Microsoft Access to program do budowania baz danych, który umożliwia każdemu tworzenie baz danych i zarządzanie nimi. Ten program jest odpowiedni dla małych projektów dla dużych firm i działa bardzo wizualnie. Dzięki temu doskonale nadaje się do wprowadzania danych, ponieważ nie musisz pracować z tabelami ani arkuszami. Zapoznaj się z poniższymi pierwszymi krokami, aby zacząć w pełni korzystać z programu Microsoft Access.
Krok
Część 1 z 6: Tworzenie nowej bazy danych
Krok 1. Kliknij kartę Plik i wybierz „Nowy”
Baza danych to miejsce, w którym Twoje dane są przechowywane w różnych formach. Możesz utworzyć pustą bazę danych lub wybrać z istniejącego szablonu.
- Pusta baza danych jest standardową bazą danych programu Access i jest zalecana do użytku lokalnego. Tworzenie lokalnej bazy danych obejmie tabelę.
- Bazy danych sieci Web zostały zaprojektowane tak, aby były zgodne z urządzeniami sieci Web programu Access. Tworzenie internetowej bazy danych obejmie tabelę.
- Szablony to bazy danych, które zostały zaprojektowane do różnych zastosowań. Wybierz szablon, jeśli nie chcesz tracić czasu na projektowanie bazy danych.
Krok 2. Nazwij bazę danych
Po wybraniu typu bazy danych nadaj jej nazwę odzwierciedlającą jej zawartość. Jest to szczególnie przydatne, jeśli będziesz pracować z wieloma różnymi bazami danych. Wpisz nazwę swojej bazy danych w polu „Nazwa pliku”. Wybierz „Utwórz”, aby utworzyć nowy plik bazy danych.
Część 2 z 6: Dodawanie danych do bazy danych
Krok 1. Określ najlepszą strukturę dla swoich danych
Jeśli tworzysz pustą bazę danych, będziesz musiał pomyśleć o tym, jak uporządkować swoje dane i dodać odpowiednie struktury danych. Istnieją różne sposoby formatowania danych i interakcji z nimi w programie Access:
- Tabele - Tabele to podstawowy sposób przechowywania danych w Twojej bazie danych. Tabele można porównać do arkuszy kalkulacyjnych w programie Excel: dane są zorganizowane w kolumny i tabele. Dlatego importowanie danych z Excela i innych programów do przetwarzania liczb jest łatwym procesem.
- Formularze - formularze to sposób na dodawanie danych do bazy danych. Chociaż możesz dodawać dane do bazy danych bezpośrednio w tabelach, korzystanie z formularzy przyspieszy wizualne wprowadzanie danych.
- Raporty - raporty są przydatne do podsumowywania i wyświetlania danych z bazy danych. Raporty służą do analizowania danych i odpowiadania na konkretne pytania, takie jak wysokość osiągniętego zysku lub gdzie znajduje się najwięcej klientów. Raporty są przeznaczone do drukowania.
- Zapytanie - Zapytanie to sposób otrzymywania i sortowania danych. Możesz go używać do wyświetlania określonych wpisów z różnych tabel. Za pomocą zapytań można również dodawać i aktualizować dane.
Krok 2. Utwórz swój pierwszy stół
Jeśli uruchomisz pustą bazę danych, zaczniesz od pustej tabeli. Możesz rozpocząć wprowadzanie danych w tej tabeli, ręcznie lub kopiując je z innego źródła.
- Każda część danych musi być przechowywana we własnej kolumnie (polu), a dane muszą być umieszczone w osobnym wierszu. Na przykład dane każdego klienta są przechowywane w wierszu, a dostępne pola to różne informacje o tym kliencie (imię, nazwisko, adres e-mail itp.)
- Możesz nazwać etykiety kolumn, aby ułatwić poznanie nazwy każdego pola. Kliknij dwukrotnie nagłówek kolumny, aby zmienić jego nazwę.
Krok 3. Importuj dane z innych źródeł
Jeśli chcesz zaimportować dane z obsługiwanego pliku lub lokalizacji, możesz ustawić w programie Access akceptowanie informacji i dodawanie ich do bazy danych. Jest to przydatne do odbierania danych z serwerów internetowych lub innych udostępnionych źródeł.
- Kliknij kartę Dane zewnętrzne
- Wybierz typ pliku, który chcesz zaimportować. W sekcji „Importuj i łącz” zobaczysz kilka opcji typów danych. Możesz kliknąć Więcej, aby zobaczyć więcej opcji. ODBC oznacza Open Database Connectivity i obejmuje bazy danych, takie jak SQL.
- Przeglądaj lokalizacje danych. Jeśli dane znajdują się na serwerze, musisz podać adres serwera.
- W następnym oknie wybierz "Określ jak i gdzie chcesz przechowywać dane w aktualnej bazie danych". Wybierz "OK". Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby zaimportować swoje dane.
Krok 4. Dodaj kolejną tabelę
Będziesz chciał przechowywać różne rekordy w różnych bazach danych. Dzięki temu Twoja baza danych będzie działać płynnie. Na przykład możesz mieć tabelę informacji o kliencie i inną tabelę informacji o zamawianiu. Następnie możesz połączyć tabelę informacji o kliencie z tabelą informacji o zamówieniu.
W sekcji „Utwórz” na karcie Strona główna kliknij przycisk „Tabela”. W Twojej bazie danych pojawi się nowa tabela. Informacje można wprowadzać w taki sam sposób, jak w pierwszej tabeli
Część 3 z 6: Zarządzanie relacjami między tabelami
Krok 1. Zrozum, jak działają zamki
Każda tabela będzie miała unikalny klucz podstawowy dla każdego wpisu. Początkowo program Access tworzy kolumnę identyfikatora, której liczba wzrasta z każdym wpisem. Ta kolumna będzie działać jako „klucz podstawowy”. Tabele mogą również zawierać pola „klucza obcego”, które są polami połączonymi z innych tabel w bazie danych. Połączone pola będą miały te same dane.
- Na przykład w tabeli Zamówienia możesz mieć pole Identyfikator klienta, aby rejestrować zamówienie klienta. Możesz utworzyć relację dla tego pola z polem ID w tabeli Klienci.
- Korzystanie z relacji między tabelami pomoże w zapewnieniu spójności, wydajności i łatwości dostępu do danych.
Krok 2. Kliknij kartę Narzędzia bazy danych, a następnie kliknij przycisk Relacje w sekcji Relacje
Spowoduje to otwarcie nowego okna z podglądem wszystkich tabel w bazie danych. Każde pole będzie wyświetlane pod nazwą każdej tabeli.
Musisz utworzyć pole dla „klucza obcego” przed utworzeniem relacji. Na przykład, jeśli chcesz użyć identyfikatora klienta w tabeli Zamówienia, utwórz w tabeli pole o nazwie Klient i pozostaw to pole puste. Upewnij się, że format jest taki sam jak pole, do którego prowadzisz link (np. liczby)
Krok 3. Przeciągnij pole, którego chcesz użyć jako klucza obcego, do pola utworzonego dla klucza obcego
Kliknij Utwórz w oknie, które się pojawi, aby ustawić relację między polami. Pomiędzy dwiema tabelami łączącymi oba pola pojawi się linia.
Zaznacz pole wyboru „Wymuś integralność referencyjną” podczas tworzenia relacji. Oznacza to, że jeśli zmienią się dane w jednym polu, zmienią się również dane w innych polach. Dzięki temu Twoje dane będą dokładniejsze
Część 4 z 6: Tworzenie zapytania
Krok 1. Zrozum rolę zapytań
Zapytania to akcje umożliwiające szybkie przeglądanie, dodawanie i edytowanie danych w bazie danych. Istnieje wiele typów zapytań, od prostych wyszukiwań po tworzenie nowych tabel na podstawie istniejących danych. Zapytania są ważne w generowaniu raportów.
Zapytania dzielą się na dwa główne typy: Select i Action. Pierwsze zapytanie pobiera dane z tabeli i może je obliczać, podczas gdy drugie może dodawać, edytować i usuwać dane z tabeli
Krok 2. Użyj Kreatora zapytań, aby utworzyć podstawowe zapytanie wybierające
Jeśli chcesz użyć podstawowego zapytania wybierającego, użyj Kreatora zapytań, aby poprowadzić Cię przez kolejne kroki. Dostęp do Kreatora zapytań można uzyskać z zakładki Utwórz. Pozwala to wyświetlić określone pola z tabeli.
Tworzenie zapytania wybierającego z kryteriami
Krok 1. Otwórz projekt zapytania
Możesz użyć kryteriów, aby zminimalizować zapytanie Select i wyświetlić tylko potrzebne informacje. Aby rozpocząć, kliknij kartę Utwórz i wybierz Projekt zapytania.
Krok 2. Wybierz swój stół
Otworzy się okno Pokaż tabelę. Kliknij dwukrotnie tabelę, której chcesz użyć, i kliknij Zamknij.
Krok 3. Dodaj pola, do których zostaną wyodrębnione dane
Kliknij dwukrotnie każde pole w tabeli, które chcesz dodać do zapytania. Pole zostanie dodane do listy Projekt.
Krok 4. Dodaj kryteria
Możesz używać różnych typów kryteriów, takich jak tekst lub funkcje. Na przykład, jeśli chcesz wyświetlić cenę wyższą niż 50 USD z pola Cena, wpisz
=50
na kryteriach. Jeśli chcesz pokazać tylko klientom z Wielkiej Brytanii, wpisz
Wielka Brytania
w polu Kryteria.
W każdym zapytaniu możesz użyć wielu kryteriów
Krok 5. Kliknij „Uruchom”, aby zobaczyć wynik
Ten przycisk znajduje się na karcie Projekt. Wyniki zapytania zostaną wyświetlone w oknie. Naciśnij Ctrl+S, aby zapisać zapytanie..
Tworzenie zapytania wybierającego z parametrami
Krok 1. Otwórz projekt zapytania
Zapytanie z parametrami pozwala ustawić, jakie dane chcesz otrzymywać za każdym razem, gdy uruchamiasz zapytanie. Na przykład, jeśli masz bazę klientów z różnych miast, możesz użyć zapytania z parametrami, aby zapytać, dla którego miasta chcesz wyświetlić dane.
Krok 2. Utwórz zapytanie wybierające i zdefiniuj tabelę
Dodaj pola, dla których chcesz pobrać dane w zapytaniu, klikając dwukrotnie podgląd tabeli.
Krok 3. Dodaj parametry w sekcji Kryteria
Parametry są oznaczone znakami "" wokół nich. Tekst w nawiasach zostanie wyświetlony w zapytaniu, które pojawia się po wykonaniu zapytania. Na przykład, aby zażądać wprowadzenia miasta, kliknij komórkę Kryteria w polu Miasto i wprowadź
[Które miasto?]
Możesz zakończyć parametry za pomocą ? lub:, ale nie z ! lub
Krok 4. Utwórz zapytanie z wieloma parametrami
Możesz użyć wielu parametrów, aby utworzyć niestandardowe odstępy w wynikach zapytania. Na przykład, jeśli preferowanym polem jest Data, możesz uzyskać wyniki między określonymi datami, wpisując kod>Między[Data rozpoczęcia:] i [Data zakończenia:]. Po uruchomieniu zapytania otrzymasz dwa monity.
Tworzenie zapytania tworzenia tabeli
Krok 1. Kliknij kartę Utwórz i wybierz Projekt zapytania
Możesz użyć zapytania, aby pobrać określone dane z istniejącej tabeli i utworzyć nową tabelę z tymi danymi. Jest to bardzo przydatne, jeśli chcesz podzielić określoną część bazy danych lub utworzyć formularz dla określonej części bazy danych. Najpierw utworzysz zwykłe zapytanie Select.
Krok 2. Wybierz tabelę, z której chcesz pobrać dane
Kliknij dwukrotnie tabele. W razie potrzeby możesz wybrać wiele stołów naraz.
Krok 3. Wybierz pole, z którego chcesz pobrać dane
Kliknij dwukrotnie każde pole, które chcesz dodać z podglądu tabeli. To pole zostanie dodane do Twojej listy zapytań.
Krok 4. Ustaw kryteria
Jeśli chcesz określić określone dane w polu, użyj sekcji Kryteria, aby je ustawić. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz sekcję „Tworzenie zapytania wybierającego z kryteriami”.
Krok 5. Przetestuj zapytanie, aby upewnić się, że wyniki odpowiadają Twoim potrzebom
Przed utworzeniem tabeli uruchom zapytanie, aby upewnić się, że pobiera poprawne dane. Dostosuj kryteria i pola, aż uzyskasz właściwe dane.
Krok 6. Zapisz zapytanie, naciskając Ctrl+S
Zapytanie pojawi się w ramce nawigacyjnej po lewej stronie ekranu. Kliknij zapytanie, aby wybrać je ponownie, a następnie kliknij kartę Projekt.
Krok 7. Kliknij „Utwórz tabelę” w sekcji „Typ zapytania”
Pojawi się okno z pytaniem o nową nazwę tabeli. Wprowadź nazwę tabeli i kliknij OK.
Krok 8. Kliknij Uruchom
Twoja nowa tabela zostanie utworzona na podstawie utworzonego zapytania. Tabela pojawi się w ramce nawigacyjnej po lewej stronie ekranu.
Tworzenie zapytania dołączającego
Krok 1. Otwórz zapytanie, które zostało utworzone wcześniej
Możesz użyć zapytania dołączającego, aby dodać dane do istniejącej tabeli z innej tabeli. Jest to przydatne, jeśli musisz dodać dane do tabeli utworzonej za pomocą zapytania tworzącego tabelę.
Krok 2. Kliknij przycisk Dołącz na karcie Projekt
Otworzy się okno Dołącz. Wybierz tabelę, do której chcesz dodać dane.
Krok 3. Zmień kryteria zapytania zgodnie z potrzebami
Na przykład, jeśli utworzysz tabelę z kryteriami „2010” w polu „Rok”, zmień ją na rok, który chcesz dodać, na przykład „2011”.
Krok 4. Ustaw, gdzie chcesz dodać dane
Upewnij się, że ustawiłeś prawidłowe pola dla każdej kolumny, do której dodajesz dane. Przykładowo, korzystając z powyższych zmian, dane należy dodać do pola Rok w wierszu „Dołącz do”.
Krok 5. Uruchom zapytanie
Kliknij „Uruchom” na karcie Projekt. Zapytanie zostanie wykonane, a dane zostaną dodane do tabeli. Następnie możesz dodać tabelę, aby sprawdzić, czy dane zostały wprowadzone poprawnie.
Część 5 z 6: Tworzenie i używanie formularzy
Krok 1. Wybierz tabelę, dla której chcesz utworzyć formularz
Formularze umożliwiają przeglądanie danych w każdym polu i przechodzenie między wpisami oraz szybkie i łatwe tworzenie nowych wpisów. Formularze są bardzo ważne, jeśli wprowadzasz dane przez długi czas, ponieważ wiele osób uważa, że są one łatwiejsze w użyciu niż tabele.
Krok 2. Kliknij przycisk Formularz na karcie Utwórz
Spowoduje to automatyczne utworzenie formularza na podstawie pól w tabeli. Program Access tworzy pola o wystarczającej wielkości, ale możesz dowolnie zmieniać rozmiar i przenosić elementy w formularzu.
- Jeśli nie chcesz, aby niektóre pola pojawiały się w formularzu, możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać Usuń.
- Jeśli Twoja tabela ma relację, wiersz danych pojawi się pod każdym wpisem, który wyświetla połączone dane. Pozwala to na łatwiejszą edycję połączonych danych. Na przykład każdy sprzedawca w Twojej bazie danych może mieć powiązane dane klienta z jego wpisem.
Krok 3. Przejdź do swojego formularza
Przyciski kierunkowe na dole są przydatne do poruszania się między wpisami. Pola w formularzu będą wypełniane Twoimi danymi w miarę przemieszczania się między wpisami. Możesz użyć przycisków w rogu, aby przejść do pierwszego lub ostatniego rekordu.
Krok 4. Kliknij przycisk Arkusz danych, aby użyć tabeli
Ten przycisk znajduje się w lewym górnym rogu i pozwoli Ci rozpocząć zmianę zawartości danych za pomocą formularza.
Krok 5. Zmień wprowadzone wpisy
Możesz edytować tekst w całym polu dla każdego wpisu, aby zmienić istniejące dane w tabeli. Wprowadzone zmiany pojawią się natychmiast w tabeli i połączonych danych.
Krok 6. Dodaj nowy wpis
Kliknij przycisk „Dodaj rekord” obok przycisków nawigacyjnych, aby utworzyć nowy wpis na końcu wiersza. Możesz użyć pól, aby wprowadzić dane w pustych polach w tabeli. Jest to łatwy sposób dodawania informacji zamiast korzystania z widoku tabeli.
Krok 7. Po zakończeniu zapisz formularz
Pamiętaj, aby zapisać formularz, naciskając Ctrl + S, aby uzyskać do niego dostęp w późniejszym terminie. Formularz pojawi się w ramce nawigacyjnej po lewej stronie ekranu.
Część 6 z 6: Składanie raportu
Krok 1. Wybierz tabelę lub zapytanie
Raporty pozwolą Ci wyświetlić podsumowanie Twoich danych. Raporty są często używane w raportach płacowych i dostawczych i można je dostosować do dowolnego zastosowania. Raporty pobierają dane z tabel lub zapytań, które utworzyłeś.
Krok 2. Kliknij kartę Utwórz
Wybierz typ raportu, który chcesz utworzyć. Istnieje kilka sposobów tworzenia raportów. Program Access może automatycznie generować raporty, a Ty możesz także tworzyć raporty niestandardowe.
- Raport - wygeneruje automatyczny raport ze wszystkimi danymi z Twojego źródła. Nie ma tu grupowania danych, ale w przypadku małych baz danych ten typ raportu może być odpowiedni dla Twoich potrzeb.
- Pusty raport - Spowoduje to utworzenie pustego raportu, który możesz wpisać do woli. Możesz wybrać spośród dostępnych pól, aby utworzyć raport niestandardowy.
- Kreator raportów - Kreator tworzenia raportów poprowadzi Cię przez proces tworzenia raportu, umożliwiając wybór i pogrupowanie danych oraz ich formatowanie.
Krok 3. Wybierz źródło danych dla pustego raportu
Jeśli zdecydujesz się wygenerować pusty raport, musisz wybrać źródło danych. Najpierw kliknij kartę Rozmieść i wybierz Arkusz właściwości. Możesz też nacisnąć Alt + Enter.
Kliknij strzałkę w dół obok źródła nagrywania. Pojawi się lista Twoich tabel i zapytań. Wybierz tabelę lub zapytanie, a Twoje opcje zostaną wybrane dla raportu
Krok 4. Dodaj pola do raportu
Gdy masz już źródła, możesz dodać pola do raportu. Kliknij kartę „Format” i kliknij „Dodaj istniejące pole”. Po prawej stronie pojawi się lista pól.
- Kliknij i przeciągnij pola, które chcesz dodać do ramki Projekt. Wpis pojawi się w Twoim raporcie. Gdy dodasz dodatkowe pola, zostaną one automatycznie ustawione z istniejącymi polami.
- Możesz zmienić rozmiar pola, klikając jego róg i przeciągając go myszą.
- Usuń pole z raportu, klikając jego tytuł i naciskając Usuń.
Krok 5. Pogrupuj swoje raporty
Grupowanie pozwala na szybkie przetwarzanie informacji z raportów, ponieważ powiązane dane są już uporządkowane. Na przykład możesz chcieć pogrupować sprzedaż według regionu lub sprzedawcy. Grupowanie właśnie na to pozwala.
- Kliknij kartę Projekt i kliknij „Grupuj i sortuj”.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu pola, które chcesz pogrupować. Wybierz z menu opcję „Grupa włączona”.
- Dla grupy zostanie utworzona głowa. Możesz dostosować tytuły nagłówków do grup etykiet.
Krok 6. Zapisz i udostępnij raport
Gotowy raport możesz zapisać i udostępnić lub wydrukować jak każdy inny dokument. Korzystaj z raportów, aby udostępniać inwestorom raporty dotyczące wyników, informacje kontaktowe dotyczące pracowników i nie tylko.
Porady
Program Microsoft Access otwiera się w trybie „Widok Backstage”, który udostępnia opcje menu umożliwiające otwieranie bazy danych, tworzenie nowej bazy danych lub uzyskiwanie dostępu do poleceń umożliwiających edycję bazy danych
Ostrzeżenie
Niektóre funkcje programu Access nie zawsze są dostępne, w zależności od typu tworzonej bazy danych. Na przykład nie można udostępniać bazy danych dla komputerów stacjonarnych w sieci Web, a niektóre funkcje komputerów stacjonarnych, takie jak liczba zapytań, nie są dostępne w bazie danych sieci Web
== Źródło ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
