tobą” lub „Ważne sprawy”, będą dla odbiorcy niejasne.
- Tymczasem tytuł wiadomości e-mail „Harmonogram, lista gości, zaproszenie na lunch i podsumowanie spotkania na 12 marca” wydaje się zbyt długi i zawiera wiele tematów jednocześnie.
- Z drugiej strony tytuł e-maila „Meeting About Escalator Damage w dniu 12 marca” jest dość krótki i jasny. Ten tytuł może dać odbiorcy przegląd głównego tematu, a także jasną datę.
Metoda 2 z 3: Pisanie treści
Krok 1. Użyj odpowiedniego powitania
Zawsze zaczynaj formalną wiadomość e-mail od powitania. Możesz bezpośrednio wpisać nazwę odbiorcy (jeśli znasz). Uzupełnij imię i nazwisko odbiorcy tytułem lub tytułem (pan, pani, doktor itp.). Jeśli wolisz, możesz również napisać „Dear” przed imieniem i tytułem odbiorcy.
- Jeśli nie znasz nazwiska odbiorcy e-maila, po prostu napisz „Szanowny Panie/Szanowna Pani” lub „Do zainteresowanych”.
- Nie używaj „Cześć”, „Cześć” ani innych nieformalnych powitań.
Krok 2. Przedstaw się w pierwszym akapicie (jeśli to konieczne)
Jeśli piszesz do kogoś, z kim nigdy wcześniej się nie kontaktowałeś, na przykład do nowego klienta, kierownika działu kadr lub urzędnika państwowego, przedstaw się i wyjaśnij, dlaczego wysyłasz e-mail. Zapisz to w pierwszym lub drugim zdaniu e-maila.
Na przykład, wysyłając e-mail z podaniem o pracę, możesz napisać: „Nazywam się Maria Isabella. Skontaktowałem się z Tobą, aby ubiegać się o pracę jako asystent administracyjny ogłoszony na stronie JobXYZ.com”
Krok 3. Nadaj priorytet najważniejszym informacjom
Po przedstawieniu się i określeniu głównego celu wysłania wiadomości e-mail możesz przejść do treści wiadomości e-mail. Wymień najważniejsze informacje na samej górze. W ten sposób bardziej docenisz czas odbiorcy i wyjaśnisz cel wiadomości e-mail.
Na przykład, pisząc e-mail do urzędnika państwowego, możesz zacząć od: „Nazywam się Maria Isabella. Otrzymałem Twój adres e-mail z oficjalnej strony internetowej Sądu Miejskiego w Salatiga. bilet, który otrzymałem 29 lutego 2015 r.”
Krok 4. Przejdź bezpośrednio do sedna listu
W oficjalnym piśmie możesz wyrazić swoją opinię bezpośrednio. Small talk tylko sprawi, że czytelnik będzie zdezorientowany i trudny do zrozumienia, czego potrzebujesz lub potrzebujesz od niego.
- Na przykład, pisząc list do profesora na kampusie, nie musisz chodzić w kółko i pisać: „Jestem Maria Isabella. Znasz mnie? Chemia 221 jest teraz moim ulubionym kursem, ponieważ twój materiały dydaktyczne są bardzo dobrze zorganizowane, więc zawsze mogę śledzić i wiedzieć, co będzie testowane. Jeśli chodzi o egzamin, przypomina mi się o zbliżającym się egzaminie."
- Z drugiej strony, pisanie takiego e-maila może wyjaśnić: „Jestem Maria Isabella. Uczę chemii 221 i chciałem opowiedzieć o możliwym kolizji harmonogramów egzaminów”.
Krok 5. Napisz krótki e-mail
Chociaż nie ma określonego limitu długości, dobrym pomysłem jest utworzenie wiadomości e-mail tak długiej, jak jeden ekran laptopa lub komputera.
Jeśli Twój e-mail jest wystarczająco długi, podziel go na kilka krótkich akapitów. Pozostaw pustą linię między każdym akapitem, zamiast pisać go z wcięciem
Krok 6. Użyj języka urzędowego
Ponieważ formalne e-maile są tworzone w celach zawodowych, musisz zrobić dobre wrażenie. Używaj pełnych zdań i zwrotów grzecznościowych. Unikaj następujących:
- Gwara
- Niepotrzebne skróty
- Korzystanie z emotikonów i emotikonów
- Obraźliwe słowa
- Żart
Krok 7. Użyj odpowiedniego powitania na zakończenie
Podobnie jak powitanie otwierające, istnieje kilka opcji powitania zamykającego, które można wykorzystać w formalnych listach. Pamiętaj, aby podać swoje pełne imię i nazwisko oraz tytuł, a także wszelkie inne tytuły (jeśli istnieją). Przykłady powitań zamykających, których można użyć, obejmują:
- "Z wyrazami szacunku,"
- "Z poważaniem,"
- "Dziękuję Ci,"
- "Pozdrowienia,"
- "Twój uczeń,"
Metoda 3 z 3: Przygotowanie do wysłania listów
Krok 1. Dołącz wymagane załączniki
Jeśli musisz dołączyć załącznik, pamiętaj, aby umieścić go w treści e-maila, aby osoby czytające go mogły go zobaczyć. Spróbuj ograniczyć liczbę załączników i rozmiary plików oraz używaj popularnych i szeroko stosowanych typów plików.
Na przykład dołącz informację w rodzaju „Załączam kopię mojego życiorysu i portfolio w formacie PDF”
Krok 2. Popraw treść, pisownię i gramatykę wiadomości e-mail
Nie polegaj wyłącznie na usługach poczty e-mail w celu wykrywania błędów ortograficznych i gramatycznych. Przeczytaj e-mail na głos lub poproś kogoś, aby go sprawdził i naprawił. W ten sposób możesz łatwo znaleźć błędy ortograficzne i niejasne zdania.
Krok 3. Upewnij się, że Twój e-mail nie zawiera żadnych poufnych informacji
Zawsze pamiętaj, że e-mail nie jest bezpiecznym sposobem komunikacji. Pamiętaj, że serwery poczty e-mail mogą zostać zhakowane lub odbiorca może celowo lub nieumyślnie udostępnić informacje, których nie chcesz ujawniać.
