Ta wikiHow uczy, jak tworzyć bazę danych przy użyciu danych z arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Excel, importując je bezpośrednio do Access, programu do zarządzania bazami danych firmy Microsoft. Możesz także wyeksportować dane programu Excel do formatu, który mogą otwierać programy bazodanowe. Microsoft Access to program z pakietu programów Microsoft Office i jest dostępny tylko dla komputerów z systemem Windows.
Krok
Metoda 1 z 2: Korzystanie z Microsoft Access
Krok 1. Otwórz Microsoft Access
Ten program jest oznaczony czerwoną ikoną z literą „ A Następnie otworzy się strona szablonu programu Access.
Program Access został zaprojektowany do pracy z programem Excel i jest dołączony do programu Excel w planach pakietu Microsoft Office Professional i jest dostępny tylko dla komputerów z systemem Windows
Krok 2. Kliknij Pusta baza danych
Znajduje się w lewym górnym rogu okna programu.
Jeśli chcesz użyć innego szablonu dla bazy danych programu Access, wybierz żądany szablon
Krok 3. Po wyświetleniu monitu kliknij Utwórz
Znajduje się w prawym dolnym rogu wyskakującego okienka. Następnie zostanie otwarta baza danych Access.
Krok 4. Kliknij kartę Dane zewnętrzne
Ta karta znajduje się na pasku menu u góry okna programu Access.
Krok 5. Kliknij Nowe źródło danych
Znajduje się po lewej stronie paska narzędzi” Dane zewnętrzne Następnie zostanie wyświetlone menu rozwijane.
Krok 6. Wybierz pliki
Ta opcja znajduje się w menu rozwijanym. Następnie zostanie wyświetlone wyskakujące menu.
Krok 7. Kliknij Excel
Jest w wyskakującym menu. Następnie otworzy się okno importu.
Krok 8. Kliknij Przeglądaj
Znajduje się w prawym górnym rogu okna.
Krok 9. Wybierz arkusz kalkulacyjny Excel
Przejdź do folderu przechowywania arkuszy kalkulacyjnych programu Excel i kliknij arkusz kalkulacyjny, który chcesz otworzyć.
Krok 10. Kliknij Otwórz
Znajduje się w prawym dolnym rogu okna.
Krok 11. Określ metodę przesyłania danych
Kliknij przycisk radiowy po lewej stronie jednej z następujących opcji:
- “ Zaimportuj dane źródłowe do nowej tabeli w bieżącej bazie danych ” – Wybierz tę opcję, jeśli tworzysz nową bazę danych bez tabel lub jeśli chcesz dodać nową tabelę do istniejącej bazy danych. Tworząc nową tabelę, możesz edytować informacje za pośrednictwem programu Access.
- “ Dołącz kopię rekordów do tabeli ” – Wybierz tę opcję, jeśli używasz istniejącej bazy danych i chcesz dodać dane do jednej z tabel w bazie danych. Dodając istniejącą tabelę, możesz edytować informacje za pomocą programu Access.
- “ Połącz ze źródłem danych, tworząc połączoną tabelę ” – Wybierz tę opcję, aby utworzyć link w bazie danych, który otworzy bazę danych w programie Excel. Dzięki tej opcji nie można edytować informacji za pośrednictwem programu Access.
Krok 12. Kliknij OK
Jest na dole okna.
Krok 13. Wybierz arkusz
W górnej części okna kliknij nazwę arkusza, który chcesz zaimportować z wybranego dokumentu Excel.
- Domyślnie program Excel tworzy arkusz z trzema arkuszami o nazwach „Arkusz 1”, „Arkusz 2” i „Arkusz 3”. Możesz przesłać tylko jeden arkusz dla jednego procesu. Jeśli przechowujesz informacje na wszystkich trzech arkuszach, musisz zakończyć proces przenoszenia pierwszego arkusza, a następnie wrócić do zakładki „Dane zewnętrzne” i powtórzyć wszystkie kroki dla pozostałych arkuszy.
- Możesz usuwać, dodawać i edytować nazwy arkuszy w programie Excel, a wszelkie wprowadzone zmiany są wyświetlane w bazie danych programu Access.
Krok 14. Kliknij Dalej
Znajduje się w prawym dolnym rogu okna.
Krok 15. Włącz nagłówki kolumn
Kliknij pole „Pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn”, jeśli arkusz programu Excel ma własne nagłówki kolumn w górnym wierszu (np. wiersz „ A ”).
Usuń zaznaczenie pola, jeśli chcesz, aby program Access tworzył nagłówki kolumn
Krok 16. Kliknij Dalej
Krok 17. W razie potrzeby edytuj kolumny i komórki arkusza kalkulacyjnego
Jeśli chcesz zaimportować wszystkie komórki z arkusza kalkulacyjnego bez zmian, pomiń ten krok:
- Aby edytować komórki, kliknij nagłówki kolumn, które chcesz zmienić, a następnie edytuj nazwę komórki, typ danych i/lub to, czy komórka jest indeksowana, czy nie.
- Jeśli nie chcesz importować komórek, zaznacz pole „Nie importuj pola (pomiń)”.
Krok 18. Kliknij przycisk Dalej
Krok 19. Ustaw klucz podstawowy dla bazy danych
Aby uzyskać najlepsze wyniki, pozostaw ustawienia domyślne bez zmian (aby program Access przypisywał własne klucze).
Klucz możesz ustawić samodzielnie, zaznaczając pole „Wybierz własny klucz podstawowy” i wpisując klucz w polu obok opcji. Chociaż nie jest to zalecane, możesz również wybrać opcję „Brak klucza podstawowego”
Krok 20. Kliknij Dalej
Krok 21. Dodaj nazwę
Wpisz nazwę arkusza kalkulacyjnego w polu „Importuj do tabeli”.
Pomiń ten krok, jeśli chcesz wyświetlić bazę danych z jej domyślną nazwą
Krok 22. Kliknij Zakończ
Znajduje się w prawym dolnym rogu okna.
Krok 23. Kliknij Zamknij
Znajduje się w prawym dolnym rogu okna. Następnie okno importu zostanie zamknięte i zostanie utworzona baza danych.
Możesz najpierw zaznaczyć pole „Zapisz kroki importu”, aby upewnić się, że program pamięta ustawienia ustawione dla tej bazy danych
Metoda 2 z 2: Korzystanie z programu bazy danych innej firmy
Krok 1. Otwórz dokument Excel
Kliknij dwukrotnie dokument Excel, który chcesz przekonwertować na bazę danych.
Jeśli nie utworzyłeś dokumentu, otwórz Excel, kliknij " Pusty skoroszyt ” i utwórz dokument przed przejściem do następnego kroku.
Krok 2. Kliknij Plik
Znajduje się na pasku menu u góry okna programu Excel (Windows) lub u góry ekranu (Mac).
Krok 3. Kliknij Zapisz jako
Ta opcja znajduje się w menu „ Plik ”.
Krok 4. Kliknij dwukrotnie ten komputer
Jest na środku strony.
Pomiń ten krok w przypadku użytkowników komputerów Mac
Krok 5. Wybierz format pliku
Kliknij pole rozwijane „ Zapisz jako typ” (Windows) lub „ Format pliku” (Mac), a następnie wybierz jedną z następujących opcji:
- Jeśli korzystasz z komputerowej aplikacji bazodanowej, kliknij Formatuj “ . CSV ” (wartości oddzielone przecinkami).
-
Jeśli korzystasz z internetowej aplikacji bazodanowej, kliknij Formatuj “ . XML ”.
Jeśli dokument Excel nie zawiera danych XML, nie możesz wybrać formatu XML
Krok 6. Kliknij Zapisz
Jest na dole okna. Następnie dokument zostanie zapisany z ustawionymi preferencjami.
Krok 7. Utwórz nową bazę danych w używanym programie bazodanowym
Proces będzie się różnił w zależności od używanego programu. Jednak zwykle musisz otworzyć program, kliknij „ Nowy " (lub " Plik ” > “ Nowy ”) i postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie.
Krok 8. Poszukaj przycisku Importuj…
Ten przycisk jest zwykle wyświetlany po kliknięciu menu „ Plik ”, ale używany program bazy danych może mieć swoje własne różnice.
Krok 9. Wybierz plik Excel
Znajdź i kliknij dwukrotnie plik wyeksportowany z programu Excel.
Krok 10. Postępuj zgodnie z monitami aplikacji bazy danych, aby zaimportować dane
Krok 11. Zapisz bazę danych
Zwykle menu „ Zapisz” można otworzyć, naciskając klawisze Ctrl+S (Windows) lub Command+S (Mac).
