Pokwitowanie jest pisemnym oświadczeniem sporządzonym jako dowód otrzymania gotówki lub zapłaty w inny sposób. Prowadząc transakcje biznesowe lub sprzedaż, sprzedający i kupujący zazwyczaj dokonują kwitów na wzajemne interesy, na przykład za prowadzenie ksiąg rachunkowych lub dokumentacji. Paragon jest dokumentem potwierdzającym istnienie wzajemnej umowy pomiędzy sprzedającym a kupującym, na podstawie którego rejestrowana jest transakcja otrzymania lub wypłaty pieniędzy.
Krok
Część 1 z 2: Tworzenie paragonów
Krok 1. Przygotuj pokwitowanie, które zawiera arkusz kalkulacyjny jako kopię
Jeśli chcesz ręcznie generować paragony, przygotuj karbonizowany formularz paragonu. W ten sposób wystarczy napisać tylko raz i natychmiast otrzymać dwa rachunki, jeden dla siebie i jeden dla osoby dokonującej płatności.
Paragony węglowe są zwykle drukowane w określonym formacie jako dowód sprzedaży i otrzymania pieniędzy, na przykład: arkusz w postaci formularza, na którym wydrukowana jest nazwa firmy i kilka słów lub tylko kilka wierszy do wypełnienia prawidłowe i jasne informacje
Krok 2. Użyj czarnego długopisu
Pisanie paragonów czarnym atramentem jest wymagane, aby zapewnić ważność paragonów. Nie pisz paragonów ołówkiem lub jasnym atramentem, ponieważ paragony służą jako dowód księgowości na dłuższą metę.
Ręczne pokwitowania muszą być wypełnione dużym i wyraźnym pismem, aby były łatwe do odczytania. Jeśli korzystasz z paragonu karbonizowanego, musisz nacisnąć podczas pisania, aby pojawił się na drugim lub trzecim arkuszu jako kopia
Krok 3. Użyj pieczątki firmowej lub wydrukowanego paragonu z nazwą firmy
Aby uzyskać prawnie ważny paragon, należy umieścić pieczęć firmy na górze lub na dole paragonu zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ponadto możesz użyć drukowanych paragonów, na których już znajduje się nazwa i logo firmy. To dowodzi kupującemu, że sprzedawany produkt pochodzi z Twojej firmy lub firmy, a ten dokument będzie punktem odniesienia w późniejszym terminie, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Krok 4. Dołącz wszystkie wymagane informacje do rachunku
W przypadku ręcznego generowania paragonów lub za pomocą formularzy, które można pobrać z programu komputerowego, należy uwzględnić:
- Szczegółowe dane sprzedawcy.
- Szczegółowe dane kupującego.
- Data transakcji.
- Szczegółowe dane produktu.
- Ilość pieniędzy.
- Metoda płatności.
- Podpis sprzedającego i kupującego.
Krok 5. Dołącz wszystkie wymagane informacje podczas tworzenia rachunku najmu
Rachunki za czynsz są wymagane przez najemców, którzy płacą gotówką lub używają czeków do rejestrowania wypłat gotówki. Rachunki są również wymagane przez wynajmującego jako dowód otrzymania czynszu najmu i są zgodne z prawem, które wymaga od wynajmującego dostarczenia rachunku najemcy. Rachunki wystawione jako dowód otrzymania płatności czynszu muszą zawierać:
- Wysokość zapłaconego czynszu.
- Termin płatności.
- Pełne imię i nazwisko najemcy.
- Pełna nazwa wynajmującego.
- Pełny adres nieruchomości do wynajęcia.
- Płatny okres najmu.
- Sposób płatności czynszu (gotówka, czek itp.)
- Podpisy wynajmującego i dzierżawcy.
Krok 6. Pobierz formularz odbioru online (online) za darmo
Jeśli chcesz korzystać z drukowanych paragonów dla swojej firmy lub firmy, skorzystaj z formularzy paragonów, które można pobrać bezpłatnie przez Internet. Po wydrukowaniu paragonu należy umieścić na nim pieczątkę firmową, aby był gotowy do użycia w codziennych transakcjach.
Część 2 z 2: Znajomość celu i powodów odbioru
Krok 1. Poznaj cel paragonu
Paragony są ważnym dokumentem do ewidencjonowania dochodów i są potrzebne przy zgłaszaniu podatków. Zachowaj wszystkie pokwitowania płatności, ponieważ dokumenty te zazwyczaj muszą być załączone jako dowód wydatków w zeznaniu podatkowym. Jako przedsiębiorca jesteś zobowiązany do dostarczenia kupującemu paragonu przy otrzymywaniu płatności. Po dokonaniu płatności przez kupującego sprzedawca zazwyczaj dostarcza pokwitowanie zapłaty.
Po zapłaceniu za towary lub usługi, które są stosunkowo drogie, wystawienie paragonu jest uważane za obowiązek zarówno dla kupującego, jak i sprzedającego. Dokument ten należy przygotować w oczekiwaniu na naruszenie prawa podczas transakcji kupna-sprzedaży, ponieważ obie strony mogą wykorzystać paragon jako dowód w sądzie
Krok 2. Poznaj cztery rodzaje rachunków, które są powszechnie używane
Teoretycznie rachunki można wystawić za wszystkie transakcje płatnicze, na przykład: czynsz, usługi fryzjerskie czy opłaty za projekt ogrodu. Ogólnie paragony są podzielone na cztery grupy, a jedną z nich możesz zobaczyć podczas dokonywania transakcji kupna lub sprzedaży.
- Dowód zakupu. Po dokonaniu płatności sprzedawca utworzy pokwitowanie płatności, podając numer paragonu, datę transakcji i kwotę otrzymanych pieniędzy. Jeżeli płatność jest dokonywana gotówką, na paragonie musi znajdować się słowo „gotówka”. W przypadku płatności czekiem lub przelewem bankowym paragon musi zawierać numer czeku lub numer wpłaty na żądanie. Jeśli płatność jest dokonywana kartą kredytową, musi zawierać nazwę firmy wydającej kartę kredytową (na przykład: Mastercard, Visa, American Express) i cztery ostatnie cyfry numeru karty kredytowej.
- Odbiór leczenia. Dokument ten jest wystawiany w celu zapłaty za świadczenia zdrowotne, na przykład za usługi lekarskie, zakup leków lub korzystanie z narzędzi chirurgicznych. Rachunek musi zawierać imię i nazwisko pacjenta, kod diagnozy, imię i nazwisko lekarza, nazwę opłaconego leku lub wyrobu medycznego, datę zabiegu, godziny konsultacji oraz kwotę płatności.
- Notatka sprzedaży. W większości przypadków podczas zakupów otrzymasz paragon. Jako przedsiębiorca musisz dostarczyć dowód sprzedaży po wprowadzeniu danych o sprzedawanych przedmiotach. Dokument ten jest dowodem sprzedaży i musi zawierać kwotę płatności, datę sprzedaży, nazwę i cenę towaru, nazwisko osoby, która zrealizowała transakcję sprzedaży i otrzymała płatność.
- Potwierdzenie zapłaty czynszu. Pokwitowanie to wystawia właściciel wynajmowanej nieruchomości jako dowód otrzymania płatności od najemcy. Dowód wpłaty musi zawierać nazwę wynajmującego, nazwę najemcy, adres wynajmowanej nieruchomości, okres rozliczeniowy, wysokość czynszu najmu, datę rozpoczęcia i zakończenia umowy najmu.
- Sprawcy transakcji kupna lub sprzedaży przez internet będą otrzymywać lub dostarczać pokwitowania elektroniczne. Informacje zawarte na potwierdzeniu elektronicznym są takie same jak informacje w innych dowodach wpłaty i służą jako dowód zakupu w sieci (online).
Krok 3. Poznaj ważne rzeczy dotyczące kupujących i sprzedających, które muszą być zawarte na paragonie
Ten artykuł koncentruje się na tworzeniu pokwitowań płatności między kupującymi a sprzedającymi. Strona sprzedająca towary lub usługi musi zamieścić na paragonie następujące informacje:
- Szczegółowe dane sprzedawcy. Na górze paragonu podaj imię i nazwisko osoby lub firmy, która dokonała sprzedaży, adres, numer telefonu i adres e-mail. Podaj również imię i nazwisko kierownika sklepu lub właściciela firmy.
- Szczegółowe dane kupującego. Podaj pełne imię i nazwisko kupującego lub strony, która dokonała transakcji zakupu.
- Data transakcji. Uwzględnij datę, miesiąc i rok transakcji, ponieważ te informacje są potrzebne do zgłaszania podatków.
- Szczegółowe dane produktu. Napisz krótki opis, aby wyjaśnić sprzedawane towary lub usługi, na przykład: nazwę produktu, ilość, numer produktu i inne informacje umożliwiające identyfikację produktu. Dane te przydadzą się, jeśli chcesz znaleźć informacje o sprzedanych produktach.
- Ceny towarów/usług. Uwzględnij szczegółowo cenę towarów/usług, zaczynając od ceny sprzedaży, podatków, kosztów pakowania lub wysyłki, rabatów lub rabatów w kontekście programów promocyjnych. Transakcje sprzedaży będą bardziej ważne i szczegółowe, jeśli ceny artykułów zostaną szczegółowo opisane.
- Metoda płatności. Podaj sposób, w jaki kupujący dokonał płatności, na przykład: gotówką, czekiem, kartą kredytową lub debetową.
- Podpis sprzedającego i kupującego. Po sporządzeniu lub wydrukowaniu paragonu i dokonaniu płatności przez kupującego należy na dole paragonu umieścić pieczątkę „Opłacono” (jeśli została opłacona), a następnie podpisać ją przez sprzedającego. Możesz podpisać pokwitowanie kupującemu jako dokumentację.
Potrzebne rzeczy
- Papierowy lub blankietowy paragon
- Długopis
- Szczegółowe informacje o transakcjach zakupu
