Czujesz się przytłoczony koniecznością wykonania niezliczonych obowiązków w ograniczonym czasie? Obowiązki osobiste i zawodowe, które nakładają się na siebie, mogą wywoływać stres, zwłaszcza jeśli ekstremalna aktywność często sprawia, że zapominasz o czymś ważnym. Aby temu zapobiec, spróbuj stworzyć zgrabną i dobrze zorganizowaną listę rzeczy do zrobienia? Dzięki tej liście możesz łatwiej ustalać priorytety, śledzić niedokończone zadania i zwiększać codzienną wydajność.
Krok
Część 1 z 3: Podsumowanie szczegółów aktywności
Krok 1. Wybierz najbardziej odpowiedni nośnik
Jeśli korzystasz z telefonu częściej niż z planu dnia, spróbuj zanotować listę rzeczy do zrobienia w aplikacji telefonu. Z drugiej strony, jeśli nie chcesz przez cały dzień wpatrywać się w ekran telefonu lub komputera, spróbuj zapisać to na kartce papieru lub w specjalnym agendzie. Jeśli nie jest dostosowany do Twoich preferencji, prawdopodobnie lista rzeczy do zrobienia będzie mniej skuteczna.
W rzeczywistości istnieją aplikacje takie jak Any.do, Wunderlist i Pocket Lists, które można pobrać i używać do bardziej efektywnego zarządzania codziennymi czynnościami
Krok 2. Wypisz wszystko, co musisz zrobić
Aranżacja może być wypełniona mniej ważnymi rzeczami, jak „Wanna” do rzeczy ważnych, takich jak „Materiały wykończeniowe do prezentacji w przyszłym tygodniu” lub „Szukam prezentu urodzinowego dla mamy w przyszłym miesiącu”. Jak widać, te trzy zadania mają różny charakter, znaczenie i czas trwania. Na tym etapie nie spiesz się z ich kategoryzacją; po prostu zapisz wszystkie zadania, obowiązki lub czynności, które przyjdą Ci do głowy.
- Zapraszam do zapisywania na papierze wszystkiego, co przychodzi do głowy. Dzięki temu poczujesz większą ulgę, a także pomożesz nie zapomnieć o żadnych obowiązkach.
- Ta lista jest twoją główną listą rzeczy do zrobienia.
Krok 3. Poproś innych o pomoc, jeśli to konieczne
Po sporządzeniu listy czynności, które należy wykonać, zdecyduj, czy poprosić innych o pomoc. W rzeczywistości nie powinieneś wahać się poprosić kogoś o pomoc, jeśli czujesz się naprawdę przytłoczony lub masz bardzo ograniczony czas! Unikaj chęci samodzielnego zarządzania sprawami! Jeśli zadanie można przekazać komuś innemu, zrób to!
Część 2 z 3: Zarządzanie działaniami
Krok 1. Pogrupuj zadania wymienione na głównej liście w kategorie
Na przykład możesz utworzyć kategorie „odpowiedzialność w pracy” i „odpowiedzialność w domu”. Pomoże ci to lepiej skoncentrować swoją uwagę i energię na każdym zadaniu. Na przykład możesz zaoszczędzić więcej czasu, nie musisz sprawdzać kategorii „Odpowiedzialność w domu”, gdy jesteś w pracy.
Aby zmaksymalizować produktywność, wyobraź sobie, że umieszczasz wszystkie swoje zadania w przejściu przed sobą. Gdy to zrobisz, postaraj się wyeliminować rozpraszające dźwięki i spróbuj skupić swoją uwagę na określonym zestawie zadań. Innymi słowy, przestań martwić się niepotrzebnymi zadaniami lub obowiązkami tego dnia
Krok 2. Zrób listę zajęć tylko na jeden dzień
Pomoże ci to zarządzać swoimi obowiązkami zgodnie z ich priorytetami. W dodatku nie poczujesz się obciążony, ponieważ „nie masz” obowiązków, które musisz wypełnić jutro, w przyszłym tygodniu, a nawet w przyszłym miesiącu! Skoncentruj się na tym, co możesz ukończyć w ciągu 24 godzin. W idealnym przypadku liczba czynności, które należy wykonać w ciągu jednego dnia, nie powinna przekraczać dziesięciu, a nawet pięciu czynności.
- Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, spróbuj przyspieszyć porę snu. Jakie zadania naprawdę należy wykonać o tej godzinie? Gdy go znajdziesz, dodaj go do swojej listy priorytetów!
- Użyj głównej listy rzeczy do zrobienia jako odniesienia do codziennych zadań. Po sporządzeniu listy rzeczy do zrobienia lub codziennych zadań pozbądź się od razu swojej głównej listy rzeczy do zrobienia!
Krok 3. Oszacuj czas trwania każdego zadania lub odpowiedzialności
Myśl realistycznie! Jeśli nie spędzasz wystarczająco dużo czasu lub masz obsesję na punkcie jak najszybszego wykonania każdego zadania, jest bardziej prawdopodobne, że zostaniesz zaatakowany przez większy stres. Uwierz mi, nie będziesz w stanie pracować wydajnie, jeśli będziesz ciągle zdezorientowany. Dlatego obiektywnie i realistycznie zmierz czas trwania każdego zadania i zaplanuj swój harmonogram działań na podstawie tego oszacowania.
Odczekaj około 10-15 minut między każdą odpowiedzialnością. W rzeczywistości naprawdę nie możesz przejść od jednego zadania do drugiego bez przerwy, prawda?
Krok 4. Utwórz listę rzeczy do zrobienia, aby wyglądała ciekawiej
Chociaż wydaje się to mniej ważne, te działania mogą w rzeczywistości zmienić twoją perspektywę na liście rzeczy do zrobienia w bardziej pozytywnym kierunku! Spróbuj napisać lub wpisać listę rzeczy do zrobienia w swoim ulubionym kolorze, przykleić ją do interesującego kolorowego kartonu lub zaprojektować na telefonie. Zrób wszystko, aby zwiększyć swoją motywację do wypełniania różnych obowiązków!
Część 3 z 3: Dotrzymywanie zobowiązań
Krok 1. Zapisz termin realizacji każdego zadania wymienionego na głównej liście zadań
Zaufaj mi, dzięki temu łatwiej ci będzie tworzyć codzienną listę rzeczy do zrobienia, zwłaszcza że piętrzące się obowiązki mogą sprawić, że zapomnisz o zadaniach, które są uważane za mniej ważne lub awaryjne. Zrób codzienną listę, odwołując się do terminów każdego zadania wymienionego na liście głównej!
- Jeśli zadanie lub odpowiedzialność nie ma terminu, spróbuj sam go ustalić.
- Bez jasnego i ustrukturyzowanego planu można łatwo zapomnieć o nieistotnych obowiązkach.
Krok 2. Umieść listę w miejscu, w którym możesz ją często zobaczyć
Nie ma sensu tworzyć listy rzeczy do zrobienia, jeśli potem włożysz papier do szuflady i zapomnisz o nim. Dlatego zawsze umieszczaj listę tam, gdzie często ją widzisz! W ten sposób nie zapomnisz o tym i będziesz bardziej zmotywowany do szybkiego wypełnienia wszystkich zawartych w nim obowiązków.
Zabierz listę ze sobą, gdziekolwiek jesteś. W razie potrzeby przyklej kopię na lustrze w łazience lub włóż do torebki. Upewnij się, że możesz je łatwo zobaczyć i uzyskać do nich dostęp
Krok 3. Daj komuś kopię swojej listy rzeczy do zrobienia
Na przykład możesz dać go rodzicowi, przyjacielowi, współmałżonkowi lub współpracownikowi; co najważniejsze, upewnij się, że dana osoba jest w stanie monitorować twoje postępy. Jeśli ktoś inny zna listę rzeczy do zrobienia, poczujesz się jeszcze bardziej niechętny do zwlekania, prawda?
