Wraz ze wzrostem popularności e-maili jako łatwiejszej, tańszej i szybszej alternatywy dla roli listów, rośnie liczba zaproszeń na wesela, urodziny, a nawet spotkania towarzyskie wysyłane za pośrednictwem tych mediów internetowych. Ogólnie rzecz biorąc, zaproszeni wysyłają wiadomość e-mail z systemem RSVP, aby zmierzyć liczbę gości, którzy mogą wziąć udział w wydarzeniu. Niestety, system RSVP nie jest zbyt popularny w Indonezji, więc są szanse, że trudno będzie Ci odpowiedzieć. Nie martw się! Ten artykuł zawiera różne wskazówki dotyczące określania właściwego sposobu i czasu odpowiedzi, tworzenia właściwej odpowiedzi oraz sprawdzania, czy osoba zaproszona otrzymała odpowiedź.
Krok
Część 1 z 3: Określanie właściwego sposobu i czasu na reakcję
Krok 1. Podejmij decyzję
Pierwszym krokiem, jaki musisz podjąć, jest podjęcie decyzji o wzięciu udziału w wydarzeniu wymienionym w zaproszeniu lub nie. Pomyśl o tym, gdy tylko otrzymasz wiadomość e-mail RSVP.
- Pomyśl o miejscu wydarzenia i zastanów się, czy nie musisz wyjeżdżać z miasta. Na przykład, aby wziąć udział w wydarzeniu odbywającym się poza miastem, oczywiście trzeba wydać więcej, aby kupić bilet lotniczy, prawda?
- Upewnij się, że nie musisz uczestniczyć w innym wydarzeniu w czasie wydarzenia.
- Upewnij się, że Twój partner i najbliżsi krewni również mogą uczestniczyć. Pamiętaj, że dostępność najbliższych Ci osób wpłynie również na Twój proces decyzyjny.
Krok 2. Zidentyfikuj charakter wydarzenia
Rzeczywiście, charakter różnych wydarzeń będzie wymagał różnych tonów reakcji i poziomów formalności. Dlatego przed wysłaniem odpowiedzi musisz najpierw zrozumieć naturę zdarzenia, aby zapobiec występowaniu niepożądanych błędów.
- Jeśli wydarzenie ma charakter nieformalny, na przykład zaproszenie na grilla w domu sąsiada, zazwyczaj będziesz musiał udzielić nieformalnej odpowiedzi. Ponadto czas potrzebny na wysłanie odpowiedzi jest zwykle krótszy.
- Jeśli wydarzenie ma charakter formalny, na przykład zaproszenie na ślub, przyjęcie urodzinowe lub inną ważną uroczystość, zazwyczaj musisz udzielić również formalnej odpowiedzi.
Krok 3. Zapewnij skuteczną odpowiedź
Po zapoznaniu się ze szczegółami wydarzenia i podjęciu decyzji niezwłocznie udziel skutecznej odpowiedzi. Innymi słowy, poprzez udzieloną odpowiedź potwierdź, czy zastosujesz się do zaproszenia, czy nie.
- Przeczytaj datę RSVP podaną przez zapraszającego. Pamiętaj, musisz odpowiedzieć przed upływem terminu!
- Odpowiedz jak najszybciej. Nawet jeśli zapraszający da ci miesiąc lub dwa na odpowiedź, nie oznacza to, że powinieneś skorzystać z okazji, by czekać na odpowiedź! Zamiast tego odpowiedz natychmiast po podjęciu decyzji o przyjęciu lub odrzuceniu zaproszenia.
Część 2 z 3: Tworzenie odpowiedzi
Krok 1. Określ temat wiadomości e-mail
Po ustaleniu, jak i kiedy odpowiedzieć, ustrukturyzuj swoją wiadomość. Aby rozpocząć, umieść w wiadomości e-mail temat, który wskazuje Twoją odpowiedź i jest odpowiedni do charakteru wydarzenia.
- W przypadku formalnych zaproszeń używaj zdań, które są również formalne. Na przykład napisz: „Roger i Anna odrzucają zaproszenia na bal i kolację 11 maja”.
- W przypadku nieformalnych zaproszeń, takich jak zamrożone zaproszenia dla skomplikowanych sąsiadów, po prostu napisz „Nie mogę przyjść na jedenasty grill”.
Krok 2. Dołącz powitanie
Ważne jest, aby otworzyć wiadomość e-mail z odpowiednim powitaniem, ponieważ to właśnie ono nada ton Twojej odpowiedzi. Ponadto właściwe powitanie podkreśli również Twoje uczucia i perspektywę na zaproszonego.
- Niektóre przykłady odpowiednich powitań to „Do”, „Do mojego najlepszego przyjaciela” lub proste pozdrowienia, takie jak „Dzień dobry/popołudnie/wieczór/wieczór”.
- W przypadku nieformalnych wydarzeń po prostu powiedz krótkie i proste powitanie, takie jak „Do Johna i Marcy”.
Krok 3. Skomponuj wiadomość w treści wiadomości e-mail
Wiadomość zapisana w treści e-maila może być najważniejszą częścią Twojej odpowiedzi, zwłaszcza że będzie ona zarówno kończyć Twoją odpowiedź, jak i odzwierciedlać charakter wydarzenia. Kilka przykładów zdań, których możesz użyć, aby zaakceptować lub odrzucić zaproszenie:
- Udziel nieformalnej odpowiedzi na takie zaproszenie. Na przykład „Dzięki za zaproszenie na grilla, Tom. Ale przepraszam, nie mogliśmy uczestniczyć, ponieważ tego dnia musieliśmy być poza miastem”.
- Udziel formalnej odpowiedzi na zaproszenie tego rodzaju. Na przykład „Higginsonowie otrzymali zaproszenie na ślub Josha i Belindy 5 listopada 2019 r.” Innym przykładem jest: „John i Sarah Appleby są zachwyceni przyjęciem zaproszenia na przyjęcie urodzinowe Marty Rodriguez”.
- Przykładem formalnego wyroku odrzucenia byłoby: „Rodzina Parkerów nie mogła uczestniczyć w ślubie Josha i Belindy 5 listopada 2019 r.”
Krok 4. Napisz powitanie końcowe i podaj swoje imię i nazwisko
Po napisaniu wiadomości zakończ odpowiedź odpowiednim powitaniem końcowym. W rzeczywistości napisanie powitania końcowego nie jest tylko formalnością, ale może jednocześnie reprezentować rodzaj relacji, jaką masz z daną osobą i jak się z nią czujesz.
- Wybierz formalne powitanie końcowe, takie jak „Pozdrowienia” lub „Dziękuję”.
- Wybierz nieformalne powitanie końcowe, takie jak „Pozdrowienia” lub „Pozdrowienia”.
- Dopasuj powitanie końcowe do swojej odpowiedzi. Na przykład napisz „Z wielkim żalem”, jeśli odrzucisz zaproszenie, lub „Dziękuję”, jeśli je przyjmiesz.
- Wpisz swoje imię i nazwisko na końcu e-maila. W przypadku nieformalnych wydarzeń po prostu zapisz swój pseudonim i pseudonimy innych zaproszonych osób. Jednak w przypadku bardziej oficjalnego wydarzenia dobrze jest wpisać swoje imię i nazwisko oraz innych zaproszonych gości. Jeśli ty i osoba zaproszona macie bardzo bliskie relacje, po prostu napisz „Rodzina Smithów”.
Część 3 z 3: Radzenie sobie z automatycznymi wiadomościami e-mail i rozwiązywanie możliwych problemów
Krok 1. Kliknij „odrzuć” lub „akceptuj”, jeśli w wiadomości e-mail znajduje się automatyczny przycisk
Obecnie wiele osób jest bardziej zainteresowanych korzystaniem z automatycznej usługi RSVP, która jest wysyłana w formie wiadomości e-mail w przypadku formalnych zaproszeń. Najprawdopodobniej automatyczna wiadomość e-mail RSVP została przekazana przez stronę trzecią i zawiera przycisk z opcją „odrzuć” lub zaakceptuj.
- Jeśli otrzymasz taką wiadomość e-mail, nie musisz wysyłać prywatnej wiadomości e-mail do osoby zaproszonej.
- Gdy zaproszenie zostanie zaakceptowane lub odrzucone, odpowiedź zostanie wysłana do strony trzeciej i przekazana zapraszającemu.
- Automatyczne usługi poczty e-mail są często używane w przypadku imprez półoficjalnych, takich jak przyjęcia urodzinowe, zjazdy, spotkania towarzyskie itp.
Krok 2. Kliknij opcję „pokwitowanie zwrotu” w treści wiadomości e-mail
Zrób to, aby Twój dostawca poczty e-mail wysłał Ci wiadomość e-mail potwierdzającą, czy dana osoba otrzymała lub otworzyła Twoją odpowiedź. W ten sposób dowiesz się, czy wiadomość została wysłana.
- Należy pamiętać, że różni dostawcy poczty e-mail mogą mieć również różne zasady dotyczące opcji „pokwitowania zwrotu”.
- Niektórzy dostawcy usług poczty e-mail nawet nie udostępniają tej opcji.
Krok 3. Wyślij e-mail uzupełniający, jeśli zmienią się Twoje plany
W rzeczywistości zmiana planów jest nieuniknioną możliwością. Jeśli chcesz odrzucić zaproszenie, które zostało wcześniej zaakceptowane lub odwrotnie, przekaż zmianę bezpośrednio zapraszającemu.
- Jeśli przypadkowo nacisnąłeś opcję „Akceptuj” w automatycznej wiadomości e-mail, wyjaśnij błąd za pośrednictwem prywatnej wiadomości e-mail do zainteresowanej osoby.
- Jeśli chcesz odrzucić otrzymane wcześniej zaproszenie, przekaż informację o odrzuceniu bezpośrednio zapraszającemu. Na przykład wyślij e-mail z tematem „Zmiany RSVP”, który mówi „Przepraszam, z tego czy innego powodu Sarah i ja nie mogliśmy uczestniczyć w twojej 20. rocznicy ślubu w dniu 14. Mam nadzieję, że spotkamy się ponownie w najbliższej przyszłości, okej!”
- Jeśli chcesz zaakceptować zaproszenie, które wcześniej odrzuciłeś, poinformuj również o zmianach bezpośrednio zapraszającemu. Na przykład wyślij wiadomość e-mail zatytułowaną „Zmiany RSVP”, która mówi „Witam! Jeśli limit zaproszeń jest nadal dostępny, z przyjemnością wezmę udział w Twoim wydarzeniu”.
- Zmiany w odpowiedzi powinny być komunikowane tak szybko, jak to możliwe. Jeśli zbliżające się wydarzenie jest nieformalne lub półformalne, prawdopodobnie zmienisz swoją odpowiedź z pewnym wyprzedzeniem. Jeśli jednak wydarzenie ma charakter formalny (np. ślub), zmiany w odpowiedzi należy dokonywać z wyprzedzeniem, co najmniej z miesięcznym wyprzedzeniem.
