Organizacja imprezy, którą zaplanowałeś, może zająć dużo czasu, pieniędzy i wysiłku. Wiedza o tym, ile osób spodziewasz się mieć na swoim wydarzeniu, jest ważną częścią organizacji imprezy. Ale w dzisiejszych czasach nakłonienie ludzi do odesłania zaproszenia nawet prostym „tak” lub „nie” może być trudne. Istnieje jednak wiele sposobów na zwiększenie szans na otrzymanie potwierdzenia, dzięki któremu Twoja impreza będzie przebiegać płynnie.
Krok
Część 1 z 2: Wysyłanie zaproszeń z RSVP
Krok 1. Przetłumacz z francuskiego, aby zminimalizować możliwość nieporozumień
Inicjały R. S. V. P. to skrót od Réspondez, s'il vous warkocz, co oznacza odpowiedź po francusku. Niestety, niektórzy ludzie mogą nie znać tego wyrażenia i jego znaczenia. Zmieniając treść zaproszenia lub dodając słowa „proszę o odpowiedź”, zmniejsza się prawdopodobieństwo, że gość źle zrozumie Twoją prośbę.
Inna opcja, którą możesz rozważyć: „Proszę wysłać odpowiedź na RSVP do…”
Krok 2. Podaj swoim gościom powód, dla którego ich odpowiedź jest ważna
Gdy w wiadomości e-mail pojawi się e-zaproszenie, łatwo je wyrzucić, aby otworzyć w późniejszym terminie lub zerknąć na nie, nie zdając sobie sprawy z planowania i wysiłku włożonego w organizację przyjęcia. Możesz przekazać to swoim gościom, mówiąc:
- Aby zapewnić wszystkim wystarczającą ilość jedzenia i napojów, wyślij odpowiedź na to zaproszenie.
- Abyśmy mogli wcześniej przygotować miejsce dla wszystkich, prosimy o odpowiedź, czy możesz wziąć udział, czy nie.
Krok 3. Spraw, aby informacje o zaproszeniu były jasne
Jeśli jest zbyt dużo tekstu lub mylących słów, goście mogą błędnie zinterpretować cel zaproszenia. To może sprawić, że pomyśli, że po prostu mówisz mu o wydarzeniu i nie prosisz o potwierdzenie. Aby zaproszenie było aktualne, możesz:
Ograniczenie zaproszeń do podstawowych informacji, takich jak kto jest gospodarzem wydarzenia, do czego jest przeznaczone, gdzie wydarzenie się odbędzie, kiedy się odbędzie i dlaczego wydarzenie się odbędzie
Krok 4. Ustal termin odpowiedzi na zaproszenie
Upewnij się, że zwracasz uwagę na termin RSVP na swoim zaproszeniu, aby nie można go przegapić! Możesz również użyć „miękkich” terminów na zaproszeniach, ponieważ niektórzy próżniacy zazwyczaj odpowiadają wkrótce po upływie terminu. Aby zwrócić uwagę na te informacje, możesz:
- Użyj przyciągających wzrok projektów, aby przyciągnąć uwagę.
- Używaj tekstu pisanego wielkimi literami, kursywą, podkreślonego lub specjalnego kroju pisma.
Krok 5. Zweryfikuj swoje dane kontaktowe
Prosty błąd typografii lub nieaktualne ustawienie autouzupełniania w przeglądarce internetowej może spowodować, że skierujesz ludzi na przyjęcie-niespodziankę w czyimś domu! Sprawdź i dokładnie sprawdź swoje dane kontaktowe przed wysłaniem zaproszeń.
Krok 6. Zwróć uwagę na RSVP „tylko ci, którzy nie przychodzą”, aby uniknąć nieporozumień
W wielu sytuacjach właściciel wydarzenia może zażądać zwrotu potwierdzenia „tylko” w przypadku, gdy zaproszony gość nie może uczestniczyć w wydarzeniu. Upewnij się, że słowa „ReVPN tylko ci, którzy nie przychodzą” są widoczne i jasne, aby żaden goście nie zrozumieli celu tego typu RSVP.
Część 2 z 2: Zapewnienie odpowiedzi dla zaproszonych gości
Krok 1. Wyślij zaproszenia jak najwcześniej
Możesz rozważyć wysłanie e-maila z prośbą, aby goście mogli „zapisać datę wydarzenia”. Zwiększy to szanse, że Twoje wydarzenie zostanie zarejestrowane przez zaproszonych w kalendarzu, który będzie ostrzegał ich za każdym razem, gdy sprawdzają harmonogram.
Krok 2. Używaj strategicznego czasu podczas wysyłania zaproszeń
Jest to szczególnie przydatne przy wysyłaniu zaproszeń elektronicznych. Jeśli wyślesz e-zaproszenie na osobiste konto e-mail, możesz poczekać do późnego popołudnia, czyli do wyjścia z pracy, i bardziej prawdopodobne jest, że zobaczysz powiadomienie o „nowym e-mailu”.
Rozsyłanie e-zaproszeń wczesnym rankiem lub późną nocą jest również strategią do rozważenia. W ten sposób zaproszone osoby będą miały większą szansę na znalezienie się na samej górze skrzynek odbiorczych osób zaproszonych, dzięki czemu będą bardziej widoczne
Krok 3. Uwzględnij różne sposoby odpowiedzi dla zaproszonych gości
Niektórzy zaproszeni goście mogą czuć się najbardziej komfortowo komunikując się przez e-mail, podczas gdy inni mogą chcieć odpowiadać za pomocą wiadomości SMS. Biorąc pod uwagę swoją listę gości i preferowane medium, zwiększysz szanse na wysłanie odpowiedzi.
W przypadku dużych wydarzeń, które korzystają z fizycznych zaproszeń wysyłanych pocztą, takich jak zaproszenia, rocznice i zjazdy, konieczne może być również dołączenie koperty zwrotnej z wysłanym RSVP
Krok 4. Spróbuj się odwzajemnić, używając niedoboru
Badania pokazują, że ludzki mózg reaguje na postrzegany niedobór i można to wykorzystać. Na zaproszeniu może być konieczne napisanie:
- „Proszę odpowiedzieć, że nie brakuje babeczek dla twoich dzieci.”
- „Miejsca w naszym domu są ograniczone, więc prosimy o RSVP, abyśmy mogli przygotować się na przyjęcie wszystkich na naszej imprezie”.
Krok 5. Wyślij prezent wraz z zaproszeniem
Dołączając nawet mały prezent do zaproszenia, możesz zwiększyć prawdopodobieństwo, że Twoi goście będą RSVP. Twoje prezenty nie muszą być ekstrawaganckie, aby uzyskać rezultaty. Za pomocą prostego zaproszenia papierowego możesz dołączyć:
- Agrafki ze sklepu za jedną cenę.
- Balon.
- Kalkomania.
Krok 6. Zaproponuj łapówkę
Szansa na wygranie darmowego przedmiotu może być silnym czynnikiem motywującym i może sprawić, że Twoje wydarzenie zostanie zapamiętane przez gości. Wraz z zaproszeniem możesz poinformować gości, że po otrzymaniu potwierdzenia uczestnictwa wezmą udział w losowaniu takich przedmiotów jak:
- Butelka wina.
- Kupon Rp75.000
Porady
- Upewnij się, że Twoje pismo odręczne jest schludne i łatwe do odczytania, jeśli piszesz zaproszenia.
- Zrób piękną ramkę wokół całego zaproszenia. Osobisty akcent może dodać charakteru zaproszeniu i sprawić, że będzie ono bardziej niezapomniane.
