3 sposoby na większą wydajność w pracy

2024 Autor: Jason Gerald | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-19 22:13

Obecnie presja w pracy jest coraz większa. Każdy, kto ma pracę na pełen etat, wie, że przeciętny dzień pracy nie zawsze wystarcza, aby wszystko załatwić. Jednak swoją produktywność można znacznie zwiększyć, przyjmując nawyki stworzone po to, aby praca była bardziej wydajna. Wydajny pracownik wykorzystuje cały dostępny czas, poświęcając pełną uwagę w pierwszej kolejności najważniejszym zadaniom. Bycie wydajnym w pracy nie tylko zwiększy Twoją produktywność i pokaże to swojemu szefowi, ale także sprawi, że będziesz bardziej zadowolony, ponieważ miałeś produktywny dzień.

Krok

Metoda 1 z 3: Tworzenie skupienia

Krok 1. Utrzymuj czyste i uporządkowane miejsce pracy

Osiągnięcie wydajności w pracy może czasami być tak proste, jak sprzątanie miejsca pracy. Nieporządne i czyste miejsce pracy zmniejszy Twoją produktywność. Jeśli stale masz problemy ze znalezieniem narzędzi lub dokumentów z powodu tego bałaganu, Twój czas został zmarnowany. Przechowuj tylko przedmioty, których używasz codziennie – inne przedmioty należy trzymać z dala od biurka, ale nadal można je szybko odzyskać.

• Jeśli pracujesz w biurze, zorganizuj swoją przestrzeń biurową i biurko, aby szybko i łatwo znaleźć wszystko, czego potrzebujesz do pracy. Jeśli nie pracujesz w biurze, nadal obowiązują te same zasady. Na przykład, jeśli pracujesz w warsztacie rowerowym, utrzymuj swoje narzędzia w czystości i porządku, aby móc je znaleźć, kiedy ich potrzebujesz. Prawie każde miejsce pracy czerpie korzyści z utrzymania go w czystości.

  

• Pracownicy biurowi i inni, którzy zajmują się dużą ilością dokumentów, muszą stworzyć logiczny i uporządkowany system archiwizacji. Trzymaj dokumenty, których często używasz, pod ręką. Zapisz inne dokumenty w kolejności alfabetycznej lub innej.

Krok 2. Upewnij się, że Twoje miejsce pracy jest dobrze zaopatrzone

Upewnij się, że masz niezbędne przedmioty i narzędzia do swojej pracy. W biurze oznacza to, że musisz mieć narzędzia takie jak dziurkacz, zszywacz, kalkulator itp. Poza biurem narzędzia są inne, ale zasada pozostaje taka sama – miej narzędzia potrzebne do efektywnej pracy, zanim przystąpisz do pracy.

• Oznacza to również upewnienie się, że masz zapas wszelkich narzędzi, których wymaga Twoja praca. Nauczyciele potrzebują kredy, stolarze potrzebują gwoździ itp.
• Upewnij się, że Twój sprzęt jest dobrze utrzymany. Jedno ważne narzędzie, które się psuje, może zakłócić cały dzień pracy, jeśli nie możesz bez niego pracować! Na dłuższą metę oszczędź czas, przeznaczając trochę czasu na okresowe czyszczenie i konserwację sprzętu.

Krok 3. Utrzymuj harmonogram skonsolidowany

Jeśli masz plan, oczywiście myślę, że Twoja praca będzie bardziej wydajna. Aby naprawdę stworzyć efektywny harmonogram, ogranicz się do jednej książki do planowania (i dodatkowego kalendarza w pracy na dłuższą metę). Nie komplikuj swojej pracy, przechowując więcej niż jeden notatnik. Musisz widzieć w jednym miejscu, co musisz zrobić.

• Zorganizuj każdy dzień, robiąc listę rzeczy do zrobienia. Zacznij od najwyższego priorytetu, aby można je było ukończyć jako pierwsze. Mniej ważne zadania umieść na końcu. Zacznij od góry listy. Jeśli nie wykonasz listy rzeczy do zrobienia jednego dnia, dokończ niedokończone zadanie następnego.

  

• Ustal terminy dla najważniejszych projektów i realistycznie podchodź do wymaganych ram czasowych. Nie chcesz narażać się na niepowodzenie – lepiej poprosić o dodatkowy czas na początku projektu, niż prosić o niego, gdy zbliża się termin.

Krok 4. Wyeliminuj osobiste rozproszenia

Różne miejsca pracy będą miały różne czynniki rozpraszające – niektóre prace będą zamieszane z hałaśliwymi współpracownikami. Inne mogą być bardzo ciche, co rozprasza cię przy najmniejszym dźwięku. Rób to, co musisz, aby pozostać skoncentrowanym. Jeśli możesz słuchać muzyki w pracy, zabierz ze sobą odtwarzacz mp3 do pracy. Możesz nawet rozważyć umieszczanie notatek w miejscu pracy, aby Twoi współpracownicy Ci nie przeszkadzali. Może to wyglądać szorstko, ale tak nie jest. Jest to rozsądny i skuteczny sposób, aby ludzie zostawili Cię w pracy. Pamiętaj, że możesz udzielać się towarzysko podczas przerw i w porze lunchu.

• Jedną z najczęstszych uciążliwości są strony internetowe. Badania pokazują, że dwie trzecie pracowników spędza codziennie przynajmniej trochę czasu w miejscach niezwiązanych z pracą. Na szczęście większość przeglądarek internetowych umożliwia pobranie bezpłatnych pomocy zwiększających produktywność, które pomagają blokować problematyczne witryny. Wyszukaj dodatki ze sklepu przeglądarki za pomocą słów kluczowych „blokowanie witryn” lub „pomoc w zakresie produktywności”. Otrzymasz pewne wyniki, które są bezpłatne i skuteczne.

  

• Innym świetnym sposobem na uniknięcie rozproszenia uwagi jest ograniczenie rozmów telefonicznych (aby uniknąć niepotrzebnych rozmów telefonicznych) i zminimalizowanie nagłych spotkań.

  

Krok 5. Wykorzystaj przerwy na załatwienie spraw osobistych

Co zaskakujące, te przerwy mogą zwiększyć wydajność Twojego miejsca pracy, zamiast przeszkadzać. Odpoczynek przede wszystkim sprawia, że stajesz się bardziej odświeżony i mniej zmęczony. Po drugie, odpoczynek daje ci czas na poradzenie sobie z rozproszeniami. Rób przerwy, aby zrobić wszystko, co mogłoby cię rozpraszać w pracy. Czy często marzysz o swoim bracie w pracy? Zadzwoń do nich podczas przerw i wyeliminuj to rozproszenie!

Metoda 2 z 3: Skuteczne działanie strategii

Krok 1. Podziel swoje obowiązki na łatwe do opanowania części

Duże projekty mogą być onieśmielające – jeśli są zbyt duże, bardzo łatwo jest się ich najpierw pozbyć, spędzając czas na mniej ważnych pracach, aż w końcu będziesz musiał nad nimi pracować, gdy zbliża się termin. Jako wydajny pracownik musisz najpierw zrobić to, co ważne, nawet jeśli oznacza to, że wykonujesz niewielką część dużej pracy. Wykonanie małego kawałka wielkiej pracy nie jest zbyt satysfakcjonujące, ale jest to sprytny sposób na maksymalne wykorzystanie czasu. Na dłuższą metę najważniejsze zadania wykonasz szybciej, jeśli będziesz je wykonywać krok po kroku każdego dnia.

Na przykład, jeśli musisz zrobić dużą prezentację w ciągu jednego miesiąca, postaraj się, aby to był cel do zarysowania dzisiaj. Nie jest to zbyt czasochłonne, więc nie odciągnie Cię od pracy, ale jest to ważny pierwszy krok, który przyspiesza i ułatwia resztę procesu

Krok 2. Ułatw sobie pracę dzięki delegowaniu

Jeśli nie jesteś na dole swojej pracy, masz możliwość podzielenia niektórych powtarzalnych zadań między swoich podwładnych, aby zaoszczędzić czas. Nie dawaj podwładnym projektu, jeśli tylko potrafisz go dobrze wykonać. Daj im czasochłonną, monotonną pracę, abyś mógł skupić się na ważniejszych rzeczach. Jeśli delegujesz pracę, pamiętaj o wyznaczeniu terminu. Zawsze bądź wdzięczny, gdy podwładni ci pomagają – jeśli zobaczą, że cię doceniasz, będą bardziej skłonni do pracy nad kolejnym projektem.

• Jeśli jesteś stażystą, pracownikiem niższego szczebla, nadal możesz dzielić tę monotonną pracę z pracownikami na tym samym poziomie co Ty (oczywiście za ich zgodą i za zgodą przełożonego). Jeśli skorzystasz z pomocy partnera, bądź przygotowany na nagrodę następnym razem!

  

• Jeśli masz dobre relacje ze swoim szefem, możesz nawet zauważyć, że zleca on część pracy komuś innemu w Twoim imieniu!

  

Krok 3. Utrzymuj rajstopy chude

Nie bez powodu wszyscy nienawidzą spotkań – zgodnie z badaniem z 2012 r. prawie połowa uczestników uważała, że spotkania to strata czasu pracy – bardziej niż czas spędzony w miejscach prywatnych i rekreacyjnych. Spotkania mogą być kluczowe dla omówienia celów i ustalenia wizji na przyszłość. Ale często staje się to nieefektywnym spotkaniem przez wiele godzin, a nawet dni, bez produkcji czegokolwiek. Oto kilka wskazówek, dzięki którym Twoje spotkania będą bardziej efektywne:

• Stwórz agendę przed każdym spotkaniem, aby zmaksymalizować przydzielony czas. Wprowadź okres, w którym każdy temat powinien zostać omówiony. Śledź swój program tak bardzo, jak to możliwe. Jeśli pojawi się inny temat, zarekomenduj go do dyskusji w późniejszym czasie.
• Zaproś jak najmniej osób. Ograniczenie obecności na spotkaniach do minimum zmniejszy szanse, że rozmowa nie będzie tematem. Zatrzymuje również ludzi, którzy nie muszą tam być, aby dalej pracować przy swoich biurkach.
• Ogranicz slajdy prezentacji do minimum. Niewiele jest debaty na temat tego, czy slajdy prezentacji (PowerPoint itp.) pomagają, czy utrudniają wydajność spotkań. To całkiem oczywiste: jeśli używasz slajdów prezentacji, upewnij się, że są one tak zwięzłe i pouczające, jak to tylko możliwe. Użyj slajdów, aby pokazać obrazy i dane, których nie można przekazać słowami, a nie całą treścią prezentacji.
• Wreszcie główna zasada, wiesz co chcesz decydować przed rozpoczęciem spotkania i jak najszybciej podejmij tę decyzję.

Krok 4. W pierwszej kolejności zatrzymaj dramat w biurze

Miejsce pracy może być stresujące. Jeśli pojawi się wzrost temperamentu, natychmiast zajmij się nim. To możesz być Ty, osoba, z którą masz do czynienia, lub obie strony muszą przeprosić. Zrób to tak szybko, jak to możliwe. Jeśli pozwolisz, by walka się przeciągała, twoja skuteczność zostanie obniżona i na dłuższą metę będzie to kosztować czas, ponieważ będziesz starał się unikać tej osoby. Co ważniejsze, nie pozwól, aby dramat w pracy zniszczył Twoją wydajność i nastrój!

• Nie bój się angażować mediatora. Wszyscy wiemy, że dramaty i zranione uczucia mogą przeszkadzać w przepływie pracy, dlatego wielu zatrudnia osoby specjalnie wyznaczone do rozwiązywania konfliktów w miejscu pracy. Skontaktuj się z personelem działu zasobów ludzkich w swoim biurze, jeśli czujesz się sfrustrowany, smutny lub boisz się innych osób w swoim miejscu pracy.
• Kiedy wszystko się skończy, nie musisz przyjaźnić się z kolegą, z którym się pokłóciłeś, ale powinieneś być w stanie z nim pracować. Bądź grzeczny i dyskretny w swoim miejscu pracy, nawet wobec osób, których nienawidzisz.

Metoda 3 z 3: Wprowadzanie zmian w stylu życia

Krok 1. Odpoczywaj dobrze

Zmęczenie nigdy nie poprawia jakości pracy nikogo. Zmęczenie spowalnia Twoją wydajność, a jeśli łatwo zasypiasz, może to być krępujące na ważnym spotkaniu. Co więcej, brak snu spowoduje wiele problemów zdrowotnych. Nie zasypiaj w pracy ani nie opuszczaj pracy z powodu choroby – śpij 7-8 godzin dziennie, aby uzyskać najlepszą jakość.

Zmęczenie w pracy może być tylko niewielką rozrywką. Ale w najgorszym przypadku może to być poważny problem z bezpieczeństwem. Jeśli masz pracę, w której zagrożone jest życie innych ludzi (na przykład: urzędnik na lotnisku lub kierowca ciężarówki), bardzo ważne jest zarządzanie harmonogramem snu

Krok 2. Ćwicz

Nauka wykazała, że ćwiczenia poprawiają nastrój w pracy i wydajność. Jest to bardzo ważne zwłaszcza dla pracowników biurowych, którzy spędzają przed komputerem tylko dużo czasu. Dzięki ćwiczeniom nie tylko jesteś zdrowszy, ale także szczęśliwszy, bardziej skoncentrowany i zmotywowany.

Jeśli zaczynasz rutynę ćwiczeń po raz pierwszy, spróbuj kombinacji treningu cardio i treningu siłowego

Krok 3. Utrzymuj dobry nastrój

Jeśli starasz się poprawić wydajność swojej pracy, musisz pracować poważnie. Często nie jest to dobry pomysł – na krótką metę możesz zwiększyć swoją wydajność, ale to nie sprawia ci radości w pracy, bardzo łatwo jest się znudzić, co prowadzi do wypalenia i braku motywacji. Staraj się być zmotywowany – jeśli będziesz czuł się szczęśliwy w pracy, staniesz się bardziej zmotywowany i ambitny. Rób małe rzeczy, aby poprawić swój nastrój, które nie przeszkadzają w produktywności, takie jak słuchanie muzyki, rozciąganie się lub zabieranie laptopa do pokoju socjalnego, aby uzyskać cichszą i spokojniejszą atmosferę.

• Wykorzystaj maksymalnie czas na lunch – skorzystaj z okazji, aby zjeść dobry posiłek i żartować z przyjaciółmi.
• Używaj kawy ostrożnie. Kawa może być fantastycznym stymulantem, jeśli czujesz się bardzo ospały, ale jeśli używasz jej codziennie, możesz uzależnić się od niej i na dłuższą metę nic ci nie da.

Krok 4. Zmotywuj się

Łatwiej jest pracować wydajniej, jeśli masz dobry powód do pracy. Jeśli często masz trudności z utrzymaniem motywacji, pomyśl o powodach, które skłoniły Cię do poszukiwania tej pracy – o celach życiowych, marzeniach lub własnej wizji. Spróbuj myśleć, że twoja praca jest drogą do twojego ostatecznego celu. Jeśli praca sprawia Ci przyjemność, zastanów się, jak Twoja praca wpływa na Twoje samopoczucie – czy po jej wykonaniu czujesz się usatysfakcjonowany?

• Pomyśl o dobrych rzeczach, które wychodzą z Twojej pracy. Może możesz mieć własny samochód lub dom, albo możesz wysłać swoje dzieci do szkoły. Pomyśl także o korzyściach płynących z pracy, takich jak ubezpieczenie zdrowotne i dentysta dla Ciebie i Twojej rodziny.

  

• Pomyśl o konsekwencjach, jeśli nie pracujesz. Z czego musisz zrezygnować, bo straciłeś źródło dochodu? Jak wpłynęło to na twoją rodzinę i bliskie ci osoby?

Krok 5. Nagradzaj siebie

Jeśli skutecznie zwiększasz efektywność swojej pracy, świętuj to. Nie jest łatwo przełamać stare nawyki i przyjąć nowe, więc nagradzaj ciężką pracę. Napij się piwa po pracy w piątek, na imprezie z przyjaciółmi lub po prostu leżąc w łóżku i czytając książkę – cokolwiek cię uszczęśliwi po długim tygodniu. To bardzo ważne, abyś był zmotywowany.

Twój prezent nie musi być zbyt duży i nie powinien stanowić obciążenia finansowego. Zachowaj swoje luksusowe prezenty na specjalne okazje