Schematy blokowe są idealnym narzędziem do dzielenia trudnych do zrozumienia procesów na zestaw łatwych koncepcji. Stworzenie odpowiedniego schematu blokowego zrównoważy informacje potrzebne do ich przekazania i łatwość, z jaką można je przekazać. Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, aby utworzyć schemat blokowy w programach Excel i Word.
Krok
Metoda 1 z 3: Projektowanie koncepcji
Krok 1. Zapisz podstawową koncepcję
Kluczem do udanego schematu blokowego jest to, że jest łatwy do odczytania. Upewnij się, że podstawowe pojęcia są spisane, a zmiany między pojęciami są wyjaśnione w prostych krokach.
Upewnij się, że masz charakterystyczny punkt końcowy na planie wykresu. Dzięki temu wykres będzie łatwiejszy do odczytania
Krok 2. Zdecyduj, czy wybierzesz format standardowy czy tor
Standardowe schematy blokowe dzielą procesy zgodnie z kluczowymi koncepcjami i wymaganymi działaniami. Jeśli masz wiele grup zaangażowanych w proces na schemacie blokowym, format toru może pomóc wskazać, kto powinien to zrobić. Każdy krok schematu blokowego jest umieszczony na „ścieżce” (aka ścieżce) grupy odpowiedzialnej za wykonanie zadania (marketing, sprzedaż, HR itp.).
- Swimlane ma zwykle format poziomy lub pionowy. Punktem wyjścia jest lewy górny róg wykresu.
- Zaprojektowanie torowiska może być trudne, jeśli istnieje kilka koncepcji, które muszą podróżować tam iz powrotem między działami. To zepsuje wykres.
Krok 3. Utwórz schemat blokowy
Zanim zaczniesz projektować schemat blokowy za pomocą oprogramowania, narysuj go na kartce papieru. Umieść wersję roboczą zaczynając od góry i rozwiń tabelę poniżej.
- Większość schematów blokowych działa na podstawowych zasadach binarnych. W momencie, w którym następuje proces zmienności, czytelnik otrzymuje pytanie „tak” lub „nie” (tzw. „tak” lub „nie”). Odpowiedź poprowadzi czytelnika do odpowiedniej koncepcji.
- Użyj różnych kształtów, aby przedstawić różne rodzaje pojęć lub decyzji. Dodanie wizualnych wskazówek ułatwi czytanie i zrozumienie.
Krok 4. Wyizoluj złożone procesy
Jeśli obszary schematu blokowego staną się zbyt gęste, podziel podprocesy na nowy schemat blokowy. Dodaj pole jako odwołanie do podprocesu w oryginalnym schemacie blokowym i pozwól czytelnikowi powrócić podczas przechodzenia przez rozwiniętą sekcję.
Metoda 2 z 3: Tworzenie schematu blokowego w programie Excel
Krok 1. Zrób siatkę
Arkusze programu Excel są domyślnie formatowane w taki sposób, aby komórki były szersze niż wysokie. Aby była jednolita, ustaw rozmiar komórki na kwadrat. Aby to zrobić, kliknij przycisk Wybierz wszystkie komórki znajdujący się w lewym górnym rogu arkusza roboczego.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek każdej kolumny i wybierz z menu opcję Szerokość kolumny. Wpisz 2.14 w polu i naciśnij Enter. To zmieni wszystkie komórki w idealny kwadrat.
- Aktywuj Przyciągaj do siatki z menu Wyrównaj na karcie Układ lub Układ strony. Spowoduje to zmianę rozmiaru utworzonego obiektu tak, aby pasował do siatki i utworzy jednolity kształt.
Krok 2. Dostosuj marginesy
Jeśli eksportujesz arkusz do programu Word lub innego programu, upewnij się, że linie marginesów są wyrównane. Użyj menu Margins na karcie Układ strony lub Układ, aby dostosować marginesy do oprogramowania do eksportowania wykresów.
Orientację dokumentu (pionową lub poziomą) można dostosować, korzystając z menu Orientacja na karcie Układ. Schemat blokowy od lewej do prawej powinien być w formacie poziomym
Krok 3. Utwórz kształt
Kliknij kartę Wstaw i wybierz menu Kształty. Wybierz kształt, który chcesz utworzyć, a następnie narysuj myszką rozmiar pudełka. Po utworzeniu kształtu możesz zmienić jego kolor i styl linii za pomocą narzędzi na otwartej karcie Formatowanie.
Krok 4. Dodaj tekst
Aby dodać tekst do kształtu, kliknij środek kształtu i zacznij pisać. Możesz ustawić czcionkę i styl na karcie Strona główna. Upewnij się, że tekst jest krótki i zwięzły oraz łatwy do odczytania.
Krok 5. Połącz wszystkie kształty
Otwórz menu Kształty na karcie Wstawianie. Wybierz styl linii, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Najedź myszą na pierwszy kształt. Na końcu pojawi się małe czerwone pole wskazujące, gdzie można połączyć linie.
- Rozpocznij linię w czerwonym kwadracie i przeciągnij ją do drugiego kształtu.
- Na drugim kształcie pojawią się czerwone pola. Umieść punkt końcowy na linii jednego z pudełek.
- Wszystkie formularze są teraz połączone. Jeśli przesuniesz kształt, linie pozostaną połączone i dostosują się do odpowiedniego kąta.
- Dodaj komentarze do linii łączącej, wpisując pole tekstowe dostępne na karcie Wstaw.
Krok 6. Pobierz szablon
Zamiast tworzyć schemat blokowy od podstaw, możesz skorzystać z różnych szablonów i kreatorów programu Excel, które są dostępne bezpłatnie lub za opłatą w Internecie. Większość z tych szablonów pozwoli Ci zaoszczędzić czas na wykresach.
Metoda 3 z 3: Tworzenie schematu blokowego w programie Word
Krok 1. Włóż płótno
Najłatwiejszym sposobem utworzenia schematu blokowego w programie Word jest najpierw utworzenie kanwy. Z płótnem możesz swobodniej pracować z rysowaniem kształtów i korzystać z niektórych funkcji, które normalnie nie są dostępne, takich jak linie łączące.
Kliknij kartę Wstaw. Wybierz menu Kształty, a następnie kliknij opcję Nowa kanwa rysunku na dole menu. W dokumencie pojawi się kropkowana linia płótna. Możesz dostosować rozmiar płótna, zmieniając jego kąt
Krok 2. Aktywuj siatkę
Dzięki siatce możesz stworzyć jednolity kształt. Aby go aktywować, kliknij płótno, aby je aktywować. Na karcie Format kliknij opcję Wyrównaj, a następnie wybierz Ustawienia siatki. Zaznacz pola, aby wyświetlić linie siatki i wyrównać kształty.
Krok 3. Utwórz kształt
Na aktywnym kanwie wybierz kartę Wstaw i kliknij menu Kształty. Wybierz kształt, który chcesz dodać. Użyj myszki, aby narysować kształt o żądanym rozmiarze. Po utworzeniu kształtu możesz zmienić jego kolor i styl linii za pomocą narzędzi na otwartej karcie Formatowanie.
Krok 4. Dodaj tekst
Aby dodać tekst do kształtu w programie Word 2007, kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu opcję Dodaj tekst. W programie Word 2010/2013 po prostu kliknij kształt i zacznij w nim pisać. Możesz ustawić czcionkę i styl na karcie Strona główna.
Krok 5. Połącz kształty
Otwórz menu Kształty na karcie Wstawianie. Wybierz styl linii, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Najedź myszą na pierwszy kształt. Na końcach pojawią się małe prostokąty wskazujące, gdzie można podłączyć linie.
- Rozpocznij linię wewnątrz pola, a następnie przeciągnij ją do drugiego kształtu.
- Na krawędziach drugiego kształtu pojawią się małe kwadraty. Umieść punkt końcowy na linii jednego z pudełek.
- Wszystkie formularze są teraz połączone. Jeśli przesuniesz kształt, linie pozostaną połączone i dostosują się do odpowiedniego kąta.
- Dodaj komentarze do linii łączącej, wpisując pole tekstowe dostępne na karcie Wstaw.
