Excel świetnie nadaje się do tabel i danych, ale jak go wykorzystać i uporządkować, aby spełniał Twoje potrzeby? Narzędzie Sortuj umożliwia szybkie sortowanie kolumn w różnych formatach lub tworzenie własnych formatów dla wielu kolumn i typów danych. Użyj funkcji Sortuj, aby uporządkować dane i ułatwić ich zrozumienie i wykorzystanie.
Krok
Część 1 z 3: Sortowanie alfabetycznie lub według numerów
Krok 1. Wybierz swoje dane
Możesz kliknąć i przeciągnąć (kliknij i przeciągnij), aby wybrać kolumnę, według której chcesz sortować, lub możesz kliknąć komórkę w kolumnie, aby uaktywnić tę komórkę i pozwolić programowi Excel na automatyczne sortowanie danych.
Wszystkie dane w kolumnie muszą być uporządkowane zgodnie z ich typem, który ma zostać posortowany (np. tekst, liczby, daty)
Krok 2. Poszukaj przycisku Sortuj
Ten przycisk znajduje się na karcie Dane w sekcji Sortuj i filtruj. Aby szybko posortować, użyj przycisków „AZ↓” i „AZ↑”.
Krok 3. Posortuj kolumny, klikając odpowiedni przycisk
Podczas sortowania liczb możesz sortować je od najniższej do najwyższej („AZ↓”) lub od najwyższej do najniższej („AZ↑”). Podczas sortowania tekstu można go posortować alfabetycznie („AZ↓”) lub w odwrotnej kolejności alfabetycznej („AZ↑”). Podczas sortowania dat lub godzin możesz sortować je od najwcześniejszego do najpóźniejszego („AZ↓”) lub od najwcześniejszego do najwcześniejszego („AZ↑”).
Jeśli istnieje inna kolumna zawierająca dane poza kolumną, którą sortujesz, pojawi się okno z pytaniem, czy chcesz wprowadzić dane do sortowania. Wynik zamówienia nadal jest oparty na wybranej kolumnie, ale dane obok tej kolumny będą zgodne z kolejnością zgodnie z danymi w wybranej kolumnie
Krok 4. Problem z kolumną, która się nie sortuje
Jeśli podczas sortowania pojawi się komunikat o błędzie, najczęstszą przyczyną jest problem z formatowaniem danych.
- Jeśli sortujesz liczby, upewnij się, że wszystkie komórki są sformatowane jako liczby, a nie jako tekst. Dane liczbowe mogą zostać przypadkowo „zaimportowane” lub odczytane jako tekst z niektórych programów lub aplikacji księgowych.
- Jeśli sortujesz tekst, błędy mogą wynikać z obecności spacji lub nieprawidłowego formatowania danych.
- Jeśli sortujesz według daty lub godziny, problem zwykle wynika z formatu danych. Aby program Excel sortował według daty, musisz upewnić się, że wszystkie dane są sformatowane jako daty.
Część 2 z 3: Sortuj według wielu kryteriów
Krok 1. Wybierz swoje dane
Załóżmy, że masz arkusz kalkulacyjny z listą nazw klientów i ich lokalizacji. Następnie chcesz posortować miasta alfabetycznie, a następnie posortować alfabetycznie każdego klienta w obrębie każdego miasta. Możesz to zrobić, tworząc sortowanie niestandardowe.
Krok 2. Kliknij przycisk Sortuj
Znajduje się w sekcji „Sortuj i filtruj” na karcie Dane. Pojawi się okno, w którym możesz stworzyć określoną sekwencję z różnymi kryteriami.
Jeśli Twoja kolumna ma nagłówki w pierwszej komórce, na przykład „Miasto” i „Nazwa”, upewnij się, że zaznaczyłeś pole Moje dane mają nagłówki w lewym górnym rogu okna Sortuj, które pojawi się wcześniej
Krok 3. Dokonaj pierwszych ustawień
Kliknij menu Sortuj według, aby wybrać żądaną kolumnę. W tym przykładzie najpierw posortujesz miasto, więc wybierz odpowiednią kolumnę z menu.
- W menu „Sortuj według” wybierz „Wartości”.
- Ułóż kolejność „A do Z” lub „Z do A” według własnych upodobań.
Krok 4. Dokonaj drugiego ustawienia
Kliknij przycisk Dodaj poziomy. Spowoduje to dodanie jeszcze jednego ustawienia poniżej pierwszego ustawienia. Wybierz drugą kolumnę (w tym przykładzie Nazwa kolumny), a następnie dostosuj ustawienia (aby ułatwić czytanie, wybierz to samo menu ustawień, co w pierwszym ustawieniu).
Krok 5. Kliknij OK
Twoja lista zostanie posortowana według wprowadzonych wcześniej ustawień. Możesz zobaczyć miasta posortowane alfabetycznie, a nazwy klientów posortowane alfabetycznie w obrębie każdego miasta.
Ten przykład jest prostym przykładem i zawiera tylko dwie kolumny. Możesz jednak tworzyć złożone sekwencje i zawierać wiele kolumn, jeśli chcesz
Część 3 z 3: Sortuj według koloru komórki lub litery
Krok 1. Wybierz swoje dane
Możesz kliknąć i przeciągnąć (kliknij i przeciągnij), aby wybrać kolumnę, według której chcesz sortować, lub możesz kliknąć komórkę w kolumnie, aby uaktywnić tę komórkę i pozwolić programowi Excel na automatyczne sortowanie danych.
Krok 2. Kliknij przycisk Sortuj
Znajduje się na karcie Dane w sekcji „Sortuj i filtruj”. Pojawi się okno Sortuj. Jeśli masz inną kolumnę zawierającą dane obok wybranej kolumny, zostaniesz zapytany, czy chcesz wprowadzić te dane.
Krok 3. Wybierz "Kolor komórki" lub "Kolor czcionki" w menu "Sortuj na"
To pozwoli ci wybrać pierwszy kolor, który chcesz posortować.
Krok 4. Wybierz kolor, który chcesz najpierw posortować
W menu Zamówienie możesz użyć menu rozwijanego, aby wybrać kolor, który chcesz umieścić jako pierwszy lub ostatni w kolejności. Możesz wybrać tylko kolor, który jest w kolumnie.
Nie ma „domyślnego” ani domyślnego ustawienia sortowania kolorów. Musisz sam poczynić przygotowania
Krok 5. Dodaj kolejny kolor
Będziesz musiał dodać inne ustawienia dla każdego sortowanego koloru. Kliknij Dodaj poziom, aby dodać ustawienia. Wybierz kolejny kolor, według którego chcesz posortować, a następnie ustaw kolejność aranżacji w takiej kolejności, w jakiej chcesz je układać.
Upewnij się, że każde polecenie konfiguracji jest takie samo dla każdego ustawienia. Na przykład, jeśli sortujesz od góry do dołu, upewnij się, że w menu Kolejność dla każdego ustawienia wybierzesz Na górze
Krok 6. Kliknij OK
Każde ustawienie będzie obowiązywać indywidualnie, a kolumny zostaną posortowane zgodnie z ustawionym kolorem.
Porady
- Spróbuj posortować dane w inny sposób; Różne punkty widzenia mogą pokazać różne aspekty prezentowanych informacji.
- Jeśli Twój arkusz kalkulacyjny zawiera sumy, średnie lub inne informacje podsumowujące poniżej informacji, które chcesz posortować, uważaj, aby ich również nie posortować.
