Komunikat prasowy to pisemne oświadczenie skierowane do mediów. Może zawierać szereg aktualności, w tym harmonogram działań, promocje, nagrody, nowe produkty i usługi, wyniki sprzedaży itp. Informacje prasowe mogą być również wykorzystywane do tworzenia wyjątkowych historii. Reporterzy zazwyczaj bardziej rozważają pomysł na wiadomość, jeśli najpierw otrzymają informację prasową. Jest to bardzo podstawowe narzędzie public relations, którego każdy, kto chce z niego korzystać, może używać we właściwym formacie. Pokażemy Ci jak.
Krok
Metoda 1 z 2: Tworzenie interesującej informacji prasowej
Krok 1. Napisz oryginalny tytuł
Tytuł powinien być krótki, jasny i na temat; innymi słowy, bardzo skondensowana wersja głównego punktu komunikatu prasowego. Wielu ekspertów od public relations sugeruje, że tytuł powinien być napisany na końcu, po napisaniu wszystkich innych treści. Jeśli zastosujesz się do tych instrukcji, pisz dalej informację prasową i napisz po niej tytuł. Tytuł przyciąga uwagę i jest bardzo ważną częścią komunikatu prasowego.
-
wikiHow jest znane jako najpopularniejsze źródło informacji.
Widziałeś to, prawda? Teraz chcesz dowiedzieć się więcej o nowościach! Tytuł musi być w stanie przyciągnąć uwagę dziennikarzy, tak jak nagłówek w gazecie przyciąga czytelników. Tytuł może opisywać ostatnie osiągnięcia organizacji, wydarzenie warte zrelacjonowania lub nowy produkt lub usługę.
-
Tytuł musi być napisany pogrubioną czcionką!
Tytuł jest zwykle pisany pogrubioną czcionką i używa czcionki o rozmiarze większym niż treść rękopisu.
- Pierwsza litera jest pisana wielką literą. A także wszystkie rzeczowniki, które muszą być pisane wielką literą. Większość słów w tytule jest pisana małymi literami, chociaż użycie „małej litery” może sprawić, że będzie bardziej atrakcyjny wizualnie. Nie zapisuj całych słów wielkimi literami.
- Używaj ważnych słów kluczowych. Najprostszym sposobem na stworzenie tytułu komunikatu prasowego jest wzięcie najważniejszych słów kluczowych w komunikacie prasowym. Z tych słów kluczowych spróbuj sformułować logiczne i przykuwające uwagę stwierdzenie. Jeśli umieścisz zdanie podsumowujące po tytule, możesz użyć tej samej metody. Używanie słów kluczowych na początku ułatwi znalezienie Twojej strony w wyszukiwarkach, a dziennikarzom i czytelnikom będzie łatwiej wyłapywać pomysły z treści Twojego komunikatu prasowego. Przyjrzyj się całemu wyjaśnieniu w tym pierwszym kroku i zauważ, że wszystkie mogą być tytułami komunikatów prasowych.
Krok 2. Napisz treść skryptu
Informacje prasowe powinny być napisane tak, jak chcesz, aby były w wiadomościach. I pamiętaj: większość dziennikarzy jest bardzo zajęta i nie ma czasu na zapoznawanie się z ogłoszeniami z Twojej firmy, więc to, co piszesz do swoich komunikatów prasowych, zostanie wykorzystane przez dziennikarzy do pisania o Twoich dużych wydarzeniach. Cokolwiek chcesz, żeby powiedzieli, umieść to tutaj.
- Zacznij od daty i miasta, w którym została napisana informacja prasowa. To miasto można usunąć, jeśli wyniki są mylące – na przykład, jeśli komunikat jest napisany w Bandung, ale opisuje działania w oddziale Jogjakarta.
- Pierwsze zdanie powinno być w stanie przyciągnąć uwagę czytelnika i jasno przedstawić swój punkt widzenia. Na przykład, jeśli tytuł brzmi „Carpren Publishing publikuje nową powieść o II wojnie światowej”, pierwsze zdanie może brzmieć mniej więcej tak: „Carpen Publishing, Ltd. opublikowało dziś swoją powieść o II wojnie światowej autorstwa znanego autora Arcy Kay”. Rozszerza to tytuł na tyle, aby dostarczyć trochę szczegółów i jeszcze bardziej zainteresować czytelnika Twoją historią. Następny akapit lub dwa powinny rozwinąć pierwsze zdanie.
- Treść skryptu komunikatu prasowego powinna być solidna. Unikaj używania długich zdań i akapitów. Unikaj powtórzeń i nadmiernego używania żargonu lub wymyślnego języka. Staraj się pisać prosto i unikaj marnowania słów.
- Pierwszy akapit (od dwóch do trzech zdań) powinien zamykać całą informację prasową, a dodatkowa treść powinna go dokładniej wyjaśniać. W szybko zmieniającym się świecie żaden dziennikarz ani inny czytelnik nie przeczyta całej informacji prasowej, jeśli początek artykułu jest nieciekawy.
- Pracuj z faktami – działaniami, produktami, usługami, ludźmi, celami, celami, planami lub projektami. Staraj się maksymalnie wykorzystywać fakty. To jest nowość. Prostym sposobem na stworzenie skutecznego komunikatu prasowego jest skorzystanie z poniższej listy wyjaśnień: Kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego i jak.
Krok 3. Wyraźnie powiedz „5W” i „1H”
Kto (Kto), Co (Co), Kiedy (Kiedy), Gdzie (Gdzie), Dlaczego (Dlaczego) i Jak (Jak) może przekazać czytelnikom wszystkie potrzebne informacje. Zwróć uwagę na poniższe punkty, użyjemy powyższego przykładu do stworzenia naszej informacji prasowej:
- Kim są główni aktorzy? Wydawnictwo Carpren.
- Jaka jest główna historia? Wydawnictwo Carpren wydaje książkę.
- Kiedy to się stało? Jutro.
- Gdzie odbywa się ta działalność? W dużych sklepach.
- Dlaczego to jest w wiadomościach? Ponieważ książkę napisał słynny autor Arcy Kay.
-
Jak przebiegała ta aktywność? Główną działalnością jest rozdawanie autografów książkowych w Chicago, a następnie wycieczka książkowa po metropolii.
- Po zdefiniowaniu podstawowych informacji uzupełnij je o informacje o ludziach, produktach, towarach, datach i inne rzeczy związane z nowościami.
- Jeśli Twoja firma nie jest głównym tematem wiadomości, ale jest źródłem informacji prasowych, wyjaśnij to w treści tekstu.
- Skrypt powinien być krótki i na temat. Jeśli przesyłasz formularz drukowany, tekst musi być z podwójnym odstępem.
- Im bardziej przekonująca jest Twoja informacja prasowa, tym większe prawdopodobieństwo, że zostanie ona opisana przez dziennikarzy. Dowiedz się, co jest „interesujące” na danym rynku i wykorzystaj tę wiedzę, aby przyciągnąć redaktorów i reporterów.
Krok 4. Przygotuj informację prasową, która jest jasna, wyraźna i odpowiednia dla czytelników
Są szanse, że gdziekolwiek wyślesz swoje komunikaty prasowe, mają już dziesiątki podobnych komunikatów prasowych nagromadzonych i gotowych do porzucenia. Jeśli chcesz, aby Twój komunikat prasowy został poddany pod głosowanie, musi być dobry. Nie tylko musi być dobry, ale musi być bardzo „gotowy do publikacji”.
- Kiedy redaktor zobaczy Twój tekst, pomyśli, ile czasu zajmie wydrukowanie Twojego komunikatu prasowego. Jeśli twoje pismo jest pełne błędów, ma bardzo mało treści lub wymaga wielu poprawek, nie będą marnować na to czasu. Więc upewnij się, że piszesz to z dobrą gramatykę, ze wszystkimi podstawami i pełną treścią pisemną.
-
Dlaczego ci ludzie powinni dbać o to, co mówisz? Jeśli wyślesz go do właściwych czytelników, to pytanie ma bardzo jasną odpowiedź. Jeśli nie, to dlaczego marnujesz swój czas? Daj właściwym ludziom odpowiednie wiadomości (wiadomości, nie reklamy) i jesteś na dobrej drodze.
Bardziej docenią, jeśli wyślesz go rano. Daje im to czas na dodanie twojego pisma do tego, nad czym pracują. Rozważ to
Krok 5. Połącz się z innymi rzeczami
Podaj linki do dodatkowych informacji, które wspierają Twoją informację prasową. Czy firma, o której piszesz, ma w internecie dodatkowe informacje, które mogą być przydatne dla czytelników? Dobry. Dodaj to.
Jeśli masz wątpliwości co do tego, co masz, poszukaj informacji na temat tego, co jest powszechnie publikowane. Ktoś mógł napisać ćwiczenie takie jak ty. PR Web i PR Newswire to świetne miejsca na start
Metoda 2 z 2: Mastering Format
Krok 1. Poznaj podstawową strukturę
OK, skoro już wiesz, co masz napisać, jak przełożyć to na papier? Na początek postaraj się, aby informacja prasowa była jak najkrótsza, maksymalnie jedna strona. Nikt nie chce tracić czasu na czytanie pięciu akapitów, chyba że piszesz o III wojnie światowej. Oto, czego będziesz potrzebować (niektóre z nich zostały już wspomniane):
-
DO NATYCHMIASTOWEJ PUBLIKACJI musi być napisane w lewym górnym rogu strony.
Jeśli chcesz, aby publikacja się opóźniła, zapisz „ZAMÓWIENIE DO…” i datę, w której chcesz. Zwolnienia, którym nie towarzyszy data wydania, będą uważane za wydane natychmiast
-
Tytuł, zwykle pogrubiony, jest umieszczony pod nim i wyśrodkowany na stronie.
Jeśli chcesz, dodaj podtytuł kursywą (krótko wyjaśniając tytuł)
- Akapit pierwszy: najważniejsze informacje. Mogą być napisane jak wiadomości, które zaczynają się od daty lub źródła wiadomości.
- Drugi (i ewentualnie trzeci) akapit: dodatkowe informacje. Dobrym pomysłem jest dołączenie faktów i cytatów.
- Informacje o firmie: więcej informacji o Twojej firmie. Kim jesteś? Jakie osiągnięcia osiągnąłeś? Jaka jest twoja misja?
- Informacje kontaktowe: więcej informacji o autorze (może Ty!). Jeśli przyciągniesz czyjąś uwagę, może być zainteresowany uzyskaniem więcej informacji!
- Multimedia: w dzisiejszych czasach powinieneś mieć konto na Twitterze do działań promocyjnych.
Krok 2. Wpisz informacje o firmie w treści komunikatu prasowego
Nadszedł czas, aby zawrzeć informacje o Twojej firmie. Kiedy dziennikarz napisze twoją notatkę prasową dla swojej historii, będzie musiał tam wspomnieć o twojej firmie. W tej sekcji dziennikarze mogą uzyskać informacje o firmie.
- Tytuł tej sekcji powinien wyglądać mniej więcej tak: „Informacje o firmie [COMPANY_XYZ]”.
- Po tytule napisz akapit lub dwa opisujące Twoją firmę w pięciu lub sześciu linijkach dla każdego. Tekst powinien opisywać Twoją firmę, kluczową branżę i politykę biznesową. Wiele firm ma już broszury, prezentacje, biznesplany itp. profesjonalnie napisane. Można je tutaj uwzględnić.
- Na końcu tej sekcji napisz swoją stronę internetową. Łącze musi zawierać pełny adres URL, aby po wydrukowaniu nadal można je było przeszukiwać. Na przykład: https://www.example.com zamiast „Kliknij tutaj, aby odwiedzić naszą witrynę!”
- Firmy, które mają w swoich witrynach oddzielne strony multimedialne, muszą podać adres URL do tej strony. Strony medialne zazwyczaj zawierają dane kontaktowe i materiały prasowe.
Krok 3. Dodaj swoje dane kontaktowe
Jeśli Twój komunikat prasowy naprawdę zasługuje na relację, dziennikarze z pewnością poszukają więcej informacji lub przeprowadzi wywiady z kluczowymi osobami z nim związanymi. Jeśli nie masz nic przeciwko przeprowadzaniu wywiadów z tymi kluczowymi osobami przez media, możesz podać ich dane kontaktowe na stronie z komunikatem prasowym. Na przykład, jeśli piszesz o innowacjach, możesz podać dane kontaktowe zespołu badawczego lub inżynierskiego dla mediów.
- W przeciwnym razie musisz podać szczegóły z sekcji media/public relations w sekcji „Kontakt”. Jeśli nie masz do tego dedykowanego zespołu, powinieneś wyznaczyć kogoś, kto będzie łącznikiem między mediami a Twoją firmą.
-
Dane kontaktowe powinny być ograniczone i specyficzne dla odpowiedniego komunikatu prasowego. Dane kontaktowe muszą zawierać:
- Oficjalna nazwa firmy
- Oficjalna nazwa i kontakt działu mediów
- Adres biura
- Numery telefonu i faksu wraz z odpowiednim kodem miasta/kraju i kodem telefonu
- Numer telefonu komórkowego (opcjonalnie)
- Czas dostępności
- Adres e-mail
- Adres strony internetowej
Krok 4. Jeśli to możliwe, dołącz link do internetowej kopii informacji prasowej
Zalecamy przechowywanie wszystkich dzienników informacji prasowych dostępnych na swojej stronie internetowej. Może to ułatwić proces dodawania linków, a także może być wykorzystane do celów historii firmy.
Krok 5. Oznacz koniec komunikatu prasowego trzema znakami krzyżyka (#)
Umieść go na środku strony tuż pod linią na końcu wydania. To jest standard dziennikarstwa. To może brzmieć jak przesada, ale tak naprawdę nie jest. To jest właściwy sposób pisania.
Porady
- Przeszukuj komunikaty prasowe w Internecie pod kątem odpowiedniego tonu, języka, struktury i formatu komunikatów prasowych.
- Stwórz każdą informację skierowaną do konkretnego medium i wyślij ją do reporterów, którzy zajmują się tego typu wiadomościami. Informacje te można zwykle znaleźć na stronie internetowej mediów. Wysyłanie identycznych komunikatów prasowych do różnych mediów i reporterów w tych mediach to znak, że jesteś leniwy i nie kierujesz się na konkretny rynek.
- Bardzo ważny jest czas na komunikaty prasowe. Wiadomości muszą być aktualne i nowe, nie za stare i nie odbiegające od wiadomości, które są obecnie popularne.
- Wyślij informację prasową e-mailem i mądrze korzystaj z dodatkowych formatów. Duża czcionka i odważne kolory nie sprawią, że Twoja historia stanie się bardziej interesująca, ale odciągną uwagę czytelników. Umieść informację prasową w treści e-maila, a nie w załączniku. Jeśli musisz użyć załączników, użyj formatu zwykłego tekstu lub Rich Text Format. Dokumenty programu Word są ogólnie akceptowane na większości nośników, ale jeśli używasz najnowszej wersji (.docx), zapisz we wcześniejszej wersji (.doc). Gazety zwykle mają napięte budżety, a wiele z nich nie zaktualizowało swojej wersji programu Word. Użyj pliku PDF tylko wtedy, gdy wysyłasz plik z dużą ilością obrazów. Nie pisz swojej informacji prasowej na innej kartce papieru, a następnie zeskanuj i wyślij e-mailem plik obrazu – to tylko zmarnuje czas zarówno Ciebie, jak i redaktora. Wpisz informację prasową bezpośrednio w wiadomości e-mail.
- Unikaj używania żargonu lub specjalnych terminów technicznych. Jeśli musisz go użyć, aby Twoje pismo było dokładne, wyjaśnij termin.
- Zawrzyj dalsze informacje w swoim komunikacie prasowym. Są to informacje o tym, czego oczekujesz od osób, których informacje publikujesz. Na przykład, jeśli chcesz, aby czytelnicy kupili produkt, podaj, gdzie możesz go kupić. Jeśli chcesz, aby czytelnicy odwiedzili Twoją witrynę, aby wziąć udział w konkursie lub dowiedzieć się więcej o Twojej organizacji, podaj adres internetowy lub numer telefonu.
- Nie trać czasu na pisanie tytułu przed zakończeniem premiery. Redaktor napisze oryginalny tytuł w gazecie lub czasopiśmie, ale dobrze jest napisać chwytliwy tytuł publikacji. Ten tytuł może być Twoją jedyną szansą. Niech będzie precyzyjny i krótki. Najlepiej nie pisać tego, dopóki nie skończysz notatek prasowych. Nie wiesz na pewno, co Ty – lub osoba, z którą rozmawiasz – powiesz. Po zakończeniu opracowywania wersji roboczej możesz zdecydować, czy zmienić swój akapit otwierający. Następnie pomyśl o tytule.
- Użyj swojego tytułu jako tematu wiadomości e-mail. Jeśli napiszesz bardzo chwytliwy tytuł, pomoże to wyróżnić Twoją wiadomość w skrzynce pocztowej redaktora.
- Uwzględnij nazwę firmy w tytule, podtytule oraz w treści rękopisu z pierwszego akapitu, aby ułatwić znalezienie Twojej publikacji w wyszukiwarkach i czytelność dla profesjonalistów i innych czytelników. Jeśli wysyłasz wersję drukowaną, możesz umieścić ją na papierze firmowym.
- Dalsze rozmowy mogą pomóc w przekształceniu komunikatu prasowego w pełną historię.
Ostrzeżenie
- Artykuły powinny być napisane w możliwie pozytywnym tonie. Unikaj zdań typu „po rezygnacji poprzedniego prezydenta” lub „po okresie bezczynności”. Dziennikarze mogą się zdecydować, żeby się o tym dowiedzieć i nie zapisywać tego, co jest zawarte w komunikacie prasowym i – nawet jeśli okoliczności nie są naprawdę negatywne, np. poprzedni prezydent zrezygnował z powodu poważnej choroby – wyniki mogą nie być takie, jakich się spodziewaliście.
- Zawsze dołączaj cytat – zwykle od ważnej osoby zaangażowanej w główną ideę wydania. Tekst nie musi być bezpośrednim cytatem, ale powinien mieć sens. Zawsze upewnij się, że cytowana osoba jest zadowolona z cytatu. Cytaty umożliwiają zapracowanym dziennikarzom przygotowanie pełnych artykułów bez konieczności przeprowadzania kolejnych wywiadów.
- Nie podawaj danych kontaktowych innych osób bez ich zgody. Ponadto powinny być zawsze dostępne w rozsądnym czasie kilka dni po wydaniu statków.
- Wysyłając informację prasową e-mailem, nie wysyłaj jej z tematem „komunikat prasowy”. To tylko sprawi, że Twój komunikat prasowy pogrąży się wśród innych komunikatów prasowych. Zwróć uwagę redaktora, dołączając chwytliwy tytuł jako temat wiadomości e-mail, na przykład „Marka Co. otrzymuje kontrakt korporacyjny o wartości 300 miliardów rupii”.
- Zawsze pamiętaj, że wiele zespołów redakcyjnych ma zbyt dużo pracy lub zbyt mało pracowników. Jeśli możesz ułatwić im pracę, Twoje oświadczenie prasowe będzie bardziej prawdopodobne. Jeśli piszesz informację prasową, która jest podobna do tego, co opublikuje wydawca, prawdopodobnie nie będzie ona wymagała tak intensywnej edycji. Jeśli jednak Twój komunikat prasowy jest pełen błędów i nie jest zgodny ze standardowym stylem pisania, redakcja na pewno usunie go od razu. Wszyscy mówili, że są u władzy. Nie trać czasu redaktora. Miejsce na umieszczenie opisu firmy znajduje się w sekcji informacji o firmie w komunikacie prasowym, ale postaraj się, aby był dokładny i rzeczowy.
