Planowanie, organizowanie i cieszenie się wspaniałą imprezą to niezawodny sposób na budowanie i umacnianie przyjaźni. Ważnym, ale czasem pomijanym czynnikiem sukcesu przyjęcia jest zaproszenie. W tym artykule szybko wyślesz kuszące zaproszenia i szczęśliwie witasz gości.
Krok
Metoda 1 z 6: Ogólne wytyczne dotyczące zaproszeń
Krok 1. Zaprojektuj swoje zaproszenie zgodnie z tematyką imprezy
Na przykład zaproszenie na imprezę dyskotekową może zawierać duży obraz kuli dyskotekowej. Generalnie ludzie mają wrażenie od razu po obejrzeniu zaproszenia. Pierwsze wrażenia powinny być pouczające i szczęśliwe.
Jeśli Twoja impreza nie ma tematu przewodniego, zaproszenia powinny odzwierciedlać poziom formalności przyjęcia. Jeśli chcesz mieć formalne wydarzenie, zrób zaproszenie w prostym stylu z prostym obramowaniem, ładnym napisem i krótkim wstępniakiem. Jeśli Twoja impreza jest nieformalna, spraw, aby zaproszenia były tak żywe, jak chcesz
Krok 2. Dołącz pełne informacje, które goście muszą znać
Zwykle zawiera godzinę i datę przyjęcia, lokalizację, numer telefonu, z którym można się skontaktować, czy goście muszą potwierdzić. Czy goście muszą coś zabrać ze sobą (jedzenie, strój kąpielowy itp.)? Czy czas imprezy jest ograniczony?
Możesz napisać o nagrodzie, jeśli taka istnieje. Czy będą nagrody za najlepsze kostiumy? Czy zapewnia piwo i wino? Czy zaserwuje 50 odmian sera z Europy? Rzuć okiem na wydarzenie, aby wzbudzić ich zainteresowanie
Krok 3. Zwróć uwagę na poziom formalności swojej imprezy
Formalne przyjęcia wymagają bardziej formalnych zaproszeń, takich jak listy. W przypadku niezobowiązującej imprezy to według własnego uznania: można użyć telefonu, e-maila lub mediów społecznościowych.
Oficjalne wydarzenia są zazwyczaj ogłaszane wcześnie, zwykle z dwutygodniowym wyprzedzeniem
Krok 4. Zdecyduj, ile osób chcesz zaprosić
Przy projektowaniu pojemności przyjęcia i liczby gości należy wziąć pod uwagę kilka rzeczy:
- Jak duży jest pokój? Czy Twoja rezydencja może pomieścić 10, 50 lub 200 osób?
- Czy Twoi goście mogą przyprowadzać znajomych? Ile?
- Czy przyjaciele, których przyprowadzają Twoi goście, potrzebują Twojej aprobaty?
- Ile jedzenia i napojów zapewniasz? Czy brałeś pod uwagę obecność znajomych przywiezionych przez znajomych?
- Jeśli Twoje przyjęcie odbywa się w klubie, barze, hotelu, wynajmowanym lokalu itp., czy wynajmujący ogranicza liczbę osób, które mogą być zakwaterowane w tym miejscu?
Metoda 2 z 6: Wysyłanie zaproszeń
Krok 1. Pamiętaj, aby wysłać zaproszenia z dwu- lub trzytygodniowym wyprzedzeniem
Przetwarzanie, wysyłanie, czytanie i odpowiadanie na listy wysyłane pocztą wymaga czasu.
Jeśli zostaną wysłane zbyt wcześnie, ludzie mogą pomyśleć: „Nawet nie pomyślałem o jutrzejszym śniadaniu, nie mówiąc już o przyszłym miesiącu!” Jeśli jest zbyt blisko, ludzie mają już plan. Około 2 tygodni to dobry czas
Krok 2. Upewnij się, że masz aktualne i poprawne adresy zaproszonych gości
Zły adres lub błędna pisownia mogą spowodować nieobecność jednego dobrego przyjaciela! Jeśli masz wątpliwości co do adresu danej osoby, skontaktuj się z tą osobą, aby potwierdzić.
Krok 3. Odpowiednio udekoruj swoje zaproszenia
Wysłane zaproszenia są okazją do zaimponowania ludziom, ale nie przesadzaj z przypadkową imprezą; może to onieśmielać gości. Zapraszasz ich do zabawy!
Upewnij się, że na kopercie jest coś interesującego, co wzbudzi Twoją ciekawość. Twoje zaproszenie nie jest listem, który warto wyrzucić
Metoda 3 z 6: Zapraszanie gości przez telefon
Krok 1. Jeśli nie masz numeru telefonu osoby, którą chcesz zaprosić, zapytaj ją
Nie ma potrzeby robić tego potajemnie; po prostu wyślij wiadomość online. Jeśli nie masz ich kontaktów online, poproś o pomoc znajomego, który ma informacje.
Krok 2. Zadzwoń we właściwym czasie
Będą mniej entuzjastycznie nastawieni do odpowiedzi, jeśli zadzwonisz, gdy są na spotkaniu lub jedzą.
- Czas przed lub po kolacji to czas bezpieczny. Generalnie ludzie są bardziej zrelaksowani między 17.00 a 18.00 lub po 19.00. Oszacuj ich czas na obiad (inna kultura, inna pora) i skontaktuj się z nimi przed lub po. Dzwonienie z tygodniowym wyprzedzeniem to dobry czas.
- Unikaj dzwonienia za późno. Zadzwoń przed 21:30 lub 22:00. Nie budź ludzi ze snu wiadomością o zaproszeniu na przyjęcie.
Krok 3. Wyślij zaproszenie poprzez ogólną rozmowę telefoniczną
Rozmawiaj z osobami, które chcesz zaprosić, dzieląc się swoimi planami na imprezę. Sposób, w jaki przekazujesz informacje, może zachęcić ludzi do wzięcia udziału w Twoim przyjęciu!
- Zacznij od pytań ogólnych. „Jak się masz?”, „Jak twoja praca?”, „Jak twoja rodzina?” to dobry początek. Wybierz odpowiednią przerwę lub zmianę tematu, aby porozmawiać o swojej imprezie.
- Po opowiedzeniu planów na imprezę możesz również natychmiast odpowiedzieć na wszelkie pytania znajomych, a nawet ocenić ich entuzjazm za pomocą tonu głosu.
Krok 4. Upewnij się, że goście pamiętają ważne informacje o Twojej imprezie
Informacje werbalne łatwo zapomnieć, dobrze jest też, jeśli jakieś ważne rzeczy są wysyłane e-mailem, SMS-em lub pocztą. Informacje werbalne mogą zostać zastąpione innymi informacjami, które docierają później, nawet jeśli Twoi goście są naprawdę zainteresowani przybyciem na przyjęcie.
Potwierdź ich rolę. Czasami zaangażowanie ich w wydarzenie (takie jak przyniesienie jedzenia) może sprawić, że zapamiętają, a nawet nie mogą się doczekać przybycia imprezy
Krok 5. Jeśli goście nie mogą ich uspokoić od razu, umów się na ponowne skontaktowanie się z nimi
Nie błagasz ich, aby przyszli; Musisz tylko upewnić się, ile osób jest obecnych, aby przygotować najlepszy możliwy plan.
Jeśli po ponownym skontaktowaniu się z nimi nadal nie są w stanie zapewnić pewności, zignoruj ich obecność. Jeśli przyjdą, w porządku; jeśli nie, to nie twoja wina. Impreza nadal się odbywa i zdecydowanie żywa
Metoda 4 z 6: Wysyłanie zaproszeń na żywo
Krok 1. Zbliż się do swoich gości we właściwym czasie
Wyślij zaproszenia, gdy ich spotkasz. Może sam zajmujesz się zajęciami? Jeśli nie, ustal harmonogram zajęć razem lub spotkaj się. Im mniej czasu mają, kiedy się spotykają, tym lepiej zareagują na twoje podejście.
Krok 2. Pozwól gościom wybrać
Nie zapraszaj gości w sposób, który sprawia, że czują się zobowiązani do udziału. Twoja impreza powinna być żywa i radosna dla gości. Jeśli nie będą mogli uczestniczyć, będą żałować, a nie winni! !
Na przykład, zamiast mówić „Przychodzisz na moją imprezę w przyszłym tygodniu, prawda?”, powiedz „Hej *mówi jego imię*, mam imprezę w przyszłym tygodniu. Byłoby wspaniale, gdybyś mógł przyjechać!”
Krok 3. Upewnij się, że mają wszystkie potrzebne informacje
Podobnie jak zaproszenie telefoniczne, informacje przekazywane ustnie również łatwo zapomnieć. Upewnij się, że podałeś czas i miejsce, wydarzenie i czy są jakieś przedmioty, które muszą przynieść.
- Aby goście nie zapomnieli o informacjach o imprezie, możesz przesłać zaproszenia. Jest to bardzo przydatne jako przypomnienie.
- Alternatywnie możesz zapisać informacje o imprezie na kartce papieru lub wysłać SMS-a itp.
Krok 4. Porozmawiaj ze swoimi gośćmi
Możesz wzbudzić ich zainteresowanie uczestnictwem poprzez spersonalizowane zaproszenie. Będzie to szczególnie skuteczne w grupach. Im bardziej entuzjastycznie i szczegółowo przekazujesz informacje, tym mniej prawdopodobne jest, że zapomną i tym więcej uwagi poświęcą Tobie, a także staną się entuzjastyczni.
- Opisz nastrój swojej imprezy i jak bardzo jesteś podekscytowany. Możesz powiedzieć „Nie mogę się doczekać; impreza musi być bardzo żywa!” Używaj tonu głosu i mowy ciała w rozmowach, aby być bardziej uspokajającym.
- Jeśli nadal nie masz pewności co do harmonogramu imprezy, poproś zaproszonych gości o radę. Będą bardziej entuzjastyczni, jeśli będą zaangażowani w twoją partię.
Krok 5. Przygotuj się na możliwość, że możesz obrazić niektóre nieproszone osoby, ale one słyszą, kiedy zapraszasz innych
Upewnij się, że tylko osoby zaproszone słyszą rozmowę na ten temat.
Jeśli tak się stanie, powiedz zaproszonym osobom, że możesz zaprosić tylko kilka osób. Dlatego poproś ich, aby zachowali to zaproszenie w tajemnicy. Z pewnością poczują się zaszczyceni, mogąc znaleźć się w specjalnym zaproszeniu
Metoda 5 z 6: Wysyłanie zaproszeń pocztą e-mail
Krok 1. Utwórz e-zaproszenie
Istnieje wiele usług online, które umożliwiają tworzenie uroczych i atrakcyjnych e-zaproszeń. Zaproszenia elektroniczne to zabawny i darmowy sposób zapraszania gości. I zainteresuj swoich gości!
- Zaproszenia elektroniczne wysyłane są na zwykły adres e-mail, tylko ze zdjęciami, dźwiękiem, a czasem krótką animacją. Zaproszenia elektroniczne mogą być wykorzystywane na imprezy półformalne, jeśli są odpowiednio zaprojektowane.
- Jeśli wolisz wysłać zwykłą wiadomość e-mail, dołącz ważne informacje, dodatkowe wiadomości i zdjęcia, jeśli to konieczne. Aby uzyskać dodatkowe informacje, przeczytaj Jak napisać wiadomość e-mail do znajomego.
Krok 2. Odwiedź bezpłatną witrynę, która udostępnia zaproszenia za pośrednictwem poczty e-mail
Popularnymi wyborami są Evite, Socializr i MyPunchBowl. Wybierz ten, który najlepiej pasuje do tematu i/lub charakteru Twojej imprezy i pamiętaj, aby uwzględnić wszystkie ważne szczegóły!
Jest tak wiele witryn z e-zaproszeniami. Jeśli jeden Ci nie odpowiada, wybierz inny
Krok 3. Wprowadź kluczowe dane, takie jak lokalizacja, data, godzina itp
Pisz pięknie, w razie potrzeby odręcznie. Spraw, aby Twoje zaproszenia były wyjątkowe i osobiste; nie zawsze musi być taki sam jak szablon. Im więcej czasu poświęcisz na to, tym lepsze wyniki.
Zastanów się, o której godzinie wydarzenie się kończy, ubioru, liście jedzenia itp. Wszystko, co uważasz za przydatne dla gości, aby zorientować się w twojej imprezie, jest mile widziane
Krok 4. Wpisz adresy e-mail swoich gości
Czasami konieczne jest użycie przecinka między dwoma adresami e-mail. Niektóre witryny mogą powiadamiać Cię o przeczytaniu wiadomości i informować Cię na bieżąco; skorzystaj z tego udogodnienia i wybierz to udogodnienie przed wysłaniem zaproszeń!
Krok 5. Przejrzyj zaproszenie i wyślij je za pośrednictwem serwisu
Witryna będzie obserwować odpowiedź całej listy gości i pomoże rejestrować potwierdzenia. Oczywiście nadal musisz wysłać kilka specjalnych wiadomości do niektórych osób! Czasami e-mail może utknąć.
Metoda 6 z 6: Wysyłanie zaproszeń za pośrednictwem mediów społecznościowych
Krok 1. Wybierz media społecznościowe, z których najczęściej korzystają Twoi znajomi i znajomi
Korzystaj z narzędzi udostępnianych przez media społecznościowe, aby tworzyć wydarzenia i wysyłać zaproszenia do wszystkich, których chcesz zaprosić.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Jak stworzyć wydarzenie na Facebooku
Krok 2. Wymień wszystkie ważne informacje
Dołącz zdjęcie lub dwa, jeśli chcesz. Im pełniejsze informacje, tym więcej osób zorientuje się, jakie emocje towarzyszą Twojej imprezie.
Bądź kreatywny! Pisze: „Hej wszyscy, przyjdźcie na imprezę w piątek o 19:00!” nie zainteresuje ich
Krok 3. Jeśli możesz, zacznij od rozmowy w panelu zdarzeń
Odpowiedz na wszystkie komentarze i pytania. W ten sposób zaczniesz być dobrym gospodarzem przed rozpoczęciem imprezy. Zaangażowanie gości w planowanie przyjęcia sprawi, że przybędą i poczują się częścią imprezy.
Krok 4. Zwróć uwagę na liczbę zaproszonych osób
Często liczba zaproszonych przez media społecznościowe i liczba uczestników imprez znacznie się różnią. Nigdy nie używaj kwoty podanej w mediach społecznościowych jako odniesienia.
- Generalnie tylko kilka osób potwierdza przyjazd, ale przychodzi całkiem sporo osób, zwłaszcza jeśli zaproszenie jest otwarte, a goście przyjeżdżają ze znajomymi.
- Ogólnie rzecz biorąc, im więcej osób potwierdzi swój przyjazd, tym większe prawdopodobieństwo, że będzie to miało efekt „kuli śnieżnej” dla Twojej imprezy, czyli będzie większy niż planowano.
Sugestia
- Monitoruj, czy goście przyprowadzą znajomych.
- Jeśli chcesz zaimponować gościom lub uzyskać potwierdzenie ich przyjazdu, zastanów się nad przygotowaniem drobnego upominku lub pamiątki przy zaproszeniu.
Ostrzeżenie
- E-maile, wiadomości i SMS-y są łatwe do przekazania. Rozważ dodanie „Nie do przodu” na górze i na dole. Dzięki temu nie zabraknie ci jedzenia, napojów i innych artykułów na imprezę.
- Jeśli Twoja impreza jest duża i bardzo świąteczna, rozważ przechowywanie kosztowności w bezpiecznym miejscu i przenoszenie lub zabezpieczanie cennych lub drogich mebli.
- Jeśli zaprosisz wielu znajomych jednocześnie na Facebooku, możesz zostać oznaczony jako spamer
