Event management to wspaniałe doświadczenie, niezależnie od tego, czy jest to prywatna impreza, impreza firmowa, dla rodziny i przyjaciół, czy wesele i inne formalne wydarzenia. Ta praca jest bardzo trudna do wykonania, ale też bardzo satysfakcjonująca. Naprawdę możesz zrobić różnicę dla zaangażowanych osób, które docenią Twoją gościnność i wysiłek w zorganizowaniu przyjęcia urodzinowego, rocznicy, samego ślubu lub innej uroczystości. Poniższe kroki nauczą Cię, jak być dobrym menedżerem wydarzeń, przedstawią sugestie dotyczące rozwiązywania problemów i unikają wszystkich problemów dzięki starannemu planowaniu.
Krok
Część 1 z 5: Opanowanie podstaw
Krok 1. Określ cele i zadania, które chcesz osiągnąć
Wszystko to wydaje się zbyt logiczne, ale musisz to zapisać, aby dowiedzieć się, jaka wielkość sali będzie działać najlepiej, odpowiedni budżet, cel wydarzenia, liczba (lub rodzaj) gości i jakie strategie zastosować Twoje konkretne wydarzenie. Jaki jest idealny efekt końcowy? Co chcesz osiągnąć?
- Kiedy już zdecydujesz, jakie wydarzenie zamierzasz zorganizować (uroczystość, zbieranie funduszy, edukacja, sprzedaż, propozycja itp.), zastanów się, dlaczego to robisz. Znajomość swojej motywacji może pomóc Ci zachować koncentrację i energię.
- Wyznaczenie niektórych celów może również pomóc w osiągnięciu właściwego celu. Nie możesz ciągle próbować trafiać do nieokreślonego celu! Kiedy masz tylko 40 000 000 00 IDR i chcesz osiągnąć 50 000 000 00 IDR, wyceluj w tę kwotę, a otrzymasz pomoc w dotarciu do mety.
Krok 2. Wybierz datę i godzinę
Te dwa są najważniejszymi czynnikami w planowaniu wydarzeń. Nie wybieraj daty i godziny, które powstrzymają wiele osób przed uczestnictwem lub wszystkie wysiłki związane z planowaniem wydarzenia pójdą na marne. Unikaj też umieszczania tych dwóch elementów zbyt daleko od teraźniejszości – lub nawet zbyt blisko – w przeciwnym razie Twoi goście zapomną o Twoim wydarzeniu i poczynią inne plany. Nie daj się trafić syndromowi Złotowłosej podczas zarządzania wydarzeniami!
Najlepiej powiadomić gości z dwutygodniowym wyprzedzeniem. W ten sposób mają czas na planowanie i możesz im przypomnieć jeszcze raz lub dwa, zanim nadejdzie czas. Jeśli to możliwe, wyślij zaproszenia na wydarzenia z kilkutygodniowym wyprzedzeniem
Krok 3. Wybierz miejsce
Po ustaleniu rodzaju i czasu wydarzenia zastanów się nad miejscem. Podejdź do potencjalnych lokalizacji, przygotowując terminy i to, czego potrzebujesz. Jaki typ budynku chciałbyś wykorzystać i jak zaaranżowałabyś przestrzeń? Czy goście zasiądą na ławkach w rzędach, zwykłych ławkach, przy stole jadalnym lub plenerowych pledach piknikowych? Czy warunki pogodowe będą miały wpływ? Czy znajdzie się miejsce do tańca, podium dla prelegentów, czy scena? Jeśli tak, zaplanuj, aby upewnić się, że miejsce, które chcesz, jest wystarczająco duże.
- Zawsze wcześniej odwiedzaj potencjalne miejsca i rysuj mapę. Ta mapa może być używana jako „plan wojenny” i umożliwia szkicowanie i przydzielanie miejsca na stole, tras obsługi żywności, dostępu dla osób niepełnosprawnych (w razie potrzeby) i dróg wyjścia z budynków, a także sposobu ładowania różnego niezbędnego sprzętu. Należy również zaznaczyć lokalizację agregatów prądotwórczych, urządzeń zewnętrznych takich jak lodówki, maszyny do lodu, grille czy piece itp. Zbadaj również położenie gniazdek elektrycznych i kabli (możesz je przykryć dywanem) oraz wszystko inne, co może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa.
- Czy zgodnie z prawem będziesz potrzebować pozwolenia władz lokalnych? W większości przypadków zezwolenie to jest wymagane do otwierania barów, ale czasami także do hałasu, dojazdu i parkowania pojazdów, dużych konstrukcji, takich jak pawilony, tłumy i innych celów.
Krok 4. Określ liczbę osób do zaproszenia
Ile osób możesz zaprosić w zależności od budżetu i miejsca? Niektóre wydarzenia są ściśle ograniczone do umożliwienia udziału tylko zaproszonym, co ułatwia planowanie, ale wiele innych może pozwolić na dodatkowe osoby, takie jak dzieci, małżonkowie lub przyjaciele. Wiedz też, że im więcej gości, tym więcej członków załogi będziesz potrzebować.
- Aby uniknąć problemów logistycznych, upewnij się, że w osobie zapraszanej zawsze jest wystarczająco dużo miejsca, aby ludzie mogli się poruszać.
- W starszych obiektach zwykle określa się liczbę gości jako „pax”, więc jeśli zobaczysz słowa „150 Pax” na budynku wielofunkcyjnym, oznacza to, że pojemność wynosi 150 gości.
Krok 5. Ustal budżet
W idealnym przypadku masz kilka osób, na które możesz liczyć, aby obliczyć, ile pieniędzy będziesz potrzebować na to wydarzenie. Czy zapłacisz personelowi? Wypożyczasz sprzęt i miejsca spotkań? Dostarczanie jedzenia i picia? Drukować broszury lub pocztówki? Określ rozsądną kwotę i dostosuj plan na podstawie tej kwoty. Nie pozwól przekroczyć swojego budżetu, jeśli nie musisz.
Możesz znaleźć się w sytuacji, w której możliwe jest pozyskanie sponsorów lub darowizn, ale większość z nas zazwyczaj nie ma tyle szczęścia. Jeśli nie możesz przewidzieć, jakie dodatkowe pieniądze nadejdą, zaoszczędź tyle, ile możesz. Zamiast wynajmować usługi cateringowe, zorganizuj imprezę losową (goście przynoszą własne jedzenie). Nadal możesz przygotować trochę jedzenia, ale ogólnie wszystko, co musisz zrobić, to zapewnić stół jadalny, przybory kuchenne i lodówkę. Zamiast zatrudniać fotografa, nakręć własne wydarzenie. Bądź kreatywny w razie potrzeby
Krok 6. Zbierz zespół
Stwórz zespół serwisowy (nawet jeśli w skład tego zespołu wchodzą przyjaciele i krewni lub inni wolontariusze) do obsługi różnych odpowiednich sekcji, nawet jeśli nie prowadzisz imprezy profesjonalnie i organizujesz tylko małe imprezy rodzinne. Istotą dobrego zarządzania wydarzeniami na dużą skalę jest zachęcenie ludzi do kierowania określonymi obszarami i upewnienie się, że wszyscy członkowie zespołu znają wielki plan.
Twoja załoga powinna być jak najwcześniej informowana o ważnych sprawach, podobnie jak inne zespoły, za które płacisz, i wszyscy zaproszeni goście. Jak najszybciej poinformuj każdego członka załogi o zadaniu i daj mu opcje, gdy tylko jest to możliwe. Postaraj się także, aby kilka osób było w trybie gotowości – ponieważ zawsze będą drobne czkawki w każdym aspekcie wydarzenia
Krok 7. Stwórz plan wydarzenia
Zdecyduj, co wydarzy się na Twoim wydarzeniu. Kiedy prelegenci zaczną mówić? Czy będą zaplanowane gry, zajęcia lub prezentacje? Ile czasu zajmuje gościom jedzenie? Zdefiniuj szczegółowy harmonogram zajęć w ciągu dnia.
Zawsze zostawiaj miejsce na błędy; nie będzie na świecie ani jednego wydarzenia, które przebiegłoby dokładnie tak, jak zaplanowano co do minuty. Ludzie będą się spóźniać, przemówienia będą się przedłużać, kolejki po żywność nie będą przebiegać gładko, a na Twojej drodze może pojawić się milion innych problemów. Więc chociaż musisz wiedzieć, co się dzieje, zrozum, że to tylko pomoc w organizacji i nic nie jest pewne
Część 2 z 5: Wydarzenia biegowe
Krok 1. Wyślij zaproszenie
Jeśli nie, skąd jeszcze ludzie będą wiedzieć, że organizujesz wydarzenie? Wysłać zaproszenie! Nie ignoruj tego. Zaproszenia to główna twarz Twojego wydarzenia. Pierwsze wrażenia na temat tego, czego ludzie mogą się spodziewać i skłonić ich do podjęcia decyzji, czy powinni przyjść. To zaproszenie musi być dobre.
-
Rozważ typowe zaproszenia – w formie pocztówek, broszur itp. Staraj się także nie używać papieru: wysyłaj e-maile, biuletyny lub korzystaj z witryn takich jak Facebook, Twitter i Eventbrite do wysyłania zaproszeń, liczby gości i kalendarzy.
Poprawka: jeśli chcesz zgromadzić jak najwięcej osób, skorzystaj z Facebooka i Twittera. Jeśli spróbujesz ograniczyć to tylko do gości VIP, unikaj tych dwóch usług, w przeciwnym razie wpadniesz w kłopoty
Krok 2. Zwróć uwagę na tych, którzy potwierdzili swoją obecność
Musisz liczyć z wyprzedzeniem, aby dowiedzieć się, ile i czego będziesz potrzebować, więc rób notatki! Może to nie być liczby, które się pojawią, ale i tak otrzymasz przegląd. Mogą w tym pomóc witryny przeznaczone do zarządzania wydarzeniami – chociaż można również korzystać z arkuszy roboczych Facebooka i Excela.
Krok 3. Zajmij się tym, co musisz wynająć
Czy musisz znaleźć, zatrudnić, zarezerwować lub delegować zadania fotografom, budowniczym, projektantom i dekoratorom, zaproszonym mówcom, sponsorom, artystom lub zespołom, przywódcom religijnym lub urzędnikom, tancerzom lub imprezom demonstracyjnym? Weź pod uwagę wszystkie te aspekty, jeśli chodzi o miejsca siedzące i catering, aby w razie potrzeby przygotować dla nich posiłki i stoły.
- Będziesz przygotowywać jedzenie i napoje? Jeśli tak, to jacy członkowie zespołu będą nadzorować gotowanie, podawanie i higienę jedzenia? Jakie jedzenie powinieneś podawać? Czy goście mogą mieć alergie, mieć potrzeby wegetariańskie, cukrzycę, mieć potrzeby religijne, takie jak halal lub koszerne, bezglutenowe itp.? Czy będą niemowlęta, małe dzieci lub osoby starsze/ranne, które nie mogą jeść stałych pokarmów?
-
Czy zadbano o aspekty rozrywkowe i logistyczne? W tej sekcji można omówić sprzęt muzyczny, pawilony lub namioty, a także potrzebne efekty dekoracyjne z zarządzania sceną, takie jak mikrofony i wzmacniacze, oświetlenie, linie energetyczne, projektory i ekrany do pokazów slajdów, maszyny do dymu lub inne magiczne efekty sceniczne, takie jak lustra, banery i znaki firmowe itp.
Jeśli zatrudnisz podwykonawcę do prowadzenia rozrywki, skonsultuj się z nim, aby upewnić się, że może dostarczyć i przygotować sprzęt samodzielnie, oprócz lokalizacji usługi, etapu i harmonogramu. W ten sposób możesz wiedzieć, co zrobić, aby im pomóc
- Dostawcy usług cateringowych, kwiaciarnie, rozrywka i inne ważne osoby potrzebują dużo czasu na przygotowanie. Nagłe prośby zwykle kosztują więcej. Dodatkowo, jeśli nie mogą dotrzymać słowa, nadal będziesz miał czas na szukanie alternatyw.
Krok 4. Znajdź kogoś, kto będzie gospodarzem (MC)
MC nie zawsze musi organizować całą imprezę, ale poprowadzi ją. MC jest zwykle członkiem partii, który skomponuje przemówienie, ogłosi serię wydarzeń, takich jak posiłek, taniec, ważni goście lub rozrywka. Komunikuj się często z tą osobą i informuj ją na bieżąco.
Czasami musisz być MC. Jeśli tak, twoje zadanie będzie znacznie trudniejsze, ponieważ musisz pracować, aż całe wydarzenie zostanie ukończone. Skonfiguruj liderów grup dla swojego zespołu serwisowego, aby można było im delegować większość normalnych zadań
Krok 5. Zbierz sprzęt
Zatrudniając zespół, sprawdź dokładnie i upewnij się, że ma przy sobie niezbędne przedmioty. W niektórych przypadkach mogą przygotowywać tylko sami lub niektóre przedmioty; Może być konieczne osobne zaopatrzenie się w potrzebny sprzęt. Możesz wypożyczyć, kupić, a nawet pożyczyć te narzędzia ze swoich sieci społecznościowych. Sprawdź listę potrzebnych rzeczy, od serwetek po zestaw głośnikowy i kable połączeniowe.
Dekoracja to ważny element każdego wydarzenia. Obrusy, kwiaty, prezenty, świece, balony, banery lub tła fotograficzne, czerwone dywany itp. powinna być zawsze dobrze zaplanowana z wyprzedzeniem
Krok 6. Spełnij podstawowe potrzeby
Jedną z rzeczy, o których zapomina wielu początkujących, jest wyższość obiektów na miejscu imprezy. Czy miejsce ma wystarczająco dużo udogodnień? Przykładami są toalety i prysznice, miejsca parkingowe, łatwy dostęp dla osób niepełnosprawnych, szatnie, magazyny i kuchnie, odpływy wody, chłodziarki do wina, dostęp do prądu itp. W ten sposób możesz przewidzieć przeszkody, które mogą się pojawić.
Pomyśl także poza wydarzeniem: czy będziesz potrzebować transportu i zakwaterowania dla gości spoza miasta/za granicą lub delegatów hotelowych? Czy musisz zarezerwować miejsce na ich transport na i z imprezy?
Krok 7. Wiedz, z kim będziesz się spotykać
Zrozumienie hierarchii społecznej wydarzenia – nawet jeśli nie jest to twoje wydarzenie – jest niezbędne, aby wiedzieć, jak poradzić sobie z każdą sytuacją. Ponieważ klienci muszą w ciebie wierzyć, dowiedz się następujących rzeczy:
- Kim są główni goście – zazwyczaj łatwo to zauważyć, gdy wydarzenie jest uroczystością – na przykład para młoda na weselu. Jednak klient nie zawsze jest gościem kluczowym, mimo że nadal może być zaliczony do jednej ze stron w grupie. Albo twój klient może w ogóle nie uczestniczyć.
- Kim są goście, którzy są typem gościa gospodarza – są to osoby, które często pełnią rolę gospodarzy przy swoich stołach i mają tendencję do nawiązywania kontaktów towarzyskich i motywowania innych gości. Są przydatne do utrzymania przyjemnej atmosfery i prowadzenia rozmów, gdy sytuacja się uspokoi, zachęcania ludzi do tańca lub przedstawiania innym gościom nowych przyjaźni. Są również zwykle niezawodne i przydatne do śledzenia wydarzeń, ponieważ mogą pomagać, a nawet służyć jako gość / konferansjer w nagłych wypadkach. Ludzie tacy jak ta sprawiają, że wydarzenie przebiega płynnie na czele.
- Kim są goście typu Peacemakers? Powinieneś pamiętać o tych osobach przez cały czas, ponieważ to właśnie z nimi będziesz chciał skonsultować się w sprawie problemów. Zaangażujesz ich również w obsługę i debatę, jeśli to konieczne. Goście w tej grupie to zazwyczaj głowa rodziny, opiekun lub szef ochrony.
- Kto jest decydentem. W większości przypadków decydentem jesteś sam jako menedżer, ale gdy musisz skonsultować się z gośćmi bez angażowania kluczowej grupy (ponieważ zwykle skupiają się na byciu dobrymi gospodarzami), dowiedz się, z kim powinieneś się spotkać w nagłym wypadku. Mówiąc najprościej, ta osoba będzie płacić rachunek za twoje usługi lub kogokolwiek nazywasz „klientem”.
Część 3 z 5: Zbliżanie się do mety
Krok 1. Poznaj miejsce
Zanim rozpocznie się wydarzenie, sprawdź miejsce i zdecyduj, w jaki sposób zamierzasz to poskładać. Może zaistnieć potrzeba określenia dodatkowych ustaleń, aby dostosować plan piętra – na przykład w zakresie okablowania, oświetlenia itp. A jeśli te rzeczy są dla Ciebie trudne do znalezienia, goście również mogą doświadczyć tego samego, więc rozważ aspekt praktyczny!
Opracuj plan wdrożenia i harmonogramy, kiedy tylko jest to możliwe. Jeśli coś nie pasuje, pozbądź się tego. Porozmawiaj z kierownikiem budowy i dowiedz się, co może zrobić, aby pomóc i czy istnieją jakieś zasady dotyczące zagospodarowania przestrzennego, których musisz przestrzegać, szczególnie w nagłych wypadkach
Krok 2. Rozważ przygotowanie prezentów dla swojego zespołu
Członkowie załogi będą ciężko pracować. Aby okazać uznanie i utrzymać wydajność, przygotuj drobny upominek, który otrzymasz po zakończeniu wydarzenia. Napoje w butelkach, batoniki muesli, czekoladki i inne drobne przedmioty, cokolwiek Ci odpowiada, pomogą utrzymać ich morale.
Zastanów się również nad podarowaniem im broszki lub małego markera imprezowego, aby poczuli się częścią wydarzenia i zapamiętali je. Upewnij się również, że są karmione i pojone! Zespół jest zasobem, z którego powinieneś móc nadal korzystać w przyszłości
Krok 3. Sprawdź wszystkie zespoły i osoby z zewnątrz
Przed wydarzeniem upewnij się, że wszyscy się zgadzają. Przekaż załodze jasne instrukcje, jak dostać się na miejsce, i podaj swój numer kontaktowy lub wizytówkę, aby mogli zadzwonić po wskazówki. Zakończ, upewniając się, że nie ma pytań.
Upewnij się, że wszyscy czują się komfortowo z tym zadaniem. Niektórzy ludzie mogą nie chcieć tego mówić, więc spróbuj je przeczytać. Czy wyglądają pewnie i pewnie? Jeśli nie, uspokój ich, przejrzyj zadania i zadaj kilka podstawowych pytań. W razie wątpliwości sparuj wątpiącego z bardziej zdolnym partnerem
Krok 4. W razie potrzeby przygotuj listę kontaktów i inne pliki
Ustawienia osobiste są tak samo ważne jak organizacja wydarzeń. Jeśli zawsze będziesz schludny, nawet jeśli niektóre rzeczy się popsują, wszystko będzie dobrze. Ale w przeciwnym razie stan wydarzenia byłby całkowicie zrujnowany. Oto kilka sposobów na przygotowanie się:
- Utwórz kartę kontaktową z numerami telefonów i adresami. Cukiernia myślała, że to ty przyjdziesz odebrać zamówienie? Nie ma znaczenia. Zadzwoń do członka swojego zespołu, który mieszka w pobliżu sklepu i poproś go o odebranie go w drodze na miejsce wydarzenia.
- Utwórz listę kontrolną. Na podstawie raportów zespołu dowiesz się, jakich przedmiotów, wyposażenia i przedmiotów wciąż brakuje.
- Przygotuj dowód wpłaty i odpowiednie rozliczenia. Im bardziej jesteś dokładny, tym mniej problemów będziesz miał w przyszłości.
Krok 5. Unikaj zmian w ostatniej chwili
Czy będą regularne zmiany artystyczne? Śluby zwykle wyglądają tak, a klient chce zmiany projektu w ostatniej chwili, więc upewnij się, że poinformujesz go o ostatecznej dacie zmiany. Zwykle termin ten upływa tydzień przed wydarzeniem, aby klienci byli wolni, ale jesteś również chroniony przed zmianami w ostatniej chwili, które są kłopotliwe i kosztowne w wykonaniu.
Jeśli zmiany są proste, małe lub podstawowe i mogą wykorzystać już zainstalowane dekoracje, postaraj się nie odrzucać prośby klienta tak bardzo, jak to możliwe. Upewnij się, że dostosowujesz się do potrzeb klienta najlepiej, jak potrafisz, w przypadku wydarzenia, które może być bardzo emocjonalne
Część 4 z 5: Radzenie sobie z prawdziwym wydarzeniem
Krok 1. Przygotuj wszystko
Bądź pierwszym, który pojawi się na scenie, aby nadzorować przygotowania. Upewnij się, że wszyscy zgłaszają się prawidłowo i zacznij dzwonić, jeśli nie. Pomóż tym, którzy potrzebują pomocy, wskaż tych, którym należy kierować i odsuń się w razie potrzeby. Trzymaj się z dala od kontuzji, dopóki wydarzenie się nie skończy.
Poczujesz się trochę spokojniej, jeśli masz listę kontrolną. Przygotuj tę listę dla załogi, załogi zewnętrznej, dekoracji i instalacji oraz wyposażenia. Gdy wszystko zostanie sprawdzone, możesz odetchnąć z ulgą
Krok 2. Deleguj zadania
Nie bój się tego zrobić. Głównym czynnikiem powodującym stres w wydarzeniu jest czas. Aby zaoszczędzić pieniądze, przygotuj się na podział pracy. Jeśli ktoś nie pracuje optymalnie, podaj inne zadanie, które jest dla niego bardziej odpowiednie. Nie jesteś naprawiaczem ani nie przekraczasz granic; Wykonujesz tylko tę pracę, która jest Twoim obowiązkiem.
Podczas delegowania zadań bądź stanowczy, ale uprzejmy. Powiedz: „John, potrzebuję cię teraz do pomocy przy cateringu. Dziękuję”. Twoja załoga musi z pasją zarządzać wydarzeniem. Upewnij się, że wszystko idzie gładko, będąc niezbędną postacią lidera
Krok 3. Bądź elastyczny
Oznacza to, że musisz upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z planem i pomóc lub uruchomić plan tworzenia kopii zapasowych na wypadek, gdyby coś poszło nie tak – i być w stanie to zaakceptować. Jeśli zaczniesz się stresować, nie będziesz w stanie jasno myśleć. Kiedy umysł nie jest jasny, nigdy nie osiągniesz dobrych rezultatów. Więc kiedy mówca zajmuje dziesięć minut za długo i ignoruje twoje sygnały lub próbuje go odwrócić, zrelaksuj się. Po prostu dostosuj sesję deserową, nikt nie zauważy. Wydarzenie będzie również nadal przebiegać płynnie.
Problemy zawsze się pojawią. Nie możesz wszystkiego przewidzieć, a im szybciej to zaakceptujesz, tym lepiej. Spokojny i stabilny event manager może być bardzo przydatny na każdym wydarzeniu; ale jeśli jesteś spięty i niespokojny, wydarzenia mogą pójść źle. Więc zrelaksuj się i płyń z prądem – Twój show dobiega końca
Krok 4. Poinformuj wszystkich o najnowszych wydarzeniach
Upewnij się, że liczba i potrzeby gości są nadal prawidłowe w dniu wydarzenia i jak najszybciej powiadom zespół obsługi o wszelkich zmianach. Musisz być pierwszą parą oczu, która zauważy, że coś jest nie tak.
Skonsultuj się z klientem, aby zobaczyć, jak się czuje; może być podekscytowany, zdenerwowany, zmartwiony, znudzony lub wyczerpany i mieć problemy. Możesz mu pomóc, będąc wyrozumiałym, mówiąc miłe słowa i pomagając mu praktycznie. Poświęć czas, aby w razie potrzeby wzbudzić entuzjazm dla gości i zespołu
Krok 5. Wykonuj swoją pracę
Ufaj zespołowi serwisowemu i szanuj go, aby robił swoje – gdy zapewnisz mu solidną podstawę, wszystko będzie dobrze. Zaoferuj pomoc w razie potrzeby, ale ten członek zespołu powinien być wystarczająco doświadczony, aby w ogóle nie potrzebować pomocy. Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać:
- Działaj najpierw jako recepcjonistka lub recepcjonistka. Spotkaj się i pozdrów (w razie potrzeby) każdego gościa po jego przybyciu. Przenieś role do MC po rozpoczęciu wydarzenia. Tutaj Twoja rola jako menedżera będzie bardziej aktywna poprzez rozwiązywanie problemów i zapewnienie, że wszystkie zakulisowe prace, takie jak przygotowywanie posiłków i obsługa, przebiegają zgodnie z planem.
- Zwracaj uwagę na gości i utrzymuj kontakt z MC. Zrób to w tajemnicy na wypadek, gdybyś musiał zmienić swoje plany.
- Trzymaj się z dala od kluczowych gości – ten program jest o nich – ale upewnij się, że jesteś w zasięgu ręki, meldując się w określonych momentach. Zapytaj ich, co myślą o programie, a także o wszelkie możliwe problemy, prośby lub sugestie, które mają.
Krok 6. W przypadku wydarzeń marketingowych przygotuj pamiątki
Upewnij się, że wszyscy goście pamiętają dobre czasy, jakie spędzili. Możesz nawet chcieć czegoś więcej niż tylko szczęśliwych wspomnień: takich jak wizyty na stronach internetowych, przyszłe darowizny, aspekty komunikacji szeptanej itp. Aby mieć pewność, że Twoje wydarzenie trafi w dziesiątkę, podziel się pamiątkami. Niezależnie od tego, czy jest to zdjęcie, plakat czy długopis, danie gościom czegoś, co przypomni gościom o wydarzeniu, to świetny sposób, aby upewnić się, że zostaniesz przez nich zapamiętany.
Krok 7. Gratulacje sobie po zakończeniu wydarzenia
Większość wydarzeń jest samowystarczalna na początku, ale ciężka praca jest w okresie przygotowań, z czego nikt nie zdaje sobie sprawy. Więc pogratuluj sobie, bo zasługujesz na szczęście!
Po wydarzeniu poświęć czas na spotkanie i podziękowanie klientowi. Zaleca się zaoferowanie odpowiedniego i serdecznego prezentu, aby zapamiętać czas spędzony z nimi, ponieważ takie drobne drobiazgi wzbogacają doświadczenie i pozwalają im zasugerować Twoje usługi w przyszłości. Jeśli wręczasz prezenty na imprezie, prezenty po imprezie, takie jak kwiaty, zdjęcia ulubionych momentów z ich imprezy (np. przecięcie wstęgi, kulminacja pokazu, ceremonia wręczenia nagród, pocałunek ślubny, dmuchanie świeczek urodzinowych itp.) lub inne prezenty może być właściwe
Krok 8. Posprzątaj miejsce i idź do domu
Jak mówią mamy: „Zostaw to w takim samym stanie, w jakim do niego przyjechałeś”, tak samo są zasady, które odnoszą się do lokali. Rzeczy należy pozostawić w takim samym stanie, w jakim były przed przyjściem do nich – biznes zarządzania wydarzeniami to delikatny biznes, w którym nie ma miejsca na błędy. Dlatego poinformuj członków swojej załogi, że nadszedł czas, aby posprzątać witrynę i nie pozwól im wracać do domu, dopóki wszystko się nie ułoży. Powinieneś także interweniować!
Poza tym, że jest to dobra rzecz, zapobiega również obciążeniu droższymi rachunkami. Wiele miejsc pobiera dodatkową opłatę za sprzątanie, jeśli mają taką możliwość. Staraj się więc unikać ukrytych opłat
Krok 9. Zakończ biznes zmiany, płatności i podziękowań dla wszystkich zaangażowanych stron
Być może będziesz musiał zorganizować zwrot wypożyczonego lub wypożyczonego sprzętu i skonsultować się z klientem na temat jego doświadczenia. Nawet jeśli nie otrzymasz zapłaty, poświęć trochę czasu, aby im podziękować i powiedzieć, że podobało Ci się prowadzenie z nimi wydarzenia. Czy można wymieniać między sobą wizytówki?
Dziękuję także członkom załogi! Upewnij się, że wszystkie strony są opłacone (i zapłaciły), zapisuj faktury i załatwiaj sprawy. Musisz być jedną z ostatnich osób, które opuszczają miejsce – upewnij się, że wszystko jest w porządku
Część 5 z 5: Rozwiązywanie problemów
Krok 1. Dowiedz się, jak postępować z gośćmi, którzy spóźniają się i mają inne problemy
To częsty problem, więc lepiej się przygotuj. Spóźnienia są nieuniknione (np. z powodu nieprzewidzianych utrudnień w ruchu) i zazwyczaj mogą być tolerowane przez innych gości, którzy przyjeżdżają na czas. Dlatego możesz zrobić kilka rzeczy, aby temu zapobiec:
- Upewnij się, że godzina wydarzenia jest wyraźnie napisana na zaproszeniu. Jeśli korzystasz z systemu RSVP, upewnij się również, że godzina jest potwierdzona. Porozmawiaj (za pośrednictwem karty kontaktowej) z kierownikiem klubu, odpowiednimi gośćmi (zwykle z liderem imprezy), artystami i personelem kuchennym, gdy napotkasz przeszkodę, której nie można łatwo rozwiązać. Jeśli głównym tematem wydarzenia są spóźnieni goście (np. pan młody i panna młoda), zazwyczaj:
- Musisz skontaktować się bezpośrednio z oczekującym gościem, aby sprawdzić przewidywany czas przyjazdu. Natychmiast skontaktuj się z kuchnią w sprawie najnowszych osiągnięć, aby mogli dostosować prędkość gotowania do czasu.
- Unikaj ogłaszania, że wydarzenie zostało przełożone z powodu niektórych gości (ponieważ impreza sama się o tym dowie), ale poinformuj głównych gości, że jesteś świadomy tej sytuacji. Powiedz im, co planujesz, ale pozwól im również zaproponować sugestie, ponieważ zwykle znają gościa i wiedzą, co robić w tym kontekście.
- Zwróć uwagę na czas wystąpienia. Jeśli kluczowi goście spóźnią się, podawaj dodatkowe przekąski i/lub wczesne drinki, aby inni goście, którzy przybędą na czas, nie nudzili się i nie byli zajęci.
- Jeśli goście będą się bardzo spóźniać (na przykład podczas podawania posiłków, których nie można opóźnić, takich jak suflety), rozpocznij wydarzenie zgodnie z planem. Kiedy przyjdą, podawaj następną porcję (nawet jeśli ta porcja jest deserowa).
- Przygotuj się na taniec, gry, komedię lub inny rodzaj rozrywki (zwłaszcza muzykę) i upewnij się, że masz dodatkowe elementy rozpraszające uwagę, takie jak zdjęcia grupowe. Ta strategia tworzenia kopii zapasowych powinna zostać rozpoczęta dzień wcześniej.
-
W przypadku gości, którzy celowo się spóźniają, nie traktuj tego jako swojej winy jako kierownika. Twoim zadaniem jest więc umieszczenie innych gości na pierwszym miejscu i upewnienie się, że ich potrzeby są zaspokojone. Zasadniczo zachowuj się tak, jakby nic się nie stało i kontynuuj wydarzenie.
Krok 2. Dowiedz się, jak radzić sobie z problemami z jedzeniem
Problemy w tym obszarze są rzadkie, zwłaszcza jeśli starannie zaplanowałeś swoje plany, ale wypadki zdarzają się od czasu do czasu (takie jak gość lub małe dziecko zepsuty przy stole lub incydent w kuchni). Najpierw musisz zdawać sobie sprawę z rodzajów gości, którzy będą uczestniczyć, abyś mógł zastanowić się, kiedy i gdzie zostanie wystawione jedzenie (np. w przypadku dań typu bufet) oraz miejsce siedzące gości.
- Ze względów bezpieczeństwa wszystkie rozlane płyny należy natychmiast posprzątać, nawet jeśli oznacza to konieczność pozbycia się czerwonego dywanu lub wymyślnych dekoracji i mebli. Ukrycie plamy bez wpływu na wygląd lub integralność przedmiotu (takiego jak antyczny mebel) jest niemożliwe, więc najpierw się go pozbądź. Jeśli masz kopię zapasową, użyj jej; w przeciwnym razie przesuń obiekt dyskretnie, aby goście nie zauważyli.
- Zaleca się, aby używać sznurów, zasłon lub ekranów, aby ukryć miejsca z jedzeniem (np. Zabałaganiony stół lub podczas przygotowywania kolejnego dania), ponieważ niektórzy goście mogą postrzegać widoczne jedzenie jako coś, co można swobodnie spożyć w dowolnym momencie – choć niekoniecznie musi tak być zgodnie z Twoją intencją.
- Mieszaj menu. Jeśli danie nie może być podane (na przykład dlatego, że jest przypalone), pozbądź się go lub znajdź nową alternatywę. Zmniejsz porcje, aby zaoszczędzić na jedzeniu, ale zwiększ porcje innych produktów, aby zachować równowagę. Poinformuj gości w razie potrzeby.
- Wegetarianie, wybredni, alergicy lub osoby o specjalnej diecie/religijne powinny mieć zadbane o swoje potrzeby – powinieneś być w stanie to zrobić przy dobrym planowaniu. Czasami jednak goście przyprowadzają członka rodziny, małżonka lub bliskiego przyjaciela bez informowania o tym, zwłaszcza jeśli zaproszenie jest bezpłatne. Kiedy tak się dzieje, rozwiązanie jest proste. Policz ostatnich gości, a gdy dotrą do drzwi, zapytaj o specjalne potrzeby żywieniowe i natychmiast poinformuj obsługę i obsługę kuchni.
- W przypadku dużych grup, które nie biorą udziału w wydarzeniu jako ciemni goście, wyślij członka zespołu do kuchni i poproś go, aby przeliczył zapasy. W razie potrzeby kup dodatkowe zapasy żywności. Sekcja kuchenna zwykle na wszelki wypadek zawyża porcje, więc odwołania są częstsze niż niedobory żywności. Ograniczone porcje można również zaoszczędzić, jeśli zapewnisz dodatkowe nadzienia, takie jak pieczywo, sałatki lub dania warzywne, składniki, które można łatwo uzyskać w lokalnym supermarkecie.
Krok 3. Dowiedz się, jak radzić sobie z małymi dziećmi
Należy pamiętać, że wielu menedżerów często zapomina lub nie docenia inteligencji, potrzeb i pragnień dzieci na imprezie. Są tacy sami jak dorośli – chcą się dobrze bawić i nie nudzić. Pamiętaj, rodzice również będą urażeni, jeśli impreza nie spełni potrzeb ich dzieci. Dobrym pomysłem jest poprosić o potwierdzenie uczestnictwa (RSVP) dla wszystkich dzieci, które mogą uczestniczyć.
- Młodsze dzieci (poniżej 10 lat) lepiej podawać z jedzeniem lub przekąskami z wyprzedzeniem, ponieważ kolacja nie może być podana do godziny 20:00. Ta pora serwowania jest zwykle za późno dla większości posiłków dla dzieci. Jedzenie, które dajesz swoim dzieciom, powinno być również zabawne i zdrowe, ale nadal wyjątkowe ze specjalnym akcentem dla nich – to pomaga rodzicom w uzyskaniu pomocy i mogą cieszyć się wydarzeniem jako gość.
- Dzieciom w wieku powyżej 10 lat można zwykle podawać jedzenie i porcje dla dorosłych, nawet jeśli nie skończą ich, ale także oferują menu dla dzieci (oczywiście za zgodą rodziców), jeśli im się to nie podoba. Zazwyczaj nastolatki w wieku 13-18 lat często proszą o te same potrawy, co młodsze dzieci, takie jak hamburgery i frytki, zamiast bardziej formalnych posiłków w restauracji. Jedzenie dla dzieci jest zwykle pisane terminem „Menu Alternatywne”. Graj bezpiecznie i przedyskutuj z kluczowymi gośćmi swoje plany, aby już dawno temu skutecznie zadowalać młodych i starych.
- Zapewnij miejsce dla matek z małymi dziećmi. Spełnij ich potrzeby, takie jak przerwy w toalecie, potrzeby karmienia piersią itp. oraz przygotuj miejsce odpoczynku dla bardzo małych dzieci, aby mogły spać, jeśli są zmęczone.
Krok 4. Dowiedz się, jak radzić sobie z pijanymi lub niegrzecznymi gośćmi, intruzami i nie tylko
Ci goście czasami sprawiają kłopoty, zarówno na imprezach rodzinnych, jak i firmowych. Prowadzą zarówno politykę, jak i dramat, a jako outsider możesz nie zdawać sobie z tego sprawy. Więc zawsze bądź czujny.
- Skontaktuj się z klientem lub kluczowymi gośćmi przed wydarzeniem, aby dowiedzieć się o możliwych problemach, lub z kilkoma wybranymi, jeśli kluczowi goście nie powinni przeszkadzać. W ten sposób możesz mieć pewność, że ludzie siedzą we właściwym miejscu i nie spowoduje to żadnych problemów. Przygotuj personel obsługi lub kluczowych gości do pełnienia funkcji nieformalnych przełożonych, bądź czujny i pomagaj w razie potrzeby. Twoim zadaniem jest upewnienie się, że wydarzenie przebiegnie sprawnie i trzymasz się z dala od spraw osobistych, chyba że jest to absolutnie konieczne. Upewnij się więc, że wiesz, kto na wydarzeniu jest sklasyfikowany jako gość typu „rozjemcy” (osoby, które mogą pomóc w utrzymaniu płynnego przebiegu wydarzenia).
- Ponieważ odmowa podania alkoholu pijanym gościom lub radzenie sobie z rozzłoszczonymi i niegrzecznymi gośćmi może być trudna, najlepiej jest zaangażować gościa rozjemcy. Kontaktuj się z personelem prawnym tylko wtedy, gdy jest to konieczne i po konsultacji z kluczowymi gośćmi. Nadal musisz być czujny, nawet podczas małych imprez lub na podwórku.
- Nieproszeni goście to trudna sprawa. Jeśli przyjdą i zrobią zamieszanie, w razie potrzeby wyrzuć ich – skonsultuj się z kluczowymi gośćmi, aby sprawdzić, czy ci ludzie nie są poszukiwani. Jeśli dochodzi do wielu brutalnych zamieszek, Twoim zadaniem jest ochrona innych gości i skontaktowanie się z ochroną lub policją, jeśli ci uczestnicy zamieszek odmówią opuszczenia terenu po tym, jak zostali poproszeni przez Ciebie jako kierownika i/lub kluczowych gości.
- Goście zwykle lubią przenosić wizytówki wokół stołu, aby mogli usiąść obok osoby, którą chcą, lub przy stole, który chcą. Skonsultuj się z kluczowymi gośćmi, jak jest to dozwolone. Zazwyczaj trzeba wcześniej ustalić plany stołów i uzyskać akceptację kluczowych gości. Jeśli pozycja tego stołu ma być odpowiednia, lepiej trzymać gości z dala od jadalni, zanim nadejdzie czas. Zazwyczaj bar, hol lub poczekalnia mogą być wykorzystywane do przyjmowania gości. Jeśli pewne grupy są szczególnie ważne ze względu na sprawy rodzinne, zbierz ludzi i poprowadź ich po grupie do osobnych stolików i usiądź we właściwej kolejności.
Krok 5. Dowiedz się, jak radzić sobie z niepogodą
Na całym świecie czasami zdarzają się nieoczekiwane złe warunki pogodowe, takie jak deszcz lub śnieg. Zimne wiatry lub gorące powietrze również mogą powodować problemy. Chociaż pogoda zwykle nie ma większego wpływu, gdy impreza odbywa się w pomieszczeniach, należy być przygotowanym na wyzwania związane z przebywaniem na świeżym powietrzu. Jeśli potrafisz przewidzieć niepogodę, rozważ zmianę lokalizacji wydarzenia. Jeśli nie możesz, wynajmij namiot lub duży pawilon (cena może być droga, zwłaszcza jeśli robi się to dla kaprysu). Śledzenie pogody jest ważne; jeśli wydarzenie zostało już zepsute z tego powodu, prawie niemożliwe jest jego naprawienie, więc wykorzystaj to, co już wiesz i masz.
Wiele części świata ma obecnie polisy ubezpieczeniowe na wypadek złej pogody lub innych problemów. Jeśli znajdujesz się w rejonie znanym z nagłych zmian pogody, poproś o potwierdzenie, czy wydarzenie może zostać przełożone, aby klienci mogli przynajmniej zaoszczędzić na kosztach wynajmu sprzętu, miejsca i personelu obsługi
Porady
- Przygotuj niewielką przestrzeń wypełnioną przedmiotami, takimi jak dodatkowe serwetki do wycierania rozlanych płynów, gaśnice, apteczki pierwszej pomocy i inne zestawy okazjonalne. Nie będziesz go potrzebować, jeśli wszystko pójdzie dobrze, ale lepiej wypatrywać dużego wydarzenia.
- Goście i prelegenci zmęczeni lub doświadczający jet lagów powinni zadbać o ich kondycję. W razie potrzeby skonsultuj się bezpośrednio z nimi lub ich asystentami, aby zamówić zabiegi spa i masaże lub inne sposoby na odświeżenie ciała. Możesz również wysłać im jedzenie, jeśli nie jadły od dłuższego czasu, lub lekarstwa, jeśli źle się poczują (np. ból głowy od latania, nerwowość lub ból brzucha). W razie potrzeby skonsultuj się z lekarzem. Zmęczeni goście i prelegenci mogą zrujnować wydarzenie, choć wszystkie inne wyzwania, które możesz pokonać.
- Upewnij się, że wszyscy mogą widzieć i słyszeć scenę, muzykę lub mowę.
- Pamiętaj też, że obsługa wydarzeń innych ludzi to zaszczyt. Chociaż może się to wydawać bardzo stresujące i trudne, Twój wkład może uszczęśliwić wiele osób, dzięki czemu będą pamiętać to wydarzenie do końca życia. Ponadto jesteś przyzwyczajony do posiadania umiejętności przydatnych w życiu codziennym.
- Jako menedżer być może będziesz musiał działać jako zaimprowizowany gospodarz, a nawet partner do tańca, aby upewnić się, że impreza przebiega sprawnie. Rozwijaj umiejętności mówienia i tańca, ale jednocześnie deleguj role kierownicze innym członkom zespołu, którzy mogą tymczasowo zająć Twoje miejsce. Celem jest upewnienie się, że nikt nie siedzi nieruchomo przy stole.
