Aby móc skuteczniej komunikować się, musisz umieć konkretnie przekazać rzeczy (zwłaszcza, aby uniknąć niejednoznaczności zdań lub pomylenia drugiej osoby). Jasne i opisowe informacje – pisane lub ustne – nie tylko pomogą ci wyraźniej przekazać komunikowane punkty, ale także ułatwią drugiej osobie ich zrozumienie. Nie ma potrzeby się spieszyć; poświęć trochę czasu na uporządkowanie swojego przekazu i ciesz się korzyściami płynącymi z bardziej szczegółowej komunikacji.
Krok
Część 1 z 2: Decydowanie o tym, jakie informacje należy przekazać
Krok 1. Wybierz temat, w którym jesteś dobry
Im więcej wiesz na dany temat, tym łatwiej będzie Ci przekazać konkretne fakty i liczby.
- Jeśli nie jesteś zaznajomiony z tematem, zrób małe rozeznanie (przeczytaj książkę, przejrzyj strony internetowe itp.), aby móc przekazać lub napisać na ten temat bardziej szczegółowo. Aby stworzyć obszerny materiał do pisania lub mowy, musisz zrobić małe rozeznanie.
- Jeśli nie czujesz się pewnie co do swoich umiejętności, spróbuj połączyć temat z czymś znajomym. Możesz też pomyśleć o podtemacie, który lepiej rozumiesz. Na przykład, jeśli zostaniesz poproszony o rozmowę o zmianach klimatu, spróbuj wybrać jeden konkretny aspekt, który rozumiesz i jesteś w tym dobry, ale który mieści się w zakresie tematu zmian klimatu (np. Twoja miłość do niedźwiedzi polarnych i wpływ zmian klimatu na ich siedliskach).
Krok 2. Zdefiniuj swoje „wezwanie do działania”
Ten krok może wydawać się skomplikowany, ale warto spróbować zawęzić przedmiot swojej argumentacji i podkreślić cel pisania lub przemówienia słuchaczowi lub czytelnikowi. Innymi słowy, jasno określ, jakie działanie czytelnik lub słuchacz powinien podjąć po wysłuchaniu lub przeczytaniu twojego argumentu. Niezależnie od rodzaju materiału, który wybierzesz (czy to fikcja, czy argument filozoficzny), zastanów się, jakiej reakcji oczekujesz od słuchacza lub czytelnika. Nie zapomnij o tym kroku podczas pisania materiału.
- „Wezwanie do działania” jest terminem powszechnie używanym w świecie marketingu, ale można go również zastosować do procesu komponowania materiału pisemnego lub mowy. Niezależnie od tematu, zastanów się, w jaki sposób esej może być wykorzystany jako element marketingowy, aby przekazać konkretną wiadomość i zachęcić ludzi do działania zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.
- Niektóre ogólne wezwania do działania: informuj o czymś, zachęcaj kogoś do zrobienia czegoś, polecaj coś, dyskutuj o czymś, popieraj argumenty, wyjaśniaj coś, pouczaj coś i walcz z czymś.
- Jeśli chcesz pisać o niedźwiedziach polarnych i zmianach klimatu, Twoje wezwanie do działania będzie prawdopodobnie dotyczyć działań, które słuchacze lub czytelnicy mogą podjąć, aby zaradzić skutkom zmian klimatu.
Krok 3. Upewnij się, że odpowiadasz na pytania tematu
Bez względu na cel (odpowiedź na pytanie, odrzucenie kłótni lub wykonanie zadania), zastanów się dokładnie nad konkretnymi pytaniami, na które musisz odpowiedzieć na dany temat. Oczywiście możesz wstawić dodatkowe informacje, które są nadal aktualne. Ale najpierw upewnij się, że najpierw odpowiedziałeś na główne pytania.
Rozważ słowo pytające, które zaczyna pytanie. Na przykład, jeśli zostaniesz poproszony o opisanie tego, co robisz w pracy, możesz ulec pokusie wyjaśnienia innych rzeczy związanych z tematem, takich jak to, jak radziłeś sobie w pracy lub dlaczego wybrałeś tę pracę. Ta informacja – choć interesująca i ważna do usłyszenia – nie jest podstawową informacją, którą musisz przedstawić. Upewnij się, że najpierw odpowiesz na podstawowe pytanie, zanim dodasz jakiekolwiek inne informacje
Krok 4. Pomyśl o długości swojego pisania lub przemówienia
Jeśli możesz napisać maksymalnie 500 słów lub mówić przez 15 minut, upewnij się, że jesteś w stanie przekazać wszystkie ważne informacje i argumenty w tych granicach. Jeśli długość pisania lub mówienia nie jest określona, zastanów się dokładnie, jaką wiadomość chcesz przekazać, jakie tematy chcesz poruszyć i kim jest twoja docelowa grupa odbiorców lub czytelnik. Pomoże ci to określić długość czasu pisania lub wypowiadania się. Upewnij się, że wszystkie ważne informacje mogą być przekazywane bez znudzenia i utrudnienia słuchacza lub czytelnika.
- Wypróbuj zasadę odwróconej piramidy. Odwrócona piramida umieszcza wszystkie ważne informacje na górze, a mniej ważne informacje na dole. Jeśli zależy Ci na skupieniu uwagi słuchacza, naucz się stosować tę zasadę. Oczywiście ta zasada nie dotyczy wszystkich rodzajów pisma czy mowy. Ale przynajmniej jeśli chcesz nauczyć się komunikować kilka ważnych punktów, warto wypróbować zasadę odwróconej piramidy.
- Jeśli pozostał Ci czas (komunikacja werbalna) lub strony (komunikacja niewerbalna), nie dodawaj tylko słów pozbawionych znaczenia. Spróbuj wymyślić inne informacje lub przykłady, które są istotne dla twojego tematu; przekazywać szczegóły przydatne dla słuchacza lub czytelnika.
- Podaj odpowiednie informacje ogólne. Nieistotne szczegóły sprawią, że Twój argument będzie mniej skoncentrowany.
Krok 5. Podaj przykład
Niezależnie od tego, czy są werbalne, czy niewerbalne, oba wymagają zbudowania argumentu i podania przykładów na poparcie tego argumentu. Pamiętaj, konkretne informacje zawsze wymagają weryfikacji.
- Na przykład w przemówieniu politycznym lub pracy naukowej przykłady powinny być przedstawione w bezpośrednim i konkretnym formacie, takim jak „Przykład…”. Podczas gdy w bardziej swobodnych gatunkach, takich jak kreatywne pisanie, przykłady są dostarczane w bardziej niejawnym formacie. Na przykład, aby wyjaśnić, że twoja postać jest bardzo zorientowana w modzie, musisz opisać, jakie ubrania nosi lub jaki jest jej ulubiony sklep odzieżowy.
- Nie przesadzaj z przykładami. Jeśli podasz zbyt wiele niepowiązanych przykładów, prawdopodobnie Twoi słuchacze lub czytelnicy zapomną Twój główny temat. Unikaj tej możliwości, oceniając wszystkie szczegóły przykładu, który masz zamiar przedstawić; upewnij się, że istnieje wyraźny związek między podanym przykładem a głównym argumentem.
Krok 6. W miarę możliwości wyjaśnij wszystkie słowa pytania
Jeśli twój materiał nie jest bardzo krótki, rozważ wyjaśnienie kto, co, kiedy i gdzie pytania w twoim materiale. Ta metoda jest szczególnie ważna do zastosowania w komunikacji biznesowej. Jeśli chcesz czegoś od kogoś, oczywiście musisz przekazać to, czego potrzebujesz, kto tego potrzebuje, kiedy i gdzie można to spełnić.
Słowa pytające „jak” i „dlaczego” mogą być ważne lub nie (w zależności od treści wiadomości). Zastanów się dokładnie, jak słuchacze lub czytelnicy zinterpretują Twoją wiadomość; nigdy nie zakładaj, że zrozumieją, jeśli im nie powiesz
Krok 7. Nie generalizuj tematu
Generalizacje są często robione, gdy nie wiesz, co jeszcze powiedzieć (zazwyczaj dzieje się to w komunikacji niewerbalnej/pisemnej). Typowymi przykładami są zdania „Od dawna…” lub „Wiele osób myśli…”. Można powiedzieć, że te frazy są zbyt abstrakcyjne i obszerne, więc trudno uzasadnić prawdę.
Na przykład, zamiast zaczynać esej od stwierdzenia: „Technologia pogarsza współczesne życie”, możesz powiedzieć: „Według niektórych ekspertów technologia powoduje problemy w komunikacji między ludźmi i zwiększa poczucie osamotnienia”
Część 2 z 2: Wybieranie słów
Krok 1. Używaj odpowiednich przymiotników i przysłówków
Zdania opisowe zwykle ułatwiają słuchaczowi lub czytelnikowi zrozumienie, co masz na myśli. Ponadto takie zdania będą zwykle bardziej interesujące do usłyszenia lub przeczytania. Nie używaj jednak zbyt często zdań opisowych; obawia się, że te zdania będą w rzeczywistości zbędne i będą miały mniejszy wpływ na słuchaczy lub czytelników.
- Zastanów się, jak słuchacz lub czytelnik wyobrazi sobie Twój dobór słów. Jeśli twoje słowa nie tworzą jasnego obrazu w ich umysłach, prawdopodobnie wybierasz słowa, które są zbyt niejednoznaczne. Na przykład, jeśli po prostu powiesz: „Ta osoba wróciła do domu”, słuchaczowi najprawdopodobniej trudno będzie sobie to wyobrazić. Zamiast tego spróbuj powiedzieć: „Zmęczony starzec wrócił do swojego ciemnego i pustego domu”; taki opis znacznie ułatwi słuchaczowi lub czytelnikowi zrozumienie sytuacji.
- Zdanie „On jąka się i jąka” zawiera zbędny przysłówek, ponieważ słowo „jąkanie” można już interpretować jako zaburzenie mowy, które powoduje, że osoba mówi z przerwami.
- Jeśli nie masz pewności, czy używany język jest wystarczająco opisowy, poproś kogoś bliskiego o przeczytanie i ocenę Twojego pisma. Zapytaj ich, czy twoje pismo jest wystarczająco szczegółowe, a język, którego używasz, jest wystarczająco jasny.
- Zamiast opisywać każdy wymieniony obiekt, skup się tylko na najważniejszych obiektach w wiadomości.
Krok 2. Użyj poprawnego rzeczownika
Nie pozostawiaj zdezorientowanych czytelników lub słuchaczy; zawsze staraj się podać konkretną nazwę, tytuł i lokalizację.
Krok 3. Podaj szczegóły dotyczące czasu
Upewnij się, że słuchacz lub czytelnik jest w stanie zrozumieć przysłówek czasu, który przekazujesz; Zamiast mówić „w przyszłym tygodniu” lub „wkrótce”, użyj bardziej szczegółowych terminów, takich jak „w poniedziałek” lub „przed wpół do piątej”.
Krok 4. Użyj techniki pisania „pokaż, nie mów”
W twórczym piśmie użycie opisowych słów i fraz opiera się na pięciu zmysłach: wzroku, węchu, smaku, słuchu i dotyku. Ta metoda jest również przydatna w przypadku innych rodzajów mowy pisanej lub werbalnej, zwłaszcza że słuchacze lub czytelnicy mogą „doświadczyć” sytuacji i dojść do własnych wniosków.
- Na przykład w zdaniu „Deshawn jest bardzo szczęśliwy” wciąż brakuje szczegółów. Czytelnicy nie zrozumieją szczęścia takiego, jakie czuje Deshawn. Zamiast tego spróbuj napisać: „Deshawn poczuła, że jej serce przyspieszyło, kiedy w końcu spotkała Erikę. Nie może się doczekać, aby podzielić się dobrą nowiną, którą właśnie usłyszał, ze swoim starym przyjacielem”. Te konkretne i konkretne szczegóły dotyczące uczuć Deshawna pozwalają czytelnikowi lepiej zrozumieć emocje Deshawna.
- Aby móc lepiej wyjaśnić rzeczy, naucz się obserwować rzeczy bardziej szczegółowo. Zacznij od obserwowania drobnych szczegółów w swoim codziennym życiu; wyostrz swoje pięć zmysłów.
Krok 5. Wiedz, kiedy parafrazować
Jeśli chcesz zacytować czyjeś słowa, rozważ zacytowanie samego zdania. Niestety ta metoda działa tylko wtedy, gdy cytat jest jasny i zwięzły. Jeśli cytowane zdanie jest zbyt skomplikowane lub trudne do zrozumienia, rozważ parafrazowanie (ponowne wyjaśnienie go własnymi słowami), aby ułatwić słuchaczom lub czytelnikom zrozumienie.
Dialog jest niezbędnym elementem potrzebnym do rozwijania fabuły i charakteru w kreatywnym pisaniu. Upewnij się więc, że piszesz to w formie dialogu, a nie parafrazy
Krok 6. Poszerz swoje słownictwo
Szerokie słownictwo może pomóc w lepszej komunikacji. Im więcej słów znasz, tym łatwiej będzie Ci wybrać te, które najlepiej pasują do szczegółów, które chcesz przekazać.
- W niektórych sytuacjach może być konieczne użycie złożonych wyborów słów. Ale upewnij się, że unikasz słów, które nie są powszechne i trudne do zrozumienia. Pamiętaj, że ważnym elementem komunikacji jest przekaz, a nie dobór słownictwa. Trzeba też być ostrożnym przy wyborze żargonu technicznego; obawia się, że żargon nie jest znany słuchaczom lub czytelnikom.
- Słowniki językowe i tezaurusy to obiekty, które naprawdę pomagają coś wyjaśnić. Jeśli nie masz pewności co do wybranych słów, zawsze sprawdzaj ich znaczenie w słowniku.
Krok 7. Unikaj nadmiernie złożonych struktur zdań
Upewnij się, że umieszczasz każde słowo we właściwej kolejności. Upewnij się również, że używasz prawidłowej struktury zdania, aby Twoja wiadomość była płynna, jasna i zwięzła. Spróbuj porównać poniższe zdania:
- „Szpiegostwo przemysłowe, wraz z rosnącym wykorzystaniem komputerów do przechowywania i przetwarzania informacji firmowych, szybko się rozwija”. Ta wiadomość wydaje się niejasna, ponieważ wstawione klauzule faktycznie mylą główną ideę zdania.
- „Szpiegostwo przemysłowe szybko się rozwija wraz z rosnącym wykorzystaniem komputerów do przechowywania i przetwarzania informacji korporacyjnych”. Ten przekaz wydaje się jaśniejszy, ponieważ główna idea jest przekazywana na początku zdania.
