Współpracownicy nie przyjdą, jeśli zostaną zaproszeni na spotkanie bez wyraźnego celu. Jeśli odpowiadasz za ustalanie agendy spotkania, unikaj tego, określając tematy do omówienia na spotkaniu i czas potrzebny na omówienie każdego tematu. Planując i wykonując je najlepiej, jak potrafisz, możesz osiągnąć lepsze wyniki, a uczestnicy spotkania nie czują się pokrzywdzeni przez stracony czas.
Krok
Część 1 z 3: Przygotowanie
Krok 1. Zapytaj kolegów o informacje
Uczestnicy spotkania poczują się bardziej zaangażowani, jeśli będą zaangażowani w ustalanie agendy spotkania. Poproś ich, aby zasugerowali temat, który chcą omówić, a następnie umieść go w porządku obrad.
- Wyślij maila lub spotkaj się ze współpracownikiem, który zostanie zaproszony na kilka dni przed spotkaniem.
- Wykonaj ten krok co najmniej 6-7 dni wcześniej, aby nadal mieli czas na wniesienie wkładu. Upewnij się, że plan spotkania jest ostateczny na 3-4 dni przed datą spotkania.
Krok 2. Określ cel główny lub kilka celów do osiągnięcia
Upewnij się, że spotkanie odbywa się w określonym celu, na przykład w celu podjęcia decyzji, dzielenia się informacjami, tworzenia planów pracy lub raportowania postępów w realizacji zadań. Nie musisz organizować spotkania, jeśli nie masz celu.
Spotkania mogą odbywać się w kilku celach, na przykład w celu raportowania postępów prac jako podstawy do podejmowania długofalowych decyzji
Krok 3. Skoncentruj się na tematach, które dotyczą wielu osób
Tematy z wystarczającą dyskusją z udziałem 2 osób nie powinny być umieszczane w porządku obrad. Poświęć czas na znalezienie rozwiązań, które wymagają zaangażowania wielu osób.
- Na przykład zorganizuj osobne spotkanie (poza spotkaniem), jeśli ty i współpracownik chcecie omówić nowe zadanie.
- Jeśli organizujesz spotkanie, aby omówić problem, który tylko kilka osób może rozwiązać, uczestnicy spotkania, którzy nie są zaangażowani w omawianie tematu, powinni móc kontynuować pracę. To sprawia, że czują się rozczarowani, ponieważ ich czas pracy jest zmarnowany. Dlatego jak najlepiej wykorzystaj tę okazję, ponieważ zorganizowanie spotkania z udziałem wielu osób nie jest łatwe.
Krok 4. Ułóż agendę spotkania, wybiórczo określając tematy, które chcesz omówić
Nadaj priorytet ważnym tematom, które należy omówić na spotkaniu, ponieważ nie możesz umieścić wszystkich tematów w agendzie.
- Na przykład możesz chcieć wyświetlić listę „negocjacje terminu realizacji projektu”, „prezentacje raportów z postępów”, „plany nowych projektów” i „sugestie”. Ze względu na ograniczenia czasowe nie uwzględniłeś sesji burzy mózgów w programie spotkania.
- Zastanów się, czy musisz zorganizować spotkanie z kilkoma osobami, aby omówić główny program w ramach przygotowań do spotkania plenarnego.
Krok 5. Najpierw wymień najważniejsze tematy
Planując spotkanie, dobrą polityką jest umieszczenie najważniejszych tematów na początku spotkania. W ten sposób wszyscy uczestnicy mogą dyskutować na ważne tematy, a ich umysły są jasne i sprawne fizycznie, gdy rozpoczyna się spotkanie.
- Na przykład zaplanuj „podejmowanie decyzji”, a następnie „prezentację raportu z postępów” (chyba że raport z postępów jest potrzebny do podejmowania decyzji).
- Ponadto omówiono najważniejsze tematy na wypadek konieczności wcześniejszego zakończenia spotkania lub opuszczenia spotkania przez niektórych uczestników przed jego zakończeniem.
Krok 6. Oszacuj, ile czasu zajmie omówienie każdego tematu
Chociaż nie możesz być pewien, ile czasu zajmie omówienie każdego tematu, dokonaj oszacowania. Zastanów się, jak długo potrwa spotkanie i ile tematów zostanie omówionych. Poświęć więcej czasu na najważniejsze tematy.
- Na przykład przeznacz 30 minut na raportowanie postępów, 10 minut na dyskusję i 10 minut na wyznaczanie nowych terminów.
- Często agendy spotkań nie mogą być ukończone, ponieważ nie ma przydziału czasu na każdy temat. Zrób podział czasu przed spotkaniem, aby upewnić się, że wszystkie tematy w porządku obrad mogą zostać omówione do końca.
- Przy obliczaniu dodatkowego czasu weź pod uwagę liczbę zaproszonych uczestników spotkania. Jeżeli w spotkaniu weźmie udział 15 osób, a na każdy temat przeznaczysz 15 minut, oznacza to, że każda osoba ma około 1 minuty na wystąpienie na każdy temat. Chociaż nie wszyscy się odezwali, wyznaczony czas był zbyt krótki.
Część 2 z 3: Przygotowanie porządku obrad
Krok 1. Wpisz tytuł agendy spotkania
Użyj tytułu agendy spotkania, aby poinformować czytelnika, że czyta agendę zawierającą temat do omówienia. Po ustaleniu tytułu umieść go na górze pustego dokumentu. Wybierz tytuł, który jest prosty i bezpośredni.
- Przykładowe tytuły agendy spotkania: „Agenda na lipiec: Omów nowe pomysły na projekty” lub „Agenda na sierpień 2018: Przedłużenie terminu realizacji projektów”.
- Wpisz plan spotkania czcionką biznesową, taką jak Times New Roman lub Calibri.
Krok 2. Poświęć trochę czasu na powitanie i podziękowanie uczestnikom za udział w spotkaniu
Skorzystaj z okazji, aby przywitać się z uczestnikami. W tym czasie Ty lub inny przewodniczący spotkania możecie otworzyć spotkanie i wyjaśnić główne tematy do omówienia.
- Jeśli wielu uczestników spotkania się nie zna, poświęć trochę czasu na poprawę nastroju.
- Jeśli chcesz ułożyć agendę spotkania na ważne spotkanie, takie jak konferencja, czas potrzebny na otwarcie spotkania jest zwykle dłuższy. W przypadku regularnych spotkań biurowych sesja otwierająca trwa zwykle tylko kilka minut.
- Daj czas na przewidzenie zmian w agendzie po rozpoczęciu spotkania.
Krok 3. Dołącz agendę spotkania w formie pytań, aby wzbudzić ciekawość uczestników
Będą się zastanawiać, czy w kilku słowach sformułujesz program spotkania. Pytania są w stanie ujawnić kontekst do omówienia, dzięki czemu uczestnicy spotkania mają możliwość zastanowienia się nad nim na długo przed spotkaniem.
- Na przykład, zamiast pisać „Omawianie terminów projektów”, dodaj: „Czy terminy projektów muszą być przedłużane wraz ze wzrostem popytu?”
- W razie potrzeby podaj krótkie wyjaśnienie pod pytaniem.
Krok 4. Podaj szacowany czas przy każdym temacie
Chociaż szacowany czas może nie być na porządku dziennym, informacje te pomagają współpracownikom przygotować się lub poprosić o dodatkowy czas, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Mieli też jeszcze czas na skrócenie raportu do złożenia zgodnie z wyznaczonym czasem
Krok 5. Przygotuj przebieg dyskusji dla każdego tematu w porządku obrad
Przebieg dyskusji to metoda omawiania każdego tematu. Na przykład, omawiając przedłużenie terminu projektu, wszyscy będą dyskutować zgodnie z wcześniej ustalonym przepływem. Dzięki temu wszyscy uczestnicy spotkania będą mieli tę samą perspektywę.
Na przykład podczas spotkania omówione zostanie wydłużenie terminu realizacji projektu w celu zaspokojenia rosnącego zapotrzebowania. W tym celu przygotuj przepływ dyskusji składający się z „10 minut na omówienie dotychczasowych postępów w pracy; 15 minut na podjęcie decyzji, jak zwiększyć produktywność; 10 minut na rozważenie pozytywnych i negatywnych aspektów; 5 minut na podjęcie decyzji, czy termin zostanie przedłużony”
Krok 6. Zdecyduj, kto poprowadzi dyskusję na każdy temat
Umieść jego imię obok tematu, aby mógł się przygotować. Potwierdź to zadanie z daną osobą na kilka dni przed spotkaniem i umieść je w porządku obrad.
Jeśli będziesz przewodniczyć spotkaniu od początku do końca, umieść to w nagłówku programu spotkania
Krok 7. Przydziel czas, jeśli na spotkaniu są gościnni mówcy
Jeśli spotkanie będzie miało kilku gości, którzy będą dyskutować na ważny temat, będziesz musiał przydzielić im część czasu spotkania. Ustal harmonogram w agendzie tak, aby każdy gość miał możliwość zabrania głosu, nawet jeśli chce omówić kilka tematów. Dzięki temu mogą jak najlepiej przygotować materiał do dostarczenia.
Kilka dni przed spotkaniem zadzwoń do prelegenta, aby zapytać o czas potrzebny na omówienie tematu, który chcesz poruszyć. Pomoże Ci to uporządkować harmonogram, aby nie kolidowały ze sobą
Krok 8. Poświęć czas na omówienie innych spraw
Zaplanuj tę sesję pod koniec spotkania. Skorzystaj z tej sesji, aby zapytać wszystkich uczestników, czy jest coś jeszcze, o czym chcieliby porozmawiać przed zakończeniem spotkania. Ponadto nadal mogą przekazywać rzeczy, które zostały pominięte lub nie zostały omówione.
- Włączając tę sesję do porządku obrad, osoba zaproszona wie, że może wnieść swój wkład, nawet jeśli to, co chce przekazać, nie jest uwzględnione w porządku spotkania.
- W tej sesji daj czas na pytania i odpowiedzi.
Część 3 z 3: Finalizowanie programu spotkania
Krok 1. Wymień szczegóły związane z przebiegiem spotkania
W porządku obrad wpisz godzinę, datę i miejsce spotkania wraz z nazwiskami uczestników, którzy mogą w nim uczestniczyć. W ten sposób wiedzą już, kogo spotkają na spotkaniu, gdy otrzymają zaproszenie.
- Dobrym pomysłem jest podanie nazwisk uczestników, którzy zazwyczaj uczestniczą w spotkaniu, ale nie mogą uczestniczyć w tym czasie. Poinformuj wyraźnie, że nazwisko nie może uczestniczyć w spotkaniu.
- Dołącz mapę lokalizacji dla osób, które nie wiedzą, gdzie odbywa się spotkanie.
Krok 2. Powiedz, co należy przygotować przed spotkaniem
Poinformuj zaproszonych współpracowników, jeśli są rzeczy, które muszą przygotować z wyprzedzeniem, takie jak czytanie raportów, zbieranie informacji w celu znalezienia rozwiązań lub identyfikacja problemów.
Umieść te informacje na dole planu spotkania, używając pogrubionych lub kolorowych liter, aby były one przejrzyste i łatwe do odczytania dla wszystkich uczestników spotkania
Krok 3. Dokładnie sprawdź program spotkania przed jego rozesłaniem, aby nie było błędów
Program spotkania jest ważny dla zaproszonych osób. Przed rozpowszechnianiem sprawdź program spotkania, aby upewnić się, że informacje zostały napisane w całości i poprawnie i nie ma literówek. Ten sposób nie tylko pokazuje wysoką etykę pracy, ale także pokazuje, że zwracasz uwagę na szczegóły i je cenisz.
Krok 4. Rozdaj agendę na 3-4 dni przed spotkaniem
Koledzy, którzy otrzymają zaproszenie, mają jeszcze czas na przygotowanie się, jeśli przeczytali agendę spotkania kilka dni wcześniej, ale nie wysyłaj go zbyt wcześnie, ponieważ istnieje możliwość, że zostanie zignorowany.
Jeśli chcesz odbyć ważne spotkanie podczas konferencji, przygotuj agendę z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem
Porady
- Użyj formatu planu spotkania dostępnego w programie Word. Wiele programów do tworzenia dokumentów, takich jak Microsoft Office, Pages for Mac itp. który zapewnia osobiste i profesjonalne formaty dokumentów, na przykład do szybkiego i łatwego układania planów spotkań.
- Jeśli w Twojej firmie istnieje standardowy format planu spotkania, użyj tego formatu.
- Upewnij się, że spotkanie przebiega zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem, ale bądź elastyczny. Musisz śledzić spotkanie, często sprawdzając zegar. Jeśli dyskusja nad pierwszym porządkiem obrad została zakończona, poproś uczestników, aby kontynuowali spotkanie, omawiając następny porządek obrad. Możesz grzecznie powiedzieć: „Omówimy następny temat, aby spotkanie zakończyło się zgodnie z harmonogramem”.
