Czy ostatnio popełniłeś fatalny błąd lub zraniłeś czyjeś uczucia? Jeśli tak, przeproś w szczery i skuteczny sposób, na przykład pisząc list. W rzeczywistości napisanie listu z przeprosinami – czy to osobistego, czy zawodowego – jest bardzo przydatne do poprawiania błędów, a także relacji z daną osobą. Upewnij się jednak, że stosujesz różne poniższe metody, aby Twój list brzmiał szczerze i na temat.
Krok
Metoda 1 z 3: Tworzenie osobistego listu z przeprosinami
Krok 1. Zapytaj, co możesz zrobić, aby poprawić sytuację
Są szanse, że dana osoba dokładnie wie, co należy zrobić, aby naprawić błąd. Zapytanie ich o opinię pokazuje, że jesteś gotów zrobić wszystko, aby zaakceptować ich przeprosiny i poprawić sytuację.
Na przykład możesz powiedzieć: „Zdaję sobie sprawę, że schrzaniłem twoją imprezę, ponieważ nie przyszedłem, mimo że byłem umówiony. już się nie denerwujesz? Wiesz, nasza przyjaźń jest dla mnie bardzo ważna
Krok 2. Zaproponuj możliwość spotkania w celu osobistego przeprosin
Nawet jeśli naprawdę zależy to od problemu, spróbuj go poprosić, aby osobiście przeprosić. Przed zakończeniem listu wyraź chęć spotkania się z nim w neutralnym miejscu, aby osobiście przeprosić. Chociaż oferta może zostać przez niego odrzucona, nadal ją proponuj.
Na przykład możesz powiedzieć: „Naprawdę chciałem cię poznać, żebym mógł osobiście przeprosić. Proszę, podaj godzinę, która ci odpowiada, dobrze?
Krok 3. Użyj powitania na zakończenie, które będzie w stanie przedstawić twoje emocje
Jeśli list jest osobisty, upewnij się, że użyłeś również nieformalnego i emocjonalnego powitania na zakończenie. Na przykład możesz umieścić „Pozdrowienia”, „Przepraszam” lub „Pozdrowienia” na końcu listu.
Metoda 2 z 3: Tworzenie profesjonalnych przeprosin Surat
Krok 1. Zaproponuj rozwiązanie powiązanego problemu
Jeśli przeprosiny są skierowane do klientów biznesowych, upewnij się, że wiedzą, że poważnie myślisz o naprawieniu błędu. Na przykład staraj się oferować rozwiązania, które są odpowiednie i wykonalne, a nie tylko chcą być wysłuchane przez klientów.
Jeśli list jest zaadresowany do klienta Twojej firmy, spróbuj powiedzieć: „Aby poprawić popełniony w przeszłości błąd w dostawie, zwrócimy ten sam produkt bez wysyłki i zaoferujemy 30% rabatu na następne zamówienie”
Krok 2. Wyjaśnij, że podobna sytuacja się nie powtórzy
W ostatnim akapicie opisz różne kroki zapobiegawcze, które podjąłeś, aby zapobiec powtórzeniu się tych samych błędów w przyszłości. Opowiedz konkretnie o wszystkich zastosowanych metodach zapobiegania i o tym, jak skuteczne były one w radzeniu sobie z tym samym problemem.
Na przykład możesz powiedzieć: „Do tej pory wdrożyłem różne metody, aby zapobiec przyszłym opóźnieniom w projektach. Jedną z nich jest skonfigurowanie kalendarza online, który przypomina mi o tygodniu, jednym dniu i 8 godzin przed projektem terminów realizacji. Przygotowałem też bardziej szczegółową listę obowiązków zawodowych, aby każdy projekt, nad którym pracuję, mógł zostać ukończony na czas."
Krok 3. Umieść właściwe powitanie końcowe
Jeśli list jest przeznaczony do celów biznesowych, pamiętaj, aby zamknąć list formalnym powitaniem, takim jak „Z poważaniem” lub „Pozdrowienia”.
Metoda 3 z 3: Określanie tonu litery
Krok 1. Użyj uprzejmego i profesjonalnego tonu głosu w liście z przeprosinami do partnera biznesowego
Jeśli przeprosiny są skierowane do twojego szefa lub innego partnera biznesowego, zachowaj ton uprzejmy, formalny i profesjonalny. Wyjaśnij sytuację i przeproś dokładnie, prosto i wyraźnie. Nie używaj zbyt znanego stylu mówienia w nadziei, że druga osoba będzie mogła ci później łatwiej wybaczyć.
- Na przykład możesz powiedzieć: „Jeszcze raz szczerze przepraszam za błąd, który się pojawił. W przyszłości obiecuję podjąć różne kroki zapobiegawcze, aby taki błąd się nie powtórzył”.
- Nie mów: „Naprawdę przepraszam! Mam nadzieję, że mi wybaczysz”. Zdanie brzmi zbyt nieformalnie jak na profesjonalny list z przeprosinami.
Krok 2. Używaj szczerego i uczciwego tonu głosu
Jeśli przeprosiny są skierowane do kogoś ważnego w Twoim życiu osobistym, upewnij się, że ton listu jest osobisty, aby Twój list był bardziej szczery i mniej wymuszony.
Na przykład spróbuj powiedzieć: „Naprawdę przepraszam, że zraniłem twoje uczucia, posuwając się za daleko, kiedy żartowałeś. Nie myślałem, zanim się odezwałem, ale teraz rozumiem, dlaczego jesteś zły. Przykro mi."
Krok 3. Nie szukaj wymówek
Każdy błąd będzie motywowany sytuacją. Jednak nie używaj tej sytuacji jako wymówki, aby usprawiedliwić swój błąd! Zaufaj mi, to sprawi, że twoje przeprosiny zabrzmią nieszczerze. Skoncentruj się na popełnionym błędzie i przeprosinach!
Na przykład zamiast mówić: „Przepraszam, że ten projekt został zaniedbany. Ale w tym czasie mój syn był chory, a potem mój czas zajęły rodzinne wakacje”, spróbuj powiedzieć: „Przepraszam, że ten projekt został zaniedbany. W oparciu o to doświadczenie opracowałem konkretny plan, aby zapobiec powtórzeniu się tej samej sytuacji w przyszłości”
Krok 4. Nie obwiniaj innych
Bez względu na to, jak kuszące może być obwinianie kogoś innego w liście z przeprosinami, nie rób tego! Zaufaj mi, wszystkie twoje słowa w treści listu będą bez znaczenia, jeśli to zrobisz. W rezultacie osobie, której to dotyczy, trudno będzie później przyjąć Twoje przeprosiny.
Krok 5. Podpisz list
Poświęć trochę czasu na dodanie osobistego akcentu (takiego jak podpis) do listu; pokaż, że list jest dla Ciebie naprawdę ważny. Musisz wydrukować i podpisać zarówno listy osobiste, jak i zawodowe, zanim przekażesz je zainteresowanej osobie.
- Profesjonalne pismo z przeprosinami należy wysłać bardziej formalnym kanałem (np. pocztą). W międzyczasie możesz samodzielnie przesłać zainteresowanej osobie profesjonalne pismo z przeprosinami.
- Jeśli masz problemy z podpisaniem listu osobiście, dołącz przynajmniej podpis cyfrowy. Niektóre programy komputerowe udostępniają specjalne opcje tworzenia podpisów cyfrowych i dołączania ich do różnych dokumentów. Jeśli chcesz, możesz również złożyć swój podpis na kartce papieru, zeskanować go, zapisać na komputerze w formacie obrazu, a następnie wstawić do wymaganego dokumentu.
