Właśnie zostałeś wybrany lub mianowany sekretarzem komitetu, którego jesteś członkiem. Bezpieczna! Czy wiesz, jak tworzyć, przygotowywać i prezentować protokoły? Niezależnie od tego, czy przestrzegasz „Zasad porządkowych Roberta” ustawodawcy, czy sporządzasz protokoły w mniej formalnym otoczeniu, oto ważne metody do naśladowania.
Krok
Część 1 z 4: Wstępne przygotowanie
Krok 1. Zapoznaj się z zasadami organizacji spotkań
Jeśli oczekuje się, że sekretarz sporządzi formalny protokół, zapytaj, czy grupa postępuje zgodnie z Regułami zamówień Roberta lub innymi wytycznymi. W bardziej nieformalnym otoczeniu zapytaj, co należy zawrzeć w protokole lub w jaki sposób zostaną wykorzystane.
- Jako osoba sporządzająca notatki nie musisz znać całej strony Zasad Porządku. Jednak uzyskanie kopii książki (lub pożyczenie jej od przewodniczącego) może być przydatne do udzielenia odpowiedzi na konkretne pytania.
- Dobrze zrozum swoją rolę. Część sekretarzy, którzy spisywali protokół, nie brała udziału w spotkaniu, podczas gdy inni sporządzali protokół i również brali udział w dyskusji. W obu przypadkach sekretarz nie powinien być kimś, kto pełni inną podstawową rolę, taką jak lider spotkania lub moderator.
Krok 2. Przygotuj wcześniej szablon
Protokoły z każdego spotkania będą zawierać w dużej mierze te same informacje. Szablony tworzą spójny format dla łatwego odniesienia. Uwzględnij spacje na następujące informacje.
- Nazwa organizacji.
- Typ spotkania. Czy jest to spotkanie cotygodniowe lub coroczne, spotkanie mniejszego komitetu lub spotkanie organizowane w specjalnym celu?
- Data, godzina i miejsce. Zrób miejsce na początek i koniec spotkania (otwarcie i zakończenie).
- Imię i nazwisko przewodniczącego lub przewodniczącego spotkania oraz nazwisko sekretarza (lub jego następcy).
- Lista „uczestników” i „przeprosiny za nieobecność”. To wymyślne określenie na listy obecności. Zwróć uwagę, czy osiągnięto kworum (wystarczająca liczba osób do głosowania).
- Zrób miejsce na swój podpis. Jako osoba sporządzająca notatki powinieneś zawsze podpisywać swoje notatki. Dodatkowe podpisy mogą być wymagane, gdy protokół zostanie zatwierdzony, zgodnie z polityką Twojej organizacji.
- Księga porządku obrad, jeśli jest dostępna. Jeżeli przewodniczący lub koordynator spotkania nie poprosi o sporządzenie porządku dziennego, powinien on być dostępny na żądanie. Posiadanie porządku obrad w celach informacyjnych pomoże w zorganizowaniu protokołu ze spotkania.
Krok 3. Zabierz ze sobą notebooka lub laptopa
Upewnij się, że to, co przyniesiesz, jest dla Ciebie wygodne. Jeśli masz zamiar często robić notatki, zachowaj w tym celu notatnik lub utwórz folder na swoim komputerze.
- Jeśli zapisujesz protokoły z poprzedniego spotkania, które nie zostało zatwierdzone, zabierz je ze sobą.
- Chociaż dyktafon może pomóc w późniejszej transkrypcji minut, nie zastąpią one minut. Jeśli nagrywasz spotkanie, upewnij się, że wszyscy obecni wyrażają na to zgodę i nie ulegaj pokusie sporządzania transkrypcji słowo w słowo.
- Nauka stenografii przyspieszy robienie notatek, ale nie musisz zapisywać każdego słowa, aby robić notatki. W rzeczywistości powinieneś tego unikać.
- Jeśli zostaniesz poproszony o publiczne sporządzenie protokołu ze spotkania, użyj rzutnika lub tablicy prezentacyjnej. Upewnij się, że możesz robić notatki później w domu bez zanikania atramentu, dzięki czemu możesz używać skróconego pisania do pisania notatek.
Część 2 z 4: Sporządzanie protokołu spotkania
Krok 1. Udostępnij listę obecności
Jak tylko wszyscy będą obecni, rozdaj kartkę papieru (więcej w przypadku większych spotkań) z wystarczającą ilością miejsca, aby ludzie mogli zapisać swoje nazwiska i dane kontaktowe. Możesz użyć tego dokumentu po spotkaniu, aby wypełnić sekcję listy uczestników swojego szablonu lub wkleić tę listę do gotowego protokołu.
Jeśli nie znasz dużej liczby obecnych osób, naszkicuj tabelę miejsc i wypełnij ją, gdy poprosisz wszystkich o przedstawienie się. Przygotuj ten arkusz wykresu podczas pisania protokołu, aby móc wymieniać osoby po imieniu, gdy tylko jest to możliwe (jak omówiono poniżej)
Krok 2. Wypełnij jak najwięcej dostępnych szablonów
Czekając na rozpoczęcie spotkania, zanotuj nazwę organizacji, datę i miejsce spotkania oraz rodzaj spotkania (cotygodniowe zebranie zarządu, zebranie komisji specjalnej itp.). Po rozpoczęciu spotkania zanotuj godzinę rozpoczęcia.
- Jeśli nie masz szablonu, zanotuj te informacje u góry notatki.
- Jeśli spotkanie odbywa się w specjalnym celu lub wydarzeniu, zapisz powiadomienia wysłane, aby powiadomić członków. Po skopiowaniu musisz go wkleić do notatki.
Krok 3. Zapisz wyniki pierwszego ruchu
Większość formalnych spotkań rozpoczyna się od wniosku o przyjęcie agendy, więc ten krok zostanie wykorzystany jako przykład. Jeśli spotkanie rozpocznie się od innego wniosku, zapisz wszystkie istotne informacje:
- Odpowiednie sformułowanie na początku wniosku to „Składam propozycję”. Zwykle dotyczy to zdań takich jak „proponuję przyjęcie tego porządku obrad”.
- Imię i nazwisko wnioskodawcy (osoby składającej wniosek).
- Wyniki głosowania. Jeśli głosowanie się powiedzie, napisz „wniosek przyjęty”. Jeśli się nie powiedzie, napisz „ruch odrzucony”.
- Możesz złożyć długi wniosek na piśmie, jeśli nie możesz go dokładnie zarejestrować. Jeśli to się powtórzy, zapytaj na uboczu spotkania, czy składanie wniosków w tym dokumencie może być oficjalną polityką dla wniosków zawierających określoną liczbę słów.
- Jeżeli przygotowujesz porządek obrad, możesz być wnioskodawcą tego wniosku, jak również sekretarzem protokołu. To może być zrobione; tak długo, jak pozostajesz obiektywny, nie powinno być problemu z nagrywaniem własnych akrobacji.
Krok 4. Nagrywaj inne wnioski podczas spotkania
Słuchaj uważnie całej dyskusji, ale (o ile nie zostaniesz poinstruowany inaczej!) nie nagrywaj jej. Po złożeniu nowego wniosku zapisz odpowiednie informacje.
- Pamiętaj, że każdy wniosek musi zawierać dokładną treść wniosku, nazwisko wnioskodawcy oraz wynik głosowania.
- Niektóre wnioski wymagają przedstawienia propozycji przed przejściem do głosowania. Jeśli ktoś mówi „Popieram ten wniosek” lub podobne słowa, zanotuj nazwisko tej osoby jako zwolennika.
- Jeśli nie znasz nazwiska wnioskodawcy lub potrzebujesz powtórzyć wniosek, uprzejmie przerwij spotkanie. Dokładne rejestrowanie informacji jest ważne, aby usprawiedliwić drobne przerwy.
- Jeśli wniosek zostanie poprawiony, po prostu zmień sformułowanie wniosku w swoich notatkach. O ile zmiana nie budzi kontrowersji i nie wywołuje długiej dyskusji, nie ma potrzeby odnotowywać, że zmiana nastąpiła na spotkaniu.
Krok 5. Wysłuchaj raportu i zdobądź kopię raportu
Za każdym razem, gdy raport, biuletyn informacyjny lub podobna pozycja jest czytana na głos, należy zanotować tytuł raportu i osobę, która go przeczytała (lub nazwę podkomitetu, który go sporządził). Jeśli dołączony jest wniosek, zapisz go tak, jak każdy inny wniosek.
- Najpraktyczniej jest otrzymać kopię raportu na koniec spotkania. Zanotuj, aby poprosić o kopię od czytelnika lub prowadzącego spotkanie (przewodniczący lub prezydent) po spotkaniu. Załączasz kopię każdego raportu do wcześniej skopiowanego protokołu.
- Jeśli kopia nie jest dostępna, zanotuj, gdzie przechowywany jest oryginał. Być może będziesz musiał poprosić o te informacje po spotkaniu.
- Jeśli członkowie składają ustne sprawozdanie (a nie czytają z dokumentu), napisz krótkie i obiektywne podsumowanie sprawozdania. Nie podawaj szczegółowych informacji ani słów mówcy dosłownie.
Krok 6. Zapisz podjęte lub podane działania
Obejmuje to „sprawdzanie” zadań z poprzednich spotkań, a także nowe działania. Czy ktoś został wyznaczony do napisania listu? Zapisz ich nazwiska i instrukcje.
- W zależności od tego, jak formalne jest twoje spotkanie, wiele z tych działań należy do kategorii „wnioski”. W przypadku mniej formalnych spotkań może być konieczne zwracanie uwagi na decyzje, które nie są zbyt jasne.
- Dołącz krótki wniosek z uzasadnieniem decyzji, jeśli taki istnieje.
Krok 7. Zapisz wszystkie instrukcje i punkty decyzyjne
W przypadku zgłoszenia sprzeciwu do procedury należy odnotować sprzeciw i jego podstawę, a także pełną decyzję Przewodniczącego.
Pamiętaj, aby zamieścić odniesienia do Zasad Porządkowych Roberta, wewnętrznych zasad organizacyjnych lub protokołów firmowych
Krok 8. Tylko po wyświetleniu monitu nagraj podsumowanie dyskusji
Oficjalnie protokoły są zapisem tego, co „zrobiono”, a nie tego, co „powiedziano”. Jednak spełnij wszystkie prośby dotyczące organizacji.
- Podczas nagrywania dyskusji bądź jak najbardziej obiektywny. Uwzględnij konkretne punkty, a nie opinie, i zminimalizuj użycie przymiotników i przysłówków. Twoim celem jest suche, rzeczowe i nudne pisanie!
- Nie wymieniaj osób z imienia i nazwiska w podsumowaniu dyskusji. Jest to szczególnie ważne w gorących kłótniach, które mogą powodować problemy.
Krok 9. Zamknij pod koniec spotkania
Zapisz godzinę odwołania spotkania. Pamiętaj, aby poprosić o kopię raportu lub przypomnieć komuś o jego przesłaniu.
Zeskanuj swoje notatki, aby sprawdzić, czy coś przegapiłeś lub czy potrzebujesz wyjaśnienia. Jeśli musisz zadać komuś pytanie, zrób to teraz, zanim wyjdzie
Część 3 z 4: Kopiowanie minut
Krok 1. Rozpocznij ten proces tak szybko, jak to możliwe
Oficjalne protokoły najlepiej skopiować bezpośrednio po spotkaniu, póki wydarzenia są jeszcze świeże w Twojej pamięci.
Krok 2. Użyj komputera, aby wpisać protokół ze spotkania
Prawdopodobnie zrobiłeś to, jeśli korzystasz z laptopa podczas spotkania. Zapisz swoje notatki i utwórz nowy dokument na kilka minut, aby móc porównać swoje notatki i notatki obok siebie.
Krok 3. Sformatuj swoje notatki w schludne akapity
Każdy nowy wniosek, decyzja lub punkt instrukcji muszą być zawarte w osobnym akapicie. Podczas tworzenia formatu sprawdź, czy:
- Używaj poprawnej pisowni i gramatyki. W razie potrzeby użyj sprawdzania pisowni.
- Używaj tej samej formy języka w całym raporcie. Używaj czasu przeszłego lub teraźniejszego, ale nigdy nie zmieniaj ich w tym samym dokumencie.
- Pisz tak obiektywnie, jak to możliwe. Twoja opinia nie powinna być wywnioskowana z protokołu. Próbujesz stworzyć obiektywny rekord, z którego wszyscy będą mogli korzystać.
- Używaj prostego i zdecydowanego języka. Niejasny język należy zastąpić konkretnymi słowami. Opis kwiecisty należy całkowicie pominąć.
- Wystarczy wymienić podjęte działania, a nie dyskusję. O ile nie zostaniesz poproszony o nagranie dyskusji, powinieneś skupić się na tym, co Gotowe, nie co powiedział.
- Podaj numery stron dla łatwego odniesienia.
Krok 4. Udostępnij członkom swój projekt protokołu
Wyślij kopię do każdego członka, korzystając z informacji kontaktowych na liście obecności. Jeśli nie masz ich danych kontaktowych, prowadzący spotkanie powinien mieć możliwość skontaktowania się z nimi.
Krok 5. Przedstaw swój protokół do zatwierdzenia
Możesz zostać poproszony o przeczytanie protokołu na głos na następnym spotkaniu i przedłożenie go do zatwierdzenia. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku zaznacz, że protokół został przyjęty.
- Jeżeli protokół jest uzasadniony przed przyjęciem, należy odnotować zmiany w dokumencie i zaznaczyć na końcu, że protokół został poprawiony. Nie opisuj konkretnie korekty.
- W przypadku zgłoszenia wniosku o poprawienie protokołu po jego otrzymaniu, należy w protokole zamieścić dokładną treść wniosku oraz informację, czy wniosek został przyjęty, czy nie.
Część 4 z 4: Korzystanie z szablonów protokołów spotkań
Krok 1. Odwiedź witrynę agregatora szablonów spotkań
Ten gotowy szablon pomoże Ci zaoszczędzić czas na przygotowywaniu protokołów ze spotkań, jednocześnie zapobiegając błędom w robieniu notatek.
Krok 2. Poświęć trochę czasu na zapoznanie się z tymi witrynami
Skorzystaj z funkcji wyszukiwania i zapoznaj się z dostępnymi opcjami, aby znaleźć najlepszą dla siebie.
Jeśli potrzebujesz specjalnego szablonu, na przykład ogólnego lub standardowego, przejrzyj witrynę, aby znaleźć taki, który odpowiada Twoim konkretnym potrzebom, a następnie pobierz go, klikając przycisk „pobierz” lub „użyj szablonu”. Upewnij się, że trzymasz go w łatwym do znalezienia miejscu, aby go nie zgubić
Krok 3. Otwórz plik szablonu
Po pobraniu otwórz plik zip, a następnie otwórz go w programie Microsoft Word lub Excel. Aby uzyskać szablon najwyższej jakości i ułatwić korzystanie z niego, użyj najnowszej wersji programu Microsoft word. Korzystanie z najnowszej wersji uprości pracę, jednocześnie umożliwiając korzystanie z nowych funkcji.
Krok 4. Dodaj logo firmy i znak praw autorskich na główce szablonu
Usuń przykładowe logo, ale koniecznie przeczytaj warunki korzystania z witryny źródłowej szablonu. Nie chcesz mieć niepotrzebnych problemów prawnych, prawda?
Krok 5. Zmień tytuł
W sekcji tytułowej zaznacz słowo „Spotkanie/Grupa”, a następnie wpisz tytuł protokołu ze spotkania.
Krok 6. Zmień motyw (opcjonalnie)
Aby protokół spotkania był piękniejszy i bardziej profesjonalny, zastanów się nad zmianą kolorów lub wyborem gotowego motywu. Sztuczka jest prosta, wyszukaj „Układ strony”, a następnie otwórz sekcję „Kolory i motywy”. W tej sekcji możesz ustawić wygląd szablonu. Możesz nawet dostosować kolor, aby pasował do koloru logo firmy.
Krok 7. Nazwij części szablonu
Szablon powinien zawierać kilka sekcji. Możesz potrzebować więcej lub mniej, albo po prostu nie podoba ci się ta nazwa. Możesz go zmienić, aby dopasować go do konkretnych potrzeb spotkania.
Krok 8. Zapisz ten szablon na swoim laptopie, aby móc go zabrać ze sobą i sporządzić protokół ze spotkania
Jeśli nadal korzystasz z pakietu Microsoft Office, ta praca będzie łatwa i szybka do wykonania. Powinieneś także być w stanie uczestniczyć w spotkaniach bardziej regularnie i dokładniej niż wcześniej. Alternatywnie możesz również wydrukować szablon i ręcznie napisać protokół. Upewnij się jednak, że sekcje są wystarczająco szerokie, aby można było zawrzeć jak najwięcej informacji.
Krok 9. Sprawdź swój szablon
Bezpieczna! Zakończyłeś tworzenie szablonu protokołu spotkania. Twoja produktywność i dokładność pracy podczas spotkań powinny się znacznie poprawić teraz, gdy masz szablon przewodnika do organizowania notatek ze spotkań. Podobnie jak w przypadku każdej innej pracy, przeczytaj szczegóły w szablonie, aby sprawdzić, czy czegoś brakuje lub nie jest jasne. Gdy upewnisz się, że wszystko jest w porządku, możesz użyć tego szablonu i będziesz lepiej przygotowany do następnego spotkania.
Porady
- Wpisz swój protokół zaraz po zakończeniu spotkania. Najlepiej zrobić to póki wydarzenia są jeszcze świeże w Twojej pamięci. Ważne jest, aby uczestnicy otrzymali kopię elementu działania jak najszybciej po spotkaniu.
- Usiądź jak najbliżej prowadzącego spotkanie. Pozwoli ci to wszystko usłyszeć i poprosić o wyjaśnienie bez konieczności podnoszenia głosu.
- Poproś ludzi, aby nagrywali swoje ruchy, abyś nie musiał nagrywać na miejscu.
- Protokoły przechowuj w bezpiecznym pliku.
Nie bój się przerywać i prosić o wyjaśnienia w dowolnym momencie.
- Notatki są bardzo ważne. Te zapisy są przechowywane i mogą być wykorzystane w przyszłości. Na przykład, jeśli chodzi o kwestie prawne, czyjaś reputacja może zależeć od Twoich minut.
- Przeczytaj rozdziały w Regułach Porządkowych Roberta, zwłaszcza rozdział dotyczący zawodu sekretarki.
- Zapisuj ważne rzeczy, kiedy rozmawiają. Jeśli ten sam temat zostanie poruszony dwa razy, nie grupuj ich razem.
Ostrzeżenie
- Nie podawaj w protokole zbyt wielu szczegółów. Nawet jeśli zostaniesz poproszony o nagranie dyskusji, staraj się, aby była jak najkrótsza i jak najbardziej bezpośrednia. Ogranicz się do zapisania ważnych punktów, w przeciwnym razie będziesz przytłoczony wypełnianiem minut niepotrzebnymi szczegółami.
- Osobiste interpretacje i odczucia osoby sporządzającej notatki nie powinny być zawarte w notatkach.
- Jeżeli jedna część spotkania mieści się w kategorii tajemnicy prawnik-klient, nie rób nagraj tę część. Należy zauważyć, że „Prawnik informuje, że ta dyskusja obejmuje poufność prawnik-klient. Ta dyskusja nie jest rejestrowana”.
- Jeśli zostaniesz poproszony o nagranie poufnych rozmów, takich jak między prawnikami a klientami, sporządź „inne” protokoły i trzymaj je oddzielnie od zwykłych protokołów. Oznacz jako poufne i wyjaśnij, kto ma dostęp do dokumentu.
