„Zarząd nie tylko motywuje innych”.
Bezpieczna! W końcu zdobyłeś długo oczekiwany awans, a teraz jesteś menedżerem, być może po raz pierwszy w swojej karierze. I co teraz? Jeśli jest to Twoja pierwsza rola w zarządzaniu, możesz być trochę zdenerwowany. To uczucie jest zrozumiałe, powszechne iw rzeczywistości na pewno istnieje. Ta rola będzie bardzo różniła się od twojej poprzedniej pracy. Zarządzanie ma zupełnie inne zasady i cele oraz wymaga różnorodnych umiejętności. Często ludzie nowi na stanowiskach kierowniczych tak naprawdę nie rozumieją, co to znaczy być menedżerem i jak zmieni się ich życie (tak, twoje się zmieni). To prawda, zwłaszcza jeśli nie otrzymujesz już wynagrodzenia godzinowego, ale stałą pensję miesięczną. Omówimy to później.
W tym artykule przedstawimy zestaw wskazówek, których możesz użyć, aby zrozumieć mylące przejścia. To nie jest instrukcja, którą należy wykonywać na co dzień, tej koncepcji już nie ma, bo teraz jesteś kierownikiem. Jest to jednak zarys, który pomoże Ci przejść przez proces wyznaczania celów i zarządzania personelem. Więc weź głęboki oddech i zacznijmy!
Krok
Krok 1. Dowiedz się, co zmieni się wraz z Twoją nową rolą menedżera
Istotną różnicą jest odejście od koncepcji „wkładu indywidualnego”. Menedżerowie nie są indywidualnymi współpracownikami. Oznacza to, że jesteś odpowiedzialny za pracę innych. Twój sukces zależy od wyników zespołu. Jesteś teraz odpowiedzialny za dużo więcej pracy, niż mógłbyś wykonać samodzielnie (patrz sekcja Ostrzeżenie). Nie możesz naprawić wszystkich problemów. Nie musisz próbować, to już nie twoja praca.
Krok 2. Przygotuj się do przejścia
To sprawi, że będziesz zdezorientowany i sfrustrowany, może nie od razu, ale menedżerowie są zwykle ciągnięci w wielu kierunkach. Może istnieć dress code, którego musisz przestrzegać. Pojawiają się nowe przepisy, których należy przestrzegać (zwłaszcza w obszarze HR).
- Znajdź mentora: Mentor nie jest twoim bezpośrednim przełożonym, ale innym menedżerem z dużym doświadczeniem. Poproś postać o pomoc w przejściu. To bardzo ważne i często nie doceniane. Najwyższe kierownictwo Cię doceni. Decyzja o znalezieniu mentora świadczy o dojrzałości.
- Dołącz do grupy sieciowej: Istnieje wiele grup sieciowych (jedna z nich to Toastmasters). Zapytaj innych menedżerów i dyrektorów o lokalne kluby. Skorzystaj z wydarzeń networkingowych w Twojej okolicy.
- Skontaktuj się z HR: Odwiedź dział HR i zapytaj, czy są jakieś podręczniki HR lub szkolenia, z których możesz skorzystać. Przeczytaj książkę o byciu menedżerem. Na ten temat jest wiele książek. Przeczytaj kilka publikacji naraz ("Menedżer w jednej minucie" i "Siedem nawyków skutecznego działania" to obowiązkowe lektury dla kierownictwa).
- Pomóż personelowi w rozwiązywaniu problemów: personel, któremu obecnie podlegasz, mógł być twoimi kolegami, co prowadzi do zazdrości (być może nawet nienawiści) i tarcia. Sytuacja jest nieunikniona, ale problem można zmniejszyć, jeśli utrzymasz otwartą komunikację. Musisz jednak pamiętać, że jesteś teraz menedżerem i nawet jeśli nie chcesz popisywać się swoim nowym statusem, nie możesz pozwolić swoim byłym kolegom na wykorzystanie relacji, jaka istnieje między Tobą a nimi. Nawet pracownicy, którzy wcześniej nie byli współpracownikami, poczują się nieswojo, jeśli otrzymają nowego menedżera. Porozmawiaj z pracownikami i podziel się swoimi planami. Na wczesnym etapie buduj relacje między menedżerami a pracownikami. Chociaż na początku wydawało się to trochę niezręczne, nie rób nieśmiały, po prostu postępuj zgodnie z instrukcjami, bądź sobą i nie zapominaj o swojej pozycji wyjściowej w firmie.
- Nie zaniedbuj rodziny: mąż/żona/małżonek i dzieci oraz przyjaciele nadal potrzebują takiej samej uwagi jak wcześniej. Teraz twój umysł jest zajęty wieloma rzeczami, ponieważ zarządzanie to trudna zmiana. Ustal priorytety, które powinny być traktowane priorytetowo. Jeśli usłyszysz, że ktoś mówi, że jesteś trochę zdystansowany, zwróć uwagę. Nie pozwól, aby Twoja kariera zniszczyła relacje rodzinne (przykładów jest wiele)
- Nie zaniedbuj zdrowia: OK, ta kierownicza rola jest fajna. Praca jest ciekawa, godziny pracy są dłuższe, może pracujesz też w domu, śpisz trochę późno, wstajesz wcześnie, możesz jeszcze zwracać uwagę na rodzinę i dzieci. Czy jednak śpisz wystarczająco dużo? Pewny?
Krok 3. Określ cele
Jaki jest dokładnie Twój cel? Czy masz cel godzinowy, dzienny lub tygodniowy, który zespół musi osiągnąć. A co z Twoimi nowymi celami, takimi jak sprawdzanie produktywności? Zapisz to wszystko i opublikuj (patrz wskazówki). To będzie twoja lista rzeczy do zrobienia. Pamiętaj, że lista będzie się zmieniać z czasem, a nie dokładny dokument. Niektóre rzeczy są zawsze takie same (np. poziom usług), ale inne mogą się zmieniać zgodnie ze strategią podaną przez kierownictwo wykonawcze. Regularnie przeglądaj swoją listę krytycznym okiem i w razie potrzeby wprowadzaj poprawki.
Krok 4. Poznaj swój zespół
Musisz znać mocne i słabe strony każdego członka zespołu. Tono działa bardzo szybko, ale czasami brakuje niektórych szczegółów. Tini jest bardzo dokładna, ale ma problemy z ilością wykonywanej pracy. Budi ma wspaniałe relacje z klientami, ale nie może powiedzieć „nie” klientom, podczas gdy Wati ma świetne umiejętności techniczne, ale nie jest zbyt dobry w kontaktach z ludźmi. Musisz to wszystko dobrze wiedzieć. Ta wiedza jest przydatna do równoważenia produktywności zespołu.
Krok 5. Dopasuj zadania do personelu
Skorzystaj z informacji zebranych w powyższych krokach, aby zapewnić pracę odpowiednią dla każdej osoby. To zadanie oparte na umiejętnościach. Musisz zmaksymalizować mocne strony każdej osoby i zminimalizować zadania, które dotyczą ich słabości. Jeśli nadarzy się okazja, zbierz kilka osób o uzupełniających się umiejętnościach. Na przykład przypisz Tono i Tiniego do projektu lub poproś Budiego i Watiego, aby konsultowali się ze sobą podczas prezentacji.
Krok 6. Zorganizuj spotkanie z członkami zespołu
W zarządzaniu bardzo ważne są regularne spotkania twarzą w twarz. To spotkanie ma kilka celów.
- Przekaż informację zwrotną na temat wyników: Omów cele z poprzedniego tygodnia, w tym, co zadziałało dobrze, jakie obszary można poprawić i jak je poprawić. Następnie kontynuuje w poniższych krokach.
- Zarysuj cele na następne spotkanie: Cele te są celami do wykonania i stanowią podstawę do przeglądu produkcji w następnym tygodniu.
- Miej świadomość problemów kadrowych: na tym nowym stanowisku kontakt z pracownikami zostanie zmniejszony i powinieneś być tego świadomy. Jedynym sposobem, aby dowiedzieć się o problemach wpływających na wydajność zespołu (a także wpływających na jego pracę) jest słuchanie personelu.
- Zapytaj o pomysły: Twoi pracownicy będą chcieli czuć się zaangażowani. Nie ma wyjątku, że najważniejszym czynnikiem motywacyjnym stojącym za decyzją pracownika o odejściu jest złe zarządzanie, które często wynika z poczucia zaniedbania. Oceniany jest nie tylko wynik zespołu, ale także wskaźnik rotacji pracowników.
- Motywacja: Według Petera Scholtesa ludzie motywują się. Najlepsi menedżerowie zawsze znajdują sposoby na zmotywowanie pracowników do dobrej pracy i poczucia dumy. Skorzystaj z tej sesji, aby dowiedzieć się, jakie są motywacje pracowników i wykorzystaj te informacje, aby zwiększyć ich wkład.
Krok 7. Upewnij się, że łatwo Cię znaleźć
Nie izoluj się od personelu. Czasami obciążenie pracą jest po prostu zbyt duże, więc masz tendencję do odsuwania się od personelu, aby samodzielnie wykonać pracę, zwłaszcza gdy jest dużo papierkowej roboty do zrobienia. Nie sprawiaj wrażenia, że nie możesz się niepokoić. Jeśli członkowie zespołu nie są w stanie spotkać się ze swoim przywódcą, rozwija się postawa anarchii. Sytuacja będzie dla ciebie bardzo zła. Nawet jeśli zarządzasz personelem wirtualnie, nadal musisz upewnić się, że „odczuwają” Twoją obecność. Jeśli pracujesz na wielu zmianach, pamiętaj, aby regularnie odwiedzać każdą zmianę.
Krok 8. Dokumentuj działania zespołu
Twoja osobista ocena wyników będzie koncentrować się głównie na wynikach zespołu. Upewnij się więc, że śledzisz każdy problem i osiągnięcie. Będzie to bardzo ważne, jeśli pojawi się poważny problem. Problemy będą zawsze tam, Ty i Twój zespół musicie tylko skoncentrować swoje wysiłki na ich rozwiązywaniu.
Krok 9. Doceń wydajność pracowników
Nagrody nie zawsze mają formę pieniędzy. Nagroda pieniężna jest fajna, ale nie jest głównym motywatorem pracy. Bardziej skuteczną nagrodą jest uznanie. Jeśli masz odpowiednie uprawnienia, możesz dać im czas wolny na wykonanie pracy (dodatkowy dzień wolny za wybitną pracę). Nagrody są regularne i osiągalne, ale trudne. Kiedy dajesz prezent, upewnij się, że jest on znany (podaruj publicznie, zganj prywatnie).
Krok 10. Dowiedz się, jak prowadzić
Będą chwile, kiedy będziesz musiał poprawić zachowanie personelu. Więc musisz się tego nauczyć. Jeśli potrafisz to zrobić dobrze, uzyskasz pożądany efekt. W przeciwnym razie sytuacja się pogorszy. Możesz dowiedzieć się, jak udzielać wskazówek między pozytywnymi opiniami.
Porady
-
Pamiętaj o celach najwyższego poziomu.
Musisz być konsekwentny. Rozwijaj przejrzystą komunikację i wyznaczaj jednoznaczne cele. Słuchać. Przekaż informację zwrotną, szczególnie pozytywną. Usuń wszystkie przeszkody dla sukcesu zespołu.
-
Chwal personel.
To mały krok, który ma wiele zalet. Chwalenie czyjegoś występu może mieć ogromne znaczenie. Nie dawaj zbyt wielu bezsensownych komplementów, ale pokaż swoim pracownikom, że są doceniani.
-
Daj przykład.
Liderzy muszą być w stanie dawać przykład we wszystkich aspektach pracy. Bądź wzorem do naśladowania dla współpracowników, emitując pozytywne wibracje. Okazuj troskę, zrozumienie i szacunek, jednocześnie koncentrując się na pracy zespołowej i poświęceniu. Menedżerowie i przełożeni muszą być w stanie stosować najlepsze zasady w miejscu pracy. Jeśli ta nowa pozycja stawia twoje życie osobiste w centrum uwagi, zrozum, że całe twoje życie jest odzwierciedlone w tym, co modelujesz.
-
Komunikacja, komunikacja, komunikacja!
Pracownicy poczują się bardziej zaangażowani, jeśli powiesz im, co się dzieje. Czasami każdy chce zobaczyć „duży obraz”
-
Uczciwe, ale stanowcze.
Są chwile, kiedy trzeba rozważyć działania dyscyplinarne prowadzące do zwolnienia. To bardzo trudne, nawet dla doświadczonych menedżerów. Jak zdyscyplinować pracowników to temat sam w sobie i wykraczający poza zakres tego artykułu, ale jest wiele dobrych odniesień do tego tematu. Krótka odpowiedź to spójność i dokumentacja.
-
Zrozum EAP.
EAP to skrót od Employee Assistance Program. AEP jest bardzo przydatny i większość dużych firm ma ten program. Jeśli któryś z Twoich pracowników ma problem osobisty, poproś go o spotkanie z zespołem EAP (nie rób próbuje zostać psychiatrą). Jeśli masz problem osobisty (patrz sekcja Ostrzeżenie), możesz również skorzystać z EAP.
-
Znajdź mentora.
Oprócz mentora potrzebujesz również mentora (jeśli jest możliwość i środki). Mentorzy są pomocni, ale zwykle nie zawsze mają czas. Mentorzy to wyszkoleni profesjonaliści, którzy nie mają w planie nic oprócz pomocy w rozwijaniu autentycznego stylu zarządzania.
-
Opublikuj cele.
Upewnij się, że publikujesz swoje cele i cele zespołu w widocznym miejscu. Twój zespół powinien to widzieć cały czas. Cel „Zwiększenie poziomu usług do 5% w ciągu najbliższych 6 miesięcy” nie powinien być tajemnicą. Rozpowszechniaj nowe cele, gdy tylko zostaną ustalone.
-
Skorzystaj z Działu Zasobów Ludzkich.
Jeśli istnieje dział HR, to teraz są Twoim najnowszym i najlepszym przyjacielem. Ten dział jest zasobem, który należy wykorzystać. Mogą pomóc Ci wynagrodzić, zdyscyplinować personel, uchronić Cię przed problemami prawnymi i naprawdę lubią menedżerów, którzy są tego świadomi. Są po twojej stronie.
Ostrzeżenie
- Nie napominaj całego działu za błędy jednej osoby. Na przykład, jeśli tylko Tini często się spóźnia, nie wysyłaj ostrzegawczych e-maili do wszystkich pracowników, aby zdążyć na czas. Zadzwoń do Tini, aby omówić sprawę na osobności.
- Nigdy nie upominaj pracowników publicznie.
- Nie próbuj wykonywać pracy personelu. Jest takie powiedzenie: „Jeśli chcesz coś zrobić dobrze, zrób to sam”. Zapomnij o tym zdaniu. Wyrzuć to z głowy. Nigdy tego nie słyszysz, zdanie jest bez znaczenia i jest koncepcją przynoszącą efekt przeciwny do zamierzonego. Jeśli chcesz, aby coś zostało zrobione dobrze, przydziel to do właściwych osób i zmotywuj swoich pracowników. Jeśli za bardzo się zaangażujesz, nie spełnisz wymagań dotyczących zarządzania. Twoim celem jest zarządzanie. To dobry czas na delegowanie pracy.
- Cotygodniowe prywatne spotkanie nie przegląd wydajności. Nawet jeśli przejrzysz aktywność z poprzedniego tygodnia, nie tylko na tym się skupiamy. Te cotygodniowe spotkania są mniej formalne i otwarte na dyskusję. Nie kontroluj zbytnio, ponieważ jest to również spotkanie pracowników, a nie tylko spotkanie.
- Przygotuj się na nadgodziny. To jest fakt. Jako menedżer otrzymujesz wynagrodzenie i oczekuje się, że zrobisz wszystko, aby wykonać swoją pracę. Menedżerowie mają zalety, których nie mają zwykli pracownicy, ale mają też więcej obowiązków. Nie przychodź późno, nie wracaj wcześnie do domu. A czasami trzeba też popracować nad czymś podobnym do innych. Jednak nie przyzwyczajaj się do tego. Teraz jesteś liderem. Musisz pracować jako lider.
- Zachowaj tajemnice firmy. Dowiesz się kilku sekretów. Zwykle istnieje tendencja do dzielenia się sekretami, które sprawiają, że wydajesz się ważniejszy. Jeśli dowiesz się o planie zwolnień i ujawnisz informacje bez zezwolenia, przygotuj się na to, że zostaniesz rezydentem listy zwolnień. To trudne, ale nikt nie powiedział, że bycie menedżerem jest łatwe.
- Przejście na zarządzanie może być czasami przerażające. Nie zawsze tak jest, ale zazwyczaj nowy menedżer doświadcza dużego stresu, zanim poczuje się komfortowo na swoim stanowisku. Porozmawiać z kimś. Jeśli masz mentora (patrz Krok 2), on lub ona pomoże. Nie zatrzymuj niczego. Bądź świadomy wszelkich niepożądanych zmian w zachowaniu (złość, podejrzenia, zwiększone spożycie alkoholu itp.).
- Zachowaj tajemnice pracowników (jeśli to możliwe). Czasami nie jest to możliwe (w niektórych kwestiach HR, takich jak ryzyko przemocy w miejscu pracy), ale jeśli pracownik przychodzi, aby powiedzieć ci o problemie, zachowaj ostrożność w tajemnicy. Twoja reputacja może zostać zrujnowana w ciągu sekundy i pojawią się problemy prawne. Jeśli ktoś mówi „to jest tajemnica”, upewnij się, że wie, że jako kierownikowi nie wolno dochować pewnych tajemnic.
