Wszystkie firmy, duże czy małe, muszą monitorować wszystkie swoje transakcje. Istnieje wiele prostych systemów oprogramowania finansowego na sprzedaż, ale nadal musisz mieć jasne zrozumienie, jak działają transakcje księgowe. Wszystkie transakcje biznesowe, takie jak otrzymywanie dochodu lub płacenie rachunków, będą wprowadzane do dziennika księgowego podobnego do księgi rachunkowej. Tutaj musisz zbierać różne kategorie zwane kontami i odnotowywać debet lub kredyt (zgodnie ze wzrostem lub spadkiem). Przykłady zostaną podane później. Twórcy oprogramowania księgowego również stosują tę formułę podczas tworzenia swoich programów, ale proces ten został ułatwiony dla zwykłych użytkowników.
Krok
Część 1 z 3: Wprowadzanie transakcji
Krok 1. Zbierz wszystkie dokumenty dotyczące transakcji biznesowych
Dokumenty te zazwyczaj obejmują pokwitowania od dostawców, rachunki za media (takie jak woda i elektryczność), noty kredytowe wystawione klientom, zeznania podatkowe, wystawione czeki i informacje o liście płac. Sprawdź, czy każda otrzymana faktura i płatność są dokładne i zweryfikowane przed zapisaniem dziennika księgowego. Upewnij się, że wszystko zostało potwierdzone przez przełożonego lub właściciela firmy przed wprowadzeniem transakcji do systemu.
Krok 2. Skonfiguruj różne konta lub kategorie dla każdego rodzaju transakcji
Konta, które są rejestrowane, na przykład gotówka, zapasy, wydatki i tak dalej. Pomyśl o tych kontach jak o oddzielnych stronach w notatniku lub o pozycjach wyszczególnionych w osobistym budżecie. Skonfiguruj następujące typy kont:
- Konto sprzedaży lub przychodów rejestruje całą sprzedaż do klientów.
- Konto wydatków rejestruje wszystkie pieniądze, które firma wydaje, na przykład na prowadzenie obiektu biznesowego, wytwarzanie produktów i sprzedaż produktów.
- Ponadto przedsiębiorstwa są również zobowiązane do ewidencjonowania swoich aktywów, takich jak środki pieniężne, należności (nieopłacona sprzedaż) oraz rzeczowe aktywa trwałe, takie jak budynki i wyposażenie.
- Rachunek zobowiązań rejestruje wszystkie pieniądze, które firma pożycza od podmiotów zewnętrznych, takie jak kredyty bankowe, zobowiązania handlowe (np. wobec dostawców) i należne wynagrodzenia (wynagrodzenia, które są już należne pracownikom, ale nie zostały wypłacone).
- Te duże kategorie są zwykle podzielone na mniejsze, konkretne konta.
Krok 3. Ustal, czy konto jest obciążone, czy uznane
Należy pamiętać, że każda transakcja obejmuje rachunki debetowe i kredytowe, a łączna liczba debetów i kredytów musi być taka sama. Na przykład, gdy otrzymujesz płatność od klienta, zaksięgujesz gotówkę jako debet, a rozrachunki z odbiorcami jako kredyt. Płacąc za reklamę, odnotowujesz Wydatki na reklamę w postaci obciążenia i środków pieniężnych na kredyt.
- Odnotuj wszelkie wzrosty wydatków, aktywów (takich jak gotówka i sprzęt) oraz rachunki dywidendowe jako debety i rejestruj spadki jako kredyty. Na innych rachunkach, takich jak zobowiązania i przychody, wzrosty są rejestrowane jako kredyty, a spadki są rejestrowane jako obciążenia. Ten system księgowy ma swoją własną logikę i zaczyna się zapamiętywać, używając swojej logiki do określania przyczyn „wzrostu” i „spadku” na rachunkach.
- Należy pamiętać, że liczby rejestrowane w debetach i kredytach mogą nie być takie same, ale sumy muszą być takie same. Na przykład, jeśli klient płaci za produkt częściowo gotówką, a częściowo kredytem, dwa rachunki są księgowane jako debet, a mianowicie Cash and Accounts Receivable. Podczas gdy konto, które jest rejestrowane na kredyt, jest tylko jedno, a mianowicie Sprzedaż.
- Wszystkie systemy oprogramowania komputerowego ułatwią ewidencjonowanie ksiąg rachunkowych poprzez wprowadzanie wszystkich kont we właściwych miejscach w Dzienniku.
- Być może będziesz musiał utworzyć nową nazwę konta w dzienniku, jeśli masz niezwykłą transakcję, taką jak sprzedaż akcji lub zakup ziemi.
Krok 4. Sprawdź co najmniej dwukrotnie wszystkie transakcje księgowe wprowadzone do dziennika
Każda transakcja pojawi się w swojej własnej kategorii: na przykład debet po jednej stronie arkusza, a kwota musi być równa kwocie widocznej po stronie kredytowej arkusza.
Na przykład, zarejestrujesz transakcję płatności rachunków za energię elektryczną, wpisując Zobowiązania po stronie debetowej w wysokości 500 000 Rp i Gotówka w wysokości 500 000 Rp po stronie kredytu. pamiętaj, aby w sekcji notatek podać numer paragonu i krótki opis
Krok 5. Okresowo przenoś konta w dzienniku do księgi głównej
Księga główna to zbiór wszystkich Twoich kont. Na przykład w księdze głównej znajdują się strony dla każdej kategorii gotówki, należności, zobowiązań, wydatków itd. Wtedy będziesz mógł zobaczyć łączną kwotę dla każdego konta w określonym czasie.
- Księga główna rejestruje informacje według kont, w przeciwieństwie do arkusza rejestrującego transakcje. Innymi słowy, jedna transakcja, która zostanie przeniesiona do księgi głównej, będzie znajdować się w co najmniej dwóch miejscach (rachunkach) w księdze.
- Na przykład wpływy gotówkowe od klientów ze sprzedaży byłyby rejestrowane w dzienniku jako jedna transakcja i ujmowana gotówka z tytułu obciążenia i dochód z kredytu. po przeniesieniu do księgi głównej zapisy te są ewidencjonowane w oddzielnych lokalizacjach: kontach kasowych i kont przychodów. W ten sposób możesz zobaczyć, jak transakcje wpływają na poszczególne konta.
- Zapisy w księdze głównej muszą być datowane, aby można było zidentyfikować źródło transakcji. Niektórzy księgowi dołączają również numer referencyjny, na przykład w postaci numeru seryjnego, aby umożliwić łatwe monitorowanie transakcji z powrotem do dziennika.
Część 2 z 3: Bilansowanie transakcji księgowych
Krok 1. Zrównoważ księgę główną przed zamknięciem za każdym razem, gdy wprowadzasz transakcję księgową
Przygotuj salda próbne i inne raporty, aby upewnić się, że liczby i konta zarejestrowane dla każdej transakcji są prawidłowe. Bez względu na to, ile transakcji zostało zarejestrowanych, łączne obciążenia muszą być równe łącznym kredytom.
Jeśli robisz notatki ręcznie lub za pomocą programu komputerowego, wszystkie liczby w debetach i kredytach zostaną zsumowane, niezależnie od kategorii. Łączna kwota obciążeń i kredytów musi być taka sama
Krok 2. Sprawdź, czy w bilansie próbnym nie ma błędów
Jeśli obciążenia nie są równe kredytom, będziesz musiał znaleźć błędy we wpisach do dziennika. W rzeczywistości błędy mogą nadal występować, nawet jeśli kwoty obciążenia i uznania są takie same, na przykład z powodu podwójnego rejestrowania lub transakcji wprowadzonych na niewłaściwy rachunek.
- Na przykład, gdy otrzymujesz płatność od klienta, możesz mieć zaksięgowaną gotówkę, ale zapomniałeś zaksięgować rozrachunki z odbiorcami, więc dziennik wygląda tak, jakby należności nadal nie zostały zapłacone. W związku z tym kwota debetu będzie inna niż kredytu.
- W niektórych przypadkach może być konieczne prześledzenie zapisów do początkowego wpisu w dzienniku, aby znaleźć błędy. Dlatego data transakcji i/lub numer referencyjny muszą być zapisane w dzienniku, aby śledzenie było łatwe.
Krok 3. Generuj raporty dla rachunku zysków i strat, bilansu i raportu zmian kapitału
Sprawozdania finansowe można sporządzać ręcznie lub za pomocą oprogramowania księgowego. To z tych raportów uzyskasz pełny obraz swojej firmy.
- Na przykład rachunek zysków i strat odejmuje dochód uzyskany od wydatków poniesionych w określonym czasie, a z tego raportu wiesz, że firma osiągnęła zysk lub stratę.
- Bilans wyświetla wszystkie aktywa i pasywa firmy. Aktywa firmy obejmują środki pieniężne, sprzęt, grunty i należności. Zobowiązania obejmują zobowiązania i weksle.
- Jeśli wypłaciłeś dywidendy (nagrody) akcjonariuszom w poprzednich okresach, będziesz również potrzebował zestawienia zmian w kapitale własnym. Ten raport pokazuje kwotę wypracowanego zysku (nie dochodu netto) pomniejszoną o wypłaconą dywidendę. Zyski zatrzymane to dochody, które są reinwestowane w firmę.
Część 3 z 3: Prowadzenie szczegółowej ewidencji transakcji księgowych
Krok 1. Dołącz krótki opis każdej transakcji wpisanej do dziennika
Na przykład „płatności gotówkowe za reklamę telewizyjną, luty 2016 r.” Dzięki temu kwota, przyczyna i proces rejestrowania każdej transakcji będą bardziej przejrzyste.
Krok 2. Zachowaj kopię zapasową dziennika transakcji
Kopie zapasowe należy wykonywać na wypadek błędów lub przyszłych pytań. Dokumentację wszystkich rekordów można złożyć, wprowadzając do jednego pakietu liczbę rekordów i datę czasopisma. Każdy powinien mieć możliwość wyszukiwania wpisów księgowych w księdze głównej, a następnie łatwego dostępu do dokumentacji kopii zapasowej
Krok 3. Przechowuj papierowe kopie całej dokumentacji przez co najmniej rok
Obejmuje to zapisy księgowe i księgi wraz ze wszystkimi fakturami i innymi dokumentami transakcji. Wszystkie te dokumenty są wymagane ze względów kontrolnych i podatkowych.
Krok 4. Przechowuj dokumentację w formie elektronicznej przez co najmniej siedem lat
Skanuj dokumenty papierowe w obie strony i przechowuj je w dwóch elektronicznych skrzynkach: jednej do przechowywania w biurze i drugiej do wykorzystania w nagłych wypadkach. Zawsze istnieje możliwość, że podatki od osób prawnych będą kontrolowane w ciągu ostatnich kilku lat, więc te dokumenty należy przechowywać.
Porady
- Zrównoważ swój dziennik każdego dnia. Monitoruj wszystkie błędy i natychmiast je popraw. Jest to tak ważne, że staje się jedną z pierwszych lekcji dla studentów rachunkowości.
- Zapewnij pracownikom szkolenia krzyżowe, aby zrozumienie systemu księgowego i sposobu wprowadzania transakcji było znane więcej niż jednemu pracownikowi.
