Planując spotkanie, musisz jasno i zwięźle przekazać wszystkie istotne informacje. Musisz podać czas, miejsce i temat dyskusji. Może być również konieczne robienie notatek, jeśli potrzebne są jakieś przygotowania lub materiały na spotkanie. Bez względu na to, jakiego nośnika używasz, poczty e-mail lub aplikacji Outlook, upewnij się, że ważne informacje są przekazywane, aby wszyscy zaproszeni o tym wiedzieli i mogli przewidzieć, z czym mają do czynienia.
Krok
Metoda 1 z 3: Pisanie silnych tematów
Krok 1. Napisz krótki, odpowiedni temat z datą i tematem spotkania
Zapisanie tych rzeczy w polu tematu pozwala zaproszonym zrozumieć czas i temat spotkania bez konieczności otwierania wiadomości e-mail. Na przykład możesz napisać „Spotkanie 01/03: nowe wytyczne dotyczące raportowania”.
Ostrzeżenie:
Jeśli nie napiszesz tematu spotkania, ludzie mogą odpowiedzieć z pytaniem, czy spotkanie jest istotne dla ich działu lub czy powinni uczestniczyć. Więc koniecznie zapisz temat spotkania!
Krok 2. Poproś o potwierdzenie obecności w polu tematu
Jeśli musisz wiedzieć, kto przyjdzie, poproś o potwierdzenie w polu tematu. W ten sposób czytelnicy będą wiedzieć, że muszą odpowiedzieć tak szybko, jak to możliwe, nawet jeśli nie otworzyli wiadomości e-mail. Możesz napisać: „Piątkowe spotkanie HR 10/06, proszę potwierdzić wkrótce”.
Możesz również napisać „Proszę o odpowiedź: spotkanie HR 10/06”
Krok 3. Jeśli spotkanie jest pilne, wpisz je w polu tematu
Jeśli temat spotkania jest pilny lub wymaga szybkiej decyzji, tak że spotkanie musi odbyć się natychmiast, umieść w polu tematu znak awaryjny. Na przykład możesz napisać „Spotkanie nadzwyczajne w poniedziałek 31.02: cyberbezpieczeństwo”.
Bardzo ważne jest wyjaśnienie tematu spotkania, aby Czytelnik mógł odgadnąć, o czym będzie mowa
Krok 4. Zapisz, czy spotkanie jest obowiązkowe, czy tylko sugestia
Jeśli pracujesz dla dużej firmy, obecność pewnych osób nie zawsze jest konieczna. Wpisz odpowiednie działy w polu tematu lub daj im znać, czy muszą uczestniczyć. Na przykład możesz napisać „Obowiązkowe spotkanie marketingowe 6/10”.
Jeśli czytelnik nie jest zobowiązany do udziału, możesz napisać „Wskazane jest uczestnictwo w spotkaniu 10/6 na temat skutecznych taktyk marketingowych”
Krok 5. Użyj pełnych słów w polu tematu, aby uniknąć nieporozumień
Skróty mogą wydawać się skuteczne, ale w rzeczywistości są mniej konkretne niż całe słowa i mogą wprowadzać w błąd. Na przykład „KK” może oznaczać „Kartę rodzinną” lub „Kartę kredytową” w zależności od tego, kto rozumie lub nie rozumie Twojego języka osobistego.
Możesz jednak użyć popularnych skrótów, takich jak „RSVP”, „HR” i „KTP”
Metoda 2 z 3: Pisanie treści e-mail
Krok 1. Napisz przyjazne, krótkie wprowadzenie i krótkie notatki
Przedstawienie się jest konieczne, jeśli pracujesz w dużej firmie lub nie znasz wszystkich. W tym krótkim wprowadzeniu powinieneś poinformować, czy istnieją dokumenty lub materiały, które należy wypełnić/przynieść na spotkanie.
Stwórz przyjazne lub związane z pracą wprowadzenie. Na przykład „Cześć, Tim! Nie mogę się doczekać, aż nowy program zostanie uruchomiony w przyszłym tygodniu!”
Wskazówka:
Przypomnij czytelnikom, jeśli muszą wykonać określone zadanie lub przynieść coś na spotkanie. Na przykład „Nie zapomnij zabrać ze sobą 4 papierowych kopii listy kontaktów dostawcy”.
Krok 2. Wpisz datę i godzinę w osobnym wierszu, aby się wyróżniały
To ważna informacja dla zaproszonych. Postaraj się więc, żeby było jasne i wyróżnij się spośród innych zdań wokół niego. Wstaw dwie linie powyżej i poniżej lub pogrubioną czcionką.
- Przykład: „6 października 2020, 10.30 - 11.45 WIB”
- Jeśli spotkanie odbywa się online, podaj informacje o strefie czasowej, aby osoby w różnych strefach czasowych nie pozostały w tyle z powodu nieporozumień. Na przykład możesz napisać: „6 października 2020, 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)”
Krok 3. Wpisz lokalizację po dacie i godzinie
Upewnij się, że lokalizacja jest również wyraźnie napisana, np. data i godzina, zwłaszcza jeśli spotkanie odbywa się w nowej lokalizacji, trudnej do znalezienia lub jeśli wiesz, że niektórzy z zaproszonych nie znają tej lokalizacji. W przypadku spotkań wirtualnych (za pośrednictwem forów na żywo lub czatu wideo) podaj bezpośredni link dla zaproszonych osób, aby łatwo uzyskać dostęp do forum lub łącza wideo.
Udzielając wskazówek, bądź tak szczegółowy, jak to tylko możliwe. Przykład: „Proszę przyjść do sali konferencyjnej 592 w budynku Sasana Widya Sarwono (Jalan Gatot Subroto nr 10). Pokój 592 znajduje się na 2 piętrze budynku. Musisz więc wziąć windę z parteru, zatrzymać się na 12. piętrze i skorzystać z windy po południowej stronie budynku (po lewej), aby dostać się na 59. piętro.”
Krok 4. Podziel się celem spotkania
Powiadom osobę zaproszoną o celu spotkania. Omówienie krótkiego planu pomoże zaproszonym osobom zrozumieć, jakie zadania muszą wcześniej wykonać. Możesz nazwać temat (np. „Aktualizacja cyberbezpieczeństwa”) lub zaplanować:
- 10.30 - 10.45 Podaj najnowsze informacje o stanie projektu
- 10.45 - 11.10 Porównaj i wybierz przyzwoite oferty
- 11.10 - 11.30 Burza mózgów i cele startowe
Krok 5. Dokładnie sprawdź wiadomość e-mail pod kątem błędów gramatycznych lub informacyjnych
Najważniejszą rzeczą do sprawdzenia jest data, godzina i miejsce spotkania. Upewnij się, że te trzy rzeczy są poprawne! Możesz również ponownie przeczytać wstęp, agendę lub inne dodane notatki, aby upewnić się, że podałeś wszystkie wymagane informacje.
Przeczytaj na głos, aby upewnić się, że Twoje pismo jest jasne i zwięzłe przed wysłaniem wiadomości e-mail
Metoda 3 z 3: Korzystanie z programu Outlook lub zintegrowanej aplikacji kalendarza
Krok 1. Kliknij „Nowe spotkanie” w menu głównym w Outlooku
Jeśli Twoja firma korzysta z komunikacyjnej bazy danych ze zintegrowanym kalendarzem, takiej jak Outlook, wykorzystaj ją do planowania spotkań. To medium jest zazwyczaj kanałem komunikacji wybieranym przez osoby, z którymi pracujesz.
Jeśli Twoja firma nie korzysta z Outlooka lub podobnej usługi, użyj adresu e-mail podanego przez agencję, aby wysłać zaproszenia
Krok 2. Wybierz godzinę i datę z okna „Asystent planowania”
Po utworzeniu nowego spotkania pojawi się okno kalendarza. Kliknij „Asystent planowania” i zaznacz dostępną godzinę i datę spotkania.
Upewnij się, że wybrałeś odpowiedni czas na uczestnictwo zaproszonych. W zależności od aplikacji firmy może być konieczna zmiana ustawień wyświetlania, tak aby harmonogram wszystkich (i Twój) był wyświetlany na ekranie
Krok 3. Dodaj zaproszonych, wpisując ich nazwiska lub korzystając z książki adresowej
Kliknij pole tekstowe, aby ręcznie wprowadzić nazwisko, lub przewiń książkę adresową i wybierz z listy nazwisko osoby zapraszanej. Użyj funkcji „Asystent planowania”, aby sprawdzić dostępność czasu zaproszenia.
Jeśli zaproszeni nie mają wolnego czasu, ich nazwiska zostaną podświetlone. Asystent harmonogramu poda nawet zalecane godziny, które będą pasować do Twojego harmonogramu i innych zaproszonych osób
Krok 4. Ustaw czas rozpoczęcia i zakończenia spotkania
Upewnij się, że data jest zgodna z wcześniej ustaloną. Kliknij przycisk kalendarza, jeśli chcesz go zmienić. Użyj strzałki w dół po prawej stronie listy godzin, aby wybrać odpowiedni czas spotkania.
Zapisywanie czasu zakończenia spotkania to sposób na uszanowanie czasu drugiej osoby, aby mogła przewidzieć, co się wydarzy i zaplanować wycieczki lub pracę na dany dzień
Krok 5. Kliknij „Spotkanie” w sekcji „Spotkanie” u góry ekranu
Powrócisz do ekranu harmonogramu i zobaczysz, że Twoje spotkanie zostało zaplanowane. Następnie możesz dodać temat, lokalizację i notatki.
Jeśli nie widzisz wpisu spotkania na ekranie harmonogramu, wróć do poprzednich kroków i powtarzaj, aż pojawi się harmonogram spotkania
Krok 6. Zapisz temat, lokalizację i konkretne uwagi
Przedstaw temat spotkania w kilku krótkich słowach (przykład: „Test nowego produktu”). Powiedz konkretną lokalizację. Zapisz instrukcje dotyczące lokalizacji, jeśli miejsce nie jest powszechnie używane do spotkań lub jest trudno dostępne. Podaj dodatkowe notatki (takie jak przygotowania, które muszą zrobić), które są istotne dla spotkania.
- Podaj adres lokalizacji, nawet jeśli osoba zaproszona już ją zna.
- Po zakończeniu kliknij „wyślij”.
Wskazówka:
Nie używaj zbyt szerokiego tematu, takiego jak „burza mózgów”, ponieważ tego rodzaju słowa nie dają jasnych informacji o celu spotkania. Możesz to zastąpić słowem „myśl o dostawcy nowego produktu”.
Porady
- Podczas ponownego czytania e-maila lub zaproszenia upewnij się, że jest on krótki i uporządkowany.
- Użyj przyjaznego i profesjonalnego tonu.
- Dokładnie sprawdź listę odbiorców, aby upewnić się, że wszystkie cele zostały zaproszone.
- Wpisz adres e-mail w polu „UDW”, jeśli chcesz ukryć cały adres e-mail przed odbiorcami.
Ostrzeżenie
- Nie pisz zaproszeń ani e-maili bez daty, godziny i lokalizacji. Zaproszeni będą zdezorientowani, a otrzymasz dziesiątki odpowiedzi z pytaniami o te rzeczy.
- Nie pisz wielkimi literami, ponieważ zostanie to zinterpretowane jako krzyk, a to jest bardzo nieprofesjonalne.
