Standardowa Procedura Operacyjna (SOP) to dokument zawierający informacje o krokach do wykonania zadania. Istniejący SOP może po prostu wymagać modyfikacji i aktualizacji lub możesz być w scenariuszu, w którym musisz pisać od zera. Może się wydawać, że to dużo pracy, ale tak naprawdę to tylko bardzo, bardzo, „bardzo” wyczerpująca lista. Zobacz Krok 1, aby rozpocząć.
Krok
Część 1 z 3: Tworzenie własnego formatu SOP
Krok 1. Wybierz swój format
Nie ma dobra ani zła w pisaniu SOP. Jednak Twoja firma może mieć kilka SOP, które możesz odnieść jako przewodnik po formatowaniu, określając preferowany sposób wykonywania zadania. Jeśli tak jest, użyj istniejącego SOP jako szablonu. Jeśli tak nie jest, masz kilka opcji:
- Format prostych kroków. Dotyczy to rutynowej procedury, która jest krótka, ma kilka możliwych wyników i jest prosta. Poza niezbędną dokumentacją i wskazówkami bezpieczeństwa, ten dokument to po prostu lista prostych zdań zawierających polecenia wykonania dla czytelnika.
- Format krok po kroku. Zwykle dotyczy to długich procedur – procedur, które składają się z więcej niż dziesięciu kroków, obejmując pewne decyzje, wyjaśnienia i terminologię. Ta lista zawiera zwykle główne kroki z pod-krokami w określonej kolejności.
- Format schematu blokowego. Jeśli procedura przypomina bardziej mapę z nieskończonymi możliwymi wynikami, najlepszym rozwiązaniem może być schemat blokowy. Jest to format, który powinieneś wybrać, jeśli wyniki nie zawsze są przewidywalne.
Krok 2. Rozważ swoich czytelników
Przed napisaniem SOP należy wziąć pod uwagę trzy główne czynniki:
- Wcześniejsza wiedza Twoich czytelników. Czy znają Twoją organizację i jej procedury? Czy znają terminologię? Twój język musi odpowiadać wiedzy i inwestycjom czytelnika.
- Umiejętności językowe Twojego czytelnika. Czy jest szansa, że osoby, które nie rozumieją Twojego języka, „przeczytają” Twój SOP? Jeśli to możliwe, dobrym pomysłem jest dołączenie zdjęć i diagramów wraz z podpisami.
- Twoje czytelnictwo. Jeśli Twój SOP czyta wiele osób naraz (każda z inną rolą), musisz sformatować dokument tak, jak konwersację w przedstawieniu: użytkownik 1 wykonuje akcję, następnie użytkownik 2 i tak dalej. W ten sposób każdy czytelnik może zobaczyć, jak stają się integralną częścią sprawnie działającego silnika biznesowego.
Krok 3. Rozważ swoją wiedzę
Najważniejsze jest to: czy jesteś odpowiednią osobą, aby to napisać? Czy wiesz, na czym polega ten proces? Czy istnieje możliwość błędu? Jak sprawić, by było bezpieczne? Jeśli nie, może lepiej dać to komuś innemu. Źle napisane SOP – lub nawet niedokładne – nie tylko zmniejszą produktywność i mogą prowadzić do niepowodzeń organizacyjnych, ale mogą również być niebezpieczne i mieć negatywny wpływ na wszystko, od zespołu po środowisko. Krótko mówiąc, nie jest to ryzyko, które powinieneś podejmować.
Jeśli jest to projekt Ci dany i czujesz, że musisz (lub jesteś zobowiązany) go zrealizować, nie wahaj się poprosić o pomoc tych, którzy wykonują codzienne procedury. Przeprowadzanie wywiadów jest wspólną częścią procesu tworzenia SOP
Krok 4. Wybierz krótkie lub długie SOP
Jeśli piszesz lub aktualizujesz SOP dla grupy osób, które są zaznajomione z protokołami, terminologią itp. i chciałbyś skorzystać z krótkiej, zwięzłej SOP, która jest bardziej listą kontrolną, możesz napisać ją w skróconej formie.
Oprócz podstawowych celów i istotnych informacji (data, autor, numer identyfikacyjny itp.) to tylko krótka lista kroków. Jeśli szczegóły lub wyjaśnienia nie są potrzebne, oto jak to zrobić
Krok 5. Zapamiętaj cel swojego SOP
Jasne jest, że masz w swojej organizacji procedury, które powtarzają się w kółko. Ale czy jest jakiś konkretny powód, dla którego ta SOP jest przydatna? Czy należy położyć nacisk na bezpieczeństwo? Środki zgodności? Czy ta SOP jest używana do treningu lub w codziennych czynnościach? Oto kilka powodów, dla których SOP są ważne dla sukcesu Twojego zespołu:
- Aby zapewnić spełnienie standardów zgodności
- Aby zmaksymalizować wymagania produkcyjne
- Aby zabieg nie miał negatywnego wpływu na środowisko
- Aby zapewnić bezpieczeństwo
- Aby mieć pewność, że wszystko pójdzie zgodnie z harmonogramem
- Aby zapobiec awarii w produkcji
-
Do wykorzystania jako dokument szkoleniowy
Jeśli wiesz, co Twój SOP powinien podkreślać, łatwiej będzie Ci budować pisanie wokół tych punktów. Łatwiej też będzie zobaczyć, jak ważna jest Twoja SOP
Część 2 z 3: Pisanie SOP
Krok 1. Przykryj wymagany materiał
Ogólnie techniczne SOP składają się z czterech elementów, które są „oddzielne” od samej procedury:
- Strona tytułowa. Obejmuje to 1) tytuł postępowania, 2) numer identyfikacyjny SPO, 3) datę wydania lub zmiany, 4) nazwę agencji/oddziału/oddziału, w którym SOP był stosowany, oraz 5) podpis osób, które przygotowały i zatwierdziły SOP. Ta sekcja może mieć dowolny format, o ile przekazywane informacje są jasne.
- spis treści. Jest to konieczne tylko wtedy, gdy SOP jest wystarczająco długi, aby można było łatwo się do niego odnieść. To, co znajdziesz tutaj, to prosty standardowy framework.
- Zapewnienie jakości / Kontrola jakości. Procedura nie jest dobrą procedurą, jeśli nie można jej zbadać. Przygotuj niezbędne materiały i szczegóły, aby czytelnicy mogli upewnić się, że uzyskują pożądane wyniki. Ten materiał może zawierać inne dokumenty, takie jak próbki oceny wydajności.
-
Referencja. Pamiętaj, aby zapisać wszystkie użyte lub ważne odniesienia. Jeśli korzystasz z innych odniesień SOP, pamiętaj o załączeniu wymaganych informacji w załączniku.
Twoja organizacja może mieć inny protokół niż ten SOP. Jeśli istnieje poprzednia procedura SOP, której możesz użyć, zignoruj tę strukturę i postępuj zgodnie z wykonaną procedurą
Krok 2. W przypadku samej procedury upewnij się, że zawierasz następujące elementy:
- Zakres i zastosowanie. Innymi słowy, opisuje cel procesu, jego ograniczenia i sposób wykorzystania procesu. Obejmuje standardy, wymogi regulacyjne, role i obowiązki, a także dane wejściowe i wyjściowe.
-
Metodologia i procedury.
Sedno sprawy – wypisz szczegółowo ważne kroki, w tym potrzebny sprzęt. Uwzględnij sekwencyjne procedury i czynniki decyzyjne. Podaj „założenie” i możliwą ingerencję lub względy bezpieczeństwa.
- Wyjaśnienie terminologii. Wyjaśnij akronimy, skróty i wszystkie wyrażenia, które nie są typowymi terminami.
- Ostrzeżenie BHP. Należy napisać w osobnej sekcji i wraz z krokami, gdy wystąpi problem. Nie pomijaj tej sekcji.
-
Ekwipunek i zapasy.
Pełna lista potrzebnych rzeczy oraz kiedy i gdzie znaleźć sprzęt, standardy wyposażenia itp.
-
Ostrzeżenia i przerwy. Zasadniczo część dotycząca rozwiązywania problemów. Wymień możliwe problemy, które mogą wystąpić, na co zwrócić uwagę i co może wpłynąć na idealny produkt końcowy.
- Przydziel każdemu z tych tematów osobną sekcję (zazwyczaj oznaczoną cyframi lub literami), aby Twój SOP nie zawierał mylących długich zdań i był łatwy do odniesienia.
- To nie jest pełna lista, a jedynie niewielka część kroków proceduralnych. Twoja organizacja może wspomnieć o innych aspektach, które wymagają uwagi.
Krok 3. Pisz zwięźle i czytelnie
Możliwe, że Twoi czytelnicy nie zdecydowali się przeczytać tego SOP dla zabawy. Powinieneś chcieć, aby ten dokument był krótki i przejrzysty – w przeciwnym razie ich uwaga się zmieni i uzna, że dokument będzie przerażający i trudny do zrozumienia. Zasadniczo postaraj się, aby zdania były jak najkrótsze.
- Oto zły przykład: Upewnij się, że wyczyściłeś cały kurz z wylotu powietrza przed rozpoczęciem użytkowania.
- Dobry przykład jest następujący: Przed użyciem usunąć cały kurz z wylotu powietrza.
- Ogólnie rzecz biorąc, nie używaj słowa „ty”. To słowo powinno być sugerowane. Mów aktywnym głosem i rozpoczynaj zdania od czasowników poleceń.
Krok 4. W razie potrzeby przesłuchać funkcjonariuszy zaangażowanych w proces realizacji zadania
Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to napisać całkowicie niedokładny SOP. Narażasz na szwank bezpieczeństwo, skuteczność zespołu, jego czas i wyjaśniasz proces bez należytego zastanowienia – coś, co Twoi koledzy mogą uznać za obraźliwe. W razie potrzeby zadawaj pytania! Oczywiście będziesz chciał napisać dokładną procedurę.
Jeśli nie wiesz, możesz zapytać różne źródła, aby uwzględnić wszystkie role i obowiązki. Jeden członek zespołu nie może przestrzegać standardowych procedur operacyjnych lub inny członek może być zaangażowany tylko w część procedury
Krok 5. Podziel długi tekst na diagramy i schematy blokowe
Jeśli dołączysz konkretny krok lub dwa, które Cię przerażają, utwórz wykres lub diagram, aby ułatwić czytelnikom. Ułatwi to czytanie dokumentu i da umysłowi przerwę po próbie zrozumienia wszystkiego. Ponadto Twoje dokumenty będą bardziej kompletne i dobrze napisane.
Nie dołączaj wykresów ani diagramów tylko po to, aby wzmocnić SOP; rób to tylko wtedy, gdy jest to konieczne lub jeśli próbujesz pokonać barierę językową
Krok 6. Upewnij się, że każda strona ma notację dokumentu kontrolnego
Twój SOP jest najprawdopodobniej jednym z wielu - dlatego Twoja organizacja prawdopodobnie ma jakąś dużą bazę danych, która kataloguje wszystko z określonym systemem referencyjnym. Twój SOP jest częścią tego systemu referencyjnego i dlatego wymaga znalezienia określonego typu kodu. Tutaj przyda się notacja.
Każda strona powinna mieć krótki tytuł lub numer identyfikacyjny, numer wersji, datę i „numer strony z #” w prawym górnym rogu (w większości formatów). Możesz potrzebować przypisu (lub napisać powyższy zapis w przypisie), w zależności od preferencji Twojej organizacji
Część 3 z 3: Zapewnienie sukcesu i dokładności
Krok 1. Przetestuj procedurę
Jeśli nie chcesz testować swojej procedury, prawdopodobnie nie napisałeś jej dobrze. Niech ktoś o ograniczonej wiedzy na temat procesu (lub ogólny przedstawiciel czytelnika) użyje SOP, aby go poprowadzić. Jakie problemy napotkali? Jeśli tak, rozwiąż problem i dokonaj niezbędnych napraw.
- Najlepiej, aby Twoje SOP przetestowało kilka osób. Różne osoby będą doświadczać różnych problemów, umożliwiając różne rodzaje odpowiedzi (które mają być przydatne)
- Pamiętaj, aby przetestować procedurę na kimś, kto nigdy wcześniej jej nie wykonywał. Każdy, kto posiada wcześniejszą wiedzę, będzie polegał na swojej wiedzy, aby wykonać etapy zadania, a nie poprzez SOP, więc Twój cel nie zostanie osiągnięty.
Krok 2. Poproś osoby wykonujące procedurę o sprawdzenie SOP
W końcu opinia twojego szefa na temat SOP nie ma większego znaczenia. Ta SOP jest ważna dla tych, którzy faktycznie wykonują powiązaną pracę. Więc zanim wyślesz SOP do szefa, pokaż pracę ludziom, którzy będą wykonywać (lub wykonali) powiązaną pracę. Co oni myślą?
Zaangażowanie ich i sprawienie, by poczuli się częścią procesu, zwiększy prawdopodobieństwo, że zaakceptują Twoje SOP. A może nawet mają świetne pomysły
Krok 3. Poproś swojego doradcę i zespół ds. zapewnienia jakości o sprawdzenie SOP
Gdy zespół da ci zielone światło, wyślij je do swojego doradcy. Dane wejściowe, które podają do rzeczywistej treści, mogą być mniejsze, ale powiedzą ci, czy twój SOP spełnia wymagania formatu, jeśli coś przeoczyłeś, a także protokół formalizowania SOP i wprowadzania go do systemu.
- Skieruj SOP do zatwierdzenia za pomocą systemu zarządzania dokumentami, aby zapewnić ścieżkę audytu tych zatwierdzeń. Ten proces może różnić się w zależności od organizacji. Zasadniczo chcesz, aby wszystko spełniało wytyczne i zasady.
- Wymagane są podpisy autoryzowane, chociaż większość organizacji nie ma nic przeciwko akceptowaniu podpisów elektronicznych.
Krok 4. Po zatwierdzeniu rozpocznij wykonywanie SOP
Może to być formalne szkolenie dla danego pracownika (szkolenie w klasie, szkolenie komputerowe itp.) lub może oznaczać, że papier SOP wisi w łazience. Cokolwiek to jest, rozpowszechniaj swoją pracę! Ciężko pracowałeś, żeby to zrobić. Czas na komplementy!
Upewnij się, że Twoje SOP są aktualne. Jeśli ten SOP jest nieaktualny, zaktualizuj go, uzyskaj aktualizacje ponownie zatwierdzone i udokumentowane, a następnie rozpowszechniaj SOP w razie potrzeby. Bezpieczeństwo, produktywność i sukces Twojego zespołu zależą od tych SOP
Porady
- Pamiętaj, aby cały czas angażować interesariuszy, aby udokumentowany proces był rzeczywistym procesem.
- Sprawdź jasność. Upewnij się, że nie ma podwójnych interpretacji. Pokaż procedurę osobie niezaznajomionej z procesem i poproś ją, aby powiedziała, co myśli o procedurze; Możesz być zaskoczony.
- Użyj schematów blokowych i reprezentacji obrazów, aby czytelnicy mogli wyraźnie zobaczyć proces.
- Użyj prostego indonezyjskiego, aby wyjaśnić kroki.
- Poproś inne osoby o przejrzenie Twojego dokumentu przed uzyskaniem zatwierdzenia.
- Upewnij się, że historia dokumentu jest rejestrowana dla każdej zmiany wersji.
