Planowanie codziennych czynności pomoże Ci efektywniej zarządzać czasem. Możesz zrobić więcej, rzadziej zapomnieć o zadaniach lub ulec pokusie robienia rzeczy, które tak naprawdę nie mają znaczenia. Chociaż początkowo możesz myśleć, że możesz wykonać zadanie, możesz poczuć się przytłoczony, zdezorientowany i zapomnieć o wszystkim. Tworzenie i trzymanie się harmonogramu wymaga trochę przyzwyczajenia się, ale w mgnieniu oka będziesz za to wdzięczny. Harmonogram pomoże zmniejszyć stres, a także sprawi, że poczujesz większą kontrolę nad swoim życiem. Planowanie codziennych czynności pozwala również regulować i monitorować własne zachowanie poprzez śledzenie tego, co masz do zrobienia i co zrobiłeś.
Krok
Część 1 z 2: Tworzenie harmonogramu
Krok 1. Kup kalendarz lub agendę
Upewnij się, że w kalendarzu jest miejsce, które można wypełnić listą rzeczy do zrobienia. Niektóre kalendarze zawierają agendy tygodniowe, dzienne, a nawet godzinowe. Możesz także skorzystać z notatnika. Wybierz ten, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom i pragnieniom. Cokolwiek wybierzesz, wykorzystaj to jak najlepiej. Nie używaj 1 kalendarza do pracy, 1 do zajęć szkolnych itp. Nagrywaj wszystkie swoje działania w jednym miejscu.
- Dostępny jest również kalendarz cyfrowy do użytku na laptopie lub telefonie komórkowym. Ten kalendarz można również zsynchronizować ze wszystkimi posiadanymi urządzeniami elektronicznymi, dzięki czemu dostęp do kalendarza wydarzeń jest możliwy z dowolnego miejsca. Istnieje również wiele aplikacji, które pomogą Ci zaplanować działania z przypomnieniami i minutnikami
- Kalendarze papierowe lub kalendarze cyfrowe, które umożliwiają dopasowanie notatek do harmonogramu, mogą działać jeszcze lepiej. Kalendarz taki jak ten może śledzić nie tylko to, co zrobiłeś, ale także jak to zrobiłeś i/lub jak się czujesz. Na przykład, być może oprócz zaznaczenia w kalendarzu harmonogramu „idź na siłownię”, możesz dodać pod spodem notatkę „biegnę dzisiaj 1,5 km dalej i było fajnie!” aby Twoje zachowanie mogło być lepiej monitorowane.
- Jeśli przechodzisz z kalendarza papierowego na kalendarz cyfrowy, pierwsze 1 lub 2 dni mogą być nieco gorączkowe, o ile nadal przyzwyczajasz się do nowego systemu. Zabierz ze sobą oba kalendarze przez pierwsze kilka dni i upewnij się, że żadne zaplanowane czynności nie zostały pominięte lub zapisane w kółko.
Krok 2. Uporządkuj swoje zadania
Elektroniczne kalendarze umożliwiają również oznaczanie różnych zadań różnymi kolorami. Na przykład możesz oznaczyć pracę biurową na czerwono, pracę szkolną na niebiesko, pracę domową na zielono, wakacje na pomarańczowo, a sport na różowo. Możesz to również łatwo zrobić za pomocą papierowego kalendarza lub kalendarza, po prostu użyj kolorowego długopisu lub zakreślacza, aby to zaznaczyć. Po oznaczeniu różnych zadań różnymi kolorami możesz określić kolejność priorytetów.
Organizowanie i oznaczanie zadań różnymi kolorami pomoże Ci również zwizualizować i zrozumieć, ile czasu spędzasz. Na przykład możesz zauważyć, że w Twoim harmonogramie jest dużo czerwieni (praca) i zieleni (praca domowa), ale bardzo mało różu (sport). Rozpoznanie braku ruchu może zmotywować Cię do zwiększenia harmonogramu ćwiczeń
Krok 3. Ustaw priorytety
Bardzo ważne jest określenie najważniejszych zadań, które muszą być wykonane w pierwszej kolejności i które zadania można odłożyć. Poniżej znajduje się przykład, który pomoże Ci zrozumieć ustawienie priorytetu. Załóżmy, że są 2 egzaminy, 1 sprawozdanie z praktyki oraz 1 praca pisemna i prezentacyjna do wykonania w ciągu 1 tygodnia. Auć!
- Zadaj sobie pytanie, co należy zrobić najpierw i ile czasu zajmie ukończenie: które zadania należy przesłać jako pierwsze? które zadania są najważniejsze w stosunku do twoich ocen? Na przykład, ile egzaminów, raportów laboratoryjnych, esejów i prezentacji ma wpływ na ocenę końcową? Które zadanie jest najtrudniejsze do wykonania?
- Ostatecznie to do Ciebie należy określenie terminu realizacji, potrzebnego czasu lub względnej wartości zaplanowanych zadań w Twoich priorytetach. W tym celu musisz znać siebie i swoje najlepsze umiejętności. Stwórz system priorytetów, który Ci odpowiada.
Krok 4. Zaznacz zadania, którym nadałeś priorytet
Po ustaleniu, jak priorytetyzować zadania, zaznacz je w harmonogramie. Możesz otworzyć swój plan dnia i wpisać literę „A” przy zadaniach, które są ważne i muszą być wykonane jako pierwsze, literę „B” przy zadaniach, które muszą być wykonane do jutra, a literę „C” przy zadaniach, które należy zakończyć do piątku itd.
Krok 5. Zaplanuj czas dla każdego zadania
Zapisz, ile czasu zamierzasz zająć, aby wykonać każde zadanie. Na przykład możesz zaplanować czas w ciągu dnia na naukę (2 godziny), ćwiczenia (1 godzina), napisanie 2 e-maili (30 minut) i wyprowadzenie psa (30 minut). Jest to główny krok dzielący czas potrzebny na wykonanie każdego zadania. Poczujesz się zestresowany, jeśli ustawisz harmonogram, który jest zbyt napięty i nie będziesz realistycznie przydzielać czas.
Pamiętaj, aby w planie podróży uwzględnić czas podróży. Na przykład, czy musisz jechać z biblioteki, w której się uczysz, na siłownię?
Krok 6. Uwzględnij dodatkowy czas w harmonogramie
Większość ludzi na ogół nie docenia czasu potrzebnego na wykonanie zadania. Uwzględnienie czasu potrzebnego na przygotowanie się do danego zadania oraz chwila relaksu po nim pomogą Ci dokładniej zaplanować codzienne czynności.
- Zawsze staraj się wydłużyć czas wykonania zadania o kilka minut. Spróbuj dodać 25% czasu zaplanowanego na wykonanie zadania. Na przykład zaplanuj zadanie, które technicznie można wykonać w 4 minuty na 5 minut i zaplanuj zadanie, które technicznie można wykonać w 8 minut na 10 minut i tak dalej. Te kilka dodatkowych minut skumuluje się i da ci dodatkowy czas na uniknięcie opóźnień lub opóźnień.
- Zadaj sobie pytanie, czy w ramach dużego zadania są małe zadania, które należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu harmonogramu? Na przykład, czy po ćwiczeniach musisz wziąć prysznic? Często rozmawiasz z przyjaciółmi przez 15 minut w szatni? Większość ludzi doświadcza, że 1-godzinny harmonogram ćwiczeń kończy się na 2 godzinach.
Krok 7. Wstrzymaj harmonogram
Pod koniec harmonogramu przeznacz trochę wolnego czasu na zadania o niskim priorytecie. Jeśli masz czas dzisiaj lub w dowolny dzień tygodnia, możesz rozpocząć pracę nad tymi zadaniami i zacząć wcześnie. Te dodatkowe zadania, na przykład, organizują szafy lub wypełniają rachunki podatkowe w domu. Te zadania o niskim priorytecie zostaną ostatecznie ukończone, nawet jeśli nie są pilne lub nie są ograniczone w określonym terminie.
Część 2 z 2: Trzymanie się harmonogramu
Krok 1. Sprawdź swój kalendarz/zadania
Nabierz nawyku sprawdzania swojego kalendarza codziennie rano i wieczorem, aby przygotować się na jutro. Powinieneś także zaplanować kilka minut każdego dnia, na przykład po porannej kawie lub w drodze do pracy, przeglądając, co należy zrobić w ciągu dnia i dodając nowe zadania lub skreślając stare.
- Sprawdzanie i przeglądanie harmonogramu przez kilka minut przed zrobieniem czegokolwiek może być potężnym sposobem na rozpoczęcie dnia w dobrym nastroju!
- Używaj alarmów w telefonie lub komputerze jako przypomnień o określonych zadaniach lub spotkaniach. Na przykład wiele harmonogramów lekarzy i dentystów jest tworzonych z dużym wyprzedzeniem. Pomocne może więc być użycie przypomnienia, które pojawia się z około tygodniowym wyprzedzeniem. W ten sposób Twój plan można dostosować.
Krok 2. Wykonuj zadania w kolejności priorytetów
Po przypisaniu kolejności priorytetu do harmonogramu, trzymaj się tej kolejności.
Krok 3. Dostosuj harmonogram zgodnie z potrzebami
Chociaż powinieneś starać się trzymać swojego harmonogramu tak bardzo, jak to możliwe, czasami mogą się zdarzyć rzeczy, które zmuszają Cię do dostosowania się. Przenieś bardziej elastyczne lub mniej pilne zadania na następny dzień w razie nagłej potrzeby, problemu lub rozproszenia uwagi.
Po prostu unikaj nakładania zadań i zbyt częstego delegowania ich na następny dzień. Jeśli doświadczasz tego zbyt często, postaraj się poświęcić więcej czasu na każde zadanie, które musisz wykonać w ciągu jednego dnia, zamiast zmieniać harmonogram na kilka następnych dni
Krok 4. Wykreśl wykonane zadania
Ta aktywność była dla wielu ulgą! Pamiętaj, aby przenieść dzisiejsze niedokończone zadania do harmonogramu na jutro.
Krok 5. Nagradzaj siebie
Ważne jest, aby po wykonaniu zadań i trzymaniu się harmonogramu dawać sobie pozytywną zachętę. Po wykonaniu codziennych obowiązków nagrodź się kąpielą w wannie, oglądaniem ulubionego programu telewizyjnego lub delektowaniem się słodką przekąską. Poczujesz się sukcesem i zasłużysz na nagrodę, na którą pracowałeś.
Krok 6. Sprawdź i dostosuj harmonogram według potrzeb
Powinieneś od czasu do czasu sprawdzać harmonogram i ustalać korzyści płynące z harmonogramu dla twoich działań. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest przyjrzenie się swojemu programowi, jednocześnie monitorując swoje uczucia i nastroje. Czy widzisz, że większość twojego harmonogramu została przekreślona i czujesz się pozytywnie i produktywnie? Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, prawdopodobnie Twój harmonogram jest przydatny.
- Jeśli jednak czujesz, że zbyt duża część Twojego harmonogramu została przesunięta na następny dzień (i kolejny dzień itd.) i po prostu tracisz rozum, powinieneś wprowadzić pewne poprawki do swojego harmonogramu.
- Identyfikuj problemy, sprawdzając agendę i szukając tego, co zostało. Być może będziesz musiał ponownie ocenić i zreorganizować swoje priorytety, jeśli to, co przegapiłeś, jest dla ciebie ważne (np. ćwiczenia). Może być również konieczna zmiana czasu przydzielonego na każde zadanie. Na przykład skróć czas przygotowania się rano z 2 godzin do 1 godziny 3 dni w tygodniu i zaplanuj 30-minutowy jogging, wykorzystując pozostały czas.
- Wiedz, że zmiana harmonogramu jest powszechna i normalna. Dopóki nie przyzwyczaisz się do najbardziej odpowiedniego harmonogramu, oczywiście zajmuje to trochę czasu.
Porady
- Twój czas jest bardzo cenny. Stworzenie harmonogramu pomoże Ci w pełni go wykorzystać.
- Trzymanie się harmonogramu może uświadomić wcześniej niewykryte wzorce. Na przykład, może jesteś ciągle zmęczony, gdy budzisz się w każdy czwartek, ponieważ spędzasz czas w kawiarni po pracy w każdą środę wieczorem. W ten sposób można to zmienić, gdy tylko sobie to uświadomisz. Może zamiast spędzać czas w kawiarni raz w tygodniu, możesz zmniejszyć częstotliwość do raz na 2 tygodnie. Możesz więc nadal bawić się ze swoimi współpracownikami, ale nie musisz czuć się wyczerpany w każdy czwartek.
- Tworzenie i trzymanie się harmonogramu może pomóc Ci pracować wydajniej i wydajniej, ponieważ przydzielasz czas na każde zadanie. Oznacza to, że możesz uniknąć „za mało czasu!”
