Konferencje to odpowiednie miejsce dla osób o podobnych zainteresowaniach do spotkania się i wymiany najnowszych pomysłów w swoich dziedzinach. Konferencje są zwykle organizowane regularnie przez instytucje edukacyjne, firmy, wielopoziomowe grupy marketingowe, wspólnoty religijne i inne. Jeśli chcesz zorganizować konferencję zacznij od przygotowania dokładnego planu pracy wraz z szeregiem czynności do wykonania, np. ustalenie miejsca konferencji, sporządzenie listy uczestników, opracowanie materiałów, przygotowanie sprzętu do prezentacji, dostarczanie posiłków i różne inne potrzeby, które należy jak najlepiej przemyśleć i zaplanować. Jeśli w trakcie realizacji planów wpadniesz w kłopoty, uspokój się i miej pewność, że stać Cię na konferencję. Ważnym aspektem, który decyduje o powodzeniu konferencji, jest realizacja czynności po kolei, robiąc jednocześnie listę zadań, które zostały już wykonane i tych, które wciąż pozostają do zrobienia.
Krok
Część 1 z 4: Planowanie konferencji: Wczesny etap
Krok 1. Przygotuj się z wyprzedzeniem
Planowanie konferencji należy rozpocząć z co najmniej ośmiomiesięcznym wyprzedzeniem, nawet wcześniej, jeśli konferencja będzie duża lub rozległa.
- Należy pamiętać, że wiele sal konferencyjnych i lokali gastronomicznych należy rezerwować z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Ponadto uczestnicy, którzy mieszkają poza miastem, muszą ułożyć harmonogramy podróży, aby mogli wziąć udział w konferencji.
- Ponadto sponsorzy i duże korporacje mogą również być zmuszone do planowania swojego rocznego budżetu z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Tak więc wsparcie finansowe i niefinansowe z ich strony dla Twojego wydarzenia powinno być negocjowane z wyprzedzeniem.
Krok 2. Utwórz komisję
Przygotowując się do konferencji należy rozstrzygnąć wiele ważnych kwestii. Tworząc komitet, przed podjęciem decyzji uzyskasz wkład od kilku osób. Pomogą Ci również przemyśleć szczegóły.
- Zatrudnij koordynatorów, czyli kluczowych pracowników, którzy podejmą ważne decyzje i poświęcą dużo czasu na koordynację. Jeśli masz wystarczające środki, zatrudnij koordynatora, który pomoże Ci zaplanować i podzielić się zadaniami.
- Dowiedz się, czy odbyły się konferencje na ten sam temat. Jeśli tak, zaproś do komitetu koordynatora, który zorganizował konferencję. Jeśli nie może wziąć udziału, zapytaj, czy możesz poprosić o materiały, które zostały już omówione, aby ułatwić przygotowanie konferencji.
Krok 3. Ustal cele i stwórz plan pracy
Napisz, w jakim celu organizujesz konferencję, co będzie podstawą każdej decyzji. Wiedza o tym, co i komu chcesz dać przed przygotowaniami do konferencji, ułatwi Ci realizację Twoich planów.
Jeśli nigdy nie prowadziłeś konferencji, zacznij od zaplanowania małej, krótkiej konferencji. Rozważ zorganizowanie 1-2 dniowej konferencji dla 250-300 uczestników
Krok 4. Ustal miejsce i datę konferencji
Chociaż nowe daty i lokalizacje można określić po sporządzeniu szczegółowego planu, musisz oszacować, ile czasu będziesz mieć na przygotowanie.
- Przed ustaleniem terminu poszukaj informacji z wyprzedzeniem, w jakim miesiącu i dniu zwykle odbywa się konferencja, aby realizacja nie była utrudniona. Na przykład w Europie konferencje odbywają się zwykle między marcem a czerwcem lub wrześniem a listopadem od poniedziałku do wtorku lub od czwartku do piątku, ponieważ uczestnicy są mniej zainteresowani uczestnictwem w konferencjach w innym czasie. Sprawdź dokładny harmonogram w swojej lokalizacji przed podjęciem decyzji o terminie konferencji.
- Czas trwania konferencji uzależniony jest od przewidywanej liczby uczestników oraz wszystkich potrzeb, które muszą być zapewnione podczas konferencji. Dla 250-300 osób zaplanuj konferencję, która potrwa 2 pełne dni.
- Rozważ możliwość zorganizowania konferencji na terenie miasta, ale upewnij się, że jest dostęp do najbliższego lotniska, zakwaterowania i odpowiednich udogodnień. Zalecamy zorganizowanie konferencji w dużym mieście lub miejscowości turystycznej, aby przyciągnąć więcej osób, które chcą dołączyć do konferencji.
Krok 5. Określ tytuł konferencji
Po ustaleniu tytułu można publikować i planować, ponieważ jest już pewność co do materiału jako podstawy do rozpowszechniania informacji za pośrednictwem mediów społecznościowych.
Wybierz tytuł, który sugeruje cel i/lub pochodzenie uczestników konferencji. Poszukaj inspiracji posługując się tytułami konferencji, które odbyły się, ale upewnij się, że sam decydujesz
Część 2 z 4: Przygotowanie do konferencji
Krok 1. Zrób budżet finansowy
Żadna działalność nie może być prowadzona bez szczegółowego obliczenia kwoty środków, które trzeba przeznaczyć, np. na wynajem budynku, przygotowanie materiałów, opłacenie prelegentów. Wszystkie wydatki muszą odnosić się do budżetu finansowego. Jeśli delegujesz obowiązki, upewnij się, że Twój asystent trzyma się ustalonego przez Ciebie limitu budżetu.
Na wysokość budżetu wpływa obecność lub nieobecność sponsorów. Możesz poprosić sponsora o przekazanie środków na sfinansowanie konferencji. Sponsor ma jednak również prawo do ustalenia pewnych rzeczy na konferencji. Na przykład: ustalenie, kto wygłosi prezentację lub zaproponowanie prelegenta jako jednego z panelistów, np. odnoszącego sukcesy biznesmena w firmie sponsorującej i wprowadzenie marki poprzez umieszczenie logo na wszystkich materiałach konferencyjnych. Korzyść, sponsor przekaże środki z góry, abyś mógł od razu wykorzystać je do realizacji planu
Krok 2. Ustal cenę i sposób sprzedaży biletów
Niektóre konferencje są bezpłatne, inne bardzo drogie. Zanim ustalisz ceny biletów i sposób ich sprzedaży, weź pod uwagę następujące aspekty:
- Jakie są koszty związane z przygotowaniem do konferencji? Jeśli chcesz zorganizować małą konferencję, która nie kosztuje dużo pieniędzy, zalecamy nie obciążać uczestników. Alternatywnie uczestnicy są zobowiązani do zapłaty za bilety, aby pokryć koszty przygotowania konferencji.
- Ustal opłatę rejestracyjną, jeśli chcesz zorganizować kilkudniową konferencję lub zapewnić posiłki. Opłaty za rejestrację konferencji w głównych miastach Indonezji wahają się od kilkuset tysięcy do milionów rupii.
- Wiele konferencji pobiera opłaty wielopoziomowe w zależności od stanowiska lub statusu uczestnika. Na przykład: konferencje akademickie zazwyczaj pobierają mniej opłat od studentów niż nauczycieli. Również pracownicy sponsorów płacą mniej niż zwykli uczestnicy.
Krok 3. Wybierz miejsce konferencji
Wybierając lokalizację, weź pod uwagę liczbę uczestników, łatwość dotarcia do miejsca, dostępność miejsca parkingowego, odległość do i od transportu publicznego, lotnisk i hoteli. Oprócz znalezienia odpowiedniego miejsca na konferencję, upewnij się, że wszyscy uczestnicy mogą do niego łatwo dotrzeć.
Poszukaj informacji o budynkach lub hotelach, które zapewniają sale konferencyjne w mieście. Na małe konferencje wynajmij pokój w kościele lub innym domu spotkań
Krok 4. Skorzystaj z pomocy personelu, który pracuje jako personel zarządzający domem spotkań
Jeśli w wybranym przez Ciebie budynku są dostępne zasoby, wykorzystaj je jak najlepiej. Pracownicy znają swoje codzienne obowiązki i są gotowi odpowiadać na pytania, rozwiązywać problemy lub w razie potrzeby służyć radą.
Możesz skorzystać z usług personelu odpowiedzialnego za zarządzanie czynnościami w sali konferencyjnej, np. do obsługi szczegółowych ustaleń konferencyjnych. Chociaż istnieje opłata, nie musisz wykonywać wszystkich tych czynności samodzielnie, ponieważ zajmie to dużo czasu w ciągu kilku tygodni
Krok 5. Określ menu zużycia
Należy pamiętać, że uczestnicy muszą znaleźć jedzenie podczas konferencji i prawdopodobnie wielu uczestników nie wie, jakie jedzenie jest dostępne w miejscu konferencji. Zastanów się, czy potrzebujesz skorzystać z usług cateringowych, aby zapewnić śniadanie, lunch i przekąski, czy też dowiedz się, czy kierownik sali konferencyjnej może przygotować posiłki dla wszystkich uczestników.
Wybierając menu, należy pamiętać, że wiele osób nie powinno spożywać określonych pokarmów z powodu alergii lub upodobań. Doświadczeni przedsiębiorcy świadczący usługi cateringowe mogą zapewnić kilka opcji, na przykład: menu wegetariańskie, bez orzechów, bezglutenowe, jedzenie halal lub inne opcje menu
Krok 6. Poświęć trochę czasu na sprawdzenie witryny
Po załatwieniu wszystkich spraw, które należy przygotować, poświęć czas na wizytę w miejscu konferencji z jednodniowym wyprzedzeniem. Nie czekaj, aż Twój nowy dzień D przyjdzie z uczestnikami, którzy dołączą do konferencji.
Przyjedź na miejsce konferencji z jednodniowym wyprzedzeniem i zorganizuj spotkanie z całym zaangażowanym personelem, aby upewnić się, że wszystko jest dobrze przygotowane w najdrobniejszych szczegółach
Część 3 z 4: Tworzenie harmonogramu konferencji
Krok 1. Zaplanuj konferencję
Po uzyskaniu pełnego obrazu poruszanych tematów i ustaleniu tytułu konferencji przygotuj harmonogram od otwarcia konferencji do jej zamknięcia. Konferencje mogą odbywać się na różne sposoby, w zależności od omawianej dziedziny biznesowej. Aby ułatwić planowanie, konferencje odbywają się zwykle w następującej kolejności:
- Rozpocznij konferencję od wprowadzenia lub przemówienia otwierającego, które zazwyczaj wygłasza znana osoba z danej dziedziny biznesu i która stała się znanym prelegentem. Imprezę można zorganizować wieczorem, a następnie zakończyć kolacją lub jako pierwszą sesję rano, aby rozpocząć konferencję.
- Podziel resztę harmonogramu na krótsze sesje. Jeżeli konferencja odbywa się na życzenie uczestników zgodnie z ich propozycjami, dostosuj materiał do potrzeb uczestników. Możesz jednak również uwzględnić harmonogramy warsztatów, klipy filmowe lub inne materiały w harmonogramie konferencji. W zależności od liczby obecnych uczestników ustal, czy w każdej sesji mogą uczestniczyć wszyscy uczestnicy (tzw. „plenum”), czy uczestnicy muszą być podzieleni na kilka grup, a każda grupa będzie uczestniczyć równolegle w różnych sesjach zgodnie z ich wyborem (tzw. „grupy”).
- Zakończ konferencję zapraszając prelegentów do zaprezentowania materiału, który motywuje lub stanowi wyzwanie dla uczestników.
Krok 2. Zdecyduj, jak przeprowadzić sesję
Możesz wybrać sposób prowadzenia sesji zgodnie z potrzebami firmy, na przykład nauczając, omawiając przypadki, organizując seminaria, prezentując najnowszą politykę lub wyniki badań, zadając pytania lub prezentując za pomocą slajdów.
- Wybór sposobu dostarczenia materiału wpłynie na strategię publikacji. Przygotuj więc jak najwcześniej materiał, który będzie bardzo przydatny dla uczestników.
- Czas trwania każdej sesji może rozpocząć się od 45 minut do 3 godzin w zależności od ilości prezentacji i dostarczonych treści.
Krok 3. Zastanów się, czy chcesz uwzględnić inne działania
Pomyśl o przydatnych działaniach, które mogłyby zostać uwzględnione w harmonogramie i odegrać ważną rolę we wspieraniu sukcesu konferencji, na przykład:
- Zaplanuj działania na rzecz organizacji uczestnika konferencji, takie jak spotkanie biznesowe czy wręczenie nagród.
- Zapewnij jedzenie, jeśli uczestnicy są obciążani opłatą rejestracyjną. Jeśli nie ma opłat, poproś uczestników o przyniesienie lunchu (jako ostatnia opcja). Uczestnicy zwykle oczekują, że zjedzą co najmniej jeden posiłek. Jeśli miejsce konferencji znajduje się w mieście, zapewnij sobie przerwę, aby uczestnicy mogli zjeść obiad w pobliskiej restauracji.
- Zapytaj, czy uczestnicy chcieliby zaplanować wydarzenie rozrywkowe, na przykład: wybrać się na wycieczkę po mieście, obejrzeć wieczorny program komediowy, obejrzeć film lub obejrzeć przedstawienie w teatrze. Wydarzenie może być bardziej odpowiednie na konferencję odbywającą się w dużym mieście lub dla firmy, ale nie zawsze.
Część 4 z 4: Publikowanie
Krok 1. Określ uczestników, którzy wezmą udział
Konferencje są bardzo zróżnicowane, na przykład konferencje naukowe, religijne i biznesowe z różnymi uczestnikami. Przed planowaniem upewnij się, że wystarczająca liczba uczestników jest zainteresowanych udziałem w konferencji.
Nie musisz robić dużego rozgłosu, jeśli chcesz organizować konferencje dla małych grup, takich jak pracownicy firmy lub wspólnoty kościelne. Możesz poinformować o planach konferencji wysyłając e-mail, ogłaszając w biuletynie firmowym i/lub powiadamiając o spotkaniu administracyjnym
Krok 2. Poproś liderów firmy o udział
Aby przekonać ludzi w Twojej firmie, musisz wymyślić chwytliwy tytuł lub zaprosić świetnego prelegenta.
Po otrzymaniu potwierdzenia od znanych prelegentów umieść informacje w materiałach konferencyjnych i powiadom potencjalnych uczestników
Krok 3. Stwórz stronę internetową
Media cyfrowe są dziś bardzo ważnym narzędziem sukcesu konferencji. Utwórz nazwę witryny z linkami, które można łatwo znaleźć, jeśli wyszukujesz słowo kluczowe tytuł konferencji lub inne słowa związane z konferencją. Napisz szczegółowe informacje o konferencji na stronie internetowej oraz umieść link na wszystkich materiałach drukowanych i reklamowych związanych z konferencją.
- Umieść na stronie datę, godzinę i adres miejsca konferencji, w tym nazwiska znanych prelegentów. Informuj również o transporcie, noclegach, interesujących lokalizacjach i harmonogramach konferencji, jeśli takie istnieją.
- Dołącz link do strony internetowej, jeśli uczestnicy mogą się zarejestrować.
Krok 4. Umieść ogłoszenie
Rozpocznij reklamę z dużym wyprzedzeniem (z rocznym wyprzedzeniem), aby prelegenci mogli zgłaszać propozycje zawierające materiały do prezentacji na konferencji. Wybierz odpowiedni sposób publikacji w zależności od wielkości konferencji i doświadczenia uczestników. Zastanów się, skąd potencjalni uczestnicy czerpią informacje, być może z:
- Media społecznościowe, na przykład z kont na Facebooku i Twitterze sponsora
- Lista kontaktów na Listservs i adresach e-mail
- Blog, magazyn, gazeta lub dziennik biznesowy
- Plakaty, ulotki lub inne powiadomienia wysyłane do odpowiednich grup, organizacji lub firm
Krok 5. Zapytaj o propozycje
Przygotowując projekt ogłoszenia zaznacz, że jesteś otwarty na rejestrację lub oczekujesz na złożenie indywidualnych lub grupowych propozycji w formie referatów, propozycji panelowych lub materiałów warsztatowych.
Możesz określić długość oferty w zależności od branży. W dziedzinie edukacji konferencje na małą skalę wymagają zwykle abstraktów składających się z kilkuset słów, podczas gdy konferencje na dużą skalę wymagają pełnych rękopisów
Krok 6. Zacznij akceptować rejestracje
Przygotuj zaplecze, aby uczestnicy mogli zarejestrować się przed konferencją, nawet jeśli jest to jeszcze kilka miesięcy wcześniej. W ten sposób możesz oszacować liczbę uczestników, którzy wezmą udział.
- Utwórz witrynę internetową z linkami do witryny konferencji w celu rejestracji. Jeśli nie masz umiejętności technicznych, aby stworzyć stronę internetową, skorzystaj z istniejącej usługi. Na przykład skorzystaj z płatnych usług RegOnline, która jest firmą, która zajmuje się rejestracją online na różne wydarzenia, przetwarza dane i przesyła je do Ciebie, ułatwiając użytkownikom dostęp do nich.
- Uczestnicy mogą również zarejestrować się telefonicznie lub faksem, jeśli masz możliwość przetwarzania pokwitowań płatności za pomocą karty kredytowej.
- Jeśli nie akceptujesz rejestracji internetowej lub telefonicznej, utwórz formularz zgłoszeniowy w formacie PDF i załaduj go na stronie internetowej. Poinformuj uczestników, że mogą wydrukować formularz, wypełnić go i wysłać wraz z czekiem lub dowodem przelewu na firmowy adres e-mail.
- Aby uczestnicy mogli się wcześniej zarejestrować, oferuj zniżki dla uczestników, którzy dokonają płatności z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem. Ceny biletów są nieco droższe, jeśli uczestnicy płacą w miejscu konferencji.
Porady
- Zapytaj prelegenta, czy potrzebuje dodatkowego sprzętu do prezentacji, takiego jak scena, telewizor, duży ekran lub komputer.
- Wybierając menu żywności, upewnij się, czy są uczestnicy, którzy muszą stosować dietę z określonych produktów spożywczych.
- Porównując koszty wynajmu, zapytaj o ceny żywności, wody, napojów bezalkoholowych itp. bo to może być bardzo drogie.
- Wybierając salę, zastanów się nad celem konferencji i zdecyduj, czy chcesz wykorzystać audytorium, czy krzesła i stoły do robienia notatek.
