Ta wikiHow uczy, jak korzystać z funkcji „Scalanie poczty” w programie Microsoft Word. Funkcja korespondencji seryjnej umożliwia korzystanie z arkusza informacji kontaktowych w celu automatycznego przypisania innego adresu, nazwy lub informacji do każdej kopii dokumentu. Ta funkcja jest przydatna, gdy chcesz dostosować biuletyn lub oświadczenie pod przysięgą, ponieważ nie musisz ręcznie wpisywać różnych nazw lub adresów na górze każdego dokumentu.
Krok
Część 1 z 3: Tworzenie stykówki
Krok 1. Otwórz Microsoft Excel
Ikona aplikacji Microsoft Excel przypomina biały „X” na białym tle. Następnie zostanie wyświetlona strona „Nowa”.
Jeśli masz już stykówkę w programie Excel, przejdź do kroku ładowania lub importowania kontaktów programu Excel
Krok 2. Kliknij Pusty skoroszyt
Znajduje się w lewym górnym rogu strony „Nowe”. Następnie zostanie otwarty nowy dokument Excel.
Krok 3. Dodaj nagłówek kontaktu
Zaczynając od pudełka A1 ” po prawej, wprowadź nagłówek lub tytuł w następujący sposób:
- „ FirstName” - w tym polu należy wpisać imię kontaktu (pole „ A1 ”).
- „Nazwisko” – W tym polu należy wpisać nazwisko kontaktu (pole „ B1 ”).
- „Tel” – numer telefonu kontaktowego zostanie dodany w tym polu (pole „ C1 ”).
- „ StreetAddress” – W tym polu należy wprowadzić adres kontaktowy (pole „ D1 ”).
- „Miasto” - miasto/miejsce zamieszkania kontaktu należy dodać do tego kontaktu (pole „ E1 ”).
- „Stan” – W tej kolumnie zostanie dodana prowincja pochodzenia kontaktu (pole „ F1 ”).
- „ZIP” – kod pocztowy, pod którym mieszka kontakt, należy dodać do tej kolumny (kolumna „ G1 ”).
- „E-mail” – adres e-mail kontaktu zostanie wprowadzony w tym polu (pole „ H1 ”).
Krok 4. Wprowadź informacje kontaktowe
Zaczynając od kolumny A w polu 2, wprowadź informacje kontaktowe każdej osoby, którą chcesz dodać do narzędzia korespondencji seryjnej.
Upewnij się, że wprowadzone informacje są prawidłowe, zanim przejdziesz do następnego kroku
Krok 5. Zapisz dokument
Aby go zapisać:
- Windows - kliknij „ Plik ", wybierać " Zapisz jako ", podwójne kliknięcie " Ten komputer ”, wybierz lokalizację przechowywania plików po lewej stronie okna, wpisz nazwę dokumentu w polu „ Nazwa pliku” i kliknij „ Zapisać ”.
- Mac - kliknij „ Plik ", wybierać " Zapisz jako… ”, wprowadź nazwę dokumentu w polu „Zapisz jako”, wybierz lokalizację przechowywania, klikając pole „Gdzie” i wybierając folder, a następnie kliknij „ Zapisać ”.
- Zapamiętaj lokalizację, w której chcesz zapisać wybrany plik. Następnie musisz zlokalizować stykówkę programu Excel w tej lokalizacji.
Krok 6. Zamknij okno Excela
Naciśnij przycisk x ” w prawym górnym rogu okna programu Excel (Windows) lub czerwone kółko w lewym górnym rogu okna (Mac). Teraz możesz tworzyć lub używać funkcji korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word.
Część 2 z 3: Importowanie kontaktów do programu Word
Krok 1. Otwórz Microsoft Word
Ikona aplikacji Microsoft Word wygląda jak białe „W” na ciemnoniebieskim tle. Podobnie jak w programie Microsoft Excel, strona „Nowa” zostanie wyświetlona po otwarciu programu.
Jeśli masz już dokument Microsoft Word, do którego chcesz dodać kontakty z programu Excel, musisz dwukrotnie kliknąć dokument, aby go otworzyć. Pomiń następny krok, jeśli masz już niestandardowy dokument
Krok 2. Kliknij Pusty dokument
To białe pole w lewym górnym rogu strony. Następnie zostanie wyświetlony pusty dokument Microsoft Word.
Krok 3. Kliknij kartę Korespondencja
Ta karta znajduje się u góry okna programu Microsoft Word. Następnie pasek narzędzi pojawi się tuż pod rzędem kart.
Krok 4. Kliknij Wybierz odbiorców
Znajduje się w sekcji „Rozpocznij korespondencję seryjną” na pasku narzędzi” Wysyłki Następnie zostanie wyświetlone menu rozwijane.
Krok 5. Kliknij Użyj istniejącej listy…
Ta opcja znajduje się w menu rozwijanym. Następnie otworzy się nowe okno.
- Jeśli chcesz korzystać z kontaktów z Outlooka, możesz wybrać opcję „ Wybierz z kontaktów programu Outlook ” z menu rozwijanego.
- Możesz także wpisać tymczasową listę informacji kontaktowych w programie Word, wybierając „ Wpisz nową listę " Ta funkcja jest przydatna, gdy musisz tylko utworzyć niektóre informacje kontaktowe.
Krok 6. Wybierz stykówkę Microsoft Excel
Po lewej stronie okna kliknij folder zawierający stykówkę programu Excel. Następnie kliknij arkusz Excela, aby go wybrać.
Krok 7. Kliknij Otwórz
Znajduje się w prawym dolnym rogu okna.
Krok 8. Potwierdź swój wybór
Kliknij nazwę arkusza Excel w wyskakującym okienku, a następnie kliknij „ ok ”, który jest pod oknem. Twój arkusz Excel zostanie wybrany jako lokalizacja źródła kontaktu.
Upewnij się, że pole wyboru „Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn” u dołu okna jest zaznaczone
Część 3 z 3: Korzystanie z funkcji korespondencji seryjnej
Krok 1. Przejdź do miejsca lub punktu, w którym chcesz wstawić dane kontaktowe
Znajdź miejsce, w którym chcesz dodać informacje kontaktowe (np. nagłówek dokumentu) i kliknij je, aby umieścić kursor.
Krok 2. Kliknij Wstaw pole scalania
Ta opcja znajduje się w sekcji „Zapisz i wstaw pola” na karcie „. Wysyłki Następnie zostanie wyświetlone menu rozwijane.
Może być konieczne kliknięcie zakładki „ Wysyłki ” jeszcze raz przed wykonaniem tego kroku.
Krok 3. Wybierz rodzaj informacji
W menu rozwijanym kliknij nazwę jednego z nagłówków lub nagłówków informacji z dokumentu programu Excel, aby wstawić go do dokumentu programu Word.
Na przykład, jeśli chcesz dodać plakietkę z imieniem kontaktu, kliknij „ Imię ” w menu rozwijanym.
Krok 4. W razie potrzeby dodaj inne informacje
Informacje te obejmują adres, nazwisko, numer telefonu kontaktowego itp.
Krok 5. Kliknij Zakończ i scal
Znajduje się po prawej stronie paska narzędzi karty. Wysyłki Następnie zostanie wyświetlone menu rozwijane.
Krok 6. Określ opcje scalania
Kliknij jedną z następujących opcji:
- “ Edytuj poszczególne dokumenty ” – Ta opcja otworzy każdy dokument odbiorcy, dzięki czemu można ponownie dostosować dokument.
- “ Drukuj dokumenty… ” – Ta opcja umożliwia wydrukowanie kopii dokumentu dla każdej osoby wymienionej na stykówce.
- “ Wyślij wiadomości e-mail… ” – Ta opcja umożliwia wysłanie dokumentu jako e-mail. Adres e-mail kontaktu zostanie wybrany jako docelowy adres e-mail.
Krok 7. Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie
Możesz mieć dodatkowe formularze do przejrzenia, w zależności od wybranych opcji (np. jeśli wybierzesz „ E-mail ”, należy wpisać tytuł i kliknąć „ ok ). Następnie proces scalania poczty jest zakończony.
