Wybór odpowiedniego formatu listu zależy głównie od rodzaju listu, który chcesz napisać i do kogo adresujesz list. Format listu, którego możesz użyć podczas pisania do przyjaciela, będzie bardzo różnił się od formatu używanego do pisania listów formalnych. Co więcej, tradycyjny format listu wysyłanego pocztą różni się od formatu używanego w wiadomościach e-mail. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak prawidłowo sformatować list, którego możesz użyć do napisania następnego listu.
Krok
Metoda 1 z 4: Formatowanie firmy lub oficjalnego listu
Krok 1. Wpisz swoje imię i nazwisko oraz adres na górze listu
Uwzględnij adresy ulic, miasta, prowincje i kody pocztowe w blokach, wyrównane do lewej i z pojedynczym odstępem.
- Miasto, województwo i kod pocztowy są wpisywane w jednym wierszu, a adresy w oddzielnym wierszu.
- Jeśli wysyłasz list na papierze firmowym, który zawiera już te informacje, pomiń ten krok. Nie podawaj dwa razy adresu zwrotnego.
Krok 2. Wpisz datę tuż pod swoim adresem
Wpisz datę napisania listu lub datę ukończenia listu, to zależy od Ciebie.
- Data jest zapisana po lewej stronie, tak samo jak adres znajdujący się tuż nad nią.
- Wpisz datę w formacie „miesiąc-dzień-rok”. Napisz miesiąc literami, ale użyj cyfr do napisania dnia i roku. Na przykład: 9 lutego 2013 r.
Krok 3. Zostaw pustą linię między datą a następną częścią listu
Spowoduje to oddzielenie adresu od następnej sekcji, dzięki czemu będzie łatwiejszy do odczytania.
Krok 4. W razie potrzeby zapisz linię odniesienia
Jeśli list jest napisany z odniesieniem do określonego punktu, może pomóc czytelnikowi napisać linię odniesienia, która zaczyna się od „Re:”
- Linie odniesienia są pisane wyrównane do lewej i starają się składać tylko z jednej linii.
- Zanotuj linię odniesienia, odpowiadając na listy, oferty pracy lub prosząc o informacje.
- Jeśli piszesz linię referencji, zostaw po niej pustą linię, aby oddzielić linię referencji od reszty listu.
Krok 5. Zapisz adres odbiorcy
Zapisz nazwisko i tytuł odbiorcy, a także nazwę firmy, adres, miasto, województwo i kod pocztowy.
- Wszystkie te informacje są wyrównane do lewej i z pojedynczym odstępem. Nazwisko odbiorcy jest napisane w osobnym wierszu, wraz z tytułem odbiorcy, nazwą firmy i adresem. Miasto, województwo i kod pocztowy są napisane w jednym wierszu.
- Jeśli wysyłasz list do innego kraju, wpisz nazwę kraju wielkimi literami w oddzielnym wierszu pod adresem odbiorcy.
- Jeśli to możliwe, zaadresuj list do konkretnej osoby i wpisz imię tej osoby z odpowiednim tytułem, np. „Pan” lub „Matka”. Jeśli nie znasz płci odbiorcy, nie musisz zapisywać tytułu.
- Pozostaw pustą linię pod pełnym adresem odbiorcy.
Krok 6. Rozpocznij treść listu grzecznym pozdrowieniem
Wspólne powitanie zwykle zaczyna się od słów „Szanowny Panie”, po których następuje tytuł i nazwisko odbiorcy. Umieść przecinek po nazwisku odbiorcy.
- Pozdrowienia są pisane wyrównane do lewej.
- Jeśli nie znasz płci odbiorcy, możesz zwrócić się do odbiorcy jego pełnym imieniem lub nazwiskiem lub zapisać stanowisko odbiorcy, a następnie jego nazwisko.
- Zostaw pustą linię po powitaniu.
Krok 7. Napisz temat, jeśli chcesz
Napisz wiersz tematu wielkimi literami pod powitaniem, z wyrównaniem do lewej.
- Postaraj się, aby wiersz tematu był krótki, ale opisowy. Staraj się składać tylko z jednej linii.
- Należy zauważyć, że jest to niekonwencjonalne i nie powinno być używane często.
- Nie podawaj tematu, jeśli już zamieściłeś linię odniesienia.
- Pozostaw pustą linię po temacie, jeśli dołączasz temat.
Krok 8. Rozpocznij treść listu od krótkiego wprowadzenia wyjaśniającego cel Twojego listu
Akapity listu są pisane wyrównane do lewej, ale początek każdego akapitu jest pisany z wcięciem.
Krok 9. Podążaj za wprowadzeniem listu dłuższą częścią listu
Ta sekcja powinna wyjaśniać cel listu, a także zawierać podsumowanie podsumowujące wszystko, co jest napisane w liście.
Napisz krótko treść listu. Każdy akapit ma pojedyncze odstępy, ale pozostaw jedną pustą linię między każdym akapitem i po ostatnim akapicie
Krok 10. Zakończ swój list grzecznym pozdrowieniem na zakończenie
Przykłady uprzejmych powitań na zakończenie to „Z poważaniem”, „Pozdrowienia” lub „Dziękuję”. Pamiętaj, aby napisać pozdrowienie końcowe wyrównane do lewej i poprzedzone przecinkiem.
Tylko pierwsza litera pierwszego słowa powitania końcowego jest pisana wielką literą
Krok 11. Postępuj zgodnie ze swoim imieniem i nazwiskiem końcowym
Pozostaw jednak trzy puste wiersze pod powitaniem końcowym, zanim wpiszesz swoje imię i nazwisko, a następnie nazwę stanowiska w wierszu poniżej.
Krok 12. Wymień załączniki na samym końcu listu
Jeśli dołączasz załącznik, napisz „Załączniki” / „Załącznik” jedną linię pod swoim nazwiskiem i tytułem oraz zapisz wszelkie załączniki, które są dołączone do listu.
- Pamiętaj, że nie jest to obowiązkowe, jeśli nie dołączysz żadnych załączników.
- Załączniki są wyrównane do lewej i w pojedynczych odstępach.
Krok 13. W razie potrzeby wprowadź inicjały maszynistki
Jeśli ktoś inny pisze list, a Ty dyktujesz, wpisz imię i nazwisko maszynistki na samym dole listu, jeden wiersz poniżej załącznika.
Krok 14. Podpisz list po wydrukowaniu
Podpisz list długopisem między powitaniem końcowym a swoim imieniem. Podpisanie listu długopisem pokazuje odbiorcy, że poświęcasz swój czas na wysłanie do niego tego listu i że jest to ważne.
Metoda 2 z 4: Formatowanie listu do bliskiego przyjaciela lub krewnego (list osobisty)
Krok 1. Zapisz datę
Podaj datę napisania listu lub datę ukończenia listu w prawym górnym rogu listu.
- Wpisz datę w formacie „miesiąc-dzień-rok”. Pisanie miesiąca literami jest zwykle standardowym formatem, ale w przypadku tego typu listu można wpisać całą datę cyframi.
- Data jest wyrównywana do prawej.
Krok 2. Napisz przyjazne powitanie
Powitanie „Drogi” jest nadal najczęściej używanym powitaniem, ale w zależności od relacji z odbiorcą możesz wpisać imię odbiorcy bez żadnych formalności.
- Pozdrowienia są pisane wyrównane do lewej i poprzedzone przecinkiem.
- Pisząc do przyjaciela lub kolegi, zwykle możesz podać tylko jego imię. Na przykład: „Droga Jane”.
- Aby uzyskać jeszcze bardziej osobisty list, możesz zastąpić słowo „Kochanie” swobodnym powitaniem, takim jak „Cześć”, „Cześć” lub „Hej”.
- Jeśli piszesz do rodzica lub kogoś, kogo naprawdę musisz szanować, podaj osobisty tytuł i nazwisko odbiorcy. Na przykład: „Droga Pani Roberts”
- Zostaw pustą linię między powitaniem a głównym tekstem listu.
Krok 3. Napisz wstęp, treść/treść i zakończenie głównego tekstu listu
Wstęp i zakończenie powinny zawierać tylko jeden krótki akapit, ale treść listu jest zwykle znacznie dłuższa.
- Główny tekst listu jest wyrównany do lewej, ale pierwszy wiersz każdego akapitu jest wcięty.
- Cały główny tekst listu jest z pojedynczymi odstępami. Zazwyczaj nie zostawiasz akapitów między akapitami w osobistym liście, ale możesz, jeśli ułatwi to czytanie listu.
- Pozostaw pustą linię po ostatnim zdaniu tekstu głównego, aby oddzielić tekst główny od powitania końcowego.
Krok 4. Zakończ z odpowiednim powitaniem końcowym
„Z poważaniem” jest nadal dość powszechnie używane, nawet w przypadku listów osobistych. Jeśli jednak list jest dość swobodny, możesz dołączyć mniej konwencjonalne powitanie końcowe. Spróbuj na przykład „Do zobaczenia później!” lub „Do zobaczenia później!” jeśli napiszesz do bliskiego przyjaciela.
- Umieść przecinek po powitaniu końcowym, ale nie wpisuj po nim swojego imienia i nazwiska.
- Powitanie końcowe jest napisane równolegle do nagłówka listu.
Krok 5. Podpisz swój list
Podpisz swój list pod pozdrowieniem końcowym. Zazwyczaj Twoje imię i nazwisko jest pisane ręcznie, a nie drukowane na drukarce.
Jeśli zwykle zwracasz się do siebie po imieniu z odbiorcą listu, możesz po prostu zapisać swoje imię i skończyć z tym. Jeśli jednak odbiorca może nie wiedzieć, kim jesteś z Twojego imienia, upewnij się, że podałeś również swoje nazwisko
Metoda 3 z 4: Formatowanie oficjalnej lub biznesowej wiadomości e-mail
Krok 1. Zacznij od napisania krótkiego, ale dokładnego opisu celu wiadomości e-mail
Ten opis znajduje się w temacie wiadomości e-mail, a nie w jej treści.
Jeśli odbiorca wiadomości e-mail oczekiwał na Twój e-mail, opis ten może być jedynie odniesieniem do omawianego tematu. Jeśli ten e-mail nie jest oczekiwany, napisanie opisu może być nieco trudne. Celem napisania opisu jest to, aby czytelnicy mogli odgadnąć, o czym jest Twój e-mail, gdy go otworzą i przeczytają. Oznacza to, że opis musi motywować czytelników do otwarcia i przeczytania wiadomości e-mail
Krok 2. Zacznij pisać e-mail od formalnego powitania
Zwykle zaczyna się od „Dear” i następuje oficjalny tytuł odbiorcy wiadomości e-mail lub firmy, do której wysyłasz e-mail.
- Jeśli to możliwe, zaadresuj list do konkretnego odbiorcy. Unikaj wysyłania listów do anonimowych odbiorców. Użyj „Do kogo to może dotyczyć” tylko wtedy, gdy nie ma innej opcji.
- Właściwie najbardziej odpowiednią interpunkcją po powitaniu jest nadal dwukropek. Jednak w dzisiejszych czasach większość ludzi używa przecinka po powitaniu w oficjalnych e-mailach.
- Jeśli nie masz pewności, czy powitać odbiorcę słowami „Mama” czy „Ojciec”, po prostu zapisz jego pełne imię i nazwisko.
- Zostaw pustą linię po oficjalnym powitaniu.
Krok 3. Napisz główny tekst listu, zachowując go krótko, ale pouczająco
Jak każdy rodzaj listu, tekst główny powinien zawierać wstęp, treść i zakończenie. Wszystkie części, w tym części ciała, powinny być możliwie krótkie i precyzyjne.
- Tekst główny jest wyrównany do lewej.
- Początek każdego akapitu nie musi być wcięty.
- Główny tekst ma pojedyncze odstępy, ale pozostaw pustą linię między każdym akapitem i po ostatnim akapicie.
Krok 4. Użyj uprzejmego powitania na zakończenie
Wpisz „Z poważaniem” lub inne równie uprzejme powitanie końcowe po głównym tekście listu i po nim przecinek.
- Pamiętaj, aby pozdrowienie końcowe napisać wyrównane do lewej i tylko pierwsza litera pierwszego słowa powitania jest pisana wielką literą.
- Inne formalne pozdrowienia końcowe, których można użyć, to „Dziękuję”, „Pozdrowienia” i „Pozdrowienia”.
Krok 5. Wpisz swoje imię i nazwisko tuż pod powitaniem końcowym
W przeciwieństwie do listów pisanych/drukowanych na papierze, nie będziesz w stanie podpisać wiadomości e-mail długopisem.
Twoje imię jest wyrównane do lewej
Krok 6. Wpisz swoje dane kontaktowe na dole
Pozostaw pustą linię po swoim imieniu i nazwisku, a następnie wpisz swój adres fizyczny, numer telefonu, adres e-mail oraz swoją witrynę lub blog, jeśli taki masz.
Wszystkie informacje są zapisywane z wyrównaniem do lewej i pojedynczymi odstępami. Każda informacja kontaktowa jest wpisywana w osobnym wierszu
Metoda 4 z 4: Formatowanie wiadomości e-mail dla znajomych
Krok 1. Zacznij od napisania krótkiego, ale dokładnego opisu tematu wiadomości e-mail w sekcji temat wiadomości e-mail
Ten opis pozwala odbiorcom na pierwszy rzut oka poznać temat wiadomości e-mail przed jej otwarciem i zapewnia im wystarczającą ilość informacji, aby mogli odgadnąć, o czym jest wiadomość e-mail.
Krok 2. Zacznij od napisania uprzejmego pozdrowienia lub pozdrowienia w sekcji tekstowej wiadomości e-mail
Możesz zapisać dowolne uprzejme powitanie, na przykład „Kochany”. Następnie wpisz imię i nazwisko odbiorcy.
- Pozdrowienia są pisane wyrównane do lewej.
- Jeśli piszesz do bliskiego znajomego, możesz całkowicie usunąć powitanie i zacząć od jego imienia, po którym następuje przecinek.
- Pozostaw pustą linię między powitaniem a treścią wiadomości e-mail.
Krok 3. Wpisz treść wiadomości e-mail
Podobnie jak wszystkie rodzaje listów, treść wiadomości e-mail powinna zawierać wstęp, treść i zakończenie. Jeśli jednak piszesz wiadomość e-mail do bliskiego znajomego, ten format może nie być konieczny.
Krok 4. Zakończ wiadomość e-mail powitaniem końcowym
Podczas zamykania wiadomości e-mail dla znajomego powitanie końcowe nie musi być formalne, ale powinno być znakiem, że wiadomość się kończy.
Jeśli piszesz do bardzo bliskiego przyjaciela, czasami możesz po prostu zakończyć e-mail swoim imieniem, zamiast w ogóle pisać powitanie końcowe
Porady
- Należy zauważyć, że istnieją niewielkie różnice między listami urzędowymi w Stanach Zjednoczonych a listami urzędowymi w Wielkiej Brytanii (UK). W Wielkiej Brytanii adres zwrotny i data są wyrównane do prawej, a wiersz tematu, jeśli istnieje, jest wyśrodkowany. Ponadto data jest zapisywana w formacie „dzień-miesiąc-rok”, a po powitaniu umieszczany jest przecinek, a nie dwukropek.
- Jeśli nie podoba ci się opisany tutaj format, który jest czasami określany jako format blokowy, możesz również użyć zmodyfikowanego formatu blokowego i formatu półblokowego. Te formaty zawierają w zasadzie te same informacje, a tylko lokalizacje są różne.
