Access to interfejs menedżera bazy danych, który umożliwia użytkownikom importowanie do systemu jednej lub kilku części bazy danych programu Excel, aby mogli znaleźć dopasowania między lub w obrębie swoich pól (pól). Ponieważ jeden plik programu Access może zawierać wiele arkuszy kalkulacyjnych programu Excel, ten program doskonale nadaje się również do zestawiania lub analizowania dużych ilości informacji zawartych w arkuszach programu Excel w programie Access. Wystarczy wykonać kilka kluczowych kroków.
Krok
Część 1 z 3: Przygotowanie do importowania programu Excel do programu Access
Krok 1. Otwórz oba programy na komputerze
Musisz kupić i pobrać plan Microsoft Office, który obejmuje programy Excel i Access. Możesz to zrobić tylko za pośrednictwem witryny Microsoft.
- Po zakończeniu pobierania programu kliknij „Start” w systemie Windows i wybierz „Wszystkie programy”.
- Kliknij „Microsoft Office” i wybierz „Dostęp” (lub „Excel”) z menu rozwijanego. Być może arkusz kalkulacyjny Excel został wysłany e-mailem lub pobrany z witryny. Plik otworzy program pakietu Office na twoim komputerze.
Krok 2. Wyczyść arkusz kalkulacyjny Excel przed zaimportowaniem go do programu Access
Aby ułatwić Ci pracę, zalecamy wykonanie kilku prostych kroków przed zaimportowaniem pliku Excel do programu Access. Kluczem jest to, że dane pomiędzy importowanymi arkuszami kalkulacyjnymi muszą być spójne.
- Dobrym pomysłem jest upewnienie się, że pierwszy wiersz arkusza kalkulacyjnego Excel zawiera nagłówki kolumn (lub nazwy komórek) oraz jest zrozumiały i łatwy do zrozumienia. Na przykład w przypadku kolumny zawierającej nazwiska osób zalecamy nadanie jej tytułu „Nazwisko”. Podaj jasne i dokładne nagłówki, aby ułatwić dopasowanie nagłówków kolumn jednego arkusza Excel do drugiego.
- Program Access umożliwia łączenie co najmniej dwóch pól między wieloma arkuszami. Załóżmy, że masz arkusz programu Excel zawierający informacje o liście płac. Ten arkusz kalkulacyjny zawiera imię i nazwisko, adres i wysokość wynagrodzenia tej osoby. Załóżmy, że chcesz dopasować arkusz w programie Access do drugiego arkusza programu Excel zawierającego informacje dotyczące kampanii wkładu finansowego. Ten drugi arkusz zawiera imię i nazwisko osoby, adres i darowiznę. Access pozwala dopasować jeden nagłówek kolumny do drugiego. Na przykład, możesz połączyć Tytuły imion, aby zobaczyć osoby o tym samym nazwisku pojawiające się w obu bazach danych.
- Zeskanuj arkusz programu Excel, aby upewnić się, że każdy typ danych jest obsługiwany w ten sam sposób, i wyczyść go przed zaimportowaniem do programu Access. Nazywa się to „relacją” w programie Access. Na przykład jeśli arkusz kalkulacyjny listy płac zawiera pierwsze, ostatnie i drugie imię i nazwisko w jednej kolumnie, ale drugi arkusz kalkulacyjny zawiera tylko imiona w osobnych kolumnach, program Access nie wyświetli dopasowań. Nagłówki kolumn/pól muszą być dokładnie takie same.
Krok 3. Podziel informacje w kolumnach w programie Excel
Aby obejść ten problem, informacje muszą zostać podzielone na kolumny w programie Excel, aby nie powodowały „braku dopasowania” w programie Access.
- Na przykład możesz podzielić imię, inicjał drugiego imienia i nazwisko tak, aby każda z nich miała własną kolumnę. Jeśli drugi arkusz ma taką samą strukturę, po połączeniu, powiedzmy, nazwisko z nazwiskiem w programie Access, wyniki dopasowania są wyświetlane dla tych samych nazw.
- Aby podzielić kolumnę w programie Excel, zaznacz kolumnę zawierającą informacje, które chcesz podzielić. Kliknij dane „dane” na pasku narzędzi w programie Excel. Kliknij „tekst do kolumn”. Zwykle wybierasz opcję "rozdzieloną". Kliknij dalej (dalej).
Krok 4. Kontynuuj używanie kreatora, aby podzielić zbieżne kolumny
Teraz jesteś gotowy do przeprowadzenia procesu dzielenia informacji, które są połączone w jednej kolumnie na kilka kolumn.
- Wybierz sposób „odgraniczania” danych w kolumnie. Oznacza to, że każda informacja w kolumnie jest czymś oddzielona. Zwykle separatorem jest spacja, przecinek lub średnik. Często te informacje są po prostu oddzielone spacjami. Na przykład w poniższym przykładzie powiedzmy, że nazwa „Budi A. Dodo” pojawia się w jednej kolumnie. Imię (Budi) i inicjały A. są oddzielone spacjami. Nazwisko Dodo i inicjały A. są również oddzielone spacjami. Wybierz więc spację w rozdzielanym kreatorze.
- Kliknij Dalej, a następnie zakończ (zakończono). Program podzieli Budi, A. i Dodo na trzy kolumny. Następnie możesz nadać tym nowym kolumnom nowe tytuły, aby wskazać rodzaj zawartych w nich informacji (nazwisko, imię itp.) Najlepiej najpierw utworzyć kilka pustych kolumn po prawej stronie podzielonych danych, aby dane zostały przekazane do nowej pustej kolumny (zamiast -zamiast nadpisywania kolumn, które już zawierają informacje).
Część 2 z 3: Importowanie programu Excel do programu Access
Krok 1. Otwórz program Access na swoim komputerze
Przejdź do menu programu komputerowego. przejdź do menu Start, wybierz Microsoft Office i kliknij Microsoft Access. Aby móc importować program Excel, musisz otworzyć nową pustą bazę danych programu Access.
- Wybierz „pustą bazę danych dla komputerów stacjonarnych”, aby utworzyć nową bazę danych w programie Access.
- Jeśli chcesz, nadaj mu nową nazwę. Kliknij „utwórz” (utwórz).
Krok 2. Zaimportuj arkusz kalkulacyjny Excel do programu Access
Następnym krokiem jest przeciągnięcie arkusza kalkulacyjnego Excel (jednego lub więcej) do bazy danych programu Access.
- Kliknij „Dane zewnętrzne” na pasku narzędzi raz w Menedżerze bazy danych programu Access. Wybierz "Excel". W niektórych wersjach programu Access tę funkcję można znaleźć, klikając „plik” na pasku narzędzi i „Pobierz dane zewnętrzne”.
- Gdy pojawi się „nazwa pliku”, kliknij „przeglądaj”, aby znaleźć arkusz Excela na swoim komputerze.
- Nie zaznaczaj pola „Zaimportuj dane źródłowe do nowej tabeli w bieżącej bazie danych”. To ustawienie jest domyślnie ustawione.
- Gdy znajdziesz arkusz kalkulacyjny, który chcesz zaimportować na swój komputer, kliknij go. Kliknij OK". Ten krok przeniesie Cię do kreatora importowania programu Excel do programu Access.
Część 3 z 3: Korzystanie z kreatora do zakończenia procesu importu
Krok 1. Wykonaj kroki kreatora wyświetlanego w programie Access
Aby zakończyć proces importowania arkusza kalkulacyjnego, wykonaj kroki kreatora.
- Wybierz arkusz w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel, który chcesz zaimportować. Czasami jednak ludzie tworzą wiele stron w jednym arkuszu kalkulacyjnym Excel, który można wyświetlić, klikając etykiety na dole arkusza kalkulacyjnego. Jeśli tak, musisz poinformować Kreatora dostępu o wybranym arkuszu. Kliknij Następny.
- Następna strona zawiera pole z pytaniem, czy pierwszy wiersz arkusza Excel ma nagłówki kolumn. Oznacza to, że wiersze w arkuszu kalkulacyjnym, które reprezentują dane w każdej kolumnie (np. nazwisko, adres, wynagrodzenie itp.), należy najpierw wyczyścić, aby upewnić się, że pierwszy wiersz jest nagłówkiem kolumny. Następnie zaznacz „tak, że pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn” (tak, pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn). To najprostszy sposób. Kliknij Następny.
- Jeśli pierwszy wiersz nie zawiera nagłówków kolumn, na następnej stronie zostanie wyświetlone pytanie, czy chcesz nazwać tak zwane „ pola” w programie Access (są to nagłówki kolumn). Jeśli nie wypełniłeś każdego z tych pól jasnymi i łatwymi do zapamiętania nazwami przed importem (zalecane), zrób to tutaj.
Krok 2. Zakończ proces importowania
W procesie importowania pozostało jeszcze kilka kroków. Następna strona kreatora zapyta, czy chcesz zidentyfikować klucz podstawowy.
- Ten krok nie jest obowiązkowy, ale można go wykonać. Klucz podstawowy oznacza, że program komputerowy przypisze unikalny numer do każdego wiersza informacji. Ten krok może być później pomocny podczas sortowania danych. Kliknij Następny.
- Ekran końcowy kreatora zawiera spację zawierającą początkową nazwę. Możesz zmienić nazwę zaimportowanego arkusza Excel (plik stanie się „tabelą” w programie Access po lewej stronie po zakończeniu importowania).
- Kliknij "importuj", a następnie kliknij "zamknij". Zobaczysz tabelę po lewej stronie ekranu. Arkusz jest teraz importowany do programu Access.
- Jeśli chcesz połączyć więcej niż jeden zestaw danych, powtórz ten proces z co najmniej jednym innym arkuszem kalkulacyjnym. Teraz możesz przystąpić do dopasowania danych w arkuszu w programie Access.
Ostrzeżenie
- Jeśli plik Excel pochodzi z wersji pakietu Office innej niż Access, proces importowania może być nieco trudny.
- Ponownie podkreślamy, że przed zaimportowaniem arkusza kalkulacyjnego należy wyczyścić arkusz kalkulacyjny. Jednym z powodów jest analiza istnienia problemów w danych.
- Zawsze zachowuj kopię oryginalnego arkusza kalkulacyjnego, aby nie trzeba było powtarzać tego procesu, jeśli się pomylisz.
- Do programu Access nie można zaimportować więcej niż 255 komórek/pól.
