Informacja zwrotna jest jednym z głównych aspektów, które mogą pomóc pracownikom i studentom w doskonaleniu się. Informacje zwrotne są nie tylko uważane za ważne, ale także niezbędnym elementem w większości biur i sal lekcyjnych. Widać to zwłaszcza, jeśli masz pracowników lub jesteś odpowiedzialny za nauczanie innych. Pisanie informacji zwrotnych za pośrednictwem poczty e-mail staje się coraz ważniejsze, ponieważ coraz więcej pracowników komunikuje się i pracuje zdalnie. Jeśli jesteś przełożonym wydajności pracownika, napisz opinię na temat jego wydajności. Jeśli jesteś nauczycielem, napisz informację zwrotną dla swoich uczniów.
Krok
Metoda 1 z 3: Pisanie opinii dla pracowników przez e-mail
Krok 1. Podaj powód, dla którego wysyłasz pracownikowi e-mail (e-mail)
Możesz powiedzieć mu w temacie e-maila lub w treści e-maila. Jednak dobrym pomysłem jest umieszczenie go w temacie e-maila, aby wiedział, co e-mail ma przeczytać.
Na przykład napisz „Informacje zwrotne na temat propozycji projektu – świetny początek!” na temat wiadomości e-mail
Krok 2. Zacznij e-mail od przyjaznego zdania
To pokaże pracownikom, że udzielasz przyjaznych, a nie krytycznych informacji zwrotnych. Ponadto zwiększa to prawdopodobieństwo, że czytelnicy wiadomości e-mail przeczytają i otrzymają konstruktywną informację zwrotną.
Napisz coś w stylu „Miłego dnia!”
Krok 3. Doceń pracę wykonaną przez pracownika
Zwykle osoba, która otrzymuje informację zwrotną, wykonała zadanie, które oceniłbyś bardzo mocno, więc komplementuj ją na początku e-maila, aby poinformować ją, że doceniasz jego wysiłki.
Możesz powiedzieć: „Dziękuję za tak ciężką pracę nad tą propozycją. Propozycja jest bardzo dobra.”
Krok 4. Najpierw przekaż pracownikom pozytywną opinię
Pozytywne opinie sprawią, że ostra krytyka zabrzmi łagodniej. Bądź szczery, ale nie zapomnij też go pochwalić. Powinieneś skupić się na jego obecnej pracy lub na wcześniej wykonanym zadaniu.
Powiedz: „Ta propozycja jest bardzo dobra. Napisałeś bardzo imponujący cel i widzę również, że zastosowana metodologia znacznie się rozwinęła”
Krok 5. Zapisz negatywne opinie jako sugestie
W rzeczywistości pisanie sugestii dotyczących tego, które punkty należy wymienić, jest bardziej efektywne, ale czytelnik nie będzie w stanie dobrze przyjąć tego rodzaju rad. W końcu mógł czuć się zniechęcony. Dlatego zapisz informację zwrotną ze swojego punktu widzenia i jak byś ją zmienił, gdybyś napisał propozycję.
Możesz napisać: „Zamienię część pierwszą na część drugą, a następnie wyjaśnię ponownie część trzecią, aby można było tam również napisać część budżetową. Dodatkowo możesz powiedzieć „Zamierzam usunąć drugi akapit, ale na zakończenie dodam recenzję trwającego projektu”
Krok 6. Wyjaśnij udzieloną negatywną opinię
Wyjaśnij, jaki ma problem i gdzie jest problem, jeśli to konieczne. Jeśli jego krytyka dotyczy zmiany oczekiwań lub kierunku, poinformuj go. Podaj również szczegółowe powody, dla których powinna nastąpić zmiana w tej sekcji.
- Powiedz: „Wprowadzamy duże zmiany w firmie, więc musimy napisać bardziej szczegółową propozycję, rozwijając ją w kilku częściach. Przedstawiłem już przegląd części, które należy dalej rozwijać.
- Jeśli chcesz napisać informację zwrotną, która odnosi się do nastawienia danej osoby, nie zapomnij podać konkretnego przykładu tego, co masz na myśli. Na przykład, jeśli chcesz skrytykować noszenie nieodpowiednich ubrań podczas spotkania z klientem, powinieneś podać przykład popełnionego przez niego błędu. Na przykład: „Ostatnim razem, gdy widzieliśmy klienta, miałeś na sobie klapki, a wcześniej miałeś na sobie t-shirt. Takie ubrania nie odzwierciedlają profesjonalizmu firmy, który zawsze pokazujemy.”
Krok 7. Daj mu sugestie, jak może się poprawić
Twoja opinia będzie bezużyteczna, jeśli nie zapewnisz mu wyjścia. Te sugestie mogą być dowolne, od konkretnej listy danych wejściowych do ogólnej listy sugestii dotyczących osiągnięć.
- Możesz podać przykład, aby mógł rozwiązać problem. To doskonała opcja, jeśli masz na myśli konkretną sugestię. Na przykład powiedz „W następnej prezentacji użyj neutralnych kolorów i nie używaj przejść między slajdami. Poza tym na spotkanie przychodzą klienci, więc nie używaj też firmowego żargonu.”
- Alternatywnie możesz zapytać go, jakie rozwiązania chciałby zrobić, aby rozwiązać problem. Ta opcja jest doskonałym sposobem, jeśli chcesz porozmawiać o problemie, który może mieć wiele opcji rozwiązania. Na przykład „W jaki sposób możesz ulepszyć następną prezentację?” lub „Jakie zmiany chciałbyś wprowadzić w swojej następnej prezentacji?”.
Krok 8. Przypomnij mu o możliwych konsekwencjach
Niektóre problemy w miejscu pracy mogą zaszkodzić nazwie firmy, więc pracownicy powinni być o tym świadomi. W niektórych sytuacjach nie ma większych konsekwencji, jeśli pracownik popełni błąd. Jednak zdarzają się również sytuacje, w których straciłeś klienta lub nie jesteś w stanie zapewnić skutecznej obsługi z powodu braku pracowników. Czasami zdarzają się również konsekwencje dla pracowników, jeśli nie poprawią sytuacji. Natychmiast powiadom swoich pracowników, jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy.
- Na przykład daj mu znać, że obawiasz się, że klient odejdzie z powodu błędu w dokumentacji.
- Ewentualnie powiedz pracownikowi, że może nie zostać włączony do następnego projektu, jeśli nie poprawi się jego zdolność do pisania dokumentów.
Krok 9. Zakończ wiadomość e-mail z ofertą wyjaśnienia i wyjaśnienia opinii
To dobry sposób na zakończenie e-maila i pokazanie mu, że go wspierasz. Ponadto sprawi to również, że poczuje się komfortowo, gdy będzie chciał poprosić o wyjaśnienie rzeczy, których nie rozumie.
Na przykład napisz zdanie typu „Proszę dać mi znać, jeśli masz inne pytania lub potrzebujesz wyjaśnienia w tej sprawie”
Metoda 2 z 3: Pisanie opinii na temat recenzji
Krok 1. Zdefiniuj cele przeglądu wyników
To jest powód, dla którego istnieje ocena. Pracownik będzie wiedział, co przeczyta, jeśli będzie wiedział, jakie masz cele i pomoże ci zaprojektować dla niego informację zwrotną.
- Na przykład, czy koncentrujesz się na poprawie wydajności pracowników? Czy przeprowadzasz ocenę całej firmy, aby określić, jakie szkolenie zawodowe jest wymagane? Czy robisz przeglądy kwartalne?
- Poinformuj pracownika o tym celu, gdy przekazujesz mu informację zwrotną. Można powiedzieć: „Firma planuje zapewnić profesjonalne szkolenia w oparciu o potrzeby pracowników. Dlatego dokonuję przeglądów wydajności dla każdego pracownika.
Krok 2. Przejrzyj poprzednią opinię
Można to zrobić na podstawie wcześniej dostarczonych recenzji, a także nieformalnych informacji zwrotnych dostarczonych w okresie oceny. Powinieneś również sprawdzić, co zrobił pracownik po otrzymaniu informacji zwrotnej. Czy użył go, by się poprawić? Czy informacje zwrotne docierają tylko do prawego ucha i opuszczają lewe?
- Jeśli wprowadza zmiany w oparciu o wcześniejsze opinie, uwzględnij ten punkt w pozytywnej recenzji na jego temat.
- Jeśli ignoruje stare opinie, przedyskutuj z nim poprzednie problemy i brak inicjatywy, by podążać za sugestiami.
Krok 3. Opisz pozytywne opinie i podaj konkretne przykłady
Zawsze rozpoczynaj sesję feedbackową od pozostawienia pozytywnego komentarza. Pochwal pracownika za to, co zrobił dobrze i przedstaw konkretne komentarze na temat jego osiągnięć. Bądź szczery i postaraj się przekazać taką samą ilość opinii, jak liczba negatywnych komentarzy, które dasz.
- Podaj przykład taki jak: „Wykazałeś inicjatywę, kiedy zgłosiłeś się na ochotnika do prowadzenia projektu. Ponadto wykazujesz dobre umiejętności przywódcze, koordynując z członkami zespołu, słuchając sugestii innych i przydzielając ludzi do ich zadań”.
- Chwal dobre nastawienie i potrzebę kontynuowania go.
Krok 4. Daj konstruktywną krytykę i podaj konkretne przykłady
Skoncentruj się na krytyce, która może przynieść największe korzyści firmie lub docelowemu pracownikowi. Poinformuj pracownika, które obszary są dla niego trudne i dlaczego jest to dla niego problem.
Podaj konkretne przykłady. Na przykład „W ostatnich trzech prezentacjach zapomniałeś przedstawić szacowany budżet i spowolnienie projektu” lub „Średnia liczba projektów, które ukończyłeś w ostatnim kwartale wyniosła 6, ale tym razem możesz wykonać tylko 2. Myślę, że twoje wyniki są poniżej średniej”
Krok 5. Zdefiniuj cele wydajności na kolejny okres oceny
Dzięki temu pracownicy będą wiedzieć, które obszary wymagają poprawy. Ponadto zrozumiesz również, czego firma potrzebuje od swoich pracowników. Pracownik również uzna tę informację zwrotną za bardziej przydatną, ponieważ na podstawie oceny wie, czego firma od niego chce.
- Cele powinny być krótkie i konkretne. Na przykład „Pracownicy powinni sprzedawać 4 przedmioty dziennie”, „Pracownicy powinni poprawić komunikację z klientami” lub „Pracownicy powinni przejść szkolenie z zakresu przywództwa”.
- Upewnij się, że zrealizujesz te cele w następnej ewaluacji, ponieważ tego oczekują pracownicy.
Krok 6. Zapewnij możliwości szkolenia zawodowego
Twórz rekomendacje w oparciu o konstruktywną krytykę, którą podałeś. Rekomendacje te mogą opierać się na istniejących źródłach, takich jak warsztaty, szkolenia, szkolenia wewnętrzne lub mentoring międzypracowniczy. Ponadto możesz również zasugerować bezpłatne kursy dostępne online, jeśli brakuje Ci zasobów.
- Bądź otwarty, jeśli musisz zmienić sugestię po rozmowie z pracownikiem. Na przykład pracownicy mogą poprosić o szkolenie zawodowe, o którym nigdy wcześniej nie myślałeś.
- Rozważ cele pracy pracownika. Na przykład, jeśli Twoi pracownicy chcą przenieść się na stanowiska kierownicze, możesz wybrać szkolenie przywódcze jako opcję szkolenia zawodowego. Ewentualnie, jeśli interesuje go projektowanie graficzne, pozwól mu wziąć udział w kursie, aby mógł wykorzystać swoje umiejętności w Twojej firmie.
Krok 7. Zachęć pracownika do zakończenia sesji feedbackowej
Bez względu na to, jak genialna jest ocena wydajności pracownika, nikt nie lubi, gdy mówi się mu, czego mu brakuje lub co należy poprawić, więc zakończ sesję, zachęcając pracownika, aby poczuł się bardziej komfortowo i mniej zniechęcony lub przytłoczony.
Powiedz na przykład: „W zeszłym kwartale mieliśmy pewne nieprzewidywalne trudności, ale wykonałeś świetną robotę, dostosowując obciążenie pracą. Kochamy Twoją pracę i nie możemy się doczekać, aby zobaczyć więcej tego rodzaju prac w bieżącym kwartale”
Krok 8. Zachęć słuchacza do odpowiedzi
Ta odpowiedź może być ustna po omówieniu jej z nim lub możesz dostarczyć formularz opinii do wypełnienia. Otrzymasz lepszą odpowiedź, jeśli pracownicy będą mieli czas na zastanowienie się nad swoimi ocenami wyników i napisanie odpowiedzi pod twoją nieobecność.
Poproś osobę o opinię na temat recenzji, którą jej wystawiłeś. Na przykład: „Czy masz dla mnie jakieś sugestie, co muszę poprawić, gdy udzielam informacji zwrotnych? Oraz „Czy moja opinia była wystarczająco jasna i użyteczna?”
Metoda 3 z 3: Przekazywanie informacji zwrotnej uczniom
Krok 1. Skoncentruj się na wynikach uczenia się uczniów
Celem przekazywania informacji zwrotnych jest pomoc uczniom w nauce. Daj więc pozytywne komentarze, które kierują go do poprawy swoich wysiłków, a nie krytykowania jego błędów. Wykorzystaj tę sesję do udzielania instrukcji, a nie do ich krytykowania.
Możesz przekazywać pisemną opinię na temat zadań uczniów, w tym zadań pisemnych, prezentacji i projektów
Krok 2. Przekaż opinię na temat treści i mechanizmu realizacji zadania
Oba te elementy są ważne dla ucznia, ponieważ musi wiedzieć, jak poprawić te dwa elementy. Ponadto jest wielu uczniów, którzy osiągają lepsze wyniki w jednej dziedzinie niż w innej. Na przykład uczeń może mieć błyskotliwy pomysł z dobrym rozwojem pomysłów, ale nie potrafi poprawnie przeliterować, nie umie poprawnie używać interpunkcji i ma wiele niekompletnych i niedokładnych zdań.
- Jeśli przekazujesz opinię dotyczącą projektu ustnego lub prezentacji, pamiętaj o przekazaniu opinii na temat każdej części zadania.
- Na przykład prezentacje ustne wymagają informacji zwrotnej na temat treści i umiejętności wystąpień publicznych. Tymczasem projekty wymagają informacji zwrotnej pod względem treści, kreatywności i metod dostarczania.
Krok 3. Daj konkretne pozytywne i negatywne opinie
Komentarze takie jak „dobra praca”, „poprawa” lub „poprawa” nie są uważane za wystarczająco szczegółowe; uczniowie nie wiedzą, które elementy poprawić, a które są wystarczająco dobre. Powiedz uczniom, które obszary wymagają poprawy, a które są wystarczająco dobre.
- Napisz coś w stylu: „Teza jest jasna, dobrze napisana i wykorzystuje format, który badaliśmy. Jednak zdanie otwierające należy poprawić, ponieważ nie jest związane z twoją tezą”.
- Zasugeruj: „Twój pomysł jest dobrze rozwinięty, ale radzę wziąć dodatkowe sesje, aby lepiej używać przecinków i ćwiczyć pisanie doskonałych zdań”.
- Podaj kombinację pozytywnych komentarzy i konstruktywnej krytyki.
Krok 4. Zasugeruj, jak poprawić umiejętność zamiast naprawiania błędu
Możesz zgłosić błędy, ale nie edytuj zbyt wielu prac uczniów. Zapisz wszelkie problemy, które widzisz w pracy uczniów, takie jak nadmierne użycie przecinków. Następnie zasugeruj, co można dzięki niemu poprawić.
Na przykład „Użyłeś zbyt wielu przecinków w swoim eseju. Sprawdź dokładnie zasady używania przecinków i łączenia zdań z przecinkami. Jeśli przyjdziesz na dodatkową sesję, możemy przećwiczyć wspólne pisanie dobrego akapitu
Krok 5. Ustal priorytety następnej wersji roboczej lub zadania
Ustalenie takich priorytetów pomoże uczniom skupić się na innych rzeczach, które muszą zostać osiągnięte. Możesz ustalić priorytety swoich celów edukacyjnych lub potrzeb uczniów, w zależności od wykonywanej pracy.
Powiedz: „Teraz powinieneś skupić się na używaniu aktywnych zdań i nie używać niepełnych zdań”
Krok 6. Ogranicz informację zwrotną do jednego obszaru lub jednej umiejętności, jeśli to jest główny problem
Skoncentruj się na bieżących celach nauczania lub potrzebach uczniów, których oceniasz. Upewnij się, że uczeń wie, że oceniasz tylko niektóre części jego eseju, aby nie zakładał, że reszta eseju jest doskonała.
- Zaznacz obszary, na których skupi się twoja opinia.
- Przed zwróceniem pracy ucznia poinformuj go, że przekazujesz opinię tylko na temat niektórych części zadania.
- Możesz pozwolić uczniom wybrać umiejętności lub sekcje, które chcą komentować.
Krok 7. Nie przytłaczaj uczniów
Jeśli jest zbyt wiele błędów, nie naprawiaj ich wszystkich podczas jednej sesji opinii. Jeśli zostawisz zbyt wiele komentarzy podczas jednej sesji, uczniowie mogą poczuć się przytłoczeni i ostatecznie zniechęceni. Zostaw więc komentarz na temat najłatwiejszej i najbardziej podstawowej rzeczy do poprawienia.
- Na przykład możesz zacząć od sposobów na uniknięcie pisania niedoskonałych zdań i wyszukiwania słów w słowniku, jeśli nie wie, jak je przeliterować.
- Ponadto możesz również skoncentrować się na celach dydaktycznych zadania.
Krok 8. Zmotywuj uczniów do dalszej nauki
Zakończ sesję informacji zwrotnej pozytywnymi słowami i zachęć go do dalszych prób. Możesz także przypomnieć mu o jego osiągnięciach w innych zadaniach, aby jeszcze bardziej się starał.
