Memorandum to rodzaj dokumentu służącego do komunikacji wewnętrznej pomiędzy pracownikami firmy. Notatki są sprawdzonym aspektem świata biznesu, który, gdy jest napisany poprawnie, może pomóc w utrzymaniu płynności pracy.
Krok
Część 1 z 3: Wybór języka i formatu
Krok 1. Unikaj zbyt swobodnego języka
Ogólnie rzecz biorąc, język notatki powinien być jasny i prosty, ale profesjonalny. Powinieneś unikać swobodnego tonu rozmowy w notatce.
- Na przykład nie pisz: „Cześć wszystkim! Dzięki Bogu to piątek, co? Chcę porozmawiać o ważnej sprawie biznesowej”.
- Zamiast tego przejdź od razu do sedna: „Chcę udostępnić raport z postępów projektu Z”.
Krok 2. Unikaj języka emocjonalnego
Powinieneś także starać się używać neutralnego tonu i unikać emocjonalnego języka. Postaraj się przedstawić fakty i dowody na poparcie roszczeń.
- Na przykład unikaj stwierdzeń typu „Myślę, że wszyscy bylibyśmy o wiele szczęśliwsi, gdybyśmy mogli ubierać się swobodnie w piątki”.
- Zamiast tego poszukaj informacji o tym, czy morale wzrasta, gdy pracownicy mogą wybierać ubrania, i wspomnij o tych informacjach w notatce.
Krok 3. Użyj fraz sygnałowych
Jeśli chcesz cytować dowody lub źródła, upewnij się, że używasz języka, który informuje czytelnika o tym, co robisz.
Na przykład wypróbuj frazę „Według naszych ustaleń…” lub „Badania przeprowadzone przez EPA wskazują, że…”
Krok 4. Wybierz odpowiedni model i rozmiar czcionki
Notatki powinny być łatwe do odczytania. Unikaj więc używania małych czcionek, domyślny rozmiar to 11 lub 12.
Powinieneś również wybrać prostą czcionkę, taką jak Times New Roman. To nie czas na wypróbowywanie „śmiesznych” czcionek, takich jak Comic Sans (możesz się śmiać z wyboru tej czcionki)
Krok 5. Użyj standardowych marginesów
Typowy margines dla notatki biznesowej to 1 cal lub 2,54 cm, chociaż niektóre edytory tekstu przygotowały szablony notatek z nieco szerszymi marginesami (na przykład 1,25 cala lub 3,18 cm).
Krok 6. Wybierz pojedynczą przestrzeń
Notatki biznesowe zwykle nie zawierają podwójnych spacji. Aby strona notatnika była mała, rozważ pojedyncze odstępy, ale dodaj odstępy między akapitami lub sekcjami.
Wcięcia akapitowe zwykle nie są wymagane
Część 2 z 3: Przygotowanie do napisania notatki biznesowej
Krok 1. Zdecyduj, czy notatka ma zostać wysłana
Jeśli musisz podzielić się ważnymi sprawami biznesowymi z kilkoma osobami w swoim zespole, dobrym pomysłem jest wysłanie notatki. Notatki można również wysyłać, nawet jeśli komunikujesz się na przykład tylko z jedną osobą lub chcesz prowadzić rejestr korespondencji.
- Jednak w niektórych przypadkach skuteczniejsza jest rozmowa bezpośrednio z daną osobą.
- Ponadto niektóre informacje mogą być zbyt poufne, aby można je było przesłać w notatce.
Krok 2. Określ cel pisania notatki
Treść i ustawienia notatek różnią się w zależności od celu. Większość rodzajów notatek jest pisana z następujących powodów:
- Zaproponować pomysł lub rozwiązanie. Na przykład, jeśli wiesz, jak rozwiązać problem z harmonogramami nadgodzin, pomysł można zapisać w notatce i wysłać do szefa.
- Wydawać rozkazy. Na przykład wysyłanie notatek jest również skutecznym sposobem delegowania odpowiedzialności za konferencję, którą organizuje Twój dział.
- Do raportów. Możesz także wysyłać notatki, aby informować współpracowników o ostatnich wydarzeniach, zgłaszać aktualizacje projektu, dostarczać raporty z postępów lub zgłaszać wyniki dochodzenia.
Krok 3. Zawęź temat
Możesz obsługiwać wiele projektów i mieć pokusę wysyłania notatek do współpracowników, szefów lub klientów o postępach rzeczy. Pamiętaj jednak, że notatki biznesowe powinny koncentrować się tylko na jednym zagadnieniu.
Notatki powinny być zwięzłe, jasne i łatwe do szybkiego przeczytania dla zapracowanych osób. Nie pozwól więc ignorować ważnych informacji. Skoncentrowane notatki pomagają zapewnić, że Twoja wiadomość zostanie odebrana i zrozumiana
Krok 4. Rozważ publiczność
Treść, styl i ton notatki biznesowej są określane przez docelowych odbiorców. Zastanów się więc, kto otrzyma notatkę.
Na przykład notatka do kolegi o planowaniu przyjęcia niespodzianki dla kogoś w biurze różni się od notatki dla przełożonego o wynikach dochodzenia, które prowadzisz od miesięcy
Część 3 z 3: Tworzenie notatki biznesowej
Krok 1. Oznacz to
Istnieje wiele rodzajów korespondencji biznesowej. Standardowym sposobem notatek jest wyraźne oznaczenie dokumentu.
- Na przykład wpisz „Memo” lub „Memorandum” u góry strony.
- Pozycja może być wyśrodkowana lub wyrównana do lewej. Aby uzyskać inspirację, przejrzyj otrzymane notatki biznesowe i skopiuj format.
Krok 2. Napisz tytuł
Pierwsza część notatki powinna zawierać ważne punkty. Szczegółowe informacje o każdym komponencie zostaną opisane w następnym kroku.
- DO: wpisz nazwiska i tytuły osób, które otrzymały notatkę.
- OD: wpisz pełne imię i nazwisko oraz tytuł.
- DATA: wpisz pełną i dokładną datę, nie zapomnij roku.
- TEMAT: napisz krótki i konkretny opis treści notatki.
- Zwróć uwagę, że temat jest zwykle wskazywany przez „Re:” lub „RE:” (oba oznaczają odnoszące się do).
Krok 3. Ostrożnie wybierz listę odbiorców
Upewnij się, że uwzględniasz wszystkich, którzy potrzebują informacji lub rozwoju. Ogranicz dystrybucję notatek do osób, które muszą wiedzieć.
- Z biznesowego punktu widzenia nie jest mądre wysyłanie notatek do wszystkich w biurze, jeśli tylko kilku jest zaniepokojonych lub zaangażowanych.
- Ludzie będą przytłoczeni mnóstwem notatek i mogą mieć tendencję do ignorowania lub po prostu przeglądania nieistotnych notatek.
Krok 4. Użyj poprawnych imion i tytułów oraz tytułów dla osób na liście odbiorców
Nawet jeśli Ty i Twój szef jesteście znajomi na co dzień, najlepiej jest zachować formalną korespondencję pisemną. Na przykład, może witasz swojego szefa po imieniu tylko wtedy, gdy spotykasz się na korytarzu biura, ale dla notatek witaj go „Pani Riana” lub „Dr. Riana.
Pamiętaj, że informacje, które piszesz, są przeznaczone dla wszystkich na liście odbiorców. Zapisz więc pełne imię i nazwisko oraz tytuł
Krok 5. Znajdź w zewnętrznej notatce tytuł osoby, do której się zwracasz
Jeśli wysyłasz notatkę do kogoś spoza biura, ważne jest, aby zdefiniować właściwe powitanie. Poświęć trochę czasu na wyszukanie danego profilu, dane osobowe są zwykle opisane na stronie internetowej firmy.
- Na przykład wątpisz, czy dany stopień jest doktoratem. Jeśli tak, generalnie poprawnym powitaniem jest dr. x
- Jaka jest jego pozycja? Zastępca dyrektora czy dziekan? Jeśli tak, upewnij się, że wspomniałeś o tym w notatce.
Krok 6. Ostrożnie napisz temat
Upewnij się, że temat jest krótki, jasny i niezbyt ogólny.
- Na przykład temat „Nowy biznes” wydaje się niejasny, a jeśli ktoś szuka pliku na kilka tygodni lub dni naprzód, może mieć trudności z podjęciem decyzji, która z twoich notatek jest.
- Lepszym tematem byłoby coś takiego, „Raport postępów w dochodzeniu w sprawie rozszerzenia bazy klientów”.
Krok 7. Rozważ pominięcie powitania
Możesz wybrać, czy chcesz rozpocząć wiadomość od powitania, np. „Kochanie. Pani Wardani” lub „Kochanie. Koledzy. Pamiętaj jednak, że w notatce biznesowej nie oczekuje się pozdrowienia.
Notatki to szybki i skuteczny sposób przekazywania ważnych informacji, a publiczność wyraźnie wie, kto otrzymał i wysłał notatkę
Krok 8. Skomponuj wprowadzenie
Wyjaśnij, w jakim celu napisałeś i wysłałeś notatkę.
Na przykład „Niniejszym informuję, że…”. Wstęp powinien zawierać streszczenie treści notatki
Krok 9. Zachowaj krótkie wprowadzenie
Nie ma potrzeby podawania wszystkich szczegółów i/lub dowodów w pierwszej części.
Wystarczy kilka zdań lub krótki akapit
Krok 10. Zdefiniuj ustawienia treści notatki
Po wstępie notatka biznesowa zwykle zawiera od dwóch do czterech dodatkowych akapitów przed zakończeniem. Zawartość i ustawienia zależą od tematu.
Na przykład możesz uporządkować informacje według ważności. Lub, jeśli opisujesz proces, podziel treść notatki, aby dopasować etapy procesu
Krok 11. Zdecyduj, czy chcesz dołączyć napisy
Notatki biznesowe powinny składać się z wyraźnych sekcji. Zazwyczaj notatki biznesowe są wyraźnie podzielone, aby odbiorca mógł łatwo przeczytać i przetrawić informacje. Możesz pomóc im zrozumieć punktory, oznaczając podsekcje.
Krok 12. Napisz konkretny podtytuł
Upewnij się, że cel każdej podsekcji jest jasny dla odbiorcy.
Na przykład, pisząc notatkę o planowanej przeprowadzce biura, uwzględnij następujące podsekcje: „Nowa lokalizacja naszej siedziby”, „Ważne wskazówki dotyczące materiałów biurowych” i „Harmonogram zakończenia przeprowadzki biura”
Krok 13. Dołącz zdanie tematu w głównym akapicie
Pierwsze zdanie każdego podrozdziału lub akapitu powinno przekazywać główny punkt podrozdziału.
Każdy akapit lub sekcja notatki powinny koncentrować się tylko na jednym pomyśle
Krok 14. Rozważ użycie wypunktowań
Jeśli chcesz podkreślić ważne punkty, bardzo pomocne mogą być wypunktowania lub listy. Ten format zachęca czytelników do zwracania uwagi na ważne punkty i pomaga im szybciej i wydajniej czytać notatki.
Krok 15. Zachowaj krótką notatkę
Ogólnie rzecz biorąc, notatki biznesowe nie są dłuższe niż jedna do dwóch stron.
Ten standardowy limit stron dotyczy zazwyczaj dokumentów z pojedynczym odstępem bez dodatkowych linii między sekcjami
Krok 16. Zdecyduj, czy potrzebujesz akapitu podsumowującego
Ogólnie rzecz biorąc, notatki nie wymagają podsumowania, zwłaszcza jeśli mają mniej niż jedną stronę.
Jeśli jednak opisane informacje są złożone lub jeśli notatka jest dłuższa niż zwykle, pomocne jest podsumowanie kluczowych punktów
Krok 17. Wprowadź końcową sekcję lub akapit
Nawet jeśli nie potrzebujesz notatki podsumowującej, powinieneś zakończyć ją zdaniem końcowym. Pomyśl o następujących kwestiach:
- Jakie jest główne przesłanie notatki? Chcesz, żeby odbiorca coś zrobił? Czy muszą odpowiedzieć nie później niż w danym dniu? Jeśli tak, jasno określ.
- Jeśli nie jest wymagane żadne działanie, dodaj proste zdanie końcowe, takie jak „Chętnie omówię dalszą dyskusję” lub „Proszę o kontakt w przypadku jakichkolwiek problemów lub pytań”.
Krok 18. Podpisz, jeśli chcesz
Generalnie nie ma potrzeby dodawania imienia ani podpisu na końcu notatki. Pamiętaj jednak, że najbezpieczniej jest podążać za innymi przykładami notatek z Twojej dziedziny.
- Jeśli druga strona kończy się formalnie (np. „Z poważaniem, dr Sari”), kieruj się przykładem.
- Chociaż nie wymaga podpisu, może być konieczne dołączenie swoich inicjałów na końcu dokumentu.
Krok 19. Określ, czy są jakieś załączniki
Jeśli notatka zawiera również załączniki, takie jak tabele, wykresy lub raporty, pamiętaj o ich wzmiance na końcu notatki. Na przykład „Załączone: Tabela 1”.
- Powinieneś także odwołać się do załącznika w treści notatki.
- Na przykład w notatce powiadamiającej pracowników o zbliżającej się przeprowadzce biura można napisać następujące informacje: „Zamierzamy zakończyć proces przeprowadzki do końca tego kwartału. W załączonej tabeli 1 znajduje się bardziej szczegółowy harmonogram.”
Krok 20. Przeczytaj ponownie starannie napisaną notatkę
Przed wysłaniem przeczytaj ponownie i popraw. Upewnij się, że gramatyka zdania jest poprawna, nie ma błędów ortograficznych ani znaków interpunkcyjnych, a treść jest łatwa do zrozumienia.
- Rozważ odroczenie dostawy po pierwszej korekcie, jeśli termin nie stanowi problemu. Jeśli ponownie przeczytasz notatkę godzinę lub dwie później, możesz znaleźć błędy, które początkowo zostały przeoczone.
- Jeśli notatka zawiera poufne informacje, sprawdź zasady firmy, aby zobaczyć, kto może przejrzeć notatkę dla Ciebie i ostatecznie zatwierdzić jej treść.
