Zaświadczenie o zatrudnieniu (lub pismo weryfikujące zatrudnienie) to formalna korespondencja zazwyczaj pisana przez pracodawcę do wnioskodawcy, w celu potwierdzenia historii pracy pracownika. Świadectwo pracy jest zwykle wymagane do ubiegania się o pożyczkę, wynajęcia nieruchomości, ubiegania się o nową pracę lub z innych powodów do weryfikacji historii pracy. Pisząc świadectwo pracy, wyjaśnij, kim jesteś, rzetelnie podsumowuj obowiązki pracownika i zweryfikuj pracę. Certyfikat musi zawierać profesjonalny papier firmowy oraz zawierać dane kontaktowe i podpis. Przeczytaj poniższe instrukcje, aby dowiedzieć się, jak sporządzić kompletne i dokładne świadectwo pracy.
Krok
Część 1 z 2: Przygotowanie do napisania świadectwa pracy
Krok 1. Zastanów się, dlaczego piszesz świadectwo pracy
Treść i ton języka listu zależą od odbiorcy. W przypadku instytucji finansowych używaj profesjonalnego tonu języka i dołącz informacje finansowe (np. pensje, prowizje, podwyżki i premie). Z drugiej strony, jeśli piszesz świadectwo pracy dla pracownika, który stara się o nową pracę, ton języka może być bardziej nieformalny i możesz nie zawierać informacji finansowych.
Rozumiejąc jego cel i zakres, możesz napisać list dopasowany do potrzeb odbiorcy
Krok 2. Zastanów się, kto powinien to napisać
Zwykle świadectwo pracy wystawia przełożony. W takiej sytuacji pracownik poprosi Cię jako pracodawcę o napisanie umowy o pracę w określonych celach. Z drugiej strony pracownicy mogą napisać dla siebie świadectwo pracy. W takiej sytuacji Ty jako pracownik napiszesz to sam, a następnie poprosisz szefa o podpisanie lub zmianę w razie potrzeby. W miarę możliwości pracodawca powinien pisać w imieniu pracownika, a nie odwrotnie.
- Jeśli jesteś szefem, który pisze listy do pracowników, możesz uporządkować je według własnych specyfikacji i kontrolować zawarte w nich wiadomości. Ponadto, jako pracodawca, list, który piszesz, uważany jest za autentyczny i uczciwy. Jednak główną przeszkodą jest czas potrzebny. Jako szef masz oczywiście napięty harmonogram, a przygotowanie tego listu zajmie trochę czasu. Z tego powodu świadectwa pracy są zwykle krótkie i zwięzłe, więc nie tracisz zbyt wiele czasu, zwłaszcza jeśli już to zrobiłeś.
- Jeśli jesteś pracownikiem, który pisze sam, możesz określić, jakie informacje przekazać odbiorcom i nie musisz znajdować czasu na dzielenie się pomysłami z szefem. Poza tym szef nie jest też obciążony czasem, jaki trzeba zapewnić, aby go napisać (jeśli sam to napiszesz, szef może być zadowolony, bo nie musi tego robić sam). Jednak szef musi zawsze podpisać i istnieje możliwość, że po zapoznaniu się z treścią Twojego listu nie będzie chciał tego zrobić. Jeśli tak jest, powinieneś albo przepisać go od nowa, albo przekonać go, żeby sam napisał dla ciebie.
Krok 3. Zbierz niezbędne informacje
Gdy już znasz adresata i osobę, która będzie pisać list, musisz zebrać wymagane informacje w liście.
- Jeśli jesteś szefem, porozmawiaj z pracownikiem, aby zobaczyć, co chce zawrzeć. Przedyskutuj, kim jest odbiorca, jaki jest cel listu, jakie specyfikacje należy uwzględnić i kiedy należy go wysłać.
- Jeśli jesteś pracownikiem i sam piszesz list, wszystkie potrzebne informacje są już na miejscu, ale powinieneś najpierw porozmawiać z szefem i zapytać, jakiego listu oczekuje. Gwarantuje to, że napiszesz list zgodny ze specyfikacją pracodawcy i otrzymasz jego podpis.
Część 2 z 2: Pisanie zaświadczenia o zatrudnieniu
Krok 1. Użyj papieru firmowego
Napisz świadectwo pracy na oficjalnym papierze firmowym firmy. Jeśli jesteś szefem, ten artykuł jest darmowy. Jeśli jesteś pracownikiem, najpierw zapytaj, czy możesz z nich korzystać. Oficjalny papier firmowy firmy poświadczy Twój list i sprawi, że odbiorca uwierzy w jego treść.
Jeśli nie masz oficjalnego papieru firmowego, możesz użyć komputera do tworzenia nagłówków listów. Nagłówek powinien zawierać nazwę firmy, adres, numer telefonu i adres e-mail. Podaj także informacje o autorze listu (i tytule) oraz dacie napisania listu
Krok 2. Zaadresuj list do odbiorcy jak najdokładniej
Jeśli znasz nazwisko odbiorcy, zaadresuj je bezpośrednio do zainteresowanej osoby. Jeśli nie wiesz, kto go przeczyta, zaadresuj go do organizacji, podając w temacie wiadomości opisującą treść listu.
- Na przykład, jeśli znasz adres i imię odbiorcy, wpisz je tuż pod nagłówkiem. Po nim kieruj się odpowiednim powitaniem, na przykład „Drogi [Panie Sudirman]”.
- Jeśli nie wiesz, do kogo jest adresowany list, wyślij go do odpowiedniego działu z tematem opisującym treść listu. Na przykład, w przypadku listu do instytucji finansowej w celu uzyskania pożyczki, możesz wysłać list do lokalnego oddziału z tytułem „Opis pracownika do wniosku o pożyczkę”. Następnie pozdrowienie, takie jak „Do kogo dotyczy”.
Krok 3. Opisz kim jesteś
W pierwszym akapicie wyjaśnij, kim jesteś i jaki jest cel napisania listu. Podaj swoje stanowisko, staż pracy i jak długo znasz pracownika, który poprosił o zaświadczenie. Jeśli jesteś pracownikiem, który sam pisze, pisz dalej tak, jakby list pochodził od Twojego szefa, bo to on go podpisze.
Na przykład: „Nazywam się Budi Jatmiko i jestem Zastępcą Dyrektora ds. Marketingu i Sprzedaży w PT. ABC. Pracuję w PT. ABC od 12 lat i znam tego pracownika od siedmiu lat. był bezpośrednim przełożonym pracownika."
Krok 4. Przeprowadź weryfikację
Kolejny akapit treści podsumowuje pracę pracownika, w tym datę rozpoczęcia zatrudnienia, tytuł, czy praca jest tymczasowa czy stała oraz czy pracownik nadal tam pracuje. Ten paragraf zawiera informacje finansowe pracowników, jeśli są potrzebne.
- Na przykład „Ten list jest potwierdzeniem, że pracownik rzeczywiście tu pracuje. Pracuje w PT. ABC od siedmiu lat, od 7 września 2003 roku. PT ABC. Do 7 stycznia 2011 r. nadal pracuje na tym stanowisku w PT ABC."
- Inny przykład: „Niniejsze pismo potwierdza, że pracownik pracował w PT ABC przez siedem lat. Dana osoba pracowała w PT. ABC od 7 września 2003 r. do 7 stycznia 2011 r. Pełnił funkcję zastępcy dyrektora sprzedaży w PT. ABC Pracował jako stały pracownik przez siedem lat w PT ABC z pensją 35 milionów IDR miesięcznie."
Krok 5. Podsumuj obowiązki pracownika
Ten paragraf opisuje obowiązki pracownika, które są bardzo potrzebne w świadectwie pracy dla pracowników ubiegających się o inne stanowiska. Choć świadectwo pracy nie jest listem polecającym, nie ma nic złego w zamieszczeniu pozytywnej oceny pracownika. Te dodatkowe informacje poprawią Twoją reputację jako pracodawcy i pomogą pracownikom w znalezieniu nowej pracy, nieruchomości lub kredytów.
Na przykład: „Obowiązki pracownika PT. ABC są następujące: Odpowiedzialny za sprzedaż grzejników w rejonie Bogor i jego okolicach. Zajmuje stanowisko kierownicze i jest odpowiedzialny za motywowanie zespołu składającego się z siedmiu do dziewięciu osób. zadowolenie klientów, rozwiązuj skargi klientów i co trzy miesiące raportuj postępy sprzedaży do centrali."
Krok 6. Unikaj poufnych lub nielegalnych informacji o pracownikach
Istnieją przepisy dotyczące tego, co może zawierać referencje i inne oświadczenia skierowane do potencjalnych pracodawców. Istnieje zastrzeżenie, że możesz zamieszczać informacje o pracownikach tylko z odpowiednim zezwoleniem. Istnieje również zasada, że możesz ujawnić wszelkie informacje dotyczące danego pracownika, o ile są one uczciwe i w dobrej wierze. Przed ujawnieniem poufnych informacji upewnij się, że sprawdziłeś, co jest dopuszczalne i właściwe do uwzględnienia, zgodnie z stosownością społeczną i obowiązującym prawem.
Krok 7. Podaj swoje dane kontaktowe
Ostatni akapit powinien zawierać Twoje dane kontaktowe (pracodawcy). Ta informacja jest wymagana, jeśli odbiorca ma jakiekolwiek pytania. Upewnij się, że poinformujesz, że odbiorca może się z Tobą skontaktować.
Na przykład „Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz więcej informacji, skontaktuj się ze mną pod adresem (021) 21215555 lub pod adresem [email protected]”
Krok 8. Podpisz i prześlij
Po napisaniu listu zakończ go pozdrowieniem końcowym, podpisz go i przekaż pracownikowi, który go poprosił, lub wyślij go samemu odbiorcy.
- Zamknij list z pozdrowieniem „Z poważaniem”.
- Złóż swój podpis wraz z pełnym imieniem i nazwiskiem oraz zajmowanym stanowiskiem.
- Dodaj pieczęć urzędową lub weryfikacyjną, która jest zwykle używana przez firmy w przypadku tego rodzaju listu.
Porady
- Niektóre procesy ubiegania się o wizę wymagają spisania stanowiska, które pracownik będzie zajmował, jeśli wiza zostanie przyznana. Być może będziesz musiał wyjaśnić znaczenie pracy pracownika ubiegającego się o wizę.
- Niektórzy pracodawcy proszą pracownika o sporządzenie pisma, które następnie podpisuje. Jeśli poprosisz pracowników o napisanie własnego, przeczytaj je dokładnie przed podpisaniem.
- Niektóre firmy mają przypisaną konkretną osobę do weryfikacji stanowiska, są też firmy, które mają określony szablon. W razie wątpliwości skontaktuj się z działem zasobów ludzkich.
Ostrzeżenie
- Wprowadź informacje finansowe tylko wtedy, gdy pracownik o to poprosi. Jeśli jesteś pracownikiem i sam piszesz list, możesz wprowadzić tyle informacji, ile potrzebujesz.
- Nie wprowadzaj danych osobowych pracowników, chyba że na to pozwalają.
- Jeśli pracownik, który złożył wniosek o wydanie świadectwa pracy, już z Tobą nie pracuje, nie podawaj powodów odejścia, nawet jeśli nie ma przypadku ani problemu.
