Bez względu na wiek, pochodzenie i doświadczenie skutecznej komunikacji można się nauczyć. Ogólnie rzecz biorąc, wielcy przywódcy wszechczasów byli świetnymi komunikatorami i mówcami. W rzeczywistości komunikacja jest jednym z najpopularniejszych kierunków na poziomie szkolnictwa wyższego, a umiejętność skutecznego komunikowania się jest powszechnie uznawana. Przy odrobinie pewności siebie i podstawowej znajomości komunikacji będziesz w stanie wyrobić sobie opinię w mgnieniu oka.
Krok
Część 1 z 5: Tworzenie odpowiedniego środowiska
Krok 1. Wybierz odpowiedni czas
Jak często słyszymy wyrażenie: na wszystko jest miejsce i czas, a także na komunikację.
Unikaj rozpoczynania nocnych dyskusji o ciężkich rzeczach. Niewiele osób lubi rozmawiać na trudne tematy, takie jak finanse lub długoterminowe planowanie, gdy są zmęczone. Zamiast tego przekaż wiadomość lub porozmawiaj na jej temat rano lub wieczorem, kiedy ludzie są bardziej czujni, dostępni i ogólnie lepiej potrafią jasno odpowiedzieć
Krok 2. Ułatw otwartą i intymną rozmowę
Wybierz odpowiednie miejsce, które daje Ci swobodę otwartego mówienia, aby rozmowa rozwijała się i dojrzewała. Jeśli musisz przekazać złe wieści (takie jak śmierć lub rozwód), nie rób tego publicznie, wśród współpracowników lub innych osób. Szanuj ludzi, komunikując się z nimi w bardziej prywatnym miejscu. Może również zapewnić więcej miejsca na rozwijanie dialogu, ze zrozumieniem i zaangażowaniem oraz zapewnieniem, że rozmowa przebiega w obie strony.
Jeśli występujesz przed grupą osób, sprawdź wcześniej akustykę pomieszczenia i postaraj się wyraźnie ćwiczyć głos. W razie potrzeby użyj mikrofonu, aby publiczność mogła Cię usłyszeć
Krok 3. Unikaj wszelkich możliwych rozrywek
Wyłącz "całą" elektronikę, która może przerwać rozmowę. Jeśli telefon zadzwoni, wyłącz go po pierwszym dzwonku, a następnie całkowicie wyłącz telefon i kontynuuj rozmowę. Nie pozwól, aby zewnętrzne rozproszenia cię rozpraszały. Mogą zdenerwować zarówno Ciebie, jak i Twoich słuchaczy i skutecznie zabić rozmowę.
Usuń rozpraszacze.
Część 2 z 5: Uporządkuj swoją komunikację
Krok 1. Uporządkuj i wyjaśnij pomysły w swojej głowie
Należy to zrobić „zanim” spróbujesz przekazać jakiekolwiek pomysły. Jeśli pasjonujesz się tematem, Twoje pomysły mogą się pomylić, jeśli podczas komunikacji nie skierujesz na kilka kluczowych wiadomości. Te kluczowe przesłania mogą pełnić rolę kotwic, które zapewniają skupienie i przejrzystość Twojej komunikacji.
Zasadą jest wybranie trzech głównych punktów i skupienie się na wszystkich trzech. W ten sposób, jeśli temat zejdzie z kursu, możesz wrócić do dowolnego z trzech punktów bez pomyłki. Zapisanie tych punktów może pomóc
Krok 2. Bądź tak jasny, jak to możliwe
Wyjaśnij, co masz nadzieję wyciągnąć z rozmowy. Na przykład celem może być dostarczenie informacji, uzyskanie informacji lub zainicjowanie działania. Gdyby wszyscy wiedzieli, czego oczekują od tej komunikacji, sprawy potoczyłyby się znacznie sprawniej.
Krok 3. Skoncentruj się na temacie
Po ustaleniu trzech głównych punktów upewnij się, że wszystkie Twoje wiadomości je wzmacniają. Jeśli przemyślałeś te kwestie i podsumowałeś je w kilka wielkich idei, te ważne frazy prawdopodobnie utkwią Ci w głowie. Nie bój się go wykorzystać do wzmocnienia swojego przekazu. Nawet najbardziej pewni siebie i znani mówcy będą wielokrotnie używać swoich kluczowych zdań w celu podkreślenia i wzmocnienia. Pamiętaj, aby ogólny przekaz był jasny i bezpośredni.
Krok 4. Podziękuj słuchaczowi
Podziękuj osobie lub grupie za poświęcony czas i odpowiedź. Jakikolwiek wynik uzyskasz z tej komunikacji, nawet jeśli różni się on od twojego, zakończ ją grzecznie i szanuj wszystkie wkłady i czas ludzi.
Część 3 z 5: Porozumiewanie się za pomocą mowy
Krok 1. Spraw, aby słuchacz czuł się komfortowo
Można to zrobić przed rozpoczęciem dyskusji lub prezentacji. Na przykład opowiadając ulubioną anegdotę. Może to pomóc słuchaczom zidentyfikować Cię jako osobę z tymi samymi codziennymi problemami.
Krok 2. Wypowiedz się
Ważne jest, aby przekaz był jasny i jednoznaczny, tak aby przekaz został odebrany wyraźnie przez każdego słuchacza. Wszystkie twoje słowa zostaną zapamiętane, ponieważ ludzie natychmiast zrozumieją, co masz na myśli. W tym celu powinieneś wyraźnie przekazywać swoje słowa i używać języka, który jest prostszy i mniej skomplikowany.
Krok 3. Wyraźna wymowa
Mów wystarczająco głośno, aby wszystkie strony mogły to usłyszeć i nie sprawiaj wrażenia zbyt cichego lub wycofanego. Pamiętaj, aby dobrze wymówić kluczowe zdania, aby uniknąć nieporozumień. Jeśli jesteś przyzwyczajony do mamrotania, gdy jesteś spięty, spróbuj ćwiczyć wyrażanie wiadomości w lustrze. Czasami najlepszym momentem na omówienie kwestii komunikacji jest wygodne otoczenie. To może pomóc w ukształtowaniu wiadomości w Twojej głowie. Pamiętaj, że ćwiczenie i doskonalenie wymowy może pomóc w budowaniu pewności siebie.
Krok 4. Słuchaj uważnie i upewnij się, że Twoja mimika wyraża zainteresowanie
Pamiętaj, że komunikacja przebiega w obie strony, a kiedy mówisz, nie uczysz się. Aktywnie słuchając, możesz ocenić, jaka część Twojej wiadomości dotarła do słuchacza i czy została dobrze odebrana, czy też powinna zostać poprawiona. Jeśli Twoi słuchacze wydają się zdezorientowani, poproś ich, aby powtórzyli to, co powiedziałeś w ich własnym języku, aby pomóc im to zrozumieć. Może również pomóc w zidentyfikowaniu i skorygowaniu wszelkich możliwych nieporozumień.
Krok 5. Ciekawy dźwięk
Jednostajne dźwięki są nieatrakcyjne dla ucha, dlatego dobrzy komunikatorzy używają tonu w celu usprawnienia komunikacji. Norma Michael zaleca:
- Podkręć głos i podkręć głośność, przechodząc od jednego tematu lub punktu do drugiego.
- Zwiększ głośność i spowolnij dostarczanie wiadomości, gdy pojawi się wiadomość specjalna lub końcowa.
- Mów szybko, ale zatrzymaj się, aby podkreślić słowa kluczowe, wzywając do działania.
Część 4 z 5: Porozumiewanie się za pomocą mowy ciała
Krok 1. Poznaj ludzi
Oczywiście nie zawsze znasz wszystkich z widowni lub w grupie są nowi znajomi, ale oni kiwają głową razem z tobą i patrzą na ciebie znajomo. Oznacza to, że są z tobą połączeni. Więc nagradzaj ich, uznając je!
Krok 2. Zapewnij jasny i jednoznaczny język ciała
Świadomie dostosuj wyraz twarzy. Spróbuj odzwierciedlić entuzjazm i wzbudzić w słuchaczach empatię, używając łagodnych wyrażeń. Unikaj używania negatywnych wyrazów twarzy, takich jak marszczenie brwi lub unoszenie brwi. To, czy mimika twarzy jest negatywna, zależy od kontekstu, zwłaszcza kontekstu kulturowego, więc zależy to od sytuacji, w której się znajdujesz.
Szybko identyfikuj nieoczekiwane style ciała spowodowane różnicami kulturowymi, takimi jak zaciskanie pięści, garbienie się lub stanie w miejscu. Jeśli nie znasz kultury, spróbuj zapytać o wyzwania komunikacyjne, z którymi możesz się zmierzyć „zanim” zaczniesz rozmawiać z (lub) osobami, dla których nie znasz kontekstu kulturowego
Krok 3. Kontakt wzrokowy w komunikacji
Kontakt wzrokowy może zbudować dobre relacje i przekonać ludzi, że można Ci zaufać i okazać zainteresowanie. Podczas rozmowy lub prezentacji ważne jest, aby w miarę możliwości spojrzeć drugiej osobie w oczy i utrzymywać kontakt przez rozsądny czas. Uważaj, aby nie przesadzić. Używaj kontaktu wzrokowego oszczędnie około 2-4 sekund na raz.
- Nie zapomnij porozmawiać z całą publicznością. Jeśli przemawiasz przed panelem, spójrz całemu panelowi w oczy. Ignorowanie kogoś może go obrazić, może kosztować cię biznes, zostać odrzuconym lub jakimkolwiek sukcesem, który próbujesz osiągnąć.
- Jeśli przemawiasz do dużej publiczności, zatrzymaj się i nawiąż kontakt wzrokowy z członkiem publiczności na sekundę lub dwie, zanim zaczniesz ponownie. To może sprawić, że poszczególne osoby na widowni poczują się docenione.
- Uświadom sobie, że kontakt wzrokowy jest inny w każdej kulturze. W niektórych kulturach jest to uważane za niepokojące i niewłaściwe. Spróbuj najpierw zapytać lub wcześniej przeprowadzić rozeznanie.
Krok 4. Użyj oddychania i przerw na swoją korzyść
W pauzie jest moc. Simon Reynolds mówi, że przerwy mogą zachęcić słuchaczy do słuchania. Pomoże Ci to podkreślić swój punkt widzenia i dać słuchaczowi czas na przetrawienie tego, co właśnie powiedziałeś. Może to sprawić, że Twoja komunikacja stanie się bardziej wciągająca, łatwiejsza do strawienia mowy i wygodniejsza do usłyszenia.
- Weź kilka głębokich oddechów, aby się uspokoić, zanim zaczniesz się komunikować.
- Przyzwyczaj się do głębokiego i regularnego oddychania podczas rozmowy. To może sprawić, że Twój głos będzie stabilny i spokojny oraz sprawi, że będziesz bardziej zrelaksowany.
- Używaj przerw, aby odpocząć od tego, co mówisz.
Krok 5. Zwróć uwagę na to, jak ludzie mogą oceniać twoje gesty
Ostrożnie wykonuj ruchy rąk. Bądź świadomy tego, co robią twoje ręce, kiedy mówisz. Niektóre gesty ręką mogą być bardzo skuteczne w podkreślaniu wiadomości (gesty otwarte), podczas gdy inne mogą rozpraszać lub obraźliwe dla słuchacza, a nawet skłaniać do zamykania rozmowy (gesty zamknięte). Możesz uczyć się, obserwując ruchy rąk innych mówców i obserwując, jak wpływają one na Ciebie jako słuchacza. Naśladuj ruchy, które uważasz za skuteczne i interesujące. Pamiętaj, że najskuteczniejsze ruchy są naturalne, powolne i empatyczne.
Krok 6. Sprawdź swoje inne oznaki ciała
Uważaj, aby twoje oczy nie wędrowały, twoje ręce nie wydawały się niespokojne lub aby nie wykonywać powtarzalnych ruchów, takich jak kołysanie, szybkie mruganie, poruszanie stopami i tak dalej. Małe gesty, takie jak te, zmniejszają skuteczność Twojego przekazu.
Poproś kogoś, aby nagrał Cię, gdy mówisz, i zobacz, jak szybko Twoja wiadomość zostanie dostarczona. Wszelkie powtarzające się ruchy lub nieświadome nawyki staną się bardzo widoczne i zabawne. Po znalezieniu takich gestów łatwiej będzie zmodyfikować niechcianą mowę ciała i monitorować ją pod kątem ponownego wystąpienia
Część 5 z 5: Skuteczna komunikacja w konflikcie
Krok 1. Stań na tej samej wysokości
Nie stawiaj się wyżej niż osoba, z którą rozmawiasz. Może to stworzyć różne poziomy mocy i może w rzeczywistości przenieść konflikt na inny poziom. Jeśli siedzą, usiądź z nimi.
Krok 2. Posłuchaj drugiej strony
Niech wyrażają swoje uczucia. Poczekaj na swoją kolej, nie przerywaj im.
Krok 3. Mów spokojnym głosem
Nie krzycz ani nie oskarżaj drugiej strony ani jej działań.
Krok 4. Niech wiedzą, że słuchasz ich opinii i rozumiesz ich stronę
Poświęć trochę czasu, aby wypowiedzieć się w stylu: „Jeśli dobrze cię rozumiem, mówisz, że…”
Krok 5. Nie zmuszaj do końca kłótni
Jeśli ktoś wycofa się z kłótni lub opuści pokój, nie idź za nim. Niech to zrobią i porozmawiają, kiedy będą spokojniejsze i gotowe do rozmowy. #Nie staraj się zawsze uzyskać ostatniego słowa. Ponownie, może to faktycznie zaostrzyć konflikt, który nigdy się nie skończy. Czasami musisz zgodzić się na odmowę i iść dalej.
Krok 6. Użyj wiadomości „ja”
Jeśli wyrażasz obawy, spróbuj zaczynać zdania od „ja” i jasno określ, w jaki sposób mogą one sprawić, że „poczujesz”. Dzięki temu ludzie będą bardziej otwarci na twoją skargę i bardziej empatyczni. Na przykład, zamiast mówić „jesteś strasznym bałaganem i to doprowadza mnie do szału”, spróbuj „Czuję, że ten bałagan stwarza dla nas problemy. Chaos wdarł mi się do głowy i sprawił, że poczułam się ograniczona. Szczerze mówiąc, ten bałagan niepokoi mnie bardziej niż powinien."
Porady
- Uważaj na humor. Odrobina humoru, którą wślizgniesz się do dyskusji, może być bardzo skuteczna, ale nie ociągaj się i nie chowaj za nią, aby ukryć to, co trudno powiedzieć. Jeśli ciągle chichoczesz i żartujesz, twoja komunikacja nie będzie traktowana poważnie.
- Jeśli prowadzisz prezentację dla grupy lub publiczności, przygotuj się na zadawanie trudnych pytań, aby pozostać na dobrej drodze i nie pomylić się. Aby zawsze skutecznie się komunikować, Michael Brown zaleca „złotą zasadę” rozwiązywania trudnych pytań w kontekście grupy lub publiczności. Sugeruje, abyś słyszał i powtarzał pytania i poruszane kwestie oraz mówił w imieniu wszystkich obecnych. Podziel się swoją odpowiedzią z tłumem, odwracając wzrok od pytającego i patrząc na całą grupę lub publiczność, aby wspólnie odpowiedzieć na pytanie. Podkreśl tę wspólną odpowiedź, kontynuując rozmowę zmieniając kierunek.
- Nie jęcz ani nie błagaj. To nie wzbudzi szacunku ani zainteresowania. Jeśli jesteś bardzo zdenerwowany, wybacz i wróć do dyskusji, gdy się uspokoisz.
- Nie paplaj. Może to prowadzić do tego, że Twoja wiadomość zostanie źle zrozumiana lub nie zostanie potraktowana poważnie.
- Poszukaj w Internecie przykładów świetnych mówców w akcji. Przeanalizuj niektóre z najczęściej oglądanych, na przykład Ted Talks. Istnieje wiele wzorów do naśladowania, które można zobaczyć w filmach online. Pomyśl o nich jako o „swoim osobistym trenerze komunikacji”!
