List z solidnym prefiksem może wywrzeć na odbiorcy ogromne wrażenie. Czasami może być trudno napisać otwarcie listu i co powiedzieć w pierwszych kilku linijkach, niezależnie od tego, czy jest to list osobisty, list biznesowy, czy list motywacyjny. Jeśli chcesz nauczyć się prawidłowego formatu listu lub wymyślić niezapomniany sposób na rozpoczęcie listu, istnieją pewne szczegółowe zasady i strategie, które mogą pomóc.
Krok
Metoda 1 z 3: Rozpoczęcie prywatnej poczty
Krok 1. Wpisz swój adres w prawym górnym rogu strony
W przypadku listów osobistych umieść adres w prawym górnym rogu papieru listowego. Takie rozwiązanie ułatwia odbiorcy odpowiedź na Twój list, ponieważ nie musi wyszukiwać adresów ani zapisywać kopert.
Nie ma potrzeby wpisywania swojego imienia i nazwiska w polu adresowym. Wystarczy wpisać pełny adres lub skrytkę pocztową w pierwszej linii, a następnie miasto i kod pocztowy w następnej linii
Krok 2. Dołącz datę po adresie
Data jest bardzo ważna, aby odbiorca wiedział, kiedy napisałeś list. Istnienie daty jest również bardzo przydatne, jeśli odbiorca chce zachować otrzymane listy na później uporządkowane według daty. Umieść datę po wierszu adresu.
Najpierw wpisz datę, potem miesiąc i rok. Na przykład 22 kwietnia 2016 r. W przypadku listów w języku angielskim oznacza to użycie odpowiedniego formatu daty, zaczynając od miesiąca, a następnie daty i roku, w następujący sposób: „22 kwietnia 2016 r.”
Krok 3. Pozdrów odbiorcę
Następnie wyczyść jedną linię i zacznij pisać od lewej strony. Rozpocznij list osobisty słowami „Kochanie” lub „Kochanie.” lub innym odpowiednim osobistym pozdrowieniem. Następnie wpisz imię i nazwisko odbiorcy oraz przecinek.
Zastanów się, jak zwykle dzwonisz do odbiorcy, rozmawiając osobiście. Na przykład możesz powitać słowami „Dear Stephanie”, „Dear. Pan Tompi” lub „Droga Babciu”, w zależności od Twojego zwyczajowego powitania
Krok 4. Zadawaj pytania
W przypadku listów osobistych, takich jak do przyjaciół lub rodziny, powszechnym podejściem jest prefiks pytania. Możesz rozpocząć list od pytania, aby pokazać zainteresowanie działaniami odbiorcy lub wiadomościami.
Na przykład otwórz list z pytaniem „Jak się masz?” lub „Jaka była twoja nowa szkoła?” lub "Czy babcia jest lepsza?"
Krok 5. Przekaż, że interesuje Cię coś, co powiedział lub zrobił odbiorca
Innym sposobem na rozpoczęcie osobistego listu jest wyrażenie zainteresowania treścią poprzedniego listu adresata, np. ostatnim osiągnięciem, ekscytującym urlopem lub problemem, który on lub ona ma.
Na przykład możesz napisać „Gratuluję nagrody” lub „Świetne wakacje” lub „Przykro mi słyszeć o twoim nieprzyjemnym doświadczeniu w szkole”
Metoda 2 z 3: Rozpoczęcie listu biznesowego
Krok 1. Zapisz swój adres
Pełny adres należy umieścić nad listem. Nie umieszczaj swojego imienia i nazwiska przed adresem, ale jeśli wolisz, możesz podać swój adres e-mail i/lub numer telefonu pod adresem pocztowym.
Możesz umieścić adres po lewej lub prawej stronie
Krok 2. Wprowadź datę
Po zapisaniu adresu i innych żądanych informacji kontaktowych pomiń linię i podaj datę. Wpisz pełną datę z miesiącem i rokiem.
Na przykład 22 kwietnia 2016 r.”
Krok 3. Umieść adres odbiorcy po lewej stronie
Imię i nazwisko oraz pełny adres odbiorcy powinny być napisane po lewej stronie strony listu służbowego. Umieść adres po dacie oddzielone jedną linią.
Pomiń ponownie jedną linię po adresie. Powitanie otwierające („Drogi.” lub „Dla zainteresowanej osoby”) jest umieszczane w następnym wierszu
Krok 4. Sprawdź, czy powitanie „Kochanie” jest odpowiednie dla twoich celów
Pozdrowienie „Kochanie” to standardowe słowo rozpoczynające się w angielskich literach i często używane również w indonezyjskich literach, ale nie zawsze jest odpowiednie. Na przykład „Kochanie” wydaje się bardzo osobiste w przypadku listu ze skargą lub korespondencji biznesowej.
- Zastanów się, do kogo jest adresowany list i czy użycie słowa „Kochanie” jest odpowiednie dla Twoich celów. Jeśli chcesz lepiej poznać odbiorcę, np. tworząc zespół do projektu, być może „Kochanie”.
- Jeśli nie czujesz się komfortowo, zapomnij o sekcji z pozdrowieniami i otwórz bezpośredni list z imieniem i tytułem odbiorcy. Na przykład po prostu napisz „Pan Prihantoro” i kontynuuj od pierwszej linii.
- Alternatywnie użyj „To Whom It Matters”, ale wydaje się bardziej odległe i bardzo formalne. Użyj tej frazy otwierającej tylko wtedy, gdy nie znasz nazwy odbiorcy.
Krok 5. Zastanów się, jak powitałbyś odbiorcę
Zanim napiszesz imię odbiorcy, zastanów się, jak najlepiej go przywitać. W większości przypadków list biznesowy powinien być formalnie skierowany do odbiorcy, na przykład używając jego tytułu. Możesz także zastanowić się, jak odbiorca wita Cię w swoim liście i jakie masz z nim relacje.
- Weź pod uwagę tytuł i stanowisko odbiorcy. Jeśli odbiorca ma specjalny stopień lub stanowisko, podaj to. Na przykład, aby otrzymać list do lekarza, zacznij go od „Kochanie. Dr. Jan". W przypadku generała zacznij list od „Kochanie. Generał Wiranto”. Osoby, które mają tytuł doktora lub LLD na końcu swojego nazwiska, również powinny być adresowane jako Dr.
- Dokładnie sprawdź pocztę, na którą odpowiedziałeś. Jeśli Twój list jest napisany, aby odpowiedzieć na inny list, sprawdź, jak jesteś zaadresowany, aby zdecydować, jak powitać odbiorcę. Na przykład, jeśli otrzymany list zaczyna się od „Kochanie. Pani Yohana” oznacza, że powinieneś również zacząć od „Dear. Pan/Pani/Pan _”.
- Zastanów się, jak dobrze znasz odbiorcę. Możesz również wziąć pod uwagę poziom relacji z odbiorcą, aby określić powitanie w liście. Czy zazwyczaj witasz się po imieniu? A może używasz tytułu, kiedy go witasz? Pamiętaj, że nawet jeśli dzwoniłeś imiennie w przeszłości, w liście biznesowym może to być zbyt nieformalne. W razie wątpliwości wybierz formalną, taką jak Pan/Pani/Dr.
Krok 6. Użyj przyjemnego tonu
Kimkolwiek jest odbiorca, zawsze używaj przyjemnego tonu, aby zwiększyć prawdopodobieństwo, że odbiorca otworzy się na Twoją wiadomość. Nawet jeśli napiszesz skargę lub inną nieprzyjemną potrzebę, nigdy nie zaczynaj listu ostrym słowem lub żądaniem. Zamiast tego złóż życzenia odbiorcy lub pogratuluj mu jego osiągnięć.
Na przykład, jeśli chcesz zacząć od przyjacielskiej nuty, powiedz „Mam nadzieję, że masz się dobrze” lub „Gratuluję awansu”
Krok 7. Podaj swoje wymagania
List biznesowy powinien zaczynać się od przyjaznego otwarcia, ale równie ważne jest jasne i bezpośrednie określenie intencji listu. Możesz podać powód listu, używając wspólnego szablonu, takiego jak „Oto jestem…”
Możesz dostosować zdanie otwierające do różnych potrzeb. Na przykład, rozpocznij pismo od słów „Niniejszym oświadczam, że mamy wspólne interesy” lub „Niniejszym składam skargę” lub „Niniejszym proponuję partnerstwo pomiędzy naszymi firmami”
Metoda 3 z 3: Rozpoczęcie podania o pracę
Krok 1. Użyj formatu listu biznesowego, aby napisać adres i pozdrowić odbiorcę
Pisanie listu motywacyjnego może korzystać z tych samych zasad, co list biznesowy.
- Wpisz swój adres w prawym lub lewym górnym rogu. Nie podawaj nazwiska, tylko adres.
- W następnym wierszu wprowadź swój adres e-mail, osobisty adres strony internetowej i/lub numer telefonu.
- Pomiń jedną linię.
- Dołącz datę z miesiącem zapisanym literami. Na przykład 22 kwietnia 2016 r.
- Pomiń jeszcze jedną linię.
- Napisz powitanie, na przykład „Kochanie”. lub „Do osoby zainteresowanej”.
Krok 2. Dołącz podsumowanie swoich osiągnięć
List motywacyjny możesz zacząć od czegoś prostego, na przykład „Ubiegam się o stanowisko X”. Jeśli jednak chcesz nieco innego podejścia, możesz zacząć od podsumowania swoich najlepszych osiągnięć. To podsumowanie może przyciągnąć uwagę kierownika ds. rekrutacji i zwiększyć Twoje szanse na rozmowę kwalifikacyjną.
Na przykład zacznij od: „W ciągu ostatnich pięciu lat podwoiłem sprzedaż i rozszerzyłem zasięg na najbliższe trzy prowincje”. Możesz także kontynuować zdobywanie doświadczenia, wykształcenia, specjalistycznego szkolenia i innych kwalifikacji, które pasują do stanowiska, o które się ubiegasz
Krok 3. Wyraź entuzjazm
W liście aplikacyjnym pasja przeniesiona na papier może również zwiększyć szanse na rozmowę kwalifikacyjną. Menedżerowie zatrudniający mogą być pod wrażeniem Twojego zaangażowania w pracę.
Na przykład: „Byłem podekscytowany, gdy zobaczyłem tę ofertę pracy, ponieważ jestem wielkim fanem Twojej firmy”. Następnie wyjaśnij, co lubisz w firmie, dlaczego jesteś tak oddany pracy i dlaczego dobrze się do niej nadajesz
Krok 4. Wprowadź odpowiednie słowa kluczowe
Słowa kluczowe mogą pomóc, jeśli zamierzasz konkurować z wieloma osobami. Wymienienie słów kluczowych na początku listu może zwiększyć szanse na to, że Twoja aplikacja zostanie zauważona, zwłaszcza jeśli te słowa kluczowe wskazują, że jesteś odpowiednim kandydatem.
- Dobre słowa kluczowe do uwzględnienia to te wymienione w pracy, takie jak określone umiejętności lub doświadczenie, które posiadasz. Na przykład zacznij swój list motywacyjny od słów: „W moim pięcioletnim doświadczeniu jako kierownik sprzedaży prowadziłem regularne prezentacje, opracowałem skuteczne strategie sprzedaży i napisałem wiele skryptów sprzedażowych dla pracowników”.
- Możesz również wymienić osobę, która poleciła Ci stanowisko. Nazwa może przyciągnąć uwagę kierownika ds. rekrutacji i zapewnić ci rozmowę kwalifikacyjną. Na przykład: „Dowiedziałem się o tym wakacie od kierownika naszego działu, dr. Susanto".
