Umiejętność profesjonalizmu odgrywa ważną rolę w osiągnięciu sukcesu zawodowego. Prawie wszyscy pracownicy muszą odbierać telefony, niezależnie od zajmowanego stanowiska w firmie. Aby rozmówcy czuli się komfortowo, dowiedz się, jak odbierać dobre połączenia, aby wywrzeć pozytywne wrażenie i być przygotowanym na odpowiadanie na zadawane pytania.
Krok
Część 1 z 2: Odbieranie połączeń telefonicznych
Krok 1. Odbierz telefon JAK NAJSZYBCIEJ
Kiedy dzwoni telefon biurowy, nie jest grzecznie kazać dzwoniącemu czekać. Przed trzecim dzwonkiem natychmiast podnieś słuchawkę i przywitaj się z dzwoniącą osobą.
Krok 2. Trzymaj słuchawkę przed twarzą
Możesz zacząć mówić od razu, ale najpierw upewnij się, że słuchawka telefonu znajduje się przed Twoją twarzą. Mów, gdy słuchawka znajduje się we właściwej pozycji, aby dzwoniący otrzymał pełne informacje.
Krok 3. Zanim zaczniesz mówić, weź głęboki oddech
Po umieszczeniu telefonu przed twarzą weź głęboki oddech, aby się uspokoić i skupić umysł przed przywitaniem. W ten sposób możesz spokojnie rozmawiać, jednocześnie koncentrując się.
Krok 4. Podaj nazwę i nazwę swojej firmy
Ta metoda informuje dzwoniącego, że jest już połączony z firmą, do której chce zadzwonić. Upewnij się więc, że zna nazwę Twojej firmy i Twoje imię. Najpierw podaj nazwę firmy. Możesz zapisać słowa, które chcesz wypowiedzieć po odebraniu połączenia telefonicznego, dzięki czemu nie musisz zastanawiać się, co powiedzieć, gdy telefon zadzwoni. Sformułowanie można dostosować do sytuacji i warunków, w jakich pracujesz.
- Jeśli pracujesz jako recepcjonista, podaj pełne informacje o firmie, ponieważ dla dzwoniącego jesteś wejściem do tego, czego potrzebuje. Na przykład pozdrów dzwoniącego mówiąc: „Dzień dobry/popołudnie/wieczór. Siedziba WikiHow jest tutaj. Jestem Nikita, aby pomóc”. Dzięki tym informacjom dzwoniący zna nazwę Twojej firmy i Twoje imię, dzięki czemu czuje się bardziej komfortowo, aby kontynuować rozmowę. Jeśli jesteś prywatną sekretarką, podaj nazwę swojego pracodawcy (na przykład „biuro pana Millera jest tutaj. Jestem Nikita.”), ponieważ dzwoniący chce skontaktować się z Twoim szefem.
- Jeśli jesteś członkiem konkretnego działu, poinformuj swoje stanowisko, aby mógł zadawać odpowiednie pytania, na przykład „Dzień dobry. Jestem Yesika w dziale księgowości”. W ten sposób dzwoniący wie, czy jest połączony z działem i osobą, do której należy zadzwonić, czy też musi porozmawiać z kimś innym.
Krok 5. Przygotuj papeterię i notatnik obok telefonu
W ten sposób możesz od razu robić notatki, jeśli dzwoniący chce zostawić wiadomość lub podać informacje. Nie każ mu czekać, bo będziesz musiał znaleźć papier i długopis do pisania.
Część 2 z 2: Rozmowa przez telefon
Krok 1. Uśmiechaj się, gdy mówisz
Nawet jeśli jesteś zdenerwowany, udawany uśmiech sprawia, że Twój głos brzmi przyjemniej dla rozmówcy. Chociaż wymuszona, ta metoda może poprawić nastrój.
Krok 2. Mów wyraźnie i profesjonalnie
Pracując w profesjonalnym środowisku, upewnij się, że Ty i rozmówca jesteście w stanie komunikować się jasno i bezpośrednio. Mów powoli i wypowiadaj każde słowo z wyraźną artykulacją, tak aby przekazywane informacje były zrozumiałe dla rozmówcy.
- Nie wypowiadaj niestandardowych słów, takich jak „nie”, „łyk” lub „nie”. Powiedz wyraźnie każde słowo, na przykład „tak” lub „nie”, aby obie strony dobrze zrozumiały, co zostało powiedziane. Bądź uprzejmy, mówiąc „Dziękuję” i „Nie ma za co”.
- Jeśli chcesz udostępniać cyfry lub litery, na przykład podając nazwiska lub numery telefonów, naucz się alfabetu fonetycznego (wymowy dźwięków mowy). W ten sposób dzwoniący nie będą zdezorientowani, gdy wymawiasz litery, które brzmią tak samo, takie jak litery B i P. Podczas pisowni imienia Budi wymawiaj literę B, wyjaśniając „B z balijskiego słowa”.
Krok 3. Profesjonalnie witaj dzwoniących
Zamiast witać dzwoniącego po imieniu, powiedz „ojciec” lub „matka” przed wypowiedzeniem ich imienia, na przykład „Pan Jon”, zwłaszcza jeśli nie znasz osoby dzwoniącej osobiście. Postaraj się zapamiętać imię i wypowiadaj je w trakcie rozmowy.
Zapisz imię dzwoniącego, gdy tylko powie ci swoje imię, abyś nie zapomniał
Krok 4. W razie potrzeby połącz rozmówców z innymi osobami
Ktoś, kto dzwoni do firmy lub biura, zwykle potrzebuje pomocy, ponieważ chce znaleźć informacje lub ma problem. Jeśli nie możesz odpowiedzieć na pytanie lub znaleźć rozwiązanie, zapytaj, czy chciałby porozmawiać z kimś, kto może pomóc. Ten krok pokazuje, że zależy Ci na dzwoniącym i chcesz szybko rozwiązać problem.
- Telefony biurowe zazwyczaj wykorzystują system do przekazywania połączeń. Dowiedz się, czy telefony w Twoim biurze można przenosić i dowiedz się, jak działają. Jeśli nie, znajdź numer telefonu osoby, do której chcesz zadzwonić, i udostępnij go rozmówcy.
- Zapytaj uprzejmie rozmówcę, czy możesz połączyć go z kimś innym. Na przykład: „Przepraszam, nie mogę odpowiedzieć na twoje pytanie. A może przeniosę linię telefoniczną, żebyś mógł porozmawiać bezpośrednio z Pak Bambangiem? On może dostarczyć rozwiązanie”. Upewnij się, że rozmówca wyraża zgodę przed przeniesieniem linii telefonicznej.
- Jeśli osoby, która może pomóc, nie ma w biurze, zapytaj, czy dzwoniący chciałby zostawić wiadomość. Nie zapomnij przekazać wiadomości kompetentnym osobom.
Krok 5. Zakończ rozmowę profesjonalnie
Powiedzenie „Dziękuję” lub „Dzień dobry/popołudnie/wieczór” to sposób na poinformowanie dzwoniącego, że rozmowa się skończyła i może się rozłączyć. Nie daj się zwieść, czy rozmowa nadal trwa, czy nie.
Poczekaj, aż rozmówca się rozłączy. Jeśli to Ty odbierasz telefon, pozwól rozmówcy powiedzieć wszystko, co chce powiedzieć, dopóki nie skończy. Możesz wydawać się niegrzeczny lub stracisz informacje, jeśli odłożysz słuchawkę, gdy nie skończy mówić
Porady
- Nie odbieraj osobistych telefonów w pracy. Jesteś w biurze do pracy, a nie po to, by rozmawiać ze znajomymi. Jeśli chcesz porozmawiać lub wysłać SMS-a do znajomego, odłóż to do końca przerwy na lunch lub czasu pracy.
- Unikaj rozpraszania się. Aby rozmówca poczuł się pod opieką, odłóż pracę w toku i skup się na rozmówcy. Nie rozpraszaj się ani nie wydawaj się zbyt zajęty, aby odpowiadać na pytania lub udzielać pomocy.
- Nie rozmawiaj podczas jedzenia, picia lub żucia gumy podczas rozmowy telefonicznej, ponieważ Twoja mowa będzie trudna do zrozumienia i sprawi, że rozmówca poczuje się niedoceniany.
- Nawet jeśli dzwoniący złoży skargę lub jest niegrzeczny, okaż empatię, zachowaj spokój i udziel profesjonalnej odpowiedzi.
