Pisemne zasady i procedury określają wytyczne, zasady, cel i zasady organizacji. Generalnie zasady i procedury zawarte są w podręcznikach tworzonych dla pracowników. Sposób pisania polityk i procedur biznesowych zależy od celów samej firmy.
Krok
Część 1 z 5: Zarys celów biznesowych
Krok 1. Zrób listę celów
Jako menedżer lub właściciel firmy znasz cele firmy. Zastanów się nad takimi rzeczami, jak cele sprzedażowe, cele pracowników i kierownictwa oraz stanowisko biznesowe, które spodziewasz się zająć w ciągu najbliższych kilku lat.
- Staraj się wyznaczać cele, które są nie tylko konkretne, ale także osiągalne i warte dążenia. Na przykład wyznacz cele finansowe, które są w zasięgu, i wyznacz cele dotyczące wydajności pracowników, które można osiągnąć, przestrzegając ustalonych zasad i procedur.
- Po ustaleniu celów upewnij się, że jesteś gotowy do zaangażowania się jako właściciel lub menedżer firmy. Wyznaczanie celów jest ważnym pierwszym krokiem w opracowywaniu zasad i procedur. Wtedy nie mniej ważne jest przestrzeganie.
Krok 2. Zapisz listę zadań i procedur
Pomyśl o codziennych wydarzeniach i zadaniach w Twojej firmie. Zapisz każdą pracę, którą należy wykonać każdego dnia, aby firma działała płynnie.
Rozważ następujące kwestie: Jakie zadania wymagają formalnego opisu lub ukierunkowania? Jakie procedury należy przeprowadzać konsekwentnie w ten sam sposób? Zamiast skupiać się na pracy ręcznej, która nie wymaga wielu instrukcji, skup się na większych zadaniach
Krok 3. Wymień możliwe problemy i rozwiązania
Polityka ma na celu zapewnienie, że wszystko działa sprawnie, a pracownicy i menedżerowie mają standardy wydajności. Pomyśl o problemach, które mogą się pojawić w przypadku braku polityki. W ten sposób możesz pomyśleć o polityce, której potrzebujesz.
Myśląc o potencjalnym problemie, poszukaj krótkiego przeglądu tego, jak rozwiązać lub naprawić problem. Pomyśl o kwestiach związanych z codzienną działalnością biznesową, takich jak finanse, interakcje między pracownikami a klientami oraz zachowanie i postawy pracowników
Część 2 z 5: Pisanie zasad biznesowych
Krok 1. Wymień kategorie zasad
Po rozważeniu różnych możliwych problemów, które należy rozwiązać za pomocą polityki, zastanów się nad kategoriami każdego z nich. Na przykład użyj kategorii, takich jak bezpieczeństwo, planowanie, zachowanie, wynagrodzenie, świadczenia, urlop lub urlop i dyskryminacja.
Później, podczas kompilowania podręcznika, zasady już podzielone na kategorie pomogą ci uporządkować podręcznik i jego sekcje. Kategorie pomagają również zdecydować, co jest najważniejsze, i umożliwiają bardziej szczegółowy podział
Krok 2. Użyj formatu konspektu, aby rozbić różne zasady w każdej kategorii
Szablon pozwala głębiej zagłębić się w aspekty każdej zasady lub kategorii oraz dodawać warunki i specyfikacje w miarę postępów. Użyj liczb, aby posortować każdą sekcję lub kategorię.
Zacznij od krótkiego zarysu. Następnie, po zapisaniu wszystkich początkowych pomysłów, możesz wrócić do konspektu i dodawać lub rozszerzać w miarę zmian
Krok 3. Pomyśl o odpowiednich konsekwencjach naruszenia zasad
Polityki umożliwiają firmom prawidłowe funkcjonowanie, a także służą jako standardy, których muszą przestrzegać pracownicy i kierownictwo. Polityki służą również jako pisemne dokumenty przedstawiające sposoby rozwiązywania problemów lub naruszeń zasad. Jest to szczególnie ważne, gdy konieczne jest podjęcie działań w celu rozwiązania problemu.
Polisy spisane w oficjalnych dokumentach mogą obejmować prawa i obowiązki pracowników i firmy. Polityka zawiera informacje na temat praw pracowniczych osób niepełnosprawnych, podatków oraz zakazów dyskryminacji i nękania w miejscu pracy. Upewnij się, że wprowadzasz informacje zgodnie z obowiązującym prawem
Krok 4. Ustanów jasną politykę dotyczącą zwolnienia
Jeśli musisz zwolnić pracownika za naruszenie zasad, to ta pisemna zasada posłuży jako dowód, jeśli pracownik uważa, że został zwolniony niesłusznie. Upewnij się, że poświęcisz sekcję na omówienie zasad zwolnienia.
Powinieneś także stworzyć politykę zatrudniania. Na przykład sprawdzenie przeszłości przed zatrudnieniem kandydata lub okres próbny po zatrudnieniu pracownika i zanim zostanie on zatrudniony na stałe. Upewnij się, że tworzysz i nakreślasz jasne terminy
Krok 5. Używaj jasnego, aktywnego języka
Wszystkie zasady zapisz wyraźnie, tak aby nie zostały źle zinterpretowane lub źle zrozumiane. Jeśli istnieje inna interpretacja, rozważ przepisanie jej w innym języku.
Na przykład nie pisz: „Dodatkowe zwolnienie chorobowe może zostać przyznane w pewnych okolicznościach”. Zamiast tego napisz „Dodatkowe zwolnienie chorobowe jest zatwierdzane tylko za wyraźną zgodą dyżurnego kierownika”
Część 3 z 5: Procedury pisania
Krok 1. Określ, jakie zadania wymagają szczegółowych procedur
Nie wszystkie prace lub incydenty wymagają szczegółowych instrukcji. Ustal priorytety zadań lub procedur, które muszą być wykonywane konsekwentnie, takich jak płace lub planowanie.
Decydując o tym, które procedury wymagają uszczegółowienia, zastanów się nad następującymi pytaniami: Czy procedura była długa lub skomplikowana? Jakie są konsekwencje błędu w implementacji? Czy wprowadzono ostatnio ważne zmiany? Czy ta procedura wymaga ważnych lub obszernych dokumentów? Czy pracownicy często są zdezorientowani procedurą?
Krok 2. Zbierz informacje potrzebne do każdej procedury
Przed zarysowaniem procedury musisz znać wszystkie kroki i ich aspekty. Rozważ pojawiające się pytania pracowników i wszelkie problemy, które możesz napotkać.
Nawet jeśli masz wszystkie informacje, nadal będziesz musiał trzymać się podstaw samej procedury. Zastanów się, czego potrzebują czytelnicy lub pracownicy, aby zrozumieć i przeprowadzić procedurę
Krok 3. Wykorzystaj wszystkie informacje, aby napisać jasną procedurę
Użyj aktywnego języka. Staraj się unikać długich i zbędnych słów. Upewnij się, że nie używasz trudnego do zrozumienia języka, w tym żargonu, którego pracownicy mogą nie znać.
Na przykład, zamiast pisać „Podarte pokwitowania płac od personelu muszą być przechowywane w aktach finansowych”, użyj następującego języka „Przechowywanie podartych pokwitowań płac w aktach finansowych”
Część 4 z 5: Zrozumienie legalności
Krok 1. Przejdź do sekcji dotyczącej polityki antydyskryminacyjnej
Wszyscy właściciele firm muszą przestrzegać polityki antydyskryminacyjnej ustanowionej przez rząd. Upewnij się, że zawierasz informacje o polityce wraz z oczekiwaniami, że wszyscy pracownicy jej przestrzegają.
W polityce powinny znaleźć się również informacje o równych szansach zatrudnienia, ustawie o prawie osób niepełnosprawnych do pracy i polityce dotyczącej molestowania
Krok 2. Upewnij się, że Twoja polisa jest legalna
Musisz upewnić się, że wszystkie opracowane polityki są uczciwe i zgodne z prawem. Istnieje wiele zasobów, z których możesz skorzystać, aby sprawdzić, czy Twoja polityka jest zgodna z obowiązującym prawem.
Możesz również poprosić radcę prawnego o zapoznanie się z opracowanymi przez Ciebie zasadami przed zastosowaniem ich w stosunku do pracowników. Dla właściciela firmy bardzo korzystne jest posiadanie doradcy prawnego, z którym możesz korzystać na bieżąco
Krok 3. Poproś pracowników o podpisanie projektów zasad i procedur
Nowi pracownicy powinni zostać poproszeni o uzgodnienie i podpisanie dokumentów dotyczących polityki i procedur oraz otrzymanie kopii w celach informacyjnych. Ponadto wszelkie zmiany muszą być ponownie podpisane przez wszystkich pracowników. Ma to na celu zapewnienie, że wszyscy są związani polityką, jeśli w przyszłości obie strony mają podjąć jakiekolwiek działania prawne.
Osoby niepełnoletnie nie mogą legalnie zawierać umów. Jeśli zatrudniasz pracowników w wieku poniżej 18 lat, upewnij się, że mają oni pisemną zgodę opiekuna na zawarcie umowy, ponieważ rodzic lub opiekun może legalnie anulować umowę
Część 5 z 5: Kompilacja podręcznika
Krok 1. Uporządkuj informacje w logicznej kolejności
Zacznij od większych punktów, a następnie podążaj za mniejszymi. Na przykład zamiast zaczynać od kategorii wynagrodzenia, zacznij podręcznik od procesu rekrutacji lub kategorii kwalifikowalności.
- Rozważ otwarcie podręcznika z opisem celów firmy, jak nakreśliłeś wcześniej. Napisz jasny, ujednolicony akapit lub dwa, które podsumowują instrukcję, czego pracownicy mogą oczekiwać od firmy i czego firma oczekuje od pracowników.
- Użyj konspektu, aby utworzyć podkategorie w podręczniku. Po zakończeniu sporządź spis treści, aby każda informacja była łatwa do znalezienia.
Krok 2. Użyj obrazu, wykresu lub diagramu
Są ludzie, którzy są bardziej wizualni, więc diagramy, wykresy lub zdjęcia w podręczniku mogą pomóc różnym typom pracowników zrozumieć pojęcia. Obrazy mogą uprościć procedury i zasady.
Na przykład możesz utworzyć wykres lub tabelę zawierającą różne tytuły i ich obowiązki. Możesz także użyć tabeli pytań i odpowiedzi, które pracownicy mogą wykorzystać jako punkt odniesienia w razie potrzeby
Krok 3. Zapewnij wszystkim pracownikom łatwo dostępne podręczniki
W idealnym przypadku nowi pracownicy otrzymują kopię podręcznika po zatrudnieniu, a starzy pracownicy otrzymują nową kopię, gdy pojawia się wersja. Rozważ podpisanie przez wszystkich pracowników umowy stwierdzającej, że rozumieją wszystkie punkty przedstawione w podręczniku i zgadzają się na to.
