Kasy fiskalne służą do rejestrowania kwot płatności i przechowywania gotówki otrzymanej przez cały dzień roboczy. Istnieje kilka rodzajów kas fiskalnych, w tym kasy elektroniczne, kasy Square iPad i różne kasy komputerowe. Każdy typ ma swoje specjalności, a także podobieństwa do siebie.
Krok
Część 1 z 4: Konfiguracja kasy fiskalnej
Krok 1. Odłóż kasę i podłącz ją do zasilania
Połóż go na twardej, płaskiej powierzchni. Idealnie, kasa jest umieszczona na kasie, która jest wystarczająco szeroka, aby kupujący mógł umieścić produkty, za które zapłaci. Podłączyć kasę bezpośrednio do źródła zasilania (nie używać dodatkowego przewodu zasilającego).
Krok 2. Zainstaluj akumulator silnika
Bateria zapewnia zapasową pamięć kasy na wypadek braku zasilania, dlatego należy ją zainstalować przed uruchomieniem jakiegokolwiek programu w kasie. Otwórz pokrywę papieru z potwierdzeniem płatności i znajdź komorę baterii. Do otwarcia pokrywy komory baterii może być potrzebny mały śrubokręt. Następnie zainstaluj akumulator w kierunku wskazanym na maszynie. Następnie ponownie zamknij komorę baterii.
- W niektórych typach kas, komora baterii znajduje się pod uchwytem na papier paragonowy.
- Baterię należy wymieniać raz w roku, aby kasa zawsze działała prawidłowo.
Krok 3. Zainstaluj papier pokwitowania płatności
Otwórz pokrywę uchwytu na papier pokwitowania płatności. Upewnij się, że końce rolki papieru są ucięte prosto, aby można je było łatwo dopasować do rolek. Włóż rolkę papieru do rolki tak, aby dotarła do przodu kasy, dzięki czemu możesz podrzeć pokwitowanie płatności i przekazać je klientowi. Naciśnij przycisk FEED, aby maszyna wciągnęła papier i wykonała proces zwijania.
Krok 4. Odblokuj szufladę kasową płatności
Ta szuflada kasowa zwykle ma zamek, który zabezpiecza pieniądze wpłacone od kupującego. Uważaj, aby nie zgubić tego klucza. Klucz ten można włożyć do szuflady na gotówkę, gdy jest odblokowany, dzięki czemu można go łatwo znaleźć, gdy trzeba go zamknąć.
Krok 5. Włącz kasę
W niektórych kasach wyłącznik ON/OFF znajduje się z tyłu lub z boku maszyny. W innych typach kas, przycisk ten znajduje się w górnej przedniej części urządzenia. Uruchom silnik lub przekręć kluczyk w położenie REG (rejestracja).
Nowsze typy kas fiskalnych nie posiadają fizycznego przycisku, ale posiadają przycisk MODE. Naciśnij przycisk MODE i znajdź opcje REG lub tryb pracy
Krok 6. Skonfiguruj program w swojej kasie
Większość kas posiada przyciski, które można zaprogramować w celu grupowania podobnych detali w kategorie. Te grupy lub kategorie można określić na podstawie tego, czy dane są opodatkowane, czy nie. Możesz także ustawić ustawienia wyświetlania daty i godziny.
- Dostęp do funkcji programowania można zwykle uzyskać, przekręcając pokrętło na opcję PRG lub P lub naciskając pokrętło trybu na PROGRAM. Niektóre kasy fiskalne mają ręczną dźwignię umieszczoną pod okładką papieru pokwitowania płatności. Dźwignię tę można przesunąć do opcji programu.
- Większość kas ma co najmniej 4 przyciski podatkowe. Przyciski te można zaprogramować dla różnych stawek podatku, w zależności od tego, czy podlegasz zryczałtowanej stawce podatku od sprzedaży (jak w niektórych miejscach), czy podlegasz specyficznej dla systemu stawce podatku (na przykład GST, PST, lub VAT, w zależności od Twojej lokalizacji).
- Postępuj zgodnie z instrukcjami zawartymi w instrukcji obsługi kasy, aby zaprogramować różne funkcje.
Część 2 z 4: Dokonywanie sprzedaży
Krok 1. Wprowadź kod zabezpieczający lub hasło, aby rozpocząć korzystanie z kasy
Wiele kas fiskalnych wymaga podania kodu kasowego lub innego rodzaju kodu zabezpieczającego, zanim będzie można z nich korzystać. Kod kasjera jest przydatny do dostarczania informacji o tym, kto obsługuje każdą transakcję płatniczą. Za pomocą tego kodu możesz śledzić każdą transakcję sprzedaży i radzić sobie z ewentualnymi błędami.
- Jeśli pracujesz w restauracji, może być konieczne wprowadzenie kodu pracownika wraz z numerem stolika i liczbą gości przy stole.
- Nowsze typy kas (na przykład kasy Square) mogą wymagać zalogowania się przy użyciu adresu e-mail i hasła.
Krok 2. Wprowadź pierwszy numer ceny produktu
Użyj klawiszy numerycznych, aby wpisać cenę tego produktu. Zazwyczaj nie trzeba wprowadzać liczby dziesiętnej, ponieważ kasa wprowadzi ją automatycznie.
Niektóre kasy fiskalne posiadają funkcję skanowania (skaner), dzięki czemu nie trzeba ręcznie wpisywać numerów cen. Ten skaner odczyta kod kreskowy i automatycznie wprowadzi informacje o produkcie. Jeśli Twoja kasa jest tego typu, nie musisz w kolejnym kroku naciskać przycisków kategorii lub działu
Krok 3. Naciśnij odpowiedni przycisk kategorii/działu
Większość kas wymaga wciśnięcia przycisku po wpisaniu numeru ceny, aby określić, do jakiej kategorii należy każdy sprzedawany produkt (np. odzież, żywność itp.).
- Przyciski kategorii/działu można zaprogramować w zależności od tego, czy sprzedaż jest opodatkowana, czy nie. Zapoznaj się z instrukcją obsługi kasy, aby dowiedzieć się, jak programować stawki podatkowe dla przycisków.
- Obserwuj papier pokwitowania płatności: naciśnij przycisk strzałki lub przycisk FEED, aby maszyna zwinęła papier, abyś mógł odczytać całkowitą liczbę transakcji zapisanych na papierze.
- Każdy dodany produkt zostanie również dodany do rosnącej sumy, która jest zwykle wyświetlana na ekranie kasy.
Krok 4. W razie potrzeby dodaj zniżkę do podanej ceny sprzedaży
Jeśli produkt jest w sprzedaży, może być konieczne wprowadzenie numeru procentowego rabatu. Wpisz cenę produktu, naciśnij przycisk kategorii/działu, wpisz wartość procentową rabatu (wpisz 15, aby wprowadzić np. rabat 15%), a następnie naciśnij przycisk procentowy (%). Ten klawisz zwykle znajduje się w grupie klawiszy po lewej stronie klawiatury numerycznej.
Krok 5. Wpisz cenę pozostałych produktów
Użyj przycisków numerycznych, aby wprowadzić cenę każdego produktu, który nie został wymieniony. Upewnij się, że naciskasz odpowiedni przycisk kategorii/działu dla każdego z tych produktów.
Jeśli chcesz kilkakrotnie wprowadzić ten sam produkt, naciśnij numer produktu, następnie naciśnij przycisk ILOŚĆ, wprowadź cenę jednostkową produktu, a następnie naciśnij przycisk kategorii/działu. Na przykład, jeśli chcesz dołączyć 2 książki za Rp. 70 000, naciśnij numer 2, następnie naciśnij QTY, następnie 70000, a następnie naciśnij odpowiedni przycisk kategorii/działu
Krok 6. Naciśnij przycisk sumy częściowej
Ten przycisk pokaże wszystkie produkty objęte tą wyprzedażą. Kwota ta zostanie również dodana wraz z obowiązującymi podatkami w razie potrzeby, zgodnie z programowaniem, które zostało przeprowadzone w każdym przycisku kategorii/działu.
Krok 7. Określ rodzaj płatności, jaką ma dokonać kupujący
Kupujący mogą zapłacić gotówką, kartą kredytową lub w inny sposób. Możesz także akceptować płatności w formie kart lub kuponów płatniczych, które zazwyczaj traktowane są tak samo, jak płatności gotówką.
- Gotówka: Wpisz liczbę wpłaconych przez kupującego gotówki i naciśnij przycisk CASH/AMT TND (zazwyczaj jest to największy przycisk znajdujący się w prawym dolnym rogu klawiatury kasy). Wiele kas natychmiast pokaże numer reszty, który musisz przekazać kupującemu. Jednak niektóre kasy nie działają w ten sposób i będziesz musiał wykonać obliczenia na pamięć. Gdy szuflada na gotówkę jest otwarta, włóż do niej wypłatę i weź potrzebną kwotę reszty.
- Karta kredytowa: naciśnij przycisk KREDYT lub CR i użyj karty kredytowej, aby przesunąć kartę kredytową kupującego.
- Czeki: Wpisz kwotę płatności podaną na czeku kupującego, naciśnij przycisk CK lub CZEK, a następnie włóż arkusz czeku do szuflady na gotówkę.
- Aby otworzyć szufladę kasową, gdy nie ma sprzedaży, możesz nacisnąć przycisk BRAK SPRZEDAŻY lub NS. Ta funkcja może być chroniona i może być wykonywana tylko przez kierownika. Menedżer może potrzebować użyć klawisza, aby przenieść ustawienia maszyny do innego trybu, aby można było uruchomić funkcję BRAK SPRZEDAŻY.
Krok 8. Zamknij szufladę na gotówkę
Zawsze zamykaj szufladę na gotówkę natychmiast po jej użyciu, aby nie pozostała otwarta i nie groziła kradzież lub rabunek.
Zawsze opróżniaj lub wyjmuj szufladę na gotówkę pod koniec dnia pracy i przechowuj ją w całkowicie bezpiecznym miejscu
Część 3 z 4: Naprawianie błędów
Krok 1. Anuluj sprzedaż
Jeśli przypadkowo wprowadzisz niepoprawny numer ceny produktu lub jeśli kupujący anuluje zakup produktu po wprowadzeniu ceny, może być konieczne anulowanie produktu lub sprzedaży. Anulowanie tego spowoduje zmniejszenie liczby częściowej.
- Wpisz konkretny numer, który chcesz anulować, naciśnij przycisk kategorii/działu, naciśnij przycisk VOID lub VD, aby odjąć go od całkowitej liczby. Musisz anulować produkt przed wprowadzeniem danych cenowych dla następnego produktu. W przeciwnym razie należy zsumować sumy częściowe wszystkich produktów, następnie nacisnąć przycisk VOID, następnie nacisnąć numer ceny, którą chcesz anulować, i nacisnąć przycisk kategorii/działu. Spowoduje to odjęcie nieprawidłowej liczby od liczby częściowej.
- Jeśli chcesz anulować całą sprzedaż składającą się z wielu produktów, zrób to, anulując każdy produkt z osobna.
Krok 2. Zwrot płatności
Jeśli kupujący chce zwrócić produkt, przed zwróceniem kupującemu zwrotu należy go uwzględnić w łącznej liczbie dni, o których mowa. Aby dokonać zwrotu tej płatności, naciśnij przycisk REF, wpisz numer ceny zwracanego produktu i naciśnij odpowiedni przycisk kategorii/działu. Naciśnij przycisk sumy częściowej, a następnie przycisk CASH/AMT TND. Szuflada kasowa otworzy się i możesz zwrócić kupującemu zwrot pieniędzy.
- Niektóre przyciski i funkcje, takie jak płatności zwrotów, mogą być chronione i mogą być używane tylko przez menedżerów. Może to oznaczać, że menedżer będzie musiał użyć klucza, aby przełączyć kasę w inny tryb w celu anulowania sprzedaży lub zwrotu pieniędzy.
- Zapytaj swojego przełożonego o prawidłowe zasady obsługi zwrotów produktów i płatności.
Krok 3. Zatrzymaj dźwięk błędu
Niektóre rodzaje kas fiskalnych wydają określony dźwięk, gdy wystąpi błąd, ponieważ naciskasz przyciski w złej kolejności lub kombinacji. Aby zatrzymać ten dźwięk błędu, naciśnij przycisk CLEAR lub C.
Krok 4. Usuń błędne numery
Jeśli nacisnąłeś zły numer i nie nacisnąłeś klawisza kategorii/działu, naciśnij klawisz CLEAR lub C, aby skasować błędny numer. Jeśli wcześniej nacisnąłeś przycisk kategorii/działu, musisz anulować transakcję.
Część 4 z 4: Uzyskaj raporty sprzedaży i informacje o saldzie kasy fiskalnej
Krok 1. Przeczytaj rosnącą dzienną sumę
Niektórzy menedżerowie mogą chcieć poznać całkowite dane dotyczące sprzedaży o dowolnej porze dnia. Aby znaleźć tę tymczasową sumę, obróć grzebień do pozycji X lub naciśnij przycisk trybu i wybierz X. Naciśnij przycisk GOTÓWKA/AMT TND. W międzyczasie całkowite dzienne dane dotyczące sprzedaży zostaną również wydrukowane na papierze pokwitowania płatności.
Ważne jest, aby pamiętać, że X reprezentuje tymczasową sumę, która będzie nadal rosnąć, podczas gdy Z zwróci tymczasową sumę do zera
Krok 2. Uruchom funkcję dziennego raportu sprzedaży
Ten raport pokaże przynajmniej łączne dane dotyczące sprzedaży na ten dzień. Wiele typów kas fiskalnych może również pokazywać łączne wyniki sprzedaży na godzinę, na kasjera, na kategorię lub w inny sposób. Aby uzyskać ten raport, naciśnij przycisk MODE i wybierz tryb Z lub obróć klucz do pozycji Z.
Pamiętaj, że Z zwróci całkowitą liczbę sprzedaży na dzień do zera
Krok 3. Poznaj saldo kasy
Po uruchomieniu funkcji dziennego raportu sprzedaży policz pieniądze w szufladzie kasowej. Jeśli istnieje arkusz płatności czekiem lub kartą kredytową, dodaj liczbę do sumy. Większość automatów do obsługi kart kredytowych może również wyświetlać dzienną całkowitą sprzedaż, dzięki czemu można łatwo dopasować ją do całkowitej sprzedaży, którą otrzymujesz z kasy. Odejmij tę sumę od liczby pieniędzy, których użyłeś przed rozpoczęciem handlu w danym dniu.
- Wrzuć wszystkie gotówkę, płatności kartą kredytową i czeki do torby i zanieś ją do banku.
- Prowadź ewidencję gotówki, kart kredytowych i czeków. Pomoże Ci to w całym procesie księgowym.
- Wkładaj trochę pieniędzy do szuflady kasowej za każdym razem przed rozpoczęciem dnia pracy. Upewnij się, że trzymasz pieniądze w naprawdę bezpiecznym miejscu, gdy nie jest to dzień powszedni.
Porady
- Znajdź instrukcję obsługi kasy fiskalnej w Internecie, korzystając z wyszukiwarki internetowej. Wpisz markę i typ swojej kasy w wyszukiwarkę.
- Jeśli korzystasz z kasy typu Square, możesz zastosować większość instrukcji, które dotyczą zwykłej kasy. Więcej informacji można znaleźć w instrukcji obsługi kasy Square.
