Na życzenie lub nie, pisanie raportu o stanie może być świetnym sposobem na komunikowanie osiągnięć. Dobry raport o stanie pomoże zarówno szefowi, jak i Tobie śledzić zadania i wyniki pracy. Poniżej znajduje się przewodnik po pisaniu łatwych do odczytania raportów o stanie.
Krok
Metoda 1 z 1: Pisanie raportu o stanie
Krok 1. Nadaj raportowi tytuł i datę
Tytuł zawierający datę (na przykład „Wyniki pierwszego tygodnia w grudniu”) to skuteczna opcja tytułu. Upewnij się, że wpisałeś datę w raporcie.
- Jeśli raport zostanie wysłany e-mailem, możesz użyć nazwy i daty jako nagłówka.
- Jeśli raport jest dokumentem, wpisz tytuł i datę jako nagłówek dokumentu.
Krok 2. Zapisz szczegółowe informacje o projekcie, takie jak nazwa projektu, data rozpoczęcia/zakończenia i nazwiska pracowników
Krok 3. Opisz osiągnięcia za pomocą nagłówków „Osiągnięcia”, „Zadanie ukończone” i tym podobne
- Upewnij się, że podajesz okres raportowania, np. tydzień, miesiąc, kwartał itp.
- Użyj aktywnych czasowników, aby rozpocząć raport, takich jak „zakończ”, „wyjaśnij”, „projektuj”, „popraw”, „doprecyzuj” itp.
- W przypadku raportów tygodniowych możesz po prostu uwzględnić 3-6 punktów, każde jedno zdanie.
Krok 4. Zapisz, co należy zrobić w następnym okresie sprawozdawczym, nagłówek „Następny plan”, „Następne zadanie”, „PR” itp
- Jeśli to możliwe, oblicz czas potrzebny na wykonanie zadania, na przykład „Udokumentuj zmianę projektu (szacowany czas: 2 dni)”.
- Dopasuj kolejne zadanie do harmonogramu projektu.
- W przypadku raportów tygodniowych możesz po prostu uwzględnić 3-6 punktów, każde jedno zdanie.
Krok 5. W nagłówkach „Problemy” lub „Problemy i komentarze” zapisz również problemy, których obecnie doświadczasz lub których doświadczysz
W tej sekcji możesz napisać 1-2 krótkie akapity.
- Na przykład, jeśli masz problemy z skontaktowaniem się z dostawcą, ponieważ w tym tygodniu nikogo nie ma w biurze lub masz sugestie dotyczące ulepszenia sposobu działania Twojej firmy, zapisz je w sekcji „Problemy i komentarze”.
- Jeśli tylko zgłaszasz problem, ale nie potrzebujesz pomocy, gdy jest napisany, nie zapomnij o tym wspomnieć. Komentarze typu „Problem rozwiązany w ciągu 2 dni” będą informować przełożonego, aby się nie wtrącał, ale powinien mieć oko na problem, który masz.
- Jeśli twój problem w pracy nie zostanie rozwiązany, przełożony nie może powiedzieć, że mu nie powiedziałeś.
Krok 6. Przeczytaj raport ponownie, a następnie wyślij go do odpowiednich stron
Przykład
Oto przykładowy raport o stanie z edytora wikiHow. Dopasuj styl, format i listę osiągnięć w tym przykładzie do danych ze swojej pracy, ale pamiętaj, że każdy krok zaczyna się od aktywnego czasownika.
Raport o stanie 26 września 2011 r.
Skończone
- Rozpoczęto 3 artykuły: 1 artykuł z własnego pomysłu, 2 artykuły na prośby.
- Opracuj 2 artykuły
- Przepisz 1 artykuł
- Patroluje prawie 400 zmian i sprawdza żądania edycji pod kątem błędów ortograficznych/duplikatów.
Następny plan
- Dodanie obrazu do 1 artykułu.
- Przeczytaj ponownie i edytuj 1 artykuł.
- Poproś redaktora z wykształceniem medycznym lub pierwszą pomocą o przejrzenie artykułów na temat złamań. Autor nie ma wykształcenia medycznego, więc wątpi w wyniki swoich badań.
- Recenzja 1 artykułu, który jest już dobry, ale wymaga poprawy stylistycznej i dodatkowych informacji.
Problemy/Komentarze
- Podziękowania dla programistów, którzy zadbali o to, by aktualizacja oprogramowania w tym tygodniu przebiegła sprawnie. Pojawiające się problemy zostaną zgłoszone później.
- Wolontariusz jest smutny, bo zdechł jego kot. Wolontariusze zostali najpierw poproszeni o odpoczynek.
Porady
- Jeśli to możliwe, napisz pozytywny raport. Raporty nie są miejscem na narzekanie, gniewanie się czy szukanie wymówek. Jednym ze sposobów napisania pozytywnego raportu jest przedstawienie sugestii lub przynajmniej wskazówek dotyczących rozwiązania problemu, jeśli zgłosisz problem. Twoja sugestia jest dowodem na to, że podjąłeś inicjatywę rozwiązania problemu.
- Podziękuj we właściwym miejscu, na przykład współpracownikowi, który Ci pomógł. Jeśli pomagasz innemu współpracownikowi, wspomnij o tym również w raporcie.
- Bądź uczciwy w raportowaniu. Nie zgłaszaj rzeczy, których nie robisz.
- Napisz krótki raport. Twój menedżer jest osobą zajętą, nie ma zbyt wiele czasu na przeczytanie twojego raportu. Jeśli kierownik będzie potrzebował więcej informacji, zapyta.
- Jeśli napiszesz raport w piątek po południu, będziesz wiedział, jak daleko posuwa się Twoja praca, kiedy wrócisz do pracy w poniedziałek rano.
- Jeśli masz wiele rzeczy do monitorowania (wnioski o zakup, zmiany, prośby o pracę, notatki itp.), dobrym sposobem na ich śledzenie może być utworzenie tabeli lub bazy danych.
- Napisz konkretne raporty.
- Zrób kopię raportu dla siebie. Kopia może Ci pomóc podczas pisania CV lub pisania osiągnięć, gdy nadejdzie czas na podwyżkę.
- Jeśli chcesz napisać raport o stanie, pisz raport regularnie lub przynajmniej napisz osiągnięcie, aby nie spędzać godzin na śledzeniu tego, co zrobiłeś. Codziennie spisuj osiągnięcia podczas wypełniania karty obecności.
- Ta metoda pisania raportu o stanie może być również używana podczas zgłaszania stanu projektu na spotkaniu.
- Zgłaszanie czegoś, co właśnie zacząłeś, książki, którą właśnie przeczytałeś lub czegoś, co badasz, jest w porządku. Nie wszystko da się zrobić w tydzień, a przygotowania, które robisz, mogą być czasochłonne i dodać wartość do projektu.
Ostrzeżenie
- Profesjonalnie pisz raporty. Twój raport może przeczytać więcej osób niż myślisz, zwłaszcza jeśli zostanie wysłany e-mailem.
- Jeśli wyślesz szefowi nieproszony raport, przygotuj się na napisanie tego samego raportu w przyszłym tygodniu!
- Generalnie nie składaj zbyt wielu obietnic. Po prostu powiedz mi, co możesz zrobić.
