W życiu jest wiele wydarzeń, które wymagają przedłużenia czasu. Być może potrzebujesz czasu na odrobienie pracy domowej lub masz problem z ukończeniem projektów pracy na czas. W takich momentach powinieneś być w stanie napisać pismo z prośbą o przedłużenie czasu w sposób skuteczny i odpowiedni. Pomyśl o swojej prośbie, np. ile czasu potrzebujesz i dlaczego? Następnie napisz list w formalnym stylu i wyślij go z trackerem, aby zachować spokój.
Krok
Metoda 1 z 3: Kompilacja treści listu
Krok 1. Napisz jak najszybciej
Gdy już wiesz, że potrzebujesz przedłużenia, natychmiast przygotuj list. Powinieneś dać odbiorcy jak najwięcej czasu na podjęcie decyzji o swojej sytuacji. Musisz również wyglądać na gotowego, mimo że prosisz o korektę harmonogramu.
Krok 2. Określ, ile dodatkowego czasu potrzebujesz
Rozważ wszystkie czynniki i złóż realistyczną prośbę. Jeśli żądany czas jest zbyt krótki, być może będziesz musiał poprosić o przedłużenie później. W miarę możliwości nie należy przegapić terminów. Więc najlepiej, jeśli twoje obliczenia są nieco przesadzone.
- W zależności od sytuacji możesz rozważyć ten list jako część negocjacji. W takim przypadku dobrze jest poprosić o więcej czasu, aby było jeszcze miejsce na kompromis i znalezienie środka.
- Zmierz swoją prędkość na podstawie bieżących postępów i tego, jaka część jest jeszcze do ukończenia. Na przykład, jeśli pracujesz nad projektem konsultingowym przez trzy miesiące, powinieneś być w stanie oszacować, ile pracy jest jeszcze niedokończone.
- Pamiętaj, że odbiorca listu może również mieć limit czasowy. Może mają też termin, który należy teraz przesunąć. Na przykład wykładowcy zazwyczaj muszą wystawiać wydziałowi oceny śródsemestralne i muszą zaplanować oddawanie prac studenckich zgodnie z terminem.
Krok 3. Poznaj zasady
Poznaj dokładny termin, zanim poprosisz o korektę. Nie rób wrażenia, że nie możesz zarządzać swoim czasem, prosząc o przedłużenie bez znajomości aktualnej sytuacji. Na przykład niektóre agencje rządowe wymagają przesłania wniosku w ciągu 24 godzin od pierwszego kontaktu. Jeśli nie możesz tego dotrzymać, możesz powiedzieć, że harmonogram jest zbyt napięty.
Krok 4. Dołącz wiarygodne wyjaśnienie
Poświęcasz czas na napisanie listu, a odbiorca również poświęca czas na jego przeczytanie. Nadaj więc temu listowi znaczenie. Pomyśl o swoim prawdziwym powodach i szczerze przekaż go odbiorcy. Nie kłam ani nie wyolbrzymiaj powodów, bo stracisz siebie.
- Dobrym powodem może być chęć dokładnej i starannej pracy. Na przykład, jeśli realizujesz projekt, który ma wpływ na bezpieczeństwo dużej liczby osób, podanie tego faktu w wyjaśnieniu przyniesie korzyści.
- Jeśli jest kilka powodów, wybierz najlepszy. Na przykład, jeśli odkładasz ofertę pracy, powiedz, że chcesz przeprowadzić dodatkowe badania dotyczące kosztów przeprowadzki (jeśli to prawda), nie mów, że również czekasz na kolejną ofertę.
Krok 5. Podaj wybrane szczegóły
Szczegóły dodadzą autentyczności i umiejętności pisania. Jest to szczególnie ważne, jeśli piszesz do rządu lub grupy osób, których nigdy osobiście nie spotkałeś.
- Na przykład, jeśli twój dziadek zmarł dwa dni przed terminem zakończenia prac na studiach, możesz opisać to wydarzenie jako „nagłą sytuację rodzinną”, a nie tylko „sprawę pilną”. Będziesz także musiał wspomnieć o wyjeździe dziadka oraz o podróży powrotnej do domu.
- Przygotuj dokumenty przed złożeniem wniosku. Być może będziesz musiał opisać swoje poprzednie podanie lub zatrudnienie, zwłaszcza jeśli masz do czynienia z rządem lub innymi oficjalnymi organami. Pokazanie, że wykonałeś wszystkie etapy procesu do tego momentu, przyniesie korzyści Twojej sprawie.
Krok 6. Wybierz pozytywny styl i treść
Nikt nie chce czytać listu zawierającego skargę. Zamiast tego opisz szybko i wyrównaj negatywne wydarzenie, a następnie przejdź do pozytywnego rozwiązania, o które prosiłeś. Na przykład, jeśli uważasz, że Twoja oferta wynagrodzenia początkowego jest zbyt niska, możesz napisać: „Potrzebuję trochę czasu, aby rozważyć Twoją ofertę. Czuję jednak, że wyższa pensja pozwala mi pracować wydajniej”.
Krok 7. Sprawdź list przed wysłaniem
Poświęć kilka minut na ponowne przeczytanie swojego listu przed jego wysłaniem. Poszukaj błędów redakcyjnych i pisarskich. Uruchom na komputerze program do sprawdzania gramatyki i pisowni. Poproś zaufanego przyjaciela, aby go przeczytał. Nie spiesz się ani nie pomijaj tego kroku, ponieważ jeśli popełnisz błąd, wydasz się nieostrożny, a to może wpłynąć na końcowy wynik.
Metoda 2 z 3: Przestrzeganie zasad pisania listów formalnych
Krok 1. Przygotuj sekcję tytułową
Data powinna znajdować się w prawym górnym rogu strony. Pomiń jeden wiersz poniżej, a następnie wpisz adres, również wyrównany do prawej. Następnie pomiń kolejny wiersz i zapisz pełny adres wyrównanego do lewej odbiorcy.
Jeśli prośba zostanie wysłana e-mailem, możesz pominąć datę i część adresową i przejść od razu do powitania. Upewnij się jednak, że używasz skutecznego i jasnego tematu. Na przykład, jeśli wysyłasz list do wykładowcy, napisz temat „Request for Extension of Andi Widodo's Javanese History Paper”
Krok 2. Użyj formalnego i pełnego powitania
Zacznij od „Kochanie”. Następnie podaj tytuł i imię. Na przykład „Kochanie. Panie Baskoro” lub „Drogi. Pani Darmawati". Czasami trzeba też użyć skomplikowanego tytułu, np. „Kochanie. Profesor Abdurrahman” lub „Drogi. Raden Wiraningrat".
- Nawet jeśli znasz odbiorcę nieformalnie, ten list jest nadal formalną prośbą, więc styl i treść powinny być formalne. Nie pisz na przykład „Cześć, Don”.
- Spróbuj znaleźć konkretną osobę, która otrzyma Twój list. W przeciwnym razie Twój list będzie wyglądał jak list formatu. Na przykład „Kochanie. Raden Wiraningrat” jest lepszy niż „Dla Zainteresowanych”.
Krok 3. Użyj formatowania krótkich akapitów
Treść listu powinna składać się tylko z 1-3 akapitów. W większości przypadków można otworzyć 1-2 wierszami, wyjaśnić prośbę w 2-4 wierszach i zakończyć 1-2 wierszami. Jeśli musisz rozwinąć do trzech pełnych akapitów, oddziel wstęp, treść i zakończenie.
Aby otworzyć list, możesz powiedzieć: „Jestem Andi Widodo, uczennica, która w każdy poniedziałek rano uczęszcza na zajęcia z historii jawajskiego w sali III-C”. To obudzi pamięć wykładowcy i nie będzie musiał szukać tego, kim jesteś
Krok 4. Zwróć uwagę na słowa końcowe
Nie zapominaj o znaczeniu solidnych wniosków. Użyj tego ostatniego zdania, aby ponownie przedstawić swoją sprawę (w jednym wierszu) i podziękować odbiorcy za poświęcony czas. Możesz napisać: „Dziękuję za poświęcony czas i uwagę”.
- Zamknij list formalnym pozdrowieniem przed swoim imieniem. Niektóre z nich to „Z poważaniem”, „Z poważaniem” lub „Z całym szacunkiem”.
- Jeśli potrzebujesz odpowiedzi w określonym czasie, dołącz tę informację na końcu. Możesz to umieścić w podziękowaniu. Na przykład „Dziękuję za uwagę i czekam na wiadomość od Ciebie w przyszłym tygodniu”. Pisząc ten rozdział, staraj się nie sprawiać wrażenia nacisku lub pogoni odbiorcy.
Krok 5. Wpisz swoje imię i nazwisko oraz podpis
Pod pozdrowieniem „Z poważaniem” pozostaw 3-4 wiersze puste. Następnie wpisz pełne imię i nazwisko z wyrównaniem do lewej. Użyj pustej linii, aby dodać oryginalny podpis. Jeśli ten list zostanie wysłany e-mailem, możesz usunąć pustą linię i po prostu wpisać imię.
Metoda 3 z 3: Wysyłanie listów do odbiorców
Krok 1. Zrób lub zapisz kopię swojego listu
Po sprawdzeniu wersji roboczej, a przed wysłaniem, zrób zdjęcie listu (przeniesione do PDF), zapisz wersję online lub skopiuj ją. Może być konieczne zanotowanie daty doręczenia, jeśli nie jest ona taka sama jak data listu. Przechowuj tę kopię w bezpiecznym miejscu dla plików osobistych.
Krok 2. Wyślij przesyłką standardową
Zanieś list na pocztę, wręcz go urzędnikowi lub włóż do skrzynki pocztowej. Jeśli chcesz mieć pewność, że poczta została odebrana, poproś o usługę śledzenia.
Jeśli list jest wysyłany pocztą, upewnij się, że został wydrukowany na wysokiej jakości drukarce z dobrym atramentem. Odręcznie napisane pisma z prośbą o pomoc nie są generalnie akceptowane
Krok 3. Wyślij go e-mailem
Jest to prawdopodobnie najlepszy sposób na wysłanie żądania, ponieważ nie zajmuje dużo czasu i jest bardzo niezawodny. Upewnij się, że adres e-mail odbiorcy jest poprawny i podaj w temacie swój numer identyfikacyjny, jeśli dotyczy.
- Odbiorca może zobaczyć dzień i godzinę wysłania wiadomości e-mail. Pamiętaj o tym, jeśli często wysyłasz e-maile późno w nocy.
- Upewnij się, że Twój adres e-mail jest formalny i zawiera adres, którego używasz. Prześlij z profesjonalnie wyglądającego konta. Przykładem odpowiedniego konta e-mail do pracy jest „[email protected]”.
- Jeśli wysyłasz list faksem, poczekaj na stronę z potwierdzeniem, że Twój list został pomyślnie wysłany i odebrany.
Krok 4. Złóż wniosek telefonicznie zamiast listu
Jeśli Twoja prośba jest pilna lub zbliża się do ostatniej chwili, dobrze jest zapytać osobiście przez telefon. Jeśli tak jest, zachowaj formalną postawę i spójnie przedstaw swoją sprawę.
Porady
- Spróbuj napisać list o długości jednej strony lub mniej. Taki list wygląda na kompletny, ale łatwy do odczytania.
- Dowiedz się, czy odbiorca wyśle odpowiedź, taką jak list potwierdzający.
Ostrzeżenie
- Obiecaj coś realistycznego. Nie pozwól, aby Twój dodatkowy czas został poświęcony na dodatkowe zadania.
- Wykorzystaj w pełni to rozszerzenie. Nie pozwól, aby ponownie poprosić o przedłużenie.
- Upewnij się, że podałeś wszystkie wymagane formaty. Niektóre organizacje wymagają użycia zdefiniowanego przez siebie formatu listu.
