Weksel, często nazywany również fakturą, to dokument zawierający szczegóły wykonanych usług oraz wezwanie do zapłaty, które składane jest osobie, która dokonała zakupu. Na przykład, jeśli jesteś ogrodnikiem i dodałeś rośliny do strony głównej klienta, dołącz szczegóły swoich usług na fakturze, aby uzyskać płatność.
Krok
Część 1 z 3: Wybór formatu
Krok 1. Utwórz profesjonalną fakturę
Jeśli często wystawiasz faktury, dobrym pomysłem jest utworzenie szablonu faktury, który możesz modyfikować za każdym razem, gdy wysyłasz nową fakturę do klienta. Ten szablon jest szczególnie przydatny dla wykonawców lub innych osób świadczących usługi na bieżąco. Możesz tworzyć szablony faktur za pomocą ulubionego programu do przetwarzania tekstu lub wyszukiwać je w Internecie.
- Faktura zazwyczaj zawiera tytuł z Twoim imieniem i nazwiskiem lub firmą, adresem i numerem telefonu, a także logo firmy wraz ze szczegółami świadczonych usług, kwotą do zapłaty i instrukcjami dotyczącymi płatności.
- Faktury są zwykle tworzone elektronicznie, numerowane i zapisywane na komputerze. W ten sposób zawsze masz kopię faktury i nie musisz się martwić o utratę papieru rozliczeniowego. Upewnij się jednak, że zawsze tworzysz kopię zapasową pliku faktury za pomocą usługi przechowywania plików online, takiej jak Google Drive lub Dropbox. Dzięki temu, jeśli dysk twardy Twojego komputera ulegnie awarii, nadal będziesz mieć kopię swoich faktur.
- Wybierz system numeracji, który ułatwi porządkowanie dokumentów. Jedną z opcji jest użycie daty utworzenia. Tak więc „FTR311216” to faktura utworzona 31 grudnia 2016 r. Jeśli tworzysz więcej niż jedną fakturę dziennie, wprowadź inicjały dostawcy.
Krok 2. Wybierz księgę faktur
Księgi faktur można kupić w księgarniach lub sklepach stacjonarnych. Ta książka zawiera miejsca na listę świadczonych usług i różne informacje o płatnościach. Za każdym razem, gdy piszesz rachunek płatniczy, wystarczy wypełnić puste miejsce.
- Księgi faktur są przydatne dla osób, które wystawiają faktury za sprzedawane towary. Na przykład, jeśli sprzedajesz domowe ciasta, łatwiej może być napisanie rachunku płatniczego zamiast tworzenia faktury na komputerze za każdym razem, gdy dokonujesz sprzedaży.
- Wybierz książeczkę z fakturami, na której za każdą pustą fakturą znajduje się warstwa papieru powyższego, dzięki czemu Ty i Twój klient możecie otrzymać po jednym egzemplarzu.
- Jednak nadal potrzebujesz bezpiecznego miejsca do przechowywania. Pamiętaj, aby przechowywać kopię faktury w sejfie przeciwpożarowym.
Krok 3. Skorzystaj z systemu płatności online
PayPal lub Square umożliwiają wysyłanie faktur. Usługa jest jednak płatna (2,9% + 30 centów za fakturę od stycznia 2017 r.), ale wygoda płatności drogą elektroniczną sprawia, że ta metoda jest bardziej niezawodna.
- Z poziomu swojego konta PayPal wybierz opcję menu „Wyślij i zażądaj” u góry. Następnie wybierz „Tworzenie i zarządzanie fakturami” (tworzenie i zarządzanie fakturami). Na koniec kliknij przycisk „Utwórz”, aby utworzyć nowy rachunek.
- Musisz znać adres e-mail klienta, aby wypełnić sekcję „Bill To:” na fakturze. PayPal lub Square obciążą konto tym adresem e-mail.
Krok 4. Uzyskaj niestandardową aplikację do faktur
Aplikacje do fakturowania, takie jak Invoice2go, umożliwiają wysyłanie i śledzenie rachunków z telefonu oraz ustawianie automatycznych przypomnień o płatnościach. Klienci mogą płacić online za pomocą karty kredytowej lub debetowej.
Krok 5. Twórz faktury za pomocą oprogramowania księgowego
Jeśli korzystasz z oprogramowania księgowego do zarządzania firmą, należy dołączyć system do fakturowania. Na przykład QuickBooks ma przyjazny dla użytkownika przycisk „Faktura” na pulpicie nawigacyjnym, który prowadzi Cię przez proces. Twoi klienci nie będą mieli opcji płatności natychmiastowych, ale możesz monitorować stan rozliczeń wraz z innymi dokumentami biznesowymi.
Część 2 z 3: Dołączanie podstawowych informacji
Krok 1. Dołącz informacje o firmie
Niezależnie od tego, czy rozliczasz się na komputerze, czy korzystasz z faktury, wpisz nazwę firmy u góry. Dołącz następujące informacje tuż pod nazwą swojej firmy:
- Pełny adres firmy
- Numer telefonu firmy
- Adres e-mail lub wszelkie informacje kontaktowe
Krok 2. Zapisz datę
Ty i klient musicie znać datę wystawienia faktury. Dzieje się tak, ponieważ termin płatności jest zwykle oparty na dacie utworzenia faktury.
Krok 3. Numer faktury, jeśli jest wymagany
Numery faktur będą potrzebne sekwencyjnie, zgodnie z liczbą transakcji dokonanych z klientem. Na przykład, jeśli sprzedałeś ciasto temu samemu klientowi w 3 różnych wydarzeniach, faktura za trzecią sprzedaż będzie miała numer 3.
- Jeśli korzystasz z odcinka faktury zakupionej w sklepie stacjonarnym, faktura powinna być już ponumerowana.
- Jeśli korzystasz z oprogramowania księgowego lub PayPal, rachunek zostanie również automatycznie ponumerowany.
Krok 4. Zapisz informacje o kliencie
Dołącz nazwę klienta lub klienta lub firmy. Jeśli świadczysz usługi kontrahentom dla klientów, powinieneś również podać adres i numer telefonu firmy.
Część 3 z 3: Pisanie konkretnych rzeczy
Krok 1. Napisz opis świadczonych usług
Uwzględnij wszelkie prace, usługi lub produkty dostarczane przez klienta. Jeśli świadczysz więcej niż jedną usługę, umieść każdą z nich na liście. Uwzględnij następujące informacje dotyczące usługi lub produktu na powiązanej liście:
- Świadczone usługi lub produkty. Na przykład „1 tort urodzinowy z dekoracjami Tomka”.
- Termin realizacji usługi
- Opłata za usługę
- Po wyświetleniu każdego produktu lub usługi oblicz sumę i uwzględnij ostateczną naliczoną kwotę.
Krok 2. Określ szczegółowe warunki płatności
Jeśli chcesz, aby rachunek został zapłacony przed określoną datą, dołącz tę informację. Wprowadź szczegóły dotyczące rodzaju akceptowanej płatności, czy to gotówka, czek czy karta kredytowa.
Oblicz również podatek, który zostanie doliczony do kosztów. Poszukaj stawek podatkowych obowiązujących w Twoim kraju, aby dokładnie określić naliczoną kwotę
Krok 3. Podaj dodatkowe informacje
Na dole faktury napisz opis polityki zwrotów. Możesz również skorzystać z okazji, aby podziękować klientowi i wymienić inne produkty lub usługi, które również oferujesz.
