Notatki są zwykle używane do przekazywania określonych informacji grupie osób, na przykład o działaniach, zasadach lub dostępnych zasobach, i poproszenia ich o podjęcie działań. Słowo „memorandum” oznacza coś, o czym należy pamiętać lub na co zwrócić uwagę. Możesz napisać dobrą, łatwą do zrozumienia notatkę, studiując te wskazówki.
Krok
Część 1 z 4: Pisanie główek notatek
Krok 1. Wpisz „MEMORRANDUM” na górze kartki, aby napisać notatkę
Najpierw wyjaśnij, że ten dokument jest memorandum. Wpisz słowo „MEMORDUM” 3 cm od górnej krawędzi kartki pogrubionymi literami jako pierwszy wiersz. To słowo może być umieszczone w środku lub po lewej stronie większej litery.
Pomiń dwie puste linie przed napisaniem następnej linii
Krok 2. Zapisz poprawnie imię i nazwisko odbiorcy notatki
Ponieważ notatka jest formalnym środkiem komunikacji biznesowej, odbiorca musi być również formalnie wymieniony. Zapisz pełne imię i nazwisko oraz tytuł odbiorcy notatki.
Jeśli ta notatka jest skierowana do wszystkich pracowników, napisz: „Do: Wszyscy pracownicy”
Krok 3. Zapisz także pozostałych odbiorców w wierszu „CC”
Wiersz „CC” (co oznacza kopię grzecznościową) służy do wpisania nazwiska osoby lub osób, które otrzymają kopię notatki, a nie tej, do której notatka zostanie wysłana. Nazwa wymieniona w wierszu „CC” to strona, którą należy powiadomić o polisie lub problemie opisanym w notatce.
Krok 4. Wpisz swoje imię i nazwisko w wierszu „Od”
Nazwisko autora i nadawcy notatki musi znajdować się w nagłówku notatki. Wpisz swoje imię i nazwisko oraz tytuł w tej linii.
Krok 5. Wprowadź datę
Zapisz w całości datę sporządzenia notatki w formacie data, miesiąc, rok. Na przykład: „Data: 9 grudnia 2015” lub „9/12/2015”.
Krok 6. Określ temat notatki i napisz ją jako osobną linię z tytułem „O”
Temat notatki da ci wyobrażenie o tym, co jest w niej omawiane. Wybierz konkretny, ale krótki temat.
Na przykład zamiast pisać „mrówki” jako temat, wybierz coś bardziej konkretnego, na przykład: „Problem mrówek w biurze”
Krok 7. Dobrze poznaj format nagłówka notatki
Nagłówek notatki powinien znajdować się u góry po lewej stronie. Możesz używać wielkich lub małych liter dla słów „Do:”, „Od:”, „Data:” i „Informacje:”.
-
Nagłówek notatki będzie wyglądał jak w następującym przykładzie:
Do: Nazwisko i tytuł odbiorcy
Od: Twoje imię i nazwisko oraz tytuł
Data: Data napisania notatki
Temat: Tematy omówione w notatce (użyj pogrubienia lub koloru dla rzeczy, które uważasz za ważne).
- Pisząc nagłówek notatki, umieść spację po dwukropku, aby wyglądał ładniej.
- Po zakończeniu pisania nagłówka notatki pomiń linię przed kontynuowaniem pisania notatki, aby oddzielić nagłówek notatki od treści notatki.
Część 2 z 4: Pisanie treści notatki
Krok 1. Rozważ odbiorców, którzy otrzymają notatkę
Aby napisać notatkę, która zainteresuje ludzi czytaniem i udzielaniem odpowiedzi, musisz określić styl, długość i formalność wyjaśnień w treści notatki na podstawie odbiorców, którzy będą ją czytać. W tym celu musisz wiedzieć, kto otrzyma i przeczyta tę notatkę.
- Dowiedz się, jakie są priorytety i obawy odbiorcy notatki.
- Postaraj się przewidzieć pytania, które zadają czytelnicy notatki. Poprzyj swoje wyjaśnienie, podając przykłady, dowody lub inne informacje, które mogą wpłynąć na czytelnika.
- Biorąc pod uwagę odbiorców, którzy będą czytać notatkę, możesz przekazać w niej właściwe informacje lub opinie.
Krok 2. Nie witaj się formalnie
Notatka nie musi zaczynać się od powitania typu „Drogi Panie Anwar”. Zamiast tego po prostu napisz zdanie otwierające, aby wyjaśnić temat, który chcesz omówić.
Krok 3. Podaj problem lub problem w pierwszym akapicie
Krótko opisz tło działania, które chcesz wykonać. Podobnie jak w przypadku złożenia oświadczenia o pracy dyplomowej, wyjaśnij temat i podaj powody, dla których to działanie jest ważne. Możesz użyć tego zdania wprowadzającego jako streszczenia lub podsumowania notatki.
Ogólną wskazówką jest, że część otwierająca powinna być napisana w jednym akapicie
Krok 4. Na przykład na początku notatki możesz napisać:
„Z dniem 1 stycznia 2016 r. PT XYZ wdroży nową politykę ochrony zdrowia. Wszyscy pracownicy i członkowie ich rodzin będą co miesiąc otrzymywać świadczenia zdrowotne klasy 1 BPJS”.
Krok 5. Opisz kontekst problemu, który poruszyłeś w notatce
Czytelnicy mogą potrzebować informacji o tle prezentowanego problemu. Krótko wyjaśnij kontekst i powiedz tylko to, co jest ważne.
W razie potrzeby kontynuuj pisanie notatki wyjaśniającej, dlaczego chcesz, aby ta zasada miała zastosowanie. Na przykład napisz: „Rząd wydał rozporządzenie, że każda firma jest zobowiązana do rejestrowania pracowników i członków ich rodzin jako uczestników BPJS Kesehatan”
Krok 6. Wesprzyj swój plan, podając wyjaśnienie w sekcji dyskusji
Krótko opisz działanie, które podejmiesz. Przedstaw dowody i logiczne powody na poparcie swojej propozycji. Zacznij od przekazania najważniejszych informacji, a następnie podaj konkretne lub wspierające fakty. Podaj, jakie korzyści odniesie czytelnik z twojego proponowanego działania lub jakie szkody wynikną, jeśli to działanie nie zostanie podjęte.
- Jeśli chcesz stworzyć dłuższą notatkę, zaprezentuj również odpowiednie i przekonujące wykresy, listy lub wykresy.
- W przypadku dłuższych notatek możesz podać krótki tytuł opisujący zawartość każdej sekcji. Na przykład zamiast tworzyć tytuł „Polityka”, napisz „Nowa polityka dla wszystkich pracowników”. Postaraj się, aby tytuł był konkretny i krótki, aby ważne rzeczy w notatce były od razu znane czytelnikowi.
Krok 7. Zaproponuj czytelnikowi działania, które powinien podjąć
Za pomocą notatki prosisz innych o podjęcie działania w określonej sprawie, niezależnie od tego, czy jest to ogłoszenie o nowym produkcie, nowa polityka raportowania wydatków, czy oświadczenie o tym, jak firma rozwiązuje problem. W końcowym akapicie lub zdaniu wyjaśnij, jakie działania należy podjąć.
- Na przykład napisz: „Wszyscy pracownicy muszą korzystać z nowego systemu księgowego od 1 marca 2016 r.”.
- Dostarcz również dowody potwierdzające swoją propozycję.
Krok 8. Zamknij notatkę, przedstawiając pozytywne i wspierające podsumowanie
Ostatni akapit powinien opisywać kolejny krok, który może rozwiązać problem. Przekaż również przesłanie wsparcia dotyczące solidarności organizacyjnej.
- Możesz powiedzieć: „Chcę dalej przedyskutować tę propozycję i wdrożyć decyzję, co do której wspólnie uzgodniliśmy”.
- Możesz też zamknąć notatkę, pisząc: „Jesteśmy bardzo podekscytowani planem dodania linii produkcyjnej. Wierzymy, że ten plan rozwinie firmę i zapewni ciągłość naszej działalności”.
- Zamknij notatkę jednym lub dwoma zdaniami.
Część 3 z 4: Zakończenie notatki
Krok 1. Dobrze poznaj format notatki
Użyj standardowego formatu notatki, aby ułatwić czytanie. Wpisz notatkę czcionką Times New Roman lub Arial, rozmiar 12 z 3 cm lewym, prawym i dolnym marginesem.
Użyj formatu akapitu z wyrównaniem do lewej. Pomiń dwie puste linie na końcu akapitu i nie musisz zostawiać spacji na początku akapitu
Krok 2. Sprawdź swoją notatkę
Przeczytaj ponownie i edytuj notatkę, aby upewnić się, że jest poprawna, jasna, zwięzła i przekonująca. Upewnij się, że używasz właściwego stylu pisania. Wyeliminuj niepotrzebne terminy naukowe lub żargon.
- Sprawdź ponownie, czy nadal występują błędy ortograficzne, gramatyczne i dyskusyjne. Zwróć uwagę na wpisywanie nazwisk, dat i liczb.
- Upewnij się, że notatka jest wystarczająco krótka i wyeliminuj zbędne informacje.
Krok 3. Zainicjuj obok swojego imienia i nazwiska
Notatka nie musi być podpisana, ale musisz ją podpisać długopisem na główce notatki, tuż obok swojego imienia i nazwiska. Inicjały wskazują, że zaakceptowałeś tę notatkę.
Krok 4. Użyj papieru z nagłówkiem
Istnieją papiery listowe, które są drukowane z nagłówkiem specjalnie zaprojektowanym do notatek lub po prostu używa się zwykłego papieru listowego.
Jeśli utworzyłeś notatkę na komputerze (i wysłałeś ją e-mailem), utwórz własny papier firmowy za pomocą programu Word z wyświetlonym logo firmy i informacjami kontaktowymi. Użyj tego szablonu notatki do przyszłych zgłoszeń
Krok 5. Zdecyduj, jak wysłać notatkę
Wybierz najlepszy sposób dystrybucji notatki. Możesz go wydrukować i udostępnić lub wysłać e-mailem.
Aby wysyłać notatki pocztą e-mail, możesz przekonwertować notatkę z dokumentu Word na HTML lub PDF i wysłać ją jako załącznik do wiadomości e-mail
Część 4 z 4: Korzystanie z szablonów notatek
Krok 1. Poszukaj szablonu notatki
Notatki można tworzyć za pomocą szablonów, zamiast budować je od podstaw. W tym celu poszukaj dobrych szablonów notatek w Internecie, na przykład w programie Microsoft Word. Używane formaty są zwykle prawie takie same, ale rozmiar, długość i wygląd czcionki mogą się różnić.
- Pobierz szablon, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
- Upewnij się, że przeczytałeś zasady przed użyciem szablonów z dowolnej witryny.
Krok 2. Otwórz szablon, który pobrałeś na swój komputer
Po kliknięciu przycisku pobierania szablon zostanie pobrany bezpośrednio na komputer lub musisz wykonać kilka kroków. Jeśli wynikiem jest plik spakowany, musisz najpierw rozpakować ten plik, a następnie otworzyć go w programie Microsoft Word.
Zalecamy korzystanie z najnowszej wersji programu Microsoft Word, aby nie napotkać problemów, a ten szablon będzie dla Ciebie odpowiedni. Jeśli nadal używasz wcześniejszej wersji programu Microsoft Word, zaktualizuj ją przed pobraniem jakichkolwiek plików
Krok 3. Zdefiniuj własny papier firmowy
Wszystkie szablony można zmienić. Każdą część szablonu notatki możesz dostosować do swoich potrzeb. Na przykład dodaj logo i znak rejestracyjny znaku towarowego do szablonu w sekcji z nagłówkiem. Kliknij sekcję z nagłówkiem, aby wpisać informacje o firmie.
Krok 4. Wypełnij pola szablonu w nagłówku notatki
Musisz wypełnić pola „Do”, „Od”, „CC” i „O”. Zachowaj ostrożność podczas wypełniania każdego pola, aby nie pomylić się, nie pominąć lub nie pomylić w tej sekcji.
Krok 5. Wpisz swoją wiadomość
Napisz wstęp, kontekst, dyskusję i podsumowanie w treści notatki. Możesz pisać notatki w formie listy, aby przekazywać informacje punkt po punkcie.
- Użyj tego samego formatu szablonu, aby wszystkie akapity w notatce były ładnie uporządkowane z odpowiednimi marginesami i rozmiarami czcionek.
- W razie potrzeby możesz użyć szablonu notatki, aby wyświetlić tabelę. Może to być bardziej pomocne, zwłaszcza jeśli notatka przygotowana na liście lub w innym formacie wygląda niechlujnie lub jest trudna do odczytania.
- Nie zapomnij usunąć słów znajdujących się już w szablonie. Sprawdź ponownie dokładnie przed wysłaniem.
Krok 6. Sprawdź również stopki złomu
Stopka notatki znajduje się na dole notatki, która jest zwykle używana do podania dodatkowych informacji, na przykład do wpisania informacji o firmie lub numeru telefonu. Sprawdź dokładnie, czy wszystkie te informacje są wpisane poprawnie. Oczywiście chcesz wysłać dobrą notatkę bez błędnych danych kontaktowych lub brakujących informacji.
Krok 7. Dostosuj wyświetlacz
Jedną z zalet, jakie można uzyskać z szablonu, jest możliwość zmiany koloru dokumentu. Sposób wyświetlania notatki można dostosować do osobowości i uatrakcyjnić jej wygląd. Ponadto możesz wybrać kolor, który najlepiej pasuje do obecnej sytuacji, aby był bardziej przyciągający uwagę, ale nadal profesjonalny.
Krok 8. Zapisz notatkę jako nowy dokument
Upewnij się, że przechowujesz kopię tego pliku notatki, aby mieć cyfrową kopię zapasową jako dowód wszelkiej komunikacji biznesowej, którą prowadziłeś.
Krok 9. Zapisz ten szablon, aby móc go ponownie użyć
Za każdym razem, gdy musisz utworzyć notatkę o nieco innym temacie, zastąp zawarte w niej informacje tematem notatki, którą chcesz wysłać. Oprócz oszczędności czasu możesz tworzyć notatki w spójnym formacie, aby wyglądały profesjonalnie. W ten sposób czytelnicy zwrócą większą uwagę i uważnie przeczytają wysyłaną notatkę.
Porady
- Nie podawaj zbyt wielu powodów. Musisz wyjaśnić, dlaczego należy podjąć pewne działania, ale nie przesadzaj.
- Wyjaśnienie/informacje zapisane w notatce należy przedstawić krótko.
Powiązany artykuł
- Jak napisać notatkę biznesową
- Jak napisać list
- Jak skutecznie się komunikować
- Jak napisać list czytelnika
