Często słyszymy, jak ludzie narzekają, że nie mają wystarczająco dużo czasu na wykonanie zadań. Jeśli doświadczasz tego samego, nie martw się! Możesz maksymalnie wykorzystać swój dostępny czas, opanowując podstawowe umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem. Im mądrzej zarządzasz swoim czasem, tym więcej zadań zostanie wykonanych.
Krok
Metoda 1 z 3: Określanie, jak wykorzystujesz swój czas
Krok 1. Rejestruj wszystkie codzienne czynności
Obserwuj, jakie czynności wykonujesz każdego dnia i zanotuj, ile czasu zajmuje Ci ich wykonanie. Być może nie sądzisz, że czas, który jest zmarnowany, okazuje się znacznie większy niż czas, który jest faktycznie zużywany na wykonywanie codziennych zadań.
Nie zapomnij zapisać swoich rutynowych czynności w domu, takich jak przygotowywanie śniadania, zamiatanie domu, branie prysznica itp
Krok 2. Zapisz wszystkie czynności w zeszycie
Kiedy już wiesz, jakie czynności wykonujesz w ciągu dnia i ile czasu to zajmuje, zapisz je w zeszycie. Jeśli wszystkie informacje zostaną połączone i przedstawione na jednej stronie, zobaczysz wzorce i działania, które mogą spowodować stratę czasu.
- Zachowaj kompletne i przejrzyste notatki. Nie rejestruj wielu czynności w jednym wpisie, nie ignoruj pozornie błahych zadań i dokładnie śledź czas podczas monitorowania realizacji codziennych czynności.
- Grupuj działania w kategorie. Na przykład zanotuj prace domowe na niebiesko, pracę biurową na czerwono, a zajęcia rekreacyjne na czarno. Ta metoda pomaga oszacować, ile czasu zajmie każdej grupie.
Krok 3. Dowiedz się, jak wykorzystujesz swój czas
Czy spędzasz: 1 godzinę dziennie na marzeniu na jawie? 2 godziny na podjęcie decyzji, gdzie zjeść? 8 godzin na dostęp do internetu? Znajdź wzorce, które opisują, w jaki sposób wykorzystujesz swój czas, a następnie określ, które czynności są przydatne, a które nie.
- Marnujesz czas, bo brakuje Ci samokontroli? Czy jesteś przyzwyczajony do odkładania pracy? Czy ponosisz ogromną odpowiedzialność? Zadaj sobie te pytania, oceniając sposób wykorzystania czasu.
- Może planujesz swoje codzienne czynności w irracjonalny sposób. Na przykład, nie zarządzasz mądrze swoim czasem, jeśli pracujesz 30 minut, zrób sobie 10 minutową przerwę, aby zająć się błahymi rzeczami, a następnie wróć do pracy na 30 minut. Będziesz bardziej skoncentrowany i produktywny, jeśli popracujesz 1 godzinę, a potem zajmiesz się błahymi rzeczami.
- Wykonuj zadania, ustalając terminy. Odbywa się to poprzez określenie czasu na wykonanie pewnych zadań bez rozpraszania się.
Krok 4. Dokonaj zmian w harmonogramie
Gdy już wiesz, jakie czynności wykonywać i na co spędzasz czas, dostosuj swój plan dnia. Upewnij się, że wiesz, jakich czynności nie możesz lub nie możesz wyeliminować z powodu braku czasu. Czynności, które zajmują dużo czasu, nie zawsze go tracą.
Krok 5. Jeśli wysyłanie e-maili związanych z pracą zajmuje Ci 3 godziny dziennie, jest mało prawdopodobne, aby skrócić czas przeznaczony na tę czynność
Jeśli jednak odpowiadasz na 4-5 osobistych wiadomości e-mail podczas wysyłania służbowych wiadomości e-mail, skróć przydzielony czas.
Krok 6. Zmień swoje nawyki i perspektywę
Nawet jeśli masz problemy z zarządzaniem czasem, zawsze jest rozwiązanie. Teraz, gdy już wiesz, dlaczego marnujesz czas lub jak powinieneś go wykorzystać, następnym krokiem jest zmiana sposobu zarządzania czasem, aby wytworzyć nowe nawyki.
- Jeśli spędzasz dużo czasu na sprzątaniu domu lub gotowaniu, dobrym pomysłem jest zatrudnienie pokojówki lub wykupienie usługi cateringowej. Dla niektórych czas jest cenniejszy niż pieniądze.
- Być może poświęcasz trochę czasu na dostęp do Internetu bez określonego celu. Ogranicz czas dostępu do niektórych stron internetowych lub mediów społecznościowych, jeśli masz ważniejsze zadania do wykonania.
Metoda 2 z 3: Unikanie objazdów
Krok 1. Określ rzeczy, które rozpraszają Cię podczas codziennych czynności
Konsekwentne rozpraszanie uwagi jest główną przeszkodą w mądrym zarządzaniu czasem. Dowiedz się, jakie czynności lub ludzie zajmują dużo czasu, na przykład przyjaciele, którzy lubią rozmawiać lub chcą się zrelaksować, więc zaniedbujesz pracę. Staraj się unikać rzeczy, które sprawiają, że tracisz czas.
- Jeśli marnujesz dużo czasu, ale nie osiągasz oczekiwanych rezultatów, mogą wystąpić czynniki rozpraszające, których należy unikać.
- Podczas pracy w biurze możesz napotkać rozpraszających się współpracowników. Nie rozmawiaj bez celu ani nie rozmawiaj bez celu w godzinach pracy. Bądź jednak dla nich uprzejmy, ponieważ zachowanie w biurze jest tak samo ważne jak umiejętność zagospodarowania czasu na sukces zawodowy.
Krok 2. Nie pozostawaj zbyt długo przy telefonie
Jeśli spędzasz trochę czasu na długich rozmowach telefonicznych, zmień ten nawyk. Często rozmowa twarzą w twarz jest skuteczniejsza niż przez telefon. Pozbądź się więc nawyku długich rozmów przez telefon.
Podczas rozmowy telefonicznej początek lub koniec rozmowy zwykle dotyczy tylko błahych rzeczy. Wiele osób nie jest w stanie skupić się i marzyć przez telefon. Spróbuj więc być tego świadomy. Aby uzyskać najlepsze wyniki, zorganizuj spotkanie twarzą w twarz, jeśli chcesz omówić sprawy związane z pracą, ponieważ obie strony mogą dyskutować bez rozpraszania się podczas spotkania
Krok 3. Nie odwiedzaj strony zbyt często
Wiele osób potrzebuje Internetu jako głównego środka do wykonywania zadań. Jednak wielu również traci czas bez korzyści w poszukiwaniu artykułów, wiadomości sportowych, zdjęć artystów, zdjęć kociąt lub szczeniąt. Skoncentruj się na korzystaniu z internetu. Istnieją różne programy do blokowania niektórych aplikacji, witryn i mediów w celu zmniejszenia przekierowań z Internetu.
- Zamknij Facebooka, Twittera i inne media społecznościowe, gdy musisz skupić się na ważniejszych rzeczach.
- Wyszukiwanie tematów przez Google jest również bardzo czasochłonne. Na początku chcesz tylko znaleźć jakieś informacje, ale zanim się zorientujesz, przeglądasz różne strony przez 3 godziny.
Krok 4. Umieść znak „Proszę się uspokoić”
Może widziałeś tabliczkę wiszącą na drzwiach pokoju hotelowego. Umieść ten znak w swoim biurze lub miejscu pracy. Zamiast prosić o to w hotelu, wydrukuj go samodzielnie, a następnie zawieś na drzwiach przestrzeni roboczej, jeśli zajdzie taka potrzeba. W ten sposób nikt nie zaprasza Cię do czatu, dzięki czemu możesz skupić się na pracy.
Jeśli pracujesz w domu, ustaw specjalny pokój do pracy. Nie pracuj w miejscu, które jest zwykle używane do zajęć z członkami rodziny. Łatwo się rozproszyć, słysząc dźwięk z telewizora, dzwonek telefonu lub dźwięk gry wideo
Krok 5. Przygotuj się na nieoczekiwane rozrywki
Czasami dywersje przychodzą nieuchronnie, na przykład dlatego, że szef zaprasza cię do rozmowy przez WA lub twoi rodzice proszą o pomoc w wykonaniu lekkich zadań. Jeśli masz zaplanowane, te rzeczy nie sprawią, że zabraknie Ci czasu na wykonanie zadań i wykonanie priorytetowych czynności.
Metoda 3 z 3: Efektywne wykorzystanie czasu
Krok 1. Zapisz wszystkie rzeczy, które należy zrobić
Nie polegaj na pamięci w codziennych zadaniach. Zrób listę czynności, które należy wykonać i czytaj ją tak często, jak to możliwe, aby osiągnąć wszystkie cele pracy.
- Nawet jeśli niektóre zadania wydają się błahe lub lekkie, po prostu je zapisz. Harmonogram w programie będzie zawierał coś w rodzaju „Zadzwoń do Steve”, „Oblicz marżę zysku” lub „Wyślij e-mail do szefa”.
- Wyrób sobie nawyk robienia ze sobą notatek podczas codziennych czynności, aby być gotowym do robienia notatek na temat nowych czynności lub zadań. Chociaż możesz to zapisać później, najlepiej nie zwlekać, aby nie zapomnieć.
Krok 2. Użyj kalendarza
Korzystanie z kalendarza lub agendy jako sposobu planowania codziennych czynności pomaga efektywnie zarządzać czasem. Zanotuj wszystko, co musi znaleźć się w Twoim harmonogramie, na przykład termin, zadanie lub spotkanie. Przeznacz czas każdego ranka na przeczytanie swojego planu dnia, aby dowiedzieć się, jakie czynności należy wykonać w ciągu dnia.
Krok 3. Nie umawiaj się na spotkania według tego samego harmonogramu
Aby móc mądrze zarządzać czasem, ułóż harmonogram zajęć, które nie są zbyt oblegane. Nie dotrzymuj terminów ani nie umawiaj się na spotkania według tego samego harmonogramu. Przeczytaj najpierw agendę, zanim zgodzisz się na nowy harmonogram, aby zapewnić dostępność czasu. W ten sposób będziesz w stanie dobrze zarządzać swoim czasem i trzymać się spójnego harmonogramu dnia.
Krok 4. Unikaj rozpraszania się
Efektywnie wykorzystuj swój czas, eliminując rzeczy, które Cię rozpraszają lub powstrzymują od odchodzenia od harmonogramu i opóźniania innych czynności. Wyłącz telewizor i gry wideo, aby móc skupić się na swoich priorytetowych zadaniach i bawić się później.
Krok 5. Ustal priorytety zadań do wykonania
Zorganizuj swój czas najlepiej jak potrafisz, planując najważniejsze zadania lub musisz być na pierwszym miejscu. Zapisz to zadanie w harmonogramie, używając jasnych kolorów lub małych naklejek. Najpierw zaplanuj zadania o najwyższym priorytecie, aby było wystarczająco dużo czasu na ich wykonanie, a następnie wymień inne czynności, które można wykonać później.
- Bądź przygotowany na zmianę priorytetów w dowolnym momencie. Są rzeczy, które pojawiają się nagle i należy się nimi zająć natychmiast, abyś był zmuszony przestać pracować, aby skierować uwagę i przeznaczyć czas na dotrzymanie bardzo pilnych terminów z maksymalnymi wynikami. Upewnij się, że takie wydarzenia są rzadkie.
- Jeśli często zmieniasz swoje codzienne priorytety, wygląda na to, że coś trzeba naprawić. Chociaż wprowadzanie niewielkich zmian w harmonogramie jest normalne, zbyt częste zmiany harmonogramu wskazują na niemożność prawidłowego ustawienia priorytetów.
Krok 6. Bądź realistą
Określ realistyczną alokację czasu, aby każde zadanie zostało wykonane prawidłowo. Jeśli wykonanie zadania zajmie Ci 30-60 minut, zaplanuj 60 minut. Dokonując realistycznych szacunków czasu, nie czujesz się przytłoczony ani nie musisz zmieniać harmonogramu pracy.
Lepiej być ostrożnym, dając więcej czasu niż potrzeba. Jeśli zadanie zostanie zakończone wcześnie, pracuj nad następnym i nie ma to absolutnie żadnego wpływu na produktywność
Krok 7. Zaplanuj codzienne rutynowe czynności
Nie zapomnij zaplanować swojej codziennej rutyny, takiej jak jedzenie i kąpiel. To prawdopodobnie zadziała samo, ale będziesz musiał przydzielić czas między zaplanowanymi zadaniami, aby nie przegapić lub odłożyć innych zaplanowanych czynności.
Krok 8. Użyj przypomnień
Oprócz planu dnia korzystaj z innych narzędzi przypominających o ważnych zadaniach lub terminach, takich jak karteczki samoprzylepne lub ustawianie w telefonie przypomnienia, które w określonym czasie zadzwoni lub wyświetli wiadomość przypominającą o konieczności zrobienia czegoś lub przygotuj się na następny harmonogram. W ten sposób nie zapomnisz o zaplanowanych zajęciach.
- Nie licz na to, że inni Ci o tym przypominają, ponieważ istnieje duża szansa, że zapomną tak samo jak Ty.
- Jeśli zaplanowano bardzo ważną czynność, ustaw kilka przypomnień na wypadek zignorowania małej notatki lub alarmu telefonu komórkowego.
Krok 9. Poproś o pomoc
Możesz poprosić innych o pomoc lub w razie potrzeby zlecić lekką pracę. Możesz zrobić dobry harmonogram, jeśli nie wahasz się poprosić kogoś innego o pomoc w posprzątaniu domu lub przygotowaniu obiadu, jeśli nadal jesteś zajęty pracą do późna w nocy.
- Przekaż odpowiedzialność komuś, na kogo możesz liczyć. Zamiast prosić o pomoc osoby, które są w stanie wykonać zadanie, wybierz kogoś, kto jest gotowy do pracy do końca.
- Nie przyzwyczajaj się do przenoszenia zadań innym ludziom. Oprócz wykazywania niezdolności do zarządzania czasem możesz wydawać się leniwy i pozbawiony motywacji.
Krok 10. Sprawdź swoją produktywność
Od czasu do czasu musisz zarezerwować czas na analizę tego, co osiągnąłeś, jak dobrze sobie radzisz i ile czasu to zajmuje. Oceniając różne aspekty swojego życia osobistego i zawodowego, możesz dostosować swój harmonogram pracy i codzienny styl życia, aby osiągnąć wyniki przekraczające Twoje cele.
Krok 11. Podaruj sobie prezent
Zbyt ciężka lub zbyt długa praca prowadzi do nudy, co utrudnia skupienie się nawet na najłatwiejszych zadaniach. Poświęć więc czas na świętowanie swoich osiągnięć i podaruj sobie prezent, który kochasz.
- Poświęć czas na odpoczynek, aby się zrelaksować. Wyłącz telefon i nie odpowiadaj na e-maile. Połączenie pracy i wypoczynku nie jest sposobem na nagradzanie siebie ani zapobieganie wypaleniu.
- Jeśli pracujesz od poniedziałku do piątku, poświęć weekend na odpoczynek. Na przykład, jeśli kończysz projekt, który trwał 3 miesiące z rzędu, zarezerwuj czas na krótkie wakacje po zakończeniu projektu.
