Przed objęciem nowego stanowiska w pracy Twój kierownik lub przełożony zazwyczaj poprosi Cię o towarzyszenie pracownikowi, który będzie kontynuował Twoją pracę. Twoja gotowość do pomocy w okresie przejściowym poprzez proaktywne szczegółowe przygotowania i przekazania to sposób na zapewnienie płynnego działania firmy i budowanie doskonałej reputacji w przypadku zmiany pracy lub objęcia nowego stanowiska.
Krok
Część 1 z 3: Przygotowanie do przekazania pracy
Krok 1. Zaproś szefa do omówienia planu przekazania
Spotkaj się ze swoim szefem, aby szczegółowo omówić, co musisz zrobić podczas zmiany. W zależności od twojej pracy i stylu przywództwa twojego szefa, może on poprosić cię o duży wkład podczas przejęcia, na przykład, jeśli zostaniesz poproszony o nauczanie lub szkolenie pracownika zastępczego przez kilka dni lub kilka tygodni.
- Zazwyczaj musisz przygotować dokumenty jako dowód formalnego przekazania.
- Omów ten plan ze swoim szefem. Zapytaj, ile on lub ona ma nadzieję wnieść i jakie powinny być priorytety podczas przejścia.
Krok 2. Przygotuj dokument zdawczo-odbiorczy
Po dokładnym poznaniu oczekiwań szefa przygotuj projekt dokumentu przekazania. Oprócz pomocy w przygotowaniu się, ten dokument zawiera zadania i informacje, które należy oddać podczas przejścia. W dokumencie zdawczo-odbiorczym należy zawrzeć:
- Szczegółowe informacje o codziennych czynnościach, pracy i priorytetach pracy.
- Opis ważnych rzeczy do zrobienia i obowiązków, które należy wypełnić na obecnym stanowisku.
- Czego oczekuje się od osoby, która Cię zastąpi.
- Lista zawiera ważne pliki, które należy przesłać, takie jak umowa lub program pracy.
Krok 3. Wykonaj niedokończone zadania
Jeśli musisz natychmiast zmienić pracę, spróbuj dokończyć każdą pracę w toku. Oprócz zapewnienia satysfakcji z tego osiągnięcia, pomagasz również innym rozpocząć pracę od zera. W ten sposób będziesz mógł wywrzeć pozytywne wrażenie i zbudować dobrą reputację.
- Jakkolwiek to trudne, pracuj ciężej, jeśli zbliża się termin realizacji zadania.
- Ukończenie nowego zadania, które zbliża się do terminu, może być bardzo trudne dla osób, które jeszcze nie rozumieją zawiłości.
Krok 4. Porozmawiaj ze współpracownikami
Przed rozpoczęciem okresu przejściowego poświęć czas na omówienie ze współpracownikami planu przekazania i zapytaj, jakie są Twoje priorytety. Jeśli pojawi się nowy problem, o którym nie wiesz, skorzystaj z okazji, aby poszukać informacji i znaleźć rozwiązanie.
- Nowe problemy zwykle nie mają większego wpływu przed przeprowadzką, ale można je przekazać osobie, która Cię zastąpi, jeśli już o tym wiesz.
- Skorzystaj z okazji, aby podzielić się swoimi planami i datami przeprowadzki ze współpracownikami. Poinformuj ich również o okresie przejściowym, aby mogli się przygotować.
- Musisz poinformować współpracowników o swoich planach przeprowadzkowych, ponieważ wydajność pracy zwykle spada w okresie przejściowym.
Krok 5. Przygotuj pisemny dokument zdawczo-odbiorczy
Ostatnim krokiem w przygotowaniu do okresu przejściowego jest sporządzenie formalnego dokumentu przekazania. Przygotowując projekt, wypisz i wyjaśnij wszystkie ważne informacje, a następnie omów je z przełożonymi i kierownictwem, których ten plan dotyczy. Wypełnij dokumenty przekazania i wyślij je swojemu następcy na kilka dni przed rozpoczęciem pracy. Treść może się różnić w zależności od zadania, ale dokument przekazania powinien zawierać co najmniej następujące elementy:
- Lista zadań i harmonogram prac.
- Informacje o pracach w toku.
- Kalendarz zawiera zaplanowane działania i terminy.
- Informacje o słowach kluczowych i procedury logowania.
- Lista kontaktów związanych z pracą.
- Przewodnik po dostępie do plików i katalogów na komputerze.
Część 2 z 3: Przechodzenie przez przemianę
Krok 1. Poświęć jak najwięcej czasu
Po tym, jak pracownik, który cię zastąpił, zacznie pracować, być może nie wyprowadziłeś się i zostałeś poproszony o towarzyszenie mu, dopóki nie zrozumie swojej pracy. Długość okresu przejściowego jest niepewna, może to być dni lub tygodnie. Jednak im więcej czasu poświęcisz, tym więcej informacji możesz przekazać.
Aby zapewnić, że podajesz pełne informacje i nic nie zostanie pominięte, zaangażuj swojego zastępcę w różne codzienne czynności
Krok 2. Prześlij ważne dokumenty bezpośrednio
W okresie przejściowym ważne dane i dokumenty będziesz musiał przekazać osobiście. W ten sposób możesz upewnić się, że ważne rzeczy są wykonywane prawidłowo, a priorytety są jasno określone. Ponadto oboje nadal macie czas na omówienie informacji, które należy omówić przed przeprowadzką.
- Skorzystaj z okazji, aby wyjaśnić mu ważne informacje, a on może poprosić o bardzo przydatne rzeczy, aby zrobić dobre przekazanie.
- Podczas dyskusji poświęć czas na omówienie sytuacji w pracy i wyjaśnij kontekst rozmowy, aby żadna informacja nie została pominięta.
Krok 3. Postaraj się zapewnić pomoc
Jeśli oboje nadal pracujecie w tym samym biurze, bądźcie wspierający i proaktywni. Jeśli pojawi się problem, udziel pomocy, identyfikując przyczynę i wspólnie znajdując rozwiązanie. Nowi pracownicy zwykle czują się nieswojo lub nieswojo przez pierwsze kilka dni i nie będą zawracać Ci głowy zadawaniem pytań.
- Wyjaśnij, że w razie potrzeby możesz zapewnić wsparcie i pomoc.
- W ten sposób oboje możecie wspierać się nawzajem w wypełnianiu obowiązków podczas przejścia.
Krok 4. Zorganizuj ostatnie spotkanie, aby omówić przekazanie
Zanim przejdziesz dalej i dokonasz pełnego przekazania, umów się na spotkanie z osobą, która Cię zastąpi. Poproś go, aby przygotował pytania i zrobił notatki z rzeczy, z którymi miał do czynienia. To spotkanie jest dobrą okazją, aby upewnić się, że rozumie swoją rolę i obowiązki.
- Wszystkie sprawy, które wymagają dalszych wyjaśnień, można omówić na spotkaniu.
- W zależności od tego, gdzie pracujesz, zastanów się, czy zaprosić szefa na spotkanie.
- Musisz powiedzieć szefowi, kiedy i gdzie odbędzie się spotkanie. Zapytaj go, czy ma jakieś sugestie lub informacje, którymi chciałby się podzielić.
Część 3 z 3: Przygotowanie długoterminowego planu rozwoju
Krok 1. Opisz wsparcie i szkolenia zapewniane przez firmę
Przekazując, okaż chęć wniesienia wkładu, otwierając najlepszą szansę na sukces dla innych. Zamiast po prostu rezygnować z obowiązków i pracy, udziel porady zastępczej, aby mógł rozwijać się zawodowo i wesprzeć swojego byłego szefa, aby zawsze był zdrowy i odnosił sukcesy w pracy.
- Podaj informacje dotyczące programu szkoleniowego związanego z pracą.
- Kiedy zaczynasz pracę, być może uczestniczyłeś w szkoleniu, aby dostosować i poszerzyć swoją wiedzę.
- Nie zapomnij przekazać tej informacji osobie kontynuującej twoją pracę i zachęć ją do jak najlepszego wykorzystania okazji.
Krok 2. Nie ignoruj kultury pracy
Jeśli przez jakiś czas masz jeszcze czas na pracę z osobą, która zajmie Twoje miejsce, nie skupiaj się tylko na technicznych aspektach pracy. Każde biuro ma wyjątkowe środowisko pracy i kulturę, które mogą być przytłaczające lub mylące dla nowoprzybyłych. Poświęć czas na wyjaśnienie rzeczy i rzeczywistych sytuacji w biurze.
- Zabierz go po biurze i przedstaw go wszystkim pracownikom.
- Wyjaśnij role i obowiązki nowych i obecnych pracowników.
- Jeśli jako nowy pracownik dostaje inne zadania lub jego obowiązki i priorytety pracy skupiają się na innych rzeczach, upewnij się, że stary pracownik to rozumie.
Krok 3. Podaj szczegółowe informacje kontaktowe
Jeśli chcesz pomóc nowemu pracownikowi, powiedz mu, jak się z tobą skontaktować i daj mu znać, że może się z tobą skontaktować, jeśli ma poważny problem lub potrzebuje informacji. Jednak nie każdy jest chętny do pomocy po zmianie pracy lub zajęciu nowego stanowiska. Zwykle mają na to wpływ relacje z byłymi przełożonymi.
- Często problemy można rozwiązać po prostu komunikując się za pośrednictwem poczty e-mail.
- Nawet jeśli się przeprowadziłeś, chęć pomocy zrobi dobre wrażenie i poprawi twoją reputację.
