Dokument specyfikacji technicznej to dokument zawierający zasady i wymagania, które musi spełniać wyrób lub proces produkcyjny. Produkty lub procesy produkcyjne, które nie spełniają wymagań i zasad wymienionych w dokumencie, nie spełniają specyfikacji i są ogólnie określane jako poza specyfikacją. Specyfikacje techniczne są wykorzystywane przy zawieraniu umów o produkcję lub usługi techniczne w celu określenia zasad realizacji umowy.
Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby napisać dokument specyfikacji technicznej.
Krok
Metoda 1 z 3: Uwzględnianie ogólnych uwag
Krok 1. Zdecyduj, czy chcesz napisać otwartą czy zamkniętą specyfikację
- Rozważ napisanie otwartej specyfikacji. Dokument otwartej specyfikacji opisuje tylko wydajność, którą należy osiągnąć, bez wyjaśniania, w jaki sposób osiągnąć tę wydajność. Dzięki temu realizatorzy mogą dołożyć wszelkich starań, aby spełnić specyfikacje. Na przykład, jeśli piszesz specyfikację pamięci komputera, nie musisz określać konkretnego typu pamięci, która powinna być używana.
- Rozważ napisanie zamkniętej specyfikacji. Oprócz opisu wydajności, która ma zostać osiągnięta, dokument zamkniętej specyfikacji opisuje również sprzęt, technologię i metody montażu, które muszą być stosowane w projektowaniu produktu lub procesach produkcyjnych. Na przykład dokument specyfikacji zespołu maszyny może wymagać od operatora użycia silnika napędzanego hydraulicznie.
Krok 2. Określ wymagania, oceniając istniejące specyfikacje
Krok 3. Określ swój styl pisania
- Używaj krótkich, bezpośrednich zdań.
- Unikaj używania zaimków względnych. W tekście jasno określ, co masz na myśli.
- Wyjaśnij terminy techniczne i skróty powszechnie używane w tej dziedzinie. Aby wyjaśnić terminy techniczne, dodaj rozdział „definicje” na początku dokumentu.
Krok 4. Utwórz spis treści
Umieść ogólne wymagania dotyczące produktu lub procesu produkcyjnego na początku dokumentu, a następnie bardziej szczegółowe sekcje.
Metoda 2 z 3: Tworzenie specyfikacji
Krok 1. Zapisz wszystkie potrzeby, które musi spełnić produkt lub proces produkcyjny
Użyj słowa „musi”, aby opisać potrzebę. Potrzeby opisane słowem „musi” muszą być w pełni spełnione przez realizatora. Rozważ następujące czynniki, aby określić potrzebę i dodaj inne, jeśli to konieczne:
- Określ odpowiednią wagę i/lub rozmiar produktu.
- W pełni opisać warunki otoczenia odpowiednie do eksploatacji produktu. Jeśli produkt może ulec pogorszeniu w warunkach ekstremalnej wilgotności lub temperatury, zapisz to w specyfikacji.
- Daj tolerancję wydajności produktu lub procesu produkcyjnego.
- Zdefiniuj standardy wykonania lub normy bezpieczeństwa innych firm, które należy zastosować do produktu lub procesu produkcyjnego. Na przykład możesz wymagać, aby Twój produkt przeszedł certyfikat UL lub CSA.
- Opisz konkretne specyfikacje techniczne, jakie musi osiągnąć produkt lub proces produkcyjny. Na przykład w specyfikacji procesu produkcji elektronicznej można określić wymagania dotyczące interfejsu i szybkość produkcji, natomiast w specyfikacji procesu produkcji mechanicznej można określić standard gęstości lub wydajności.
- Określ żywotność produktu lub procesu produkcyjnego. Jeżeli wyrób lub proces produkcyjny wymaga okresowej konserwacji, zamieść w specyfikacji szczegółowy opis procesu. W specyfikacji należy wymienić warunki, w jakich wymagana jest konserwacja oraz jak często należy wykonywać konserwację.
Metoda 3 z 3: Finalizacja specyfikacji
Krok 1. Utwórz tytuł i numer kontrolny specyfikacji
Upewnij się również, że utworzyłeś dokument specyfikacji, który można poprawić.
Krok 2. Zdefiniuj organ, który może wydawać i modyfikować specyfikacje, i dołącz pole podpisu jako poświadczenie
Krok 3. Krytycznie przeczytaj specyfikacje
Postaw się jako niedoświadczony realizator lub wykonawca, który chce zaoszczędzić pieniądze, omijając specyfikacje wszędzie tam, gdzie to możliwe. Następnie dostosuj specyfikacje w razie potrzeby, aby pomóc początkującym wdrażającym i zamknąć luki sprytu.
