Jeśli pracujesz jako nauczyciel lub jako autor podręczników technicznych, będziesz oczywiście musiał codziennie zapisywać instrukcje. Jednak dla większości ludzi pisanie jasnych wytycznych może być trudne. Możesz pominąć ważny krok, ponieważ zakładasz, że czytelnik zrobi to automatycznie, lub pomylić czytelnika z wieloma czynnościami związanymi z pojedynczym krokiem. Aby móc napisać jasne wytyczne, musisz najpierw wiedzieć, jak wykonać zadanie. Traktuj swój przewodnik dosłownie, aby upewnić się, że pomoże czytelnikowi wykonać zadanie.
Krok
Część 1 z 3: Zrozumienie zadań
Krok 1. Zbierz niezbędne materiały
Zanim napiszesz poradnik, powinieneś zapoznać się z zadaniem, które jest z nim związane. Przygotuj wszystkie potrzebne narzędzia i sprzęt i ułóż je w kolejności, w jakiej są używane.
Zapisz wszystko, czego potrzebujesz. Podczas pisania przewodnika może być konieczne wymienienie wszystkich materiałów i materiałów potrzebnych do wykonania zadania
Krok 2. Wykonaj samodzielnie powiązane zadanie
Nawet jeśli kilka razy uda Ci się samodzielnie wykonać powiązane zadanie, dobrze jest powtórzyć zadanie jeszcze raz podczas pisania poradnika, aby niczego nie przegapić.
- Jeśli dobrze znasz zadanie, możesz skorzystać ze skrótu. Upewnij się, że podczas pisania przewodnika nie pominiesz żadnych kroków ani informacji.
- Wyobraź sobie, że piszesz dla kogoś receptę. Jeśli często gotujesz to danie, możesz ocenić potrzebne składniki, po prostu na nie patrząc. Jednak inne osoby oczywiście potrzebują dokładnej liczby dawek tych składników.
Krok 3. Utwórz szczegółowy zarys
Podczas wykonywania zadań poświęć chwilę na zapisanie tego, co zrobiłeś. Pomoże Ci to pisać przewodniki w logicznej kolejności. Jeśli wykonasz zadanie podczas zapisywania kroków, będziesz dokładnie wiedział, co należy zrobić i kiedy je wykonać.
Krok 4. Zdefiniuj odbiorców
Sposób napisania przewodnika można dostosować do rodzaju osób, które będą czytać i śledzić Twój przewodnik. Sposób pisania poradnika dla nastolatków będzie inny niż dla dorosłych.
Wpływa również na powody wykonania zadania przez odbiorców. Cel studenta pracującego nad projektem z pewnością różni się od celu osoby dorosłej, która chce dokończyć swoją pracę
Krok 5. Utwórz krótkie wprowadzenie
To wprowadzenie powie czytelnikowi, co można zrobić i jakie będą wyniki po wykonaniu zadania. Pamiętaj, że większość ludzi pominie wprowadzenie lub przejrzy je. Dlatego nie umieszczaj we wstępie ważnych informacji ani ostrzeżeń.
- Na przykład, jeśli piszesz przewodnik o tym, jak zrobić kanapki z masłem orzechowym i galaretką, możesz krótko wspomnieć, że kanapki z masłem orzechowym i galaretką są dobrą i prostą opcją na lunch i popołudniową przekąskę dla dzieci.
- Jeśli uważasz, że musisz umieścić ostrzeżenie we wstępie, dobrym pomysłem jest umieszczenie go w jednym z kroków na wypadek, gdyby czytelnik przegapił wprowadzenie.
Część 2 z 3: Pisanie przewodnika
Krok 1. Podziel zadanie na małe kroki
Każdy krok powinien zawierać jedną akcję. Jeśli masz więcej niż jedno lub dwa zdania na krok, spróbuj podzielić je na krótsze, prostsze kroki.
Na przykład napisałeś przewodnik, jak chodzić z psem. Krok z napisem „Załóż obrożę na szyję psa i zawiąż smycz” jest połączonym krokiem, który składa się z dwóch czynności: przypięcia smyczy oraz zawiąż wodze. Zatem jako pierwszy krok napisz „Załóż smycz na szyję psa”, a jako drugi krok „Załóż smycz na smycz”.
Krok 2. Rozpocznij każdy krok słowem akcji
Każdy zapisany krok musi być wykonalny. Użyj czasowników, aby wskazać dokładnie, jakie działania należy podjąć, aby ukończyć krok w zadaniu.
- Konstruuj swoje zdania, aby powiedzieć komuś, co ma robić, a nie to, co musi wiedzieć.
- Załóżmy na przykład, że piszesz przewodnik o tym, jak chodzić z psem, a jednym z kroków jest dostosowanie rozmiaru smyczy. Na tym etapie wyrażenie „sprawdź rozmiar smyczy” lub „zmierz szyję psa” jest bardziej prawdopodobne niż po prostu „Poznaj rozmiar smyczy”.
Krok 3. Śledź logiczny postęp
Załóżmy, że czytelnik przystąpi do pracy natychmiast po przeczytaniu pierwszego kroku. Zwykle czytelnik nie doczyta do końca instrukcji. Jeśli istnieją informacje, które czytelnik musi znać, aby wykonać zadanie, dołącz te informacje do kroków przewodnika.
- Jeśli na danym etapie istnieje zagrożenie, dołącz ostrzeżenie na tym etapie. Nie umieszczaj ostrzeżenia we wstępie lub na końcu przewodnika, gdy jest już za późno.
- Dołącz odpowiednie instrukcje, aby czytelnicy wiedzieli, kiedy poprawnie wykonali kroki. Na przykład możesz napisać „Smycze mają odpowiedni rozmiar, jeśli możesz wsunąć dwa palce między tył obroży a szyję psa”.
Krok 4. Starannie dobieraj słowa
Używaj prostego języka, który jest łatwy do zrozumienia dla wszystkich. Należy unikać używania żargonu lub terminów technicznych. Jeśli musisz użyć terminu technicznego, postaraj się, aby był krótki i prosty.
Na przykład, jeśli piszesz poradnik, jak złożyć pozew, może być konieczne dołączenie terminów prawnych. Najpierw napisz proste wyjaśnienie, a następnie przejdź do terminów technicznych użytych w próbie
Krok 5. Używaj czasowników pozytywnych
Zwykle dobrym pomysłem jest zapisanie, co czytelnik musi zrobić, aby wykonać zadanie, a nie czego nie robić. Kiedy ktoś czyta przewodnik, jego umysł będzie dążył do wykonania zadania. Jeśli zaczniesz od rzeczy, których nie powinni robić, mogą się pomylić i zrobić to, czego nie powinni.
Na przykład, jeśli piszesz przewodnik, jak wyprowadzać psa, możesz napisać „upewnij się, że smycz jest prawidłowo przymocowana” lub „dopasuj obrożę, aby dobrze pasowała” zamiast „nie zakładaj smyczy zbyt ciasny” lub „nie nosić zbyt ciasnego kołnierzyka”."
Krok 6. Napisz w drugiej osobie
Użyj słowa „ty”, aby zwrócić się bezpośrednio do czytelników, aby się nie pomylili. Kiedy użyjesz słowa „ty”, czytelnicy będą wiedzieć, co należy zrobić, aby wykonać zadanie bez konieczności zgadywania.
Na przykład, jeśli napiszesz „dźwignia musi być wciśnięta”, zmuszasz czytelnika do odgadnięcia, kto powinien nacisnąć dźwignię. Zwrot „musisz nacisnąć dźwignię” lub nawet „naciśnij dźwignię” nie pozostawi czytelnika w wątpliwość
Krok 7. Uwzględnij alternatywy
Czasami istnieje więcej niż jeden sposób na wykonanie jednego lub więcej kroków. Dołącz alternatywy wraz z krokami, aby czytelnicy mogli wybrać preferowany sposób.
Na przykład, jeśli piszesz przewodnik, jak zrobić kanapkę z masłem orzechowym i galaretką, dołącz alternatywne nadzienie, takie jak „Masło migdałowe dla osób z alergią na orzechy”
Krok 8. Dołącz obraz, jeśli to pomoże
Istnieje przysłowie, które brzmi mniej więcej tak: „jeden obraz jest lepszy niż tysiąc słów”. Aby stworzyć jasne wytyczne, czasami obrazy lub diagramy ułatwią czytelnikom zrozumienie podanych przez Ciebie wytycznych.
Aby uzyskać więcej wskazówek technicznych, upewnij się, że obraz może wyraźnie pomóc czytelnikowi, a działanie na obrazie nie jest utrudniane przez narzędzia lub ręce
Część 3 z 3: Testowanie stworzonych przewodników
Krok 1. Zorganizuj swój przewodnik na sekcje
Złożone zadania mają więcej niż jedną część. Jeśli piszesz przewodnik do dużego zadania, który składa się z kilku mniejszych części, podziel je na osobne części.
- Jeśli numerujesz prowadnice, przypisz numer do każdej sekcji. Czytelnik odczuje sukces osiągnięcia po ukończeniu każdej sekcji.
- Nawet jeśli twoje zadanie nie zawiera części, które można tylko częściowo kontrolować (częściowo niezależne), podziel je na części, jeśli zadanie ma wiele kroków. W ten sposób czytelnik nie będzie przytłoczony liczbą kroków w przewodniku.
Krok 2. Spróbuj wykonać napisany przez siebie przewodnik
Jeśli nie możesz postępować zgodnie z pisemnymi wytycznymi, nikt inny też tego nie zrobi. Poproś przyjaciela, aby przeczytał i podążał za przewodnikiem i zapytaj, czy są jakieś części, które go mylą.
Może być konieczne kilkakrotne przetestowanie przewodnika, zwłaszcza jeśli Twój przewodnik jest długi lub złożony
Krok 3. Ostrożnie edytuj swój przewodnik
Literówki i błędy gramatyczne zepsują przejrzystość twojego przewodnika, utrudniając jego śledzenie. Przeczytaj swój przewodnik tam iz powrotem, aby upewnić się, że nie ma błędów.
Jeśli nie masz pewności co do swoich umiejętności edycji, poproś znajomego, aby sprawdził Twój przewodnik
Krok 4. Dołącz listę potrzebnych narzędzi i materiałów
Zwłaszcza jeśli zadanie wymaga specjalnych narzędzi lub materiałów, ta lista będzie bardzo pomocna dla czytelnika. Umieść tę listę na początku przewodnika, aby czytelnik mógł zebrać wszystkie narzędzia i materiały przed rozpoczęciem zadania.
Wyobraź sobie, że piszesz przepis. Przepisy zawsze zawierają wszystkie składniki i narzędzia potrzebne na początku. W ten sposób możesz zebrać wszystko przed gotowaniem
Krok 5. Podaj odpowiednie ostrzeżenia
Podczas testowania przewodnika możesz odkryć ukryte niebezpieczeństwa, które nie zostały ujawnione, gdy po raz pierwszy pisałeś przewodnik. Ostrzegaj czytelników, aby mogli strzec się przed tym niebezpieczeństwem.
