Wszyscy wiemy, że bycie zorganizowanym w pracy jest ważne, ale większość ludzi ma z tym trudności. Wierz lub nie, ale zorganizowanie się nie jest tak trudne, jak się wydaje. Kilka poprawek i rozwiązań sprawi, że staniesz się osobą zorganizowaną łatwiej niż myślisz.
Krok
Metoda 1 z 4: Ustawianie miejsca i czasu
Krok 1. Monitoruj swoje działania
Poświęć kilka dni na prowadzenie dziennika lub śledzenie codziennych czynności. Prowadząc dziennik, możesz zobaczyć, co zrobiłeś, czego wcześniej nie zdawałeś sobie sprawy. Ponadto prowadzenie dziennika może również dać ci pewne wyobrażenie o twoich niedociągnięciach w organizowaniu rzeczy i byciu produktywnym. To ćwiczenie powinno być wykonane z myślą o dużym celu. Dzięki dziennikom aktywności możesz zobaczyć, które czynności są stratą czasu, a które mogą wspierać Cię w osiąganiu celów.
Krok 2. Określ swój czas produkcyjny
Niektórzy z nas są rannymi ptaszkami, a niektórzy nie. Prawdopodobnie już wiesz, kiedy jest Twój produktywny czas. Niezależnie od tego, czy wolisz wieczory, poranki, lunche, nawet przed lub po godzinach szczytu dnia pracy, skorzystaj z tych godzin, aby zmaksymalizować produktywność.
Krok 3. Ustal priorytety swojej pracy
Wszyscy wiemy, że niektóre zadania są ważniejsze niż inne, ale nie zawsze odpowiednio ustalamy ich priorytety. Dlatego opracuj system rankingowy, oznaczając zadania jako ważne, i bądź uczciwy i elastyczny. Używaj przypomnień, używając kalendarza cyfrowego lub karteczek samoprzylepnych na komputerze lub na biurku. Poświęć więcej czasu i energii rzeczom, które mają najwyższy priorytet na Twojej liście. Przykładami są zadania wymagające dużej ilości czasu, takie jak zadania, które należy wykonać dzisiaj lub jutro. Powinieneś także priorytetowo odpowiadać klientom, szefom lub komukolwiek innemu, kto płaci twoją pensję. Jeśli nie masz pewności co do wrażliwości i wagi zadania, lepiej kogoś o to zapytać.
Krok 4. Natychmiast wykonuj małe zadania
Nie wszystkie zadania muszą być traktowane priorytetowo i zaplanowane do wykonania w określonych ramach czasowych. Niektóre zadania nie wymagają planowania ani harmonogramowania, ponieważ można je wykonać od razu. W takim przypadku możesz szybko wykonać zadanie od razu. Więc zrób to teraz! Wykonując od razu lekkie zadania, nie będziesz zwlekał.
Krok 5. Uporządkuj narzędzia i narzędzia pracy
Nasze biurka mogą łatwo zmienić się z brudnych łodzi w zepsute łodzie, a to może uniemożliwić Ci bycie zorganizowaną osobą. Niektórzy ludzie mają nawet politykę „czystego stołu”. Nawet jeśli nie jest to naprawdę konieczne, lepiej posprzątać miejsce pracy.
- Uporządkuj stół. Wyjmij wszystkie śmieci i uporządkuj rzeczy, których potrzebujesz w sposób systematyczny. Czyść biurko, kiedy tylko jest to możliwe: kiedy nie ma pracy w biurze, podczas przerw lub między zadaniami.
- Natychmiast wyczyść śmieci. Dzięki temu zawsze będziesz pamiętać o sprzątaniu biurka. Ponadto możesz uniknąć irytacji nagromadzonymi śmieciami.
- Przechowuj potrzebne rzeczy w łatwo dostępnym miejscu. Oczywiście nie wszystko wokół ciebie to śmieci. Trzymanie w pobliżu potrzebnych narzędzi może również zaoszczędzić cenny czas i przestrzeń roboczą.
Krok 6. Zaplanuj zajęcia i spotkania
Niektórzy ludzie planują tylko spotkania, ale nie z czynnościami na swojej liście rzeczy do zrobienia. Planowanie ważnych zadań i spotkań może być bardzo pomocne. Na przykład możesz pogrupować swoje dni, organizując spotkania tylko we wtorki i czwartki. Zrób miejsce w swoim harmonogramie na „czas twórczy” lub na nieprzewidywalne.
- Użyj harmonogramu i menedżera kalendarza. Możesz utworzyć własny menedżer harmonogramu za pomocą papieru i długopisu lub może to być oprogramowanie i aplikacje, takie jak iCalendar lub Google Now.
- Kategoryzuj swoje działania. Kategoryzacja lub oznaczanie kolorami działań może być wizualnym przypomnieniem tego, co jest ważne. Na przykład tworzone kategorie mogą być następujące: korespondencja, projekty, wydarzenia, spotkania, burza mózgów, przerwy i czas ćwiczeń.
- Wykorzystaj technologię do zarządzania swoim harmonogramem. Menedżerowie harmonogramów online i platformy poczty e-mail, takie jak Outlook, mogą łączyć listy zadań do wykonania, kalendarze i listy adresów. Ten menedżer harmonogramu nie tylko poprawia wydajność, ale może również uprościć myślenie.
- Oddaj pracę, kiedy tylko jest to możliwe. W pracowity dzień pracy zapominasz, że nie musisz robić wszystkiego sam. Zostaw swoją pracę asystentowi, a jeśli jesteś naprawdę zawalony pracą, poproś współpracowników o pomoc w konkretnym zadaniu. Możesz odwdzięczyć się za pomoc swojego kolegi, gdy praca zacznie się kończyć.
Metoda 2 z 4: Systematyczne porządkowanie wiadomości e-mail
Krok 1. Sprawdź pocztę o zaplanowanej godzinie
Nie zawsze musisz sprawdzać swoją skrzynkę odbiorczą, ponieważ większość wiadomości nie jest tak ważna, jak mogłoby się wydawać. Jeśli pracujesz nad zadaniem, które nie wymaga szybkich działań następczych, regularnie sprawdzaj pocztę e-mail, około 3 do 4 razy dziennie.
Krok 2. Zorganizuj e-mail
Skorzystaj z funkcji folderów i flag, zamiast pozostawiać swoje wiadomości w skrzynce odbiorczej. Na przykład funkcja folderów i podfolderów w Outlooku lub wiele etykiet i funkcji skrzynki odbiorczej w Gmailu może być opłacalna. Jeśli jesteś dziennikarzem, Twoje pliki mogą nosić nazwy „Najnowsze wiadomości”, „Przyszłe wiadomości”, „Stare wiadomości”, „Wywiady i zasoby” oraz „Pomysły”.
Usuń i zarchiwizuj swoje e-maile. Archiwizuj ważne i stare listy, a następnie usuń resztę. Podobnie jak w powyższym przykładzie, „Stare wiadomości” to archiwum dziennikarza. Gdy zaczniesz usuwać stare e-maile, zobaczysz, ile e-maili warto wyrzucić zamiast archiwizować. Niektóre osoby decydują się nawet na „zerową skrzynkę odbiorczą”, czyli bez nieprzeczytanych wiadomości e-mail lub bez e-maili w skrzynce odbiorczej. Oprócz korzystania z plików i etykiet możesz opróżnić skrzynkę odbiorczą za pomocą narzędzia do archiwizacji, usuwając stare wiadomości e-mail i korzystając z aplikacji do czyszczenia poczty e-mail
Krok 3. Korzystaj z innych, bardziej efektywnych form komunikacji
Czasami szybka rozmowa telefoniczna jest odpowiednikiem 10 wysłania i odebrania e-maili. Jeśli tak, zadzwoń! Jeśli wiesz, że wymiana e-maili może utrudniać dyskusję i musi być wykonywana tam iz powrotem, najlepiej komunikować się telefonicznie. Więcej szczegółów uzyskasz dzwoniąc zamiast długich, wyczerpujących i czasochłonnych dyskusji e-mailowych. Możesz wysłać e-maila do swoich współpracowników i powiedzieć: „Mam wiele pytań na ten temat. Może łatwiej byłoby rozmawiać przez telefon? Czy mogę zadzwonić o 5?”
Krok 4. Ogranicz przerwy
Przerwy strategiczne mogą rzeczywiście pomóc, ale przerwy w czasie pracy są odwrotne. Przerwy mogą spowolnić pracę, złamać rytm i sprawić, że stracisz koncentrację. Spróbuj więc korzystać z poczty głosowej, gdy jesteś zajęty. Te narzędzia są przydatne nie tylko wtedy, gdy nie ma Cię w biurze; te narzędzia mogą być również używane, gdy jesteś bardzo zajęty. Wiele osób ma politykę „otwartych drzwi”, ale nie musisz cały czas mieć otwartych drzwi. Możesz zostawić wiadomość na drzwiach, która mówi „W trakcie rozmowy” lub „Pokój jest używany. Proszę wróć ponownie lub wyślij e-mail.”
Krok 5. Skorzystaj z chmury
Warto rozważyć cloud computing, ponieważ jest tańszy, skalowalny, wydajniejszy i łatwiejszy do aktualizacji. Treści zawarte w chmurze są bardzo przydatne, ponieważ są dostępne na różnych urządzeniach: komputerach, tabletach, smartfonach i innych. Magazyn w chmurze działa również jako podstawowa i wtórna forma cyfrowej kopii zapasowej. Porozmawiaj z menedżerem ds. ICT lub dostawcą oprogramowania, ponieważ możesz już mieć wolne miejsce w chmurze lub jest ono dostępne za niską roczną opłatą.
Krok 6. Użyj zakładek online
Większość przeglądarek ma funkcję zakładek do zapisywania i organizowania ulubionych adresów internetowych lub tych, które często odwiedzasz, dzięki czemu można do nich łatwo i szybko uzyskać dostęp. Skorzystaj z tej funkcji, aby nie zapomnieć ważnych witryn, aby sprawdzić najnowsze wiadomości.
Metoda 3 z 4: Maksymalne wykorzystanie czasu
Krok 1. Unikaj robienia kilku rzeczy jednocześnie (wielozadaniowość)
Wszyscy eksperci w to wierzą. Chociaż może to wyglądać szybko i fajnie w telewizji, robienie wielu rzeczy jednocześnie jest nieefektywne i może zakłócać skuteczność twoich wysiłków, aby być zorganizowanym. Zamiast tego lepiej jest najpierw poświęcić całą uwagę jednemu zadaniu, zająć się nim i przejść do innych rzeczy na liście.
Krok 2. Zrób sobie harmonogram
Na szczęście większość zadań nie wymaga tworzenia harmonogramu dnia na podstawie minut. Jednak zaznaczenie swojego dziennego harmonogramu i ważnych zadań lub wydarzeń dnia może sprawić, że będziesz mógł się skupić na swoich zadaniach.
- Ustaw limity czasowe dla niektórych czynności. Niektóre zadania nie wymagają ustawiania limitu czasu, ale inne powinny być sparametryzowane, aby zwiększyć wydajność. Pomyśl o niektórych zadaniach, które zajmują więcej czasu niż to konieczne, i ustal dla nich limit czasu w późniejszym terminie.
- Przydziel dodatkowy czas na inne czynności. Niektóre zadania, jak dowiesz się z doświadczenia, zwykle trwają dłużej niż powinny, ale to nie jest złe. Na tego typu aktywność, a szczególnie ważne wydarzenia i spotkania, przeznacz dodatkowy czas przed i po.
Krok 3. Użyj aplikacji minutnika, stopera lub budzika
Obiekty te mogą być skuteczne, jeśli są właściwie używane. Niektóre osoby decydują się na ustawienie alarmu na 10, 15 lub 30 minut przed wymaganym czasem, aby dać im wystarczające ostrzeżenie przed rozpoczęciem aktywności. Możesz także ustawić narzędzie przypominające (przypomnienie).
Krok 4. Nie zwlekaj
Zadaj sobie pytanie, czy naprawdę powinieneś odłożyć aktywność, czy po prostu chcesz być leniwy. Jeśli masz ochotę się obijać, nie zwlekaj – zrób to! Jeśli jednak opóźnienie działania jest nieuniknione, upewnij się, że robisz notatki i zmieniasz harmonogram działania z konkretnym planem. Możesz też pomyśleć o zaimprowizowanym planie. Na przykład, jeśli musisz anulować spotkanie osobiste, możesz zamiast tego nawiązać połączenie konferencyjne lub konferencję internetową.
Metoda 4 z 4: Utrzymanie zdrowia fizycznego i psychicznego
Krok 1. Zrób sobie przerwę
Odpoczynek umysłu jest niezbędny do utrzymania produktywności i zdrowia psychicznego. Zazwyczaj jesteśmy zbyt zajęci pracą, aby nie mieć czasu na odpoczynek. Przerwa daje nam bardzo potrzebną przerwę, aby zwiększyć naszą produktywność. Jednak przerwy są również okazją do zatrzymania się i zastanowienia się, czy dobrze wykorzystujemy nasz czas.
Krok 2. Śpij lepiej
Bez dobrze przespanej nocy następnego dnia poczujesz zawroty głowy, zmęczenie lub letarg. Może to kolidować z harmonogramem i wydajnością w pracy. Postaw sobie za cel od 7 do 8 godzin nieprzerwanego snu każdej nocy.
Krok 3. Nie porównuj się do swoich współpracowników
Większość pracy twoich współpracowników różni się od pracy, którą musisz wykonać, a każdy ma swój własny sposób organizowania swojej pracy. Metoda, która ma sens i jest skuteczna dla Twoich współpracowników, może nie działać dla Ciebie i na odwrót.
Krok 4. Zaakceptuj, że organizowanie się jest procesem ciągłym
Nie oczekuj, że będziesz doskonały. Zamówienie to długi proces, który wymaga nieustannej uwagi. Nie będziesz optymalnie zorganizowany każdego dnia, ale próba bycia normalną osobą może zwiększyć Twoją efektywność.
