W tym artykule omówiono, jak bezpośrednio porównywać informacje między dwoma plikami programu Excel. Gdy będziesz już w stanie manipulować i porównywać informacje, możesz użyć funkcji " Look Up ", " Index " i " Match ", aby pomóc w analizie.
Krok
Metoda 1 z 4: Korzystanie z funkcji wyświetlania „obok siebie” w programie Excel
Krok 1. Otwórz skoroszyt, który należy porównać
Możesz znaleźć plik książki, otwierając program Excel, klikając „ Plik ", wybierać " otwarty ” i klikając dwa skoroszyty, które chcesz porównać w wyświetlonym menu.
Odwiedź folder przechowywania skoroszytów, wybierz każdą książkę osobno i pozostaw otwarte oba okna książek
Krok 2. Kliknij kartę Widok
Po otwarciu książki możesz kliknąć zakładkę „ Pogląd ” w górnej środkowej części okna programu Excel.
Krok 3. Kliknij Widok obok siebie
Ta opcja znajduje się w sekcji „Okno” menu „ Pogląd ” i jest oznaczone ikoną dwóch arkuszy. Oba arkusze zostaną wyświetlone w mniejszym, pionowo ułożonym oknie programu Excel.
- Ta opcja może nie być dostępna na „ Pogląd ”, jeśli masz otwarty tylko jeden skoroszyt w programie Excel.
- Jeśli otwarte są dwa skoroszyty, program Excel automatycznie wybierze oba dokumenty do wyświetlenia obok siebie.
Krok 4. Kliknij Rozmieść wszystko
To ustawienie umożliwia zmianę orientacji skoroszytu wyświetlanego obok siebie.
W wyświetlonym menu możesz wybrać opcję przeglądania obu skoroszytów (np. „ Poziomy ”, “ pionowy ”, “ Kaskada ", lub " Taflowy ”).
Krok 5. Włącz funkcję „Synchroniczne przewijanie”
Po otwarciu obu skoroszytów kliknij „ Synchroniczne przewijanie ” (w opcji „ Zobacz obok siebie ”), dzięki czemu można łatwo przewijać oba arkusze programu Excel w każdym wierszu i ręcznie sprawdzać różnice w danych.
Krok 6. Przeciągnij jeden ze skoroszytów, aby przewinąć obie strony
Po włączeniu funkcji "Synchroniczne przewijanie" możesz jednocześnie przewijać obie strony skoroszytu i łatwo porównywać istniejące dane.
Metoda 2 z 4: Korzystanie z funkcji „Wyszukaj”
Krok 1. Otwórz dwa skoroszyty, które należy porównać
Możesz go znaleźć, otwierając Excel, klikając menu „ Plik ", Kliknij " otwarty ” i wybiera z menu dwa skoroszyty do porównania.
Odwiedź folder przechowywania skoroszytu, wybierz każdą książkę osobno i pozostaw otwarte oba okna książek
Krok 2. Określ pola, które mogą być wybrane przez użytkownika pliku
W tym polu zostanie wyświetlona lista rozwijana.
Krok 3. Kliknij pole
Po kliknięciu ramka siatki będzie ciemniejsza.
Krok 4. Kliknij zakładkę DANE na pasku narzędzi
Po kliknięciu karty wybierz „ WALIDACJA ” w menu rozwijanym. Następnie pojawi się menu podręczne.
Jeśli używasz starszej wersji programu Excel, pasek narzędzi „DANE” pojawi się po wybraniu karty „. DANE ” i wyświetla opcję „ Walidacji danych "zamiast opcji" Walidacja ”.
Krok 5. Kliknij Lista na liście „ZEZWÓL”
Krok 6. Kliknij przycisk z czerwoną strzałką
Ten przycisk umożliwia wybranie źródła (innymi słowy, pierwszej kolumny) do przetworzenia na dane dla menu rozwijanego.
Krok 7. Wybierz pierwszą kolumnę na liście i naciśnij klawisz Enter
Kliknij ok ” po wyświetleniu okna sprawdzania poprawności danych. Możesz zobaczyć pudełko ze strzałką w środku. Ta strzałka wyświetli listę rozwijaną po kliknięciu.
Krok 8. Wybierz pola, których chcesz użyć do wyświetlenia innych informacji
Krok 9. Kliknij kartę Wstaw i odniesienie
We wcześniejszych wersjach programu Excel nie trzeba klikać „ Wstawić " i może bezpośrednio wybrać zakładkę " Funkcje ” aby wyświetlić kategorię” Wyszukiwanie i odniesienie ”.
Krok 10. Wybierz Wyszukiwanie i odniesienie z listy kategorii
Krok 11. Poszukaj Lookup na liście
Po dwukrotnym kliknięciu opcji zostanie wyświetlone kolejne pole i możesz wybrać opcję „ ok ”.
Krok 12. Wybierz pole z rozwijaną listą dla wpisu „lookup_value”
Krok 13. Wybierz pierwszą kolumnę na liście dla wpisu „Lookup_vector”
Krok 14. Wybierz drugą kolumnę na liście dla wpisu „Wektor_wyniku”
Krok 15. Wybierz wpis z listy rozwijanej
Po tym informacje zmienią się automatycznie.
Metoda 3 z 4: Korzystanie z usługi XL Comparator
Krok 1. Otwórz przeglądarkę i odwiedź
Zostaniesz przeniesiony do witryny XL Comparator, gdzie możesz przesłać dwa skoroszyty programu Excel, które chcesz porównać.
Krok 2. Kliknij Wybierz plik
Otworzy się nowe okno i będziesz mógł wyszukać jeden z dwóch dokumentów Excela, które chcesz porównać. Upewnij się, że wybrałeś plik za pomocą dwóch dostępnych pól na stronie internetowej.
Krok 3. Kliknij Dalej >, aby kontynuować
Po wybraniu tej opcji u góry strony zostanie wyświetlony komunikat informujący, że proces przesyłania pliku już trwa, a przetwarzanie dużych plików może potrwać dłużej. Kliknij Ok ”, aby zamknąć wiadomość.
Krok 4. Wybierz kolumnę, którą chcesz zeskanować
Pod każdą nazwą pliku znajduje się menu rozwijane oznaczone „ Wybierz kolumnę Kliknij menu rozwijane przy każdym pliku, aby wybrać kolumny, które chcesz oznaczyć i porównać.
Nazwy kolumn zostaną wyświetlone po kliknięciu menu rozwijanego
Krok 5. Wybierz zawartość pliku wynikowego
W tej kategorii są cztery opcje z balonami obok nich. Jeden z nich należy wybrać jako przewodnik po formacie dla dokumentu wynikowego.
Krok 6. Wybierz opcję łatwego porównania kolumn
W dolnym polu w menu porównania zobaczysz dwa dodatkowe warunki filtrowania dla porównania dokumentów: „ Ignoruj wielkie/małe litery " oraz " Ignoruj „spacje” przed i po wartościach " Kliknij pola wyboru przy obu opcjach, zanim przejdziesz dalej.
Krok 7. Kliknij Dalej >, aby kontynuować
Następnie zostaniesz przeniesiony na stronę pobierania wynikowego dokumentu.
Krok 8. Pobierz dokument porównawczy
Krok 1. Znajdź skoroszyt i nazwę arkusza roboczego
-
W tej metodzie użyjemy trzech przykładowych skoroszytów, które są zapisywane i nazywane w następujący sposób:
- C:\Appeals\Books1.xls (ładuje arkusz kalkulacyjny oznaczony „Sprzedaż 1999”)
- C:\Appeals\Books2.xls (ładuje arkusz kalkulacyjny oznaczony „2000 Sales”)
- Oba skoroszyty mają pierwszą kolumnę „A” z nazwą produktu, a drugą kolumnę „B” z liczbą sprzedaży każdego roku. Pierwszy wiersz to nazwa kolumny.
Krok 2. Utwórz skoroszyt porównania
Aby porównać dane, musisz stworzyć Buku3.xls. Użyj jednej kolumny, aby wyświetlić nazwę produktu, a następnej kolumny, aby wyświetlić różnicę w sprzedaży produktów w porównywanych latach.
C:\Appeals\Books3.xls (ładuje arkusz z etykietą „Różnica”)
Krok 3. Umieść tytuł w kolumnie
Wystarczy otworzyć arkusz „Book3.xls”, a następnie kliknąć pole „A1” i wpisać:
- ='C:\Odwołanie\[Book1.xls]Sprzedaż 1999'!A1
- Jeśli plik został zapisany w innym katalogu, zastąp „C:\Banding\” adresem tego katalogu. Jeśli używasz innej nazwy pliku, zastąp „Book1.xls” i wprowadź odpowiednią nazwę pliku. Jeśli używasz innej nazwy/etykiety arkusza, zastąp „Sales 1999” odpowiednią nazwą/etykietą arkusza. Pamiętaj, aby nie otwierać pliku odniesienia („Book1.xls”). Excel może zmienić dodane odwołanie, jeśli je otworzysz. W rzeczywistości możesz otrzymać pudełko z taką samą zawartością/danymi, jak pudełko, które jest używane jako odniesienie.
Krok 4. Przeciągnij pole „A1” w dół, aby wyświetlić całą listę produktów
Kliknij prawy dolny róg pola i przeciągnij w dół, aby wyświetlić wszystkie nazwy.
Krok 5. Nazwij drugą kolumnę
W tym przykładzie możesz wpisać „Różnica” w polu „B1”.
Krok 6. Oszacuj różnicę między sprzedażą każdego produktu (jako przykład w tym artykule)
W tym przykładzie wpisz następujący wpis w polu „B2”:
- ='C:\Odwołanie\[Książka2.xls]Sprzedaż 2000'!B2-'C:\Odwołanie\[Książka1.xls]Sprzedaż 1999'!B2
- Możesz używać normalnych operacji programu Excel z polem danych źródłowych z pliku referencyjnego.
