Być może musisz napisać raport z wydarzenia, aby ocenić sukces wydarzenia, porównując wyniki z jego celami. Raport ten jest wymagany przez firmę lub osobę organizującą wydarzenie w celu ustalenia, czy należy wprowadzić zmiany. Istnieje kilka sposobów, aby upewnić się, że udany raport o wydarzeniu jest dobrze napisany. Będziesz go potrzebować, jeśli organizujesz kolejne wydarzenie!
Krok
Część 1 z 3: Kompilowanie raportów o zdarzeniach
Krok 1. Określ styl i format prezentacji dla każdej publiczności
Raporty o wydarzeniach mogą być zszywane, zszywane w postaci plików PDF, prezentacji PowerPoint i tak dalej.
- Upewnij się, że raport o wydarzeniu jest podzielony na przejrzyste sekcje. Musisz ustalić, jak porównać wyniki wydarzenia z jego celami. Podsumuj główne wyniki przeprowadzonych wydarzeń.
- Dostosuj raporty z wydarzeń do potrzeb i zainteresowań każdego sponsora i publiczności. Rozważ cele sponsorów. Do pewnego stopnia sponsorzy są głównymi odbiorcami relacji z wydarzeń. Chcą ocenić kwalifikowalność sponsorowanego wydarzenia. Upewnij się więc, że wiesz, czego chcą i co ich najbardziej interesuje.
- Dostosuj raporty z wydarzeń, aby spełnić określone potrzeby dotyczące wyjątkowych wydarzeń i sponsorów. Nie pisz raportu tak, jakby był skierowany do jednego typu odbiorców. Kierownicy wyższego szczebla i menedżerowie finansowi są również kolejnymi odbiorcami raportu z wydarzenia.
Krok 2. Utwórz proces monitorowania informacji potrzebnych podczas wydarzenia
Nie możesz po prostu polegać na pamięci.
- Monitoruj kluczowe informacje przed, w trakcie i po wydarzeniu, aby tworzyć bardziej szczegółowe, a przede wszystkim skuteczniejsze raporty. Ta metoda umożliwia również kompilowanie raportów zgodnie z harmonogramem.
- Rozważ prowadzenie ciągłego gromadzenia danych z pomocą wielu osób, jeśli to konieczne (w tym stażystów). W zasadzie raportowanie nie powinno czekać na zakończenie wydarzenia.
Krok 3. Podsumuj raport do głównych punktów
Jednym z problemów związanych z raportami o wydarzeniach jest to, że zazwyczaj obejmują one niewiele z programu lub skupiają się na słodkich wypowiedziach. Nie rób tego. Dobrym pomysłem jest jasne i analityczne podkreślenie kluczowych punktów.
- Wybierz kilka ważnych części wydarzenia, które chcesz omówić bardziej szczegółowo. Znajdź trzy rzeczy, które wydarzyły się najskuteczniej i trzy punkty, które najbardziej zaskoczyły.
- Nie wypełniaj raportu nieistotnymi szczegółami, takimi jak menu obiadowe lub szczegółowe podsumowanie całej prezentacji głównej. Musisz uwzględnić rzeczy, które są ważne.
Część 2 z 3: Umieszczanie właściwych treści w raporcie
Krok 1. Napisz streszczenie
Raport o zdarzeniu musi zawierać przegląd, który jest skróconą wersją pełnego raportu. Pomyśl o streszczeniu wykonawczym jako wstępie do raportu z wydarzenia.
- Możesz utworzyć dwa raporty, jedno streszczenie dla osób zainteresowanych wynikami wydarzenia oraz bardziej szczegółowy raport dla osób zaangażowanych w przygotowanie, realizację i sponsorowanie wydarzenia.
- W podsumowaniu powinieneś omówić i skupić się na kluczowych obiektach i wynikach. Streszczenie powinno być krótkie, zaledwie jedną lub dwie strony. Raport powinien podsumować kluczowe elementy wydarzenia i zawierać krótką interpretację danych
Krok 2. Uwzględnij w swoich raportach szczegółowe pomoce wizualne
Raporty są często bardziej skuteczne, gdy zawierają wykresy ilustrujące trendy statystyczne, a nie po prostu przedstawiają czytelnikowi kilka liczb.
- Jeśli wydarzenie obejmuje nowy produkt, zalecamy dołączenie zdjęcia tego produktu. Zdjęcia przedstawiające moment podczas wydarzenia mogą pomóc czytelnikowi raportu zorientować się w odbywającym się wydarzeniu. Postaraj się zrobić zdjęcia pokazujące zaangażowanie sponsora w wydarzenie, które zostaną udokumentowane w raporcie. Ponownie, to zadanie nie może czekać na zakończenie wydarzenia.
- Możesz również dołączyć próbki, reprodukcje i inne przykłady, które pojawiają się na stronie. Zgłoś liczbę osób, które otrzymały sponsorowane kupony itp. Udokumentuj ekspozycję na miejscu i poza nią wygenerowaną przez wydarzenie, w mediach, publiczności, sponsorom.
Krok 3. Dokumentuj wszystkie reklamy i ekspozycje w mediach
Zalecamy dokonanie oceny porównania powstałych mediów z określonymi celami wydarzenia.
- Skoncentruj się na reklamach prasowych i artykułach, które zawierają nazwę i reklamę sponsora, oprócz liczby wydań gazet codziennych i ocen reklam.
- Dokumentuj reklamy telewizyjne, ogłoszenia publiczne, wartości cenników i kart ocen oraz relacje informacyjne.
- Nie zapomnij o dokumentacji radiowej, reklamach cennikowych, ocenach za reklamy i promocje, sprawozdaniach audytowanych i tak dalej.
Krok 4. Dołącz oświadczenie o celu wydarzenia
Musisz powiązać cele wydarzenia z wynikiem, więc pamiętaj o dołączeniu przypomnienia o pierwotnej misji i celach wydarzenia.
- Możesz dołączyć listę programów wydarzeń. Warto również przedyskutować, kto będzie kluczowym uczestnikiem wydarzenia. Niech jednak będzie krótki.
- Upewnij się, że poświęcisz dużo czasu na rejestrację i omawianie konkretnych kluczowych wyników wydarzenia oraz dopasowywanie ich do zarejestrowanych wyników. Bądź realistą i nie słodz rzeczy, które nie działają tak, jak powinny.
Krok 5. Dołącz informacje finansowe z raportu zdarzenia
Powinieneś szczegółowo omówić bieżący budżet imprezy i faktyczne wydatki. Upewnij się, że uwzględniłeś porównanie swojego budżetu z rzeczywistymi wydatkami, a także podkreśl niektóre rzeczy, które poszły dobrze i obszary, które wymagają poprawy
- Należy również wyszczególnić wszelkie koszty, w tym koszty działań marketingowych i promocyjnych, wydatki na personel oraz koszty sponsoringu. Zalecamy stworzenie szczegółowego budżetu. Menedżerowie finansowi i kadra kierownicza wyższego szczebla będą chcieli zobaczyć dowody na poparcie wniosków dotyczących wydatków.
- Uwzględnij obliczenia dochodu, na przykład z biletów, sponsorów i wystaw. Pamiętaj jednak, aby porównać rzeczywiste przychody z prognozami.
Krok 6. Uwzględnij statystyki istotne dla czytelnika
Nie pozwól, aby Twój raport był wypełniony słodkimi informacjami. Liczba osób, które wzięły udział w wydarzeniu to jedna z danych, które musisz uwzględnić. Zalecamy dostarczanie mierzalnych danych w raportach.
- Statystyki i inne powiązane dane, które można uwzględnić, takie jak liczba sprzedaży i liczba odwiedzających na danym stoisku. Raport o zdarzeniu będzie bardziej wiarygodny, jeśli podane dane będą kompletne. Dołącz informacje dotyczące uczestników/odwiedzających. Uwzględnij dane demograficzne, liczbę odwiedzających i wyniki badań odwiedzających (np. nawyki zakupowe).
- Podaj liczbę osób, które odpowiedziały na sponsorowane kampanie, a także darowizny na rzecz organizacji non-profit. Dokumentuj wpływ ekonomiczny i udział pracowników.
Krok 7. Uwzględnij elementy jakościowe, które kontekstualizują dane
Twój raport powinien zawierać pewne statystyki, ale będziesz też potrzebować cytatów, aby przekazać informacje zwrotne związane z kontekstem.
- Zbierz opinie i opinie od uczestników i członków zespołu ds. wydarzeń, aby ocena sukcesu wydarzenia nie pochodziła tylko od autorów raportów o wydarzeniach. Dzięki temu Twój raport jest bardziej wiarygodny.
- Rozważ również uwzględnienie badań zewnętrznych. Przykładanie wartości do ekspozycji w mediach jest jednym z przykładów tego, co mogą badać strony trzecie.
- Wartość przestrzeni i przygotowanie wydarzenia. Powinieneś poświęcić czas na ocenę skuteczności strony i przygotowania z punktu widzenia innej osoby. Omów, jak wykorzystać przestrzeń na konferencje, wydarzenia itp.
Część 3 z 3: Wypełnianie raportu z wydarzenia
Krok 1. Zrób raport o wydarzeniu na czas
Postaraj się napisać i opublikować raport jak najszybciej po wydarzeniu. Upewnij się, że zaplanujesz to w swoim kalendarzu, aby upewnić się, że jest na czas. Niektórzy zalecają opublikowanie raportu 30 dni po wydarzeniu, inni twierdzą, że raport powinien zostać opublikowany zaledwie kilka dni po wydarzeniu.
- Zawsze, gdy nadejdzie termin, upewnij się, że go nie przegapisz. Być może piszesz raport o wydarzeniu dla agencji, na który prosi konkretny klient. Zwróć uwagę na wszystkie prośby.
- Zasadniczo Twoi odbiorcy oczekują dokładnego i aktualnego raportu. Twórz więc raporty, które spełniają oczekiwania i nie czekaj zbyt długo, aby się zestarzały.
Krok 2. Przejrzyj raport o wydarzeniu
Upewnij się, że raport o wydarzeniu zawiera dobrą gramatykę i nie zawiera błędów ortograficznych, interpunkcyjnych ani innych.
- Upewnij się, że Twoje odpowiedzi nie są płytkie. Zasadniczo powinieneś używać techniki pisania „pokaż, nie mów”. Oznacza to, że powinieneś podać kilka konkretnych przykładów, aby wesprzeć ogólne punkty zawarte w raporcie.
- Nie zapomnij o swoich odbiorcach i upewnij się, że pisanie raportu wygląda formalnie i profesjonalnie. Raporty z wydarzeń nie są dokumentami nieformalnymi; dokument ten jest ważny dla określenia możliwości zorganizowania imprezy, więc musi brzmieć autorytatywnie.
Porady
- Zrób więcej zdjęć, niż potrzebujesz. Im więcej możliwości, tym lepiej.
- Kiedy zbierasz cytaty od liderów i planistów, nie kieruj się bezpośrednio do nich. To ludzie, którzy wciąż są w pobliżu długo po zakończeniu wydarzenia. Najlepiej najpierw zadać pytanie ludziom z tłumu, ponieważ to oni wyjdą jako pierwsi. Nie przeszkadzaj także mówcy lub prowadzącemu wydarzenie, jeśli jest zajęty. Będą mogli zostać przesłuchani później.
- Podczas zbierania cytatów utrzymuj normalną rozmowę i naturalnie zadawaj pytania, dopóki druga osoba nie będzie chciała wypowiedzieć się, co myśli.
- Zbierz więcej cytatów niż potrzebujesz. Im więcej tym lepiej.
- Dobre zdjęcie może pokazać, jak przebiegło wydarzenie lub jak ludzie zareagowali na wydarzenie.
- Spróbuj zrobić zdjęcia, które pokazują całościowy obraz wydarzenia, w tym zdjęcia tłumu i prelegentów na jednym zdjęciu, aby pokazać czytelnikom ogrom wydarzenia.
