Roboczogodziny są ważnym elementem tworzenia intratnej oferty projektowej i określania kosztu wykonanej pracy. Ponieważ pracownicy stanowią dużą część pracy kontraktowej, dokładne oszacowanie i raportowanie godzin pracy ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojej firmy.
Krok
Część 1 z 2: Szacowanie godzin pracy dla licytacji projektu
Krok 1. Podziel projekt na komponenty
Pierwszą częścią obliczania przepracowanych godzin na pracę jest podzielenie projektu na mniejsze elementy. Następnie oszacuj, ile godzin zajmie ukończenie każdego komponentu. Elementy te powinny być wyznaczone zgodnie z rodzajem zaangażowanej siły roboczej. Jeśli budujesz kompleks mieszkaniowy, będziesz potrzebować pracy przy wykopach, budownictwie, elektryczności, hydraulice i tak dalej. Upewnij się, że oszacowałeś każdy komponent, który jest częścią projektu.
Krok 2. Określ rodzaj potrzebnej siły roboczej
Rodzaj siły roboczej w dużym stopniu zależy od zadań, które należy wykonać. Nie potrzebujesz brygadzisty do każdej pracy. Proste zadania mogą wykonywać asystenci lub stażyści. Ten proces określania jest trudniejszy w przypadku prac obejmujących różne rodzaje siły roboczej, od prostych do złożonych.
Krok 3. Oszacuj czas potrzebny do ukończenia każdego komponentu
Po określeniu komponentów i rodzaju pracy dla każdego komponentu oszacuj całkowitą liczbę roboczogodzin wymaganych do ukończenia każdego etapu od początku do końca. Nie uwzględniaj przerw. Liczba przepracowanych godzin powinna odzwierciedlać czas poświęcony na ukończenie etapu.
- Jeśli dobrze znasz rodzaj pracy na każdym etapie, spróbuj wykorzystać wcześniejsze projekty jako odniesienie do szacowania czasu pracy. Na przykład, jeśli wiesz, że jeden pracownik potrzebuje dziesięciu godzin, aby zainstalować cztery nowe okna lub 2,5 godziny na okno, bieżący projekt może nie różnić się zbytnio.
- Jeśli etap w Twoim projekcie obejmuje inny rodzaj siły roboczej, nie po zapoznaniu się, zrób rozeznanie, aby przygotować szacunkowe godziny pracy. w zależności od projektu możesz znaleźć cenne informacje w Internecie lub u innych wykonawców. Możesz również skorzystać z usług konsultanta, który zna rodzaj potrzebnej Ci siły roboczej. Konsultant może pomóc w oszacowaniu godzin pracy wymaganych do ukończenia danego etapu.
- Przy dokonywaniu szacunków należy również wziąć pod uwagę takie czynniki, jak stopień trudności pracy. Jeśli okno w Twoim przyszłym projekcie znajduje się na 7. piętrze, a okno, nad którym pracowałeś w poprzednim projekcie, znajduje się na pierwszym piętrze, zwiększ liczbę godzin na okno, aby uwzględnić tę różnicę.
- Uwzględnij szacunkowe czasy poświęcone na zadania administracyjne wymagane umową.
Krok 4. Uwzględnij godziny pracy przełożonego
Możesz również uwzględnić godziny projektowe dla brygadzisty lub kierownika, który będzie kierował zespołem pracowników i zarządzał szczegółowym raportowaniem i zgodnością z harmonogramem projektu. Niektóre projekty mogą zatrudniać więcej niż jednego kierownika lub brygadzistę i zarządzać różnymi elementami projektu. Inne projekty mogą wykorzystywać kilka różnych poziomów nadzoru. Możesz mieć brygadzistę do zarządzania pracownikami w różnych komponentach projektu i głównego przełożonego, który zarządza wszystkimi brygadzistami.
Krok 5. Wykorzystaj swoje szacunki, aby przygotować harmonogram projektu
Twój klient określi czas realizacji projektu. Być może klient poprosi Cię o określenie, ile czasu zajmie Ci wykonanie projektu. Możesz użyć obliczonych etapów i godzin do opracowania harmonogramu projektu. Określ komponenty, które mogą być realizowane jednocześnie, oraz komponenty, które muszą być ukończone etapami (wyjście jednego procesu staje się wejściem następnego procesu). Jeśli wiesz, kiedy każdy etap musi zostać ukończony, możesz podzielić liczbę godzin potrzebnych na ukończenie etapu przez 8-godzinny dzień pracy w okresie projektu. Możesz być w stanie wydłużyć lub skrócić harmonogram projektu poprzez dodanie lub zmniejszenie siły roboczej. Im więcej masz robotników, tym szybciej możesz ukończyć etap.
- Niektóre projekty wymagają więcej niż 8 godzin dziennie lub 40 godzin tygodniowo, aby ukończyć etapy zgodnie z harmonogramem. Potrzebują nadgodzin, które muszą być motywowane.
- Na przykład, jeśli masz miesiąc na zbudowanie fundamentu nowego domu i wiesz, że budowa fundamentu wymaga 1000 godzin na pracę, podziel 1000 przez 8-godzinny dzień pracy w miesiącu, aby określić ilość pracy wymaganej do ukończenia na tym etapie w dokładnym czasie (1000 godzin pracy nad projektem / 20 dni roboczych w miesiącu = 50 godzin dziennie; 50 godzin dziennie / 8 godzin na robociznę = 6,25 robocizny).
- Bądź realistą, jeśli chodzi o liczbę pracowników zatrudnionych w określonym czasie. Potrzeba 7 elektryków do wykonania instalacji obwodów w ciągu tygodnia byłoby nierealne, w zależności od dostępności elektryków w Twojej okolicy. Może być konieczne wydłużenie osi czasu, aby dostosować się do dostępności siły roboczej dla Twojego projektu.
- Jeśli planujesz ukończyć kilka etapów jednocześnie, będziesz musiał podzielić siłę roboczą, aby ukończyć każdy etap.
Krok 6. Przygotuj i prześlij swoją ofertę
Dodaj godziny przepracowane dla każdej potrzebnej siły roboczej, aby uzyskać całkowitą liczbę przepracowanych godzin dla każdego rodzaju siły roboczej. Jeśli potrzebujesz tylko jednego rodzaju siły roboczej, połącz wszystkie godziny projektu w jedną liczbę. Jeśli potrzebujesz różnych rodzajów siły roboczej, Twoja oferta powinna określać liczbę przepracowanych godzin dla każdego rodzaju siły roboczej. Zalecamy uwzględnienie wszystkich kosztów pracy, w tym podatków i świadczeń. Niektóre umowy mogą określać minimalną stawkę płacy dla każdego rodzaju siły roboczej. Uwzględnij również wszelkie narzuty (część zysku), którą chcesz naliczyć.
Załóżmy na przykład, że zostałeś wybrany do zainstalowania nowej kuchni w średniej wielkości domu. Będziesz musiał podzielić projekt na kilka etapów, składających się z prac hydraulicznych, elektrycznych i ogólnobudowlanych. Twoja oferta powinna odzwierciedlać całkowitą liczbę godzin przepracowanych dla elektryków, hydraulików i prac ogólnobudowlanych, a także stawki wynagrodzenia dla każdego rodzaju siły roboczej
Krok 7. Dostosuj szacowane godziny pracy w miarę postępu projektu
Ponieważ szacunki czasu są tylko szacunkami, należy je aktualizować w miarę postępu projektu. Być może będziesz musiał rozliczać klienta na podstawie faktycznie przepracowanych godzin zespołu, więc powinieneś okresowo dostarczać aktualne szacunki przepracowanych godzin. Zapobiega to zaskoczeniu klienta nadmiernym wykorzystaniem godzin pracy.
- Uwzględnij „współczynnik fudge”, który oznacza wzrost przybliżonego czasu z powodu nieznanego. Wielkość czynnika marnotrawstwa zależy od złożoności pracy, dostępności pracy, zależności od czynników zewnętrznych i relacji jednego procesu do drugiego.
- Większość wykonawców wyjaśnia, że ich oferty mają charakter szacunkowy. Faktycznie przepracowane godziny będą się różnić, a klienci będą płacić zgodnie z faktycznie przepracowanymi godzinami w miarę postępu projektu. Możliwe jednak, że klient będzie chciał zapłacić ryczałt na podstawie szacunków, a nie płacić za faktycznie przepracowane godziny. Zwróć szczególną uwagę na wszystkie języki umowy, które wskazują na tę umowę, ponieważ w takiej umowie wykonawca musi dokładnie oszacować koszty.
- Jeśli klient ma płacić na podstawie faktycznie przepracowanych godzin, nie zapominaj, że Twoja oferta odzwierciedla szacunki i nie powinieneś naliczać znacznie wyższych przepracowanych godzin, chyba że istnieje przekonujący i możliwy do udowodnienia powód. Jeśli napotkasz problem i okaże się, że przekroczyłeś szacowany czas pracy, poinformuj klienta, aby uniknąć nieporozumień
- Zawrzyj pisemną umowę określającą pracę, która najprawdopodobniej się pojawi i która wykracza poza zakres pracy. Uwzględnij procesy identyfikacji i zatwierdzania tych zmian, takie jak pozwolenia i wymagana dokumentacja.
Część 2 z 2: Zgłaszanie godzin pracy dla prac kontraktowych
Krok 1. Zbierz informacje o swojej sile roboczej
Upewnij się, że akta pracowników wszystkich pracowników w Twoim projekcie są dokładne i utrzymuj je. Obejmuje to rejestry płac i wszystkie dokumenty prawne. Jeśli korzystasz z inżynierów, techników elektryków, hydraulików lub innych licencjonowanych pracowników, musisz zachować dowód ich aktywnych plików certyfikacji. W przypadku większości prac inżynieryjnych i budowlanych wymagane jest sprawdzenie, czy praca jest zlecana przez państwo. Masz obowiązek upewnić się, że wszyscy, którzy dla Ciebie pracują, mają odpowiednie certyfikaty, w tym podwykonawcy.
- Za pracę nad projektem możesz płacić wynagrodzenie niebędące pracownikiem. Ci podwykonawcy pracują dla Ciebie, wykonawcy, a Ty naliczasz klientowi jego pensje. Nawet jeśli podwykonawca nie jest Twoim pracownikiem, jego informacje certyfikacyjne muszą być gromadzone i przechowywane w aktach. Jako wykonawca Twoim obowiązkiem jest upewnienie się, że wszystkie osoby pracujące przy projekcie mają odpowiednie kwalifikacje, chyba że określono to w umowie.
- Kontrakty rządowe zwykle wymagają dodatkowych informacji o pracownikach i podwykonawcach, aby zapewnić zgodność z ustawą. Obejmuje to zgłaszanie pochodzenia etnicznego i stawek wynagrodzeń w celu zapewnienia, że nie ma praktyk dyskryminacyjnych. Jeśli masz kontrakt rządowy, uważnie przeczytaj i postępuj zgodnie ze wszystkimi instrukcjami dotyczącymi rekrutacji i raportowania, aby zapobiec problemom płacowym.
Krok 2. Monitoruj czas pracy
Aby móc generować dokładne raporty dla klientów, potrzebujesz metody monitorowania czasu pracy pracowników pracujących nad projektem. Możesz użyć zegara czasu lub karty czasu, ale te zapisy muszą zostać zweryfikowane, aby zapewnić dokładność. W zależności od zawartej umowy możesz być zobowiązany do przeprowadzania okresowych audytów i wykazania zasadności zgłoszonej liczby przepracowanych godzin
- Jednym ze sposobów zapewnienia dokładności raportowania czasu pracy jest wyznaczenie przełożonego na każdego pracownika lub grupę pracowników. Pod koniec każdego tygodnia, w którym pracownik składa kartę pracy, przełożony może przejrzeć i podpisać kartę, aby udowodnić jej poprawność. Uniemożliwia to pracownikom dodawanie fikcyjnych przepracowanych godzin.
- Możesz również spróbować wykorzystać system elektronicznej karty czasu pracy do monitorowania czasu pracy pracowników. Upewnij się, że system jest dobrze kontrolowany, aby zapobiec niewłaściwemu użyciu. Jeśli raport o przepracowanych godzinach jest wątpliwy, musisz być w stanie to udowodnić.
- Klienci rządowi są prawnie zobowiązani do zebrania wszystkich informacji przed zapłaceniem wykonawcom, ponieważ wynagrodzenia są płacone z podatków. Poziom nadzoru przy raportowaniu terminów projektów rządowych będzie bardzo wysoki. Postępuj zgodnie ze wszystkimi instrukcjami dotyczącymi raportowania dokładnie i szczegółowo zgodnie z ustaleniami.
Krok 3. Regularnie wysyłaj klientom raporty płacowe
Twoja umowa powinna określać, jak często musisz zgłaszać klientowi liczbę przepracowanych godzin, aby otrzymać wynagrodzenie. Przesyłając ten raport, przeniesiesz informacje z odcinków wypłat i dokumentów rejestracyjnych do raportu specyficznego dla klienta, który porównuje liczbę zafakturowanych godzin z szacowanymi godzinami przepracowanymi w czasie licytacji. Jeśli istnieje duża rozbieżność między szacowaną a rzeczywistą liczbą przepracowanych godzin, musisz być w stanie przedstawić klientowi mocne wyjaśnienie.
Krok 4. Użyj notatek, aby przygotować szacunki dla następnego projektu
Pod koniec projektu informacje z monitorowania godzin pracy będą nieocenione, ponieważ dostarczają szczegółowych informacji na temat czasu wykonywania określonych zadań. Możesz wykorzystać te dane do oszacowania, takich jak liczba przepracowanych godzin na liczbę zainstalowanych płytek lub czas oczekiwania po wyrównaniu mokrego cementu. Informacje te poprawią Twoją przyszłą ofertę i zapewnią rentowność Twojej firmy.
